Finanzen: Ihr Ratgeber für Gründer und Selbstständige

So verwalten Sie Ihre Finanzen in der Selbstständigkeit

Im Idealfall sichern selbstständige Tätigkeiten nach einer Anlaufzeit finanzielle Unabhängigkeit und Freiheit. Da Sie kein klassisches Gehalt beziehen, müssen Sie bei der Finanzplanung Ihren Bedarf an Geld für die Lebensführung mit einkalkulieren.

Private und geschäftliche Ausgaben trennen

Geschäftliche und private Finanzen getrennt voneinander zu erfassen, ist bereits aus Steuergründen notwendig. Nur Ausgaben, die der selbstständigen Tätigkeit eindeutig zugeordnet werden können, sind steuerlich absetzbar. Legen Sie von Beginn an Wert auf diese Trennung. Das vereinfacht die Steuererklärungen und Sie vermeiden Probleme mit dem Finanzamt.

Wickeln Sie geschäftliche Zahlungen nicht über Ihr Privatkonto ab. Ein Geschäftskonto ist zwar für Freiberufler, Einzelunternehmen und Personengesellschaften nicht vorgeschrieben, aber trotzdem empfehlenswert. Erfassen Sie alle Privatentnahmen und -einlagen in Ihrer Buchhaltung.

Abgesehen von den rechtlichen Aspekten trägt eine strikte Trennung von privaten und geschäftlichen Vorgängen zur finanziellen Transparenz Ihrer Selbstständigkeit bei. Sie können auf dieser Grundlage die Finanzen besser verwalten, da die Zahlen nicht durch private Vorgänge verfälscht werden.

Das Einkommen: Balance zwischen Festanlage und Liquidität

Mit den Einnahmen Ihres Unternehmens können Sie die laufenden Betriebskosten decken, in Anlagevermögen investieren, eine Liquiditätsreserve bilden und Ihre private Lebensführung finanzieren. Nicht immer reicht das Geld für die genannten Zwecke aus. Das gilt vor allem für die Anfangszeit, für wirtschaftlich schwierige Phasen, aber auch wenn größere Ausgaben anstehen.

Um Marktchancen nutzen und notwendige Investitionen durchführen zu können, sind oft Kreditfinanzierungen notwendig. Die Fremdkapitalquote sollte jedoch nicht zu hoch werden, da sonst zu hohe Zinskosten anfallen und Ihre Kreditwürdigkeit sinkt.

Die Wahl des Geschäftskontos

Ein Geschäftskonto können Sie bei vielen Banken eröffnen. Informieren Sie sich jeweils auf der Website über die Services und Konditionen. Dazu gehören die monatliche Grundgebühr sowie Kosten für einzelne Transaktionen wie Überweisungen, Lastschriften oder Bargeldabhebungen. Gibt es eine Kontokorrent-Kreditlinie? Welche Karten werden geboten und wie hoch sind die Kosten? Es gibt auch Konten, für die Sie nichts zahlen müssen. Achten Sie auf spezielle Vorgaben, zum Beispiel ob das Geschäftskonto für Freiberufler oder bestimmte Unternehmensformen konzipiert ist.

Zusatzfunktionen wie die elektronische Rechnungsstellung oder der automatische Zahlungsabgleich können Vorteile bieten. Falls Sie Ihren Kunden bestimmte Zahlungssysteme anbieten möchten, sollte das Konto mit diesen kompatibel sein. Wenn Sie mit ausländischen Geschäftspartnern zusammenarbeiten, überprüfen Sie die Kosten internationaler Transaktionen.

Mehrkontenmodell als sinnvolle Strategie

Es kann Vorteile bringen, mehrere Konten für unterschiedliche Zwecke einzurichten, etwa getrennt nach Einnahmen und Ausgaben oder für verschiedene Unternehmensbereiche. Ein Konto nur für Rücklagen hilft beispielsweise dabei, finanzielle Risiken zu minimieren.

Überlegen Sie, inwiefern Sie ein Mehrkontenmodell dabei unterstützt, einen besseren Blick auf die Gesamtsituation zu erhalten oder einfacher zu budgetieren. Wägen Sie den Nutzen gegen die Nachteile in Form von zusätzlichen Kosten ab. Einige Banken bieten Unterkonten zum Geschäftskonto an.

Buchhaltung: So behalten Sie Ihre Finanzen im Griff

Die Buchführung ist gesetzlich reguliert und schon aus diesem Grund unverzichtbar. Sie erfassen damit jeden einzelnen Geschäftsvorfall. Das bildet nicht nur die Grundlage für steuerliche Bewertungen, sondern auch für das Controlling und die Finanzplanung.

Überblick über Ihre Einnahmen, Ausgaben und Gewinn verschaffen

Welche Buchführungsmethode für Sie relevant ist, hängt von der Größe und Art Ihres Unternehmens ab. Mit der Einnahmen-Überschussrechnung zeichnen Sie fortlaufend alle Einnahmen und Ausgaben zum Zahlungszeitpunkt auf. Bei der doppelten Buchführung erfassen Sie zusätzlich dazu jeweils den Vorgang der Rechnungsstellung oder des Rechnungseingangs und buchen jeden Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten.

Auf Basis der Buchführungsdaten lässt sich im Rahmen des Jahresabschlusses der für die Steuererklärung relevante Gewinn ermitteln. Auch die regelmäßige Berechnung und Abführung der Umsatzsteuer wäre ohne Buchhaltung nicht möglich.

Neben den gesetzlich geforderten Funktionen liefert Ihnen die Buchführung wertvolle Daten zur Unterstützung Ihrer unternehmerischen Entscheidungen. Sie können die Umsatz-, Kosten und Gewinnentwicklung beobachten sowie weitere Kennzahlen ableiten. So erkennen Sie beispielsweise den Erfolg einzelner Produkte und Märkte oder bemerken Trends rechtzeitig.

Welche Kosten fallen an, wenn Sie sich selbstständig machen?

Wenn Sie als Selbstständiger starten, fallen neben den Investitionen in Geschäftsausstattung, Fahrzeuge und andere langfristige Anlagen verschiedene Kosten an. In der Gründungsphase können Gebühren für die Gewerbeeintragung, die Erteilung notwendiger Lizenzen, Kosten für Rechts- und Steuerberatung oder für die Produktentwicklung dazugehören. Planen Sie für die erste Zeit auch höhere Marketingausgaben ein.

Nach dem Start entstehen in jedem Unternehmen laufend Kosten. Welche dazu zählen, hängt von der Art der Selbstständigkeit ab. Häufige Kostenarten sind Lohn und Gehalt für das Personal, Miete für Geschäftsräume, Zinskosten für Finanzierungen sowie Kosten für Material, Energie und in Anspruch genommene Dienstleistungen. Mithilfe der Buchhaltung behalten Sie den Überblick.

Mit der richtigen Software Ihr Finanz- und Rechnungswesen meistern

Für die Buchhaltung brauchen Sie eine Software, die zu Ihrer selbstständigen Tätigkeit passt. Ein leistungsstarkes Tool erledigt viele Aufgaben automatisch. Neben der Erfassung der Geschäftsvorfälle, der Belegarchivierung sowie der Überwachung von offenen Posten bieten die einzelnen Buchhaltungsprogramme einen unterschiedlichen Umfang an Zusatzfunktionen und Services. Häufig gehören die Rechnungsstellung sowie Funktionen für Analyse und Reporting dazu.

Wenn Sie eine Integration Ihres ERP-Systems, bestimmter Zahlungsmethoden oder anderer Tools in die Buchhaltungssoftware wünschen, achten Sie bei der Auswahl darauf, ob das möglich ist. Überlegen Sie auch, wie Sie mit Ihrem Steuerberater zusammenarbeiten möchten und welche Aufgaben Sie delegieren werden. In dieser Hinsicht gibt es ebenfalls unterschiedliche Optionen. Weiterhin haben Sie die Wahl zwischen einer Desktop-Software und einer cloudbasierten Lösung.

Lernen Sie Lexware Office kennen und erledigen Sie Ihre Buchführung online!

Liquidität im Auge behalten

Ein Unternehmen ist liquide, wenn es seinen laufenden Zahlungsverpflichtungen problemlos nachkommen kann. Voraussetzung dafür ist, dass genügend Zahlungsmittel vorhanden sind. Dazu gehören neben dem Geld in der Kasse und auf dem Geschäftskonto auch die kurzfristige Geldanlage oder andere schnell liquidierbare Vermögensgegenstände. Liquiditätsprobleme können Verzugszinsen, Schwierigkeiten bei der Kapitalbeschaffung oder im schlimmsten Fall Insolvenz nach sich ziehen.

Die Gefahr eines Liquiditätsengpasses kann auch bestehen, wenn Sie genügend Aufträge haben, Kunden aber ihre Rechnungen nicht bezahlen. Unvorhersehbare Ereignisse oder eine zu hohe Fremdfinanzierung mit entsprechenden Kreditraten können Ihre Liquidität ebenfalls zu stark belasten. Besteht der Engpass nur kurzfristig, lässt er sich mit einem Kontokorrentkredit überbrücken.

Führen Sie deshalb eine laufende Liquiditätsplanung durch. Verrechnen Sie für kommende Perioden den voraussichtlichen Zahlungsmittelbestand mit den prognostizierten Einzahlungen und Auszahlungen. So erkennen Sie die Gefahr von Liquiditätsengpässen rechtzeitig und können gegensteuern. Halten Sie immer eine angemessene Liquiditätsreserve zur Abfederung unkalkulierbarer Probleme.

Ohne geht es nicht: Businessplan erstellen

Mit dem Businessplan bereiten Sie Ihre Gründung vor. Dabei konkretisieren Sie Ihr Vorhaben anhand von Zahlen und Fakten. Diese gründliche Planung verbessert die Erfolgschancen Ihrer Selbstständigkeit. Sie erstellen den Businessplan aber nicht nur für sich. Er verschafft auch potenziellen Investoren, Kredit- und Fördermittelgebern einen Überblick über Ihr Vorhaben.

Der typische Businessplan besteht aus acht Teilen:

Der umfangreichste Teil des Businessplans ist der Finanzplan. Hier arbeiten Sie mit konkreten Zahlen, auch mit Prognosen. Die aufeinander abgestimmten Teilpläne widmen sich unterschiedlichen Bereichen Ihrer Finanzen. Unter anderem können Sie berechnen, wie viel Fremdkapital Sie für Ihre Gründung brauchen.

Geschäftsidee weiterentwickeln: Business Model Canvas nutzen

Das Business Model Canvas eignet sich für die Neu- oder Weiterentwicklung von Geschäftsmodellen. Grundlage dafür ist ein Schema mit neun Feldern. Jedes steht für eine Komponente Ihrer Geschäftsidee. Bei der Arbeit mit dem Instrument sammeln Sie Ideen und Entscheidungen, die Sie in die zugehörigen Felder eintragen.

Diese sind so angeordnet, dass die Beziehungen zwischen den einzelnen Komponenten deutlich werden. In der Mitte steht das Nutzenversprechen an die Kunden. Rechts davon sind drei Felder für marktbezogene Elemente angeordnet. Dazu gehören Kundengruppen/Zielkunden, Marketing/Vertriebskanäle und Kundenbeziehungen/Kundenbindung. Auf der linken Seite befinden sich drei Felder für unternehmensinterne Komponenten: Schlüsselressourcen, Schlüsselaktivitäten und Schlüsselpartnerschaften. Einnahmequellen und Kostenstruktur bilden das Fundament des Geschäftsmodells und befinden sich am unteren Rand.

Erarbeiten Sie das Business Model Canvas Schritt für Schritt im Team. Holen Sie sich externes Feedback und Tipps, etwa von potenziellen Kunden oder Branchenexperten. Auch bei der Weiterentwicklung Ihres Geschäftskonzepts nach der Gründung profitieren Sie vom Einsatz dieses Tools.

Eigenes Controlling und Management für Selbstständige

Implementieren Sie Ihr individuelles Controlling, mit dem Sie die Finanzen Ihrer Selbstständigkeit überwachen. Dafür werten Sie Daten aus und erstellen Berichte, die Ihr Management unterstützen. Viele Buchhaltungs- und Controlling-Tools bieten dafür Funktionen.

Mit jeder Analyse verstehen Sie die Unternehmenssituation besser. Sie sehen zum Beispiel, wie erfolgreich einzelne Produkte sind und welche Märkte sich für Sie lohnen. Kostensenkungspotenziale werden sichtbar und Prozesse lassen sich effizienter gestalten. Sie bemerken rechtzeitig Trends und sehen, wann sich Einstellungen von neuen Mitarbeitern lohnen.

Die wichtigsten Steuern für Ihre Gründung

Die berufliche Selbstständigkeit hat Einfluss auf Ihre steuerlichen Pflichten. Es gibt mehrere Steuerarten, die für Selbstständige relevant sind. Das Steuerrecht ist komplex. Nehmen Sie deshalb professionelle steuerliche Beratung in Anspruch.

Eine wichtige Steuerart ist die Umsatzsteuer, die Sie auch als Mehrwertsteuer kennen. Diese schlagen Sie auf den Nettopreis auf, wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, sofern Sie nicht als Kleinunternehmer davon befreit sind. Diese Steuer führen Sie monatlich oder quartalsweise im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt ab. Von Ihrer Steuerschuld können Sie dabei die für Ihre Einkäufe gezahlte Mehrwertsteuer als Vorsteuer abziehen.

Die Einkommensteuer bezieht sich auf Ihr gesamtes steuerpflichtiges Einkommen. Der Gewinn aus dem eigenen Unternehmen ist für Freiberufler, Einzelunternehmen und Gesellschafter von Personengesellschaften ein wesentlicher Teil davon. Wenn es sich um eine Kapitalgesellschaft handelt, zum Beispiel eine GmbH, unterliegt der Gewinn auf Unternehmensebene der Körperschaftsteuer. Ausschüttungen an Gesellschafter gelten wiederum als Einkünfte aus Kapitalvermögen und sind einkommensteuerpflichtig.

Für ein Gewerbe zahlen Sie grundsätzlich Gewerbesteuer. Je nach Rechtsform gibt es einen Freibetrag, sodass diese Steuer für kleinere Betriebe nicht in jedem Fall relevant ist. Denken Sie als Arbeitgeber auch an Ihre Aufgabe, regelmäßig die Lohnsteuer für Ihre Mitarbeiter abzuführen.

Sicherheitspuffer und Altersvorsorge einplanen

Wenn Sie eine selbstständige Tätigkeit starten, ist das immer mit finanziellen Risiken verbunden. Selbst mit einem vielversprechenden Geschäftskonzept und gründlicher Planung können unvorhersehbare Ereignisse wie Marktveränderungen und gesellschaftliche Trends zu Umsatzeinbußen oder außergewöhnlichen Kosten führen. Bauen Sie deshalb einen angemessenen finanziellen Sicherheitspuffer auf, sobald Ihr Unternehmen Gewinn erwirtschaftet.

Die Erträge aus der Selbstständigkeit müssen langfristig Ihre private Lebensführung finanzieren. Dazu gehört auch die Altersvorsorge. Für die meisten Selbstständigen ist die gesetzliche Rentenversicherung optional. Überprüfen Sie für Ihre individuelle Situation, ob Sie diese nutzen möchten und welche zusätzliche oder alternative Altersvorsorge notwendig ist. Planen Sie regelmäßige Beiträge dafür ein, sobald das Unternehmen rentabel ist. Denken Sie auch an Ihre Krankenversicherung.

Versicherungen: Welches Risiko kann ich tragen?

Jede selbstständige Tätigkeit ist mit bestimmten Risiken verbunden. Welche das sind, unterscheidet sich je nach Art des Unternehmens. Kümmern Sie sich um einen individuell passenden Versicherungsschutz, der im Ernstfall die Gefährdung Ihrer unternehmerischen Existenz verhindert. Wägen Sie ab, welche Risiken Sie als Selbstständiger tragen können, und informieren Sie sich über die verschiedenen Angebote.

Unverzichtbar ist die Haftpflichtversicherung gegen Schadenersatzansprüche. Hier gibt es die Betriebshaftpflichtversicherung für das gesamte Unternehmen, die auch durch Mitarbeiter verursachte Schäden absichert. Im Unterschied dazu ist die Berufshaftpflichtversicherung speziell für bestimmte Berufe konzipiert, bei denen Fehler einen hohen Schaden verursachen können. Das betrifft viele Freiberufler, zum Beispiel Ärzte, Hebammen oder Architekten.

Feuer, Überschwemmung, Sturm, Hagel und Einbruchdiebstahl können Schäden am Gebäude und an der Geschäftsausstattung verursachen. Möglicherweise verhindern sie auch vorübergehend die Weiterführung des normalen Geschäftsbetriebs. Zur Absicherung dieser Risiken gibt es Gebäude-, Inhalts- und Betriebsunterbrechungsversicherungen für Unternehmen.

Auch Rechtsschutz- und Cyber-Versicherung sind für viele Selbstständige sinnvoll. Wenn Fahrzeuge zu Ihrem Unternehmensvermögen gehören, brauchen Sie Kfz-Versicherungen, wobei die Haftpflichtversicherung ein Muss ist. Verpflichtend sind auch die Sozialversicherungsbeiträge für Ihre Mitarbeiter, falls Sie Arbeitgeber sind.

Gegründet? So geht's weiter!

Das Management der Finanzen ist nicht nur in der Gründungsphase unentbehrlich. Auch danach hat es einen großen Einfluss auf die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens. Implementieren Sie deshalb Planungs- und Kontrollinstrumente, die Sie fortlaufend anwenden.

Besonders wichtig ist eine Liquiditätsplanung mit regelmäßig aktualisierten Werten. Je kürzer der Zeithorizont ist, desto konkreter können Sie planen. Falls Sie zusätzliches Geld brauchen, ziehen Sie dafür verschiedene Optionen wie Fremdkapital, Eigenkapital und Fördermittel in Betracht.

Überwachen Sie die Entwicklung von Kenngrößen wie Umsatz und Kosten auch auf unterschiedliche Produkte, Märkte oder Unternehmensbereiche bezogen. Steuern Sie Entwicklungen durch passende Budgetierung. Wenn Sie Ihre Investitionen planen, denken Sie sowohl an den Ersatz von ausgedienten Anlagegegenständen als auch an den Bedarf für das Unternehmenswachstum.

Finanzen-FAQ für Gründer auf einen Blick

Fazit: Die Finanzen im Blick behalten

Egal ob es um Steuern, die Buchhaltung oder Kredite für Ihre Gründung geht – die Organisation der Finanzen ist für Selbstständige ein zentrales Thema. Bereits vor der Gründung ist eine solide Finanzplanung in Ihrem Businessplan unerlässlich und auch während des laufenden Geschäftsbetriebs sollten Sie Ihre Finanzen, und insbesondere die Liquiditätssicherung, stets im Blick behalten. So steht dem Wachstum Ihres Unternehmens und der Weiterentwicklung Ihres Geschäftsmodells nichts mehr im Wege.