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Richtig kündigen: Worauf Arbeitgeber achten müssen (inkl. Checkliste und Muster)

In diesem Ratgeber lernen Sie:
Welche Formalitäten und Abläufe bei einer rechtskräftigen Kündigung eingehalten werden müssen.
Wie der Ablauf einer Kündigung ist, was Sie vorher und während des Prozesses beachten müssen an Beispielen erklärt.
Checklisten und Muster für Kündigungen direkt als Download.
Sie sind Arbeitgeber oder Chef und müssen einem Mitarbeiter kündigen? Lesen Sie in diesem Artikel, wann das möglich ist und was Sie dabei beachten müssen. Lernen Sie anhand einiger Beispiele typische Gründe kennen und erfahren Sie mehr zum Ablauf sowie zum Inhalt des Kündigungsschreibens. Formulierungsbeispiele und unser kostenloses Muster zum Download helfen Ihnen bei der Umsetzung. Antworten auf noch offene Fragen finden Sie im FAQ-Bereich und auf den verlinkten Seiten.

Kündigen – die drei wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie müssen einen Arbeitnehmer kündigen und suchen nach Informationen? Besonders häufig treten folgende Fragen auf:

  • Wann ist es richtig zu kündigen? Welche Gründe gibt es?
    Ordentliche (fristgemäße) Kündigungen können verhaltens-, personen- oder betriebsbedingt erfolgen, außerordentliche (fristlose) Kündigungen nur aus einem schwerwiegenden Grund.
  • Wie kündigt man als Arbeitgeber richtig?
    Um die Rechtmäßigkeit der Kündigung nicht zu gefährden, müssen Sie neben den formellen Anforderungen vor allem den Kündigungsschutz und die korrekte Kündigungsfrist beachten.
  • Wie sieht ein Kündigungsschreiben aus?
    Pflichtbestandteile des auf Papier gedruckten und eigenhändig unterschriebenen Schriftstücks sind Namen und Anschriften des Mitarbeiters und des Unternehmens, eine eindeutige Kündigungsaussage und bei ordentlichen Kündigungen der Kündigungstermin. Nutzen Sie eine Muster-Vorlage, um Fehler zu vermeiden.

Das folgende Video zeigt Ihnen, anhand eines Praxisbeispiels wie Sie Richtig kündigen:

Lernen Sie im nächsten Abschnitt die wichtigsten Grundlagen des Kündigungsrechts kennen.

Grundlagen zum Thema Kündigen auf einen Blick

Ein Arbeitsverhältnis kann sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer gekündigt werden, entweder ordentlich oder außerordentlich. Ordentlich zu kündigen, ist der Regelfall. Dabei ist in jedem Fall eine Kündigungsfrist einzuhalten und zusätzlich müssen Arbeitgeber nach der 6-monatigen Wartezeit den Kündigungsschutz beachten. Das bedeutet, es muss gemäß Kündigungsschutzgesetz (KSchG) ein verhaltens-, personen- oder betriebsbedingter Grund vorliegen. Zusätzlich gilt für bestimmte Mitarbeiter ein Sonderkündigungsschutz.

Eine außerordentliche, fristlose Kündigung sollte die Ausnahme sein. Denn für diese braucht es einen wichtigen Grund, der die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar macht. Kündigen müssen Sie dann innerhalb von 2 Wochen nach Bekanntwerden dieses Grundes. Außerordentliche Kündigungen erfolgen zwar meist verhaltensbedingt, kommen aber auch infrage, wenn ein Arbeitnehmer aufgrund eines Sonderkündigungsschutzes nicht ordentlich kündbar ist. Das betrifft z. B. Betriebsratsmitglieder, denen aus zwingenden betrieblichen Gründen gekündigt werden muss. In diesem Fall wird die Kündigungsfrist durch eine Auslauffrist ersetzt.

Gesetzliche Grundlagen einer Kündigung

Kündigungen und der Kündigungsschutz beruhen auf mehreren gesetzlichen Grundlagen. So regelt § 622 BGB die Kündigungsfristen und § 623 BGB schreibt die Schriftform der Kündigung vor. Bedeutung haben weiterhin das Kündigungsschutzgesetz sowie für den Sonderkündigungsschutz verschiedene weitere Gesetze, u. a. das MuSchG, das BEEG und das SGB IX. Darüber hinaus spielen individuelle tarif- und arbeitsvertragliche Regelungen eine Rolle.

Informieren Sie sich als Arbeitgeber gründlich über den Kündigungsschutz und die Kündigungsfristen. Denn dabei sind viele Details zu beachten, damit die Rechtmäßigkeit der Kündigung nicht in einem Kündigungsschutzverfahren widerlegt werden kann.

Aus der Praxis: Gründe für eine Kündigung durch den Arbeitgeber

Das Kündigungsschutzgesetz unterscheidet zwischen verhaltensbedingten, personenbedingten und betriebsbedingten Gründen, wenn es darum geht, ordentlich und fristgemäß zu kündigen. Daneben gibt es die außerordentlichen, fristlosen Kündigungen. Einige Beispiele sollen die verschiedenen Anlässe erläutern.

Übersicht unterschiedlicher Kündigungsgründe

Verhaltensbedingt kündigen

Eine verhaltensbedingte Kündigung setzt immer ein konkretes Fehlverhalten des Arbeitnehmers voraus, mit dem er gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen hat. Im Normalfall wird danach nicht sofort gekündigt, sondern es gehen eine oder mehrere Abmahnungen voraus. Erst im Wiederholungsfall kündigen Sie. Schwere Fehler können aber auch zu einer fristlosen Kündigung führen.

Ein Grund für eine verhaltensbedingte Kündigung kann häufiges Zuspätkommen sein. Nach einem einmaligen Vorfall zu kündigen, wäre in diesem Fall nicht verhältnismäßig. Wenn sich dieses Fehlverhalten jedoch wiederholt und bereits eine oder mehrere Abmahnungen erfolgten, wäre fristgemäßes, verhaltensbedingtes Kündigen rechtmäßig.

Personenbedingt kündigen

Eine personenbedingte Kündigung folgt nicht aus einem Fehlverhalten des Arbeitnehmers, der Grund liegt jedoch trotzdem in seiner Person. Er kann diesen Grund i. d. R. nicht kurzfristig abstellen. Personenbedingt zu kündigen ist nur gerechtfertigt, wenn es dem Arbeitgeber nicht zugemutet werden kann, den Mitarbeiter weiter zu beschäftigen.

Ein Beispiel dafür wäre, dass einem Berufskraftfahrer der Führerschein entzogen wurde und er deshalb seine Aufgabe nicht mehr erfüllen kann. In diesem Fall ist jedoch vor dem Kündigen zu prüfen, ob es nicht andere passende Jobs im Unternehmen gibt.

Krankheitsbedingt kündigen

Die krankheitsbedingte Kündigung gehört zu den personenbedingten Kündigungen. Hier müssen die Interessen beider Seiten sehr gründlich gegeneinander abgewogen werden. Denn zum einen soll der Arbeitnehmer geschützt werden, zum anderen darf aber auch keine für den Arbeitgeber unzumutbare Situation entstehen.

Deshalb sind krankheitsbedingte Kündigungen nur unter strengen Voraussetzungen erlaubt. Durch häufige Fehlzeiten oder eine sehr lange Erkrankung müssen die betrieblichen Abläufe stark beeinträchtigt sein. Zusätzlich ist eine sogenannte Negativprognose erforderlich, welche besagt, dass der Arbeitnehmer auch in Zukunft seiner Arbeit nicht im erforderlichen Maß nachgehen können wird. Weiterhin muss der Arbeitgeber prüfen, ob er den Mitarbeiter an einem anderen, leidensgerechten Arbeitsplatz im Unternehmen einsetzen kann.

Betriebsbedingt kündigen

Die Ursachen für betriebsbedingte Kündigungen liegen nicht beim Arbeitnehmer, sondern beim Unternehmen. Angenommen, eine Abteilung mit 10 Mitarbeitern muss aus wirtschaftlichen Gründen geschlossen werden. Von den 10 Arbeitnehmern können 5 an einer anderen Stelle im Unternehmen arbeiten, aber den restlichen 5 muss gekündigt werden.

Hier ist die Sozialauswahl zu beachten, damit vorzugsweise den Arbeitnehmern gekündigt wird, die persönlich weniger stark davon betroffen sind. Eine Kündigung betrifft dann eher den 25-Jährigen ohne Familie und mit 2 Jahren Betriebszugehörigkeit statt den 40-Jährigen mit Kindern und 10 Jahren Betriebszugehörigkeit.

Fristlos kündigen

Im Gegensatz zu den bisher vorgestellten Formen der fristgemäßen Kündigung erfordert das fristlose, außerordentliche Kündigen einen schwerwiegenden Grund, der die Fortführung des Arbeitsverhältnisses für den Arbeitgeber unzumutbar macht. Das kann z. B. der Fall sein, wenn ein Arbeitnehmer Geschäftsgeheimnisse an die Konkurrenz weitergegeben hat.

Ablauf einer Kündigung

Kündigen sollte grundsätzlich der letzte Schritt sein, nachdem Sie versucht haben, bestehende Probleme auf andere Weise zu lösen. Das betrifft nicht nur verhaltensbedingte Kündigungen. Auch bei betriebs- und personenbedingten Gründen ist es empfehlenswert, nach anderen Wegen zu suchen, z. B. der Möglichkeit einer anderen Beschäftigung im Unternehmen. Führen Sie vor einer verhaltensbedingten Kündigung mindestens ein Mitarbeitergespräch und nutzen Sie Ihr Recht, eine Abmahnung auszusprechen.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann auch ein Aufhebungsvertrag eine günstige Alternative zum Kündigen sein. In Abhängigkeit von der konkreten Situation hat dieser sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber im Vergleich zur Kündigung bestimmte Vor- und Nachteile. Lesen Sie hierzu mehr auf unserer Seite zum Thema Aufhebungsvertrag.

Das muss eine Kündigung enthalten (inkl. Muster-Vorlage)

Damit eine Kündigung rechtsgültig ist, muss sie bestimmte Inhalte aufweisen und Formvorschriften erfüllen. Folgendes ist Pflicht: Schriftform auf Papier, eigenhändige Unterschrift einer dazu berechtigten Person, Name und Anschrift des Arbeitnehmers, Firmenname und Anschrift des Arbeitgebers, eindeutige Kündigungsaussage sowie der Kündigungstermin, zu dem das Arbeitsverhältnis endet.

Häufig enthalten Kündigungsschreiben noch weitere Bestandteile. Das ist der typische Aufbau, an dem Sie sich orientieren können, inklusive einiger Musterformulierungen:

  • Briefkopf
    Namen und Adressen des Arbeitgebers und Arbeitnehmers
  • Ort und Datum des Schreibens
    Datum, an dem die Kündigung geschrieben wurde
  • Betreffzeile
    „Ordentliche Kündigung Ihres Arbeitsvertrags vom (Datum des Arbeitsvertrags)“
  • Eindeutige Kündigungsaussage
    z.B.: „Hiermit kündigen wir das zwischen Ihnen und unserem Unternehmen bestehende Arbeitsverhältnis fristgemäß zum (Kündigungstermin), hilfsweise zum nächstmöglichen Termin.“
  • Unterschrift
    Diese muss eigenhändig durch eine kündigungsberechtigte Person erfolgen. Kündigungsschreiben können optional weitere Bestandteile enthalten. Entscheiden Sie selbst, ob Sie folgende Informationen mit in Ihr Schreiben aufnehmen möchten:
  • Dank
    „Wir danken Ihnen für die in den Jahren Ihrer Betriebszugehörigkeit geleistete gute Arbeit und wünschen Ihnen für Ihre weitere Zukunft und Karriere alles Gute.“
  • Hinweis auf Betriebsratsanhörung
    „Der Betriebsrat unseres Unternehmens wurde vor dem Ausspruch der Kündigung angehört. Er hat ihr zugestimmt (ihr widersprochen/nicht innerhalb der gesetzlichen Frist reagiert).“
  • Hinweis zur Belehrung des Arbeitnehmers
    „Um eine Sperre des Arbeitslosengeldes zu vermeiden, müssen Sie sich innerhalb von 3 Tagen nach Zugang dieses Kündigungsschreibens (bei längerer Kündigungsfrist: spätestens 3 Monate vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses) persönlich bei der Agentur für Arbeit melden. Weiterhin sind Sie dazu verpflichtet, aktiv nach einer neuen Beschäftigung zu suchen.“
  • Empfangsbestätigung
    „Das Kündigungsschreiben wurde mir am (Datum) übergeben. (+ Unterschriftsfeld für den Mitarbeiter)“

Disclaimer

Wenn Sie für Ihre Kündigungsschreiben unsere Vorlage und Formulierungsvorschläge nutzen, passen Sie diese an Ihre individuelle Situation an. Wir übernehmen keine Haftung für die Rechtsfolgen. Lassen Sie sich im Zweifel bzw. bei Fragen anwaltlich beraten.

Checkliste: Formalitäten bei einem Kündigungsschreiben auf einen Blick

Sie haben einen Kündigungsbrief geschrieben? Überprüfen Sie noch einmal anhand folgender Checkliste, ob Sie an alles gedacht haben:

  • Schriftform auf Papier
    § 623 BGB schreibt die Schriftform vor und schließt die elektronische Form, z. B. per E-Mail, explizit aus.
  • Name und Anschrift des Arbeitnehmers
    Vermeiden Sie Fehler, auch in der Rechtschreibung, da diese die Rechtsgültigkeit beeinträchtigen können.
  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
    Achten Sie auch hier auf Fehlerfreiheit, vor allem auf die korrekte Firmenbezeichnung.
  • Ort und Datum des Briefes
    Diese Informationen sind Bestandteile jedes geschäftlichen Schreibens. Beachten Sie aber, dass für die Einhaltung der Kündigungsfrist das Datum des Zugangs beim Arbeitnehmer relevant ist.
  • Eindeutiger Betreff
    Im Betreff sollte mindestens „Kündigung“ stehen. Optional können Sie angeben, ob Sie fristgemäß oder fristlos kündigen.
  • Unmissverständliche Kündigungsaussage
    Vermeiden sie z. B. Formulierungen im Konjunktiv wie „Wir würden Ihr Arbeitsverhältnis kündigen.“
  • Fristgemäß oder fristlos
    Formulieren Sie im Kündigungstext, ob es sich um eine fristgemäße oder fristlose Kündigung handelt. Alternativ oder ergänzend können Sie die Begriffe ordentlich oder außerordentlich verwenden.
  • Korrekter Kündigungstermin
    Bei fristgemäßen Kündigungen muss ein Kündigungstermin angegeben werden. Das ist der Tag, an dem das Arbeitsverhältnis endet. Achten Sie auf die korrekte Berechnung der Kündigungsfrist.
  • Ergänzung zum hilfsweisen Kündigungstermin
    Die Ergänzung „hilfsweise zum nächstmöglichen Termin“ ist empfehlenswert, da so bei einer versehentlich falsch berechneten Kündigungsfrist die Kündigung trotzdem wirksam bleibt. Auch eine außerordentliche Kündigung kann man so in eine ordentliche umwandeln, falls der Grund vom Arbeitsgericht nicht als ausreichend für eine fristlose Kündigung anerkannt wird.
  • Eigenhändige Unterschrift
    Der Kündigungsbrief muss eigenhändig vom Arbeitgeber oder einer kündigungsberechtigten Person unterzeichnet werden.
  • Empfangsbestätigung
    Das ist nicht zwingend notwendig, aber Sie können sich damit bei einer persönlichen Übergabe des Schreibens absichern, dass der der Arbeitnehmer dieses rechtzeitig erhalten hat und die Kündigungsfrist eingehalten wurde.
  • Betriebsrat angehört
    Das ist nur für Unternehmen mit Betriebsrat relevant. Ohne eine korrekte Anhörung vor dem Ausspruch einer Kündigung ist diese ungültig. Beachten Sie die genauen Anforderungen des Anhörungsverfahrens.
  • Belehrung des Arbeitnehmers
    Sie sind als Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer auf seine Pflichten gegenüber der Agentur für Arbeit hinzuweisen, damit er keine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld riskiert. Das betrifft vor allem die Meldepflicht innerhalb von i.d.R. 3 Tagen nach Zugang des Kündigungsschreibens.

Für die Wahrung der Kündigungsfrist ist es wichtig, dass Sie den Zugang des Schreibens beim Arbeitnehmer nachweisen können. Im Idealfall übergeben Sie es persönlich und lassen sich den Empfang bestätigen. Sie können den Kündigungsbrief aber auch als Einschreiben per Post versenden oder durch einen Boten übergeben lassen.

Nach der Kündigung – so geht es weiter

Nachdem Sie das Kündigungsschreiben überreicht bzw. versendet haben, stehen Sie vor weiteren Aufgaben. Behalten Sie als Arbeitgeber Folgendes im Blick:

  • Resturlaub
    Wie der Resturlaub bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses im laufenden Kalenderjahr berechnet wird, lesen Sie in unserem Artikel zum Urlaubsanspruch. Er sollte i. d. R. während der Kündigungsfrist genommen werden. Wenn das nicht möglich ist, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine finanzielle Abgeltung.
  • Freistellung
    Auch wenn Sie fristgerecht kündigen, kann es in bestimmten Situationen Gründe dafür geben, den Arbeitnehmer bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses freizustellen. Vereinbaren Sie in diesem Fall, dass der Resturlaub noch vor der Freistellung genommen wird. Informieren Sie sich über die widerrufliche und unwiderrufliche Freistellung sowie deren Rechtsfolgen.
  • Arbeitszeugnis
    Der Arbeitnehmer hat auf Verlangen Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Informieren Sie sich in unseren Artikeln zu diesem Thema über Details und nutzen Sie die Formulierungsvorschläge, Anregungen und (Arbeitszeugnis-) Muster zur Orientierung.
  • Personalsuche
    Falls die durch eine Kündigung freigewordene Stelle neu besetzt werden muss, kann dafür sowohl ein interner als auch externer Mitarbeiter infrage kommen. Eine systematische Personalentwicklung erhöht die Chancen, im Unternehmen einen geeigneten Nachfolger zu finden. Das Recruiting von externem Personal wird durch ein gut konzipiertes Personalmarketing unterstützt.

Beachten bei der Entscheidung für oder gegen das Kündigen immer die konkrete Situation. Falls Sie nur schwer Fachkräfte finden, ist auch eine grundsätzlich berechtigte Kündigung nicht unbedingt die beste Lösung für Ihr Unternehmen.

FAQ: 10 wichtige Fragen zum Thema Kündigen auf einen Blick

Das Kündigungsrecht ist ein komplexer Themenbereich, sodass in diesem Zusammenhang häufig ganz spezielle Fragen auftauchen. Folgende FAQ-Antworten klären einige konkrete Details:

1. Wie übergebe ich als Arbeitgeber eine Kündigung?

2. Welches Datum wird auf dem Kündigungsschreiben festgehalten?

3. Kann ich eine Kündigung rückgängig machen?

4. Muss ich einen Grund für die Kündigung benennen?

5. Wann muss ich eine Kündigung spätestens übergeben?

6. Kann ich jemanden vor Dienstantritt kündigen?

7. Was muss ich rechtlich bei einer Kündigung beachten?

8. Kann ich einen befristeten Arbeitsvertrag kündigen?

9. Minijobber kündigen – was muss ich beachten?

10. Kann ich Azubis kündigen?

Lassen Sie sich bei Unsicherheiten von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht beraten. Denn Fehler können zur Folge haben, dass ein Arbeitsgericht im Rahmen eines Kündigungsschutzverfahrens die Kündigung für unwirksam erklärt.

Fazit: Gut informiert kündigen

Bevor Sie als Arbeitgeber kündigen, informieren Sie sich genau über zulässige Gründe und formelle Anforderungen. Achten Sie besonders auf die Einhaltung der Kündigungsfrist, da diese für jeden Arbeitnehmer individuell berechnet werden muss. Sie können für ein Kündigungsschreiben Muster bzw. Formulierungshilfen nutzen, müssen diese aber an Ihre konkrete Situation anpassen.

Disclaimer

Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte unserer Internetseite (auch etwaige Rechtsbeiträge) lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Der Inhalt dieser Informationen kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle bereitgestellten Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität.
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Jetzt mit Roul Radeke, dem Autor dieses Beitrags vernetzen:

Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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