Schnellcheck Forderungsmanagement – die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Sie interessieren sich für das Forderungsmanagement von Unternehmen? Dabei stehen häufig folgende Fragen im Mittelpunkt:
Lesen Sie im nächsten Abschnitt, was man ganz allgemein unter Forderungsmanagement versteht und warum es wichtig ist.
Forderungsmanagement einfach erklärt
Zum Forderungsmanagement eines Unternehmens gehören alle Vorgänge, die verhindern sollen, dass Kunden ihre Rechnungen nicht oder zu spät bezahlen. Dabei stehen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen im Mittelpunkt, sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich. Das Forderungsmanagement basiert auf der Debitorenbuchhaltung und lässt sich deshalb dem betrieblichen Rechnungswesen zuordnen. Teilaufgaben sind u. a. die Überwachung offener Posten, ein effizientes Mahnwesen und eventuell vorbeugende Maßnahmen wie der Abschluss einer Forderungsausfallversicherung.
Für ein Unternehmen, das Zahlungen auf Ziel anbietet, ist das Forderungsmanagement äußerst wichtig, da es wesentlich zur Sicherung der eigenen Liquidität beiträgt. Denn wenn Schuldner nicht zahlen, fehlen dem Gläubiger selbst flüssige Mittel zur Begleichung der eigenen Rechnungen. Im schlimmsten Fall droht die Insolvenz.
Aber auch weitere wirtschaftliche Nachteile resultieren aus einer eingeschränkten Liquidität. So kann das Unternehmen bei Beschaffungen weder günstige, rabattierte Großbestellungen tätigen noch Skonto ziehen. Auch der Kontokorrentkredit oder weitere Formen der Fremdfinanzierung müssen häufiger genutzt werden, was einen höheren Zinsaufwand nach sich zieht. Die Eigenkapitalquote verschlechtert sich dadurch ebenfalls, was wiederum ungünstigere Kreditkonditionen zur Folge hat.
Forderungsmanagement beginnt nicht erst, wenn ein Zahlungsverzug eingetreten ist, sondern bereits vor Vertragsschluss. Im Wesentlichen gehören die folgenden Schritte dazu:
- Bonitätsprüfung
Das Forderungsausfallrisiko lässt sich bereits mit der Bonitätsprüfung vor der Belieferung eines neuen Kunden senken, zumindest wenn es sich um einen größeren Auftrag handelt. Entsprechende kostenpflichtige Informationen bieten Wirtschaftsauskunfteien an, u. a. Creditreform für den B2B- und die Schufa für den B2C-Bereich. Bei zweifelhafter Bonität ist die Lieferung oder Leistung gegen Vorkasse empfehlenswert. - Rechnungen umgehend schreiben
Forderungen entstehen erst mit der Rechnungsstellung, weshalb das rechtzeitige und korrekte Schreiben von Rechnungen ebenfalls zum Forderungsmanagement gehört. Wichtig ist dabei die Angabe des Zahlungsziels und idealerweise des konkreten Zahlungstermins. - Debitorenbuchhaltung aktuell halten
Eine aktuelle Debitorenbuchhaltung ist die Voraussetzung dafür, dass überfällige Forderungen rechtzeitig erkannt werden können. - Vorgerichtliches Mahnverfahren
Falls der Kunde in Zahlungsverzug kommt, starten Sie ein vorgerichtliches Mahnverfahren, bei wichtigen Geschäftspartnern erfolgt dies nach vorheriger telefonischer Kontaktaufnahme. Üblich sind drei Mahnschreiben in angemessenem Abstand. Formulieren Sie die erste Mahnung als freundliche Zahlungserinnerung. - Gerichtliches Mahnverfahren
Falls das vorgerichtliche Mahnverfahren erfolglos bleibt, kann der Gläubiger beim zuständigen Amtsgericht einen Mahnbescheid beantragen, wobei das Gericht aber nicht den Anspruch an sich prüft. Die dafür entstehenden Kosten muss zunächst der Antragsteller übernehmen. Sie sind letztendlich von der unterlegenen Partei zu tragen, was bei Zahlungsunfähigkeit des Schuldners jedoch problematisch ist. - Vollstreckungsbescheid
Wenn der Schuldner nach Erhalt des gerichtlichen Mahnbescheids nicht zahlt, dem Bescheid aber auch nicht widerspricht, kann der Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid und damit beim Vollstreckungsgericht Maßnahmen der Zwangsvollstreckung beantragen. - Titelüberwachung
Sollte ein Urteil des Vollstreckungsgerichts nicht vollstreckbar sein, bleibt der Gläubigertitel trotzdem 30 Jahre lang gültig. Während dieser Zeit sind weitere Zwangsvollstreckungen möglich, wozu die Vermögenssituation des Schuldners überwacht werden muss.
Nach Abschluss des vorgerichtlichen Mahnverfahrens, oder auch bereits vorher, übergeben viele Unternehmen das Forderungsmanagement an einen Inkassodienstleister. Das ist aber kein Muss. Der nächste Abschnitt beschäftigt sich damit, ob und wann es sich lohnt, diese Aufgaben auszulagern.
Forderungsmanagement: Intern oder extern organisieren?
Forderungsmanagement inklusive Inkasso erfordern ausreichend Personal mit speziellen Kenntnissen, das vor allem in kleinen Unternehmen nicht immer vorhanden ist. Eine Alternative ist die Übertragung dieser Aufgaben an ein spezialisiertes Inkassounternehmen. Wägen Sie individuell ab, ob die Beschäftigung qualifizierter Mitarbeiter oder die Auslagerung an einen Dienstleister kostengünstiger ist. Von Vorteil kann das Outsourcing auch für Unternehmen mit vielen internationalen Kunden sein, da im Ausland oft andere rechtliche Bedingungen herrschen und spezialisierte Inkassodienstleister sich damit besser auskennen.
Häufig wird ein Inkassounternehmen erst nach dem vorgerichtlichen Forderungsmanagement beauftragt, da die Profis mit den Formalitäten des gerichtlichen Verfahrens vertraut sind und vorab prüfen, ob sich dieses aus wirtschaftlicher Sicht lohnt. Falls es zur Titelüberwachung kommt, haben die Dienstleister bessere Möglichkeiten als das Unternehmen. Aber auch das Debitorenmanagement und das vorgerichtliche Mahnwesen kann ein Inkassobüro bei Bedarf übernehmen.
Überprüfen Sie vor einer Beauftragung die Seriosität eines solchen Anbieters. Wichtig ist, dass dieser eine Erlaubnis nach dem Rechtsberatungsgesetz vorweisen kann. Die Gebühren sollten transparent sein und sich an der Rechtsanwaltsgebührentabelle orientieren. Ein Pluspunkt ist die Mitgliedschaft in einem Berufsverband (BDIU oder BFIF).
Es gibt aber auch im Unternehmen Möglichkeiten, das Forderungsmanagement bzw. wichtige Teile davon selbst effizient zu organisieren. So können Sie mit einem guten Buchhaltungsprogramm jederzeit offene Posten abrufen und Sie sehen sofort, welche Forderungen wie lange überfällig sind und wie oft bereits gemahnt wurde. Voraussetzung dafür ist, dass Sie die Buchhaltung aktuell halten. Auch die Kundendaten müssen bereits bei der Anlage vollständig und korrekt erfasst werden, damit Sie bei Zahlungsverzug rechtzeitig und unkompliziert mahnen können.
Beispiel: Warum Forderungsmanagement so wichtig ist
Wie Forderungsausfälle die Gewinnsituation eines Unternehmens beeinflussen, zeigt folgendes Beispiel. Dabei werden aus Vereinfachungsgründen nur die Auswirkungen der abgeschriebenen Forderungen und nicht die in der Praxis zusätzlich relevanten Nachteile durch Zahlungsverzögerungen (kein Skonto, zusätzlicher Kredit nötig usw.) betrachtet. Die Forderungsausfallquote soll im Beispiel 2,5 % betragen, was 200.000 € entspricht.
FORDERUNGSAUSFÄLLE: NEIN | FORDERUNGSAUSFÄLLE: JA | |
Umsatz pro Jahr | 8.000.000 € | 8.000.000 € |
Andere Erlöse | 100.000 € | 100.000 € |
Aufwendungen | 7.300.000 € | 7.300.000 € |
Forderungsausfälle | 200.000 € | |
Gewinn | 800.000 € | 600.000 € |
Umsatzrentabilität | 10 % | 7,5 % |
Abschreibungen auf Forderungen gelten als Aufwand und mindern daher den Gewinn, im Beispiel um 25 % (200 Tsd. * 100 / 800 Tsd.). Die Umsatzrentabilität (Gewinn * 100 / Umsatz) sinkt durch die Forderungsausfälle von 10 % auf 7,5 %.
Mit diesen 15 Tipps können Sie Zahlungsausfälle verhindern
Es gibt viele, zum Teil einfache Möglichkeiten, das Risiko für Zahlungsausfälle zu mindern. Wägen Sie ab, was sich für Ihr Unternehmen eignet:
- 1Bonität überwachen
Prüfen Sie nicht nur die Bonität neuer Kunden, sondern überwachen Sie auch die Entwicklungen bei ihrem Bestandskunden. Achten Sie dabei auf Änderungen im Zahlungsverhalten oder weitere Hinweise auf wirtschaftliche Schwierigkeiten. - 2Leistung nur nach Vertragsschluss
Führen Sie nie Arbeiten ohne einen Vertrag oder eine Bestellung aus. So schließen Sie Missverständnisse aus, die dazu führen können, dass der Kunde nicht zahlt. - 3Zahlungsziele bewusst wählen
Beachten Sie bei der Festlegung der Zahlungsziele die branchenüblichen Gegebenheiten, dehnen Sie die Fristen aber nicht unnötig lang aus. Sie können auch je Kunde ein individuelles Zahlungsziel festlegen, das von dessen Bonität und der Wichtigkeit der Kundenbeziehung abhängt. - 4Kundenlimits festlegen
Das Höchstlimit für offene Forderungen je Kunde hängt von dessen Zahlungsverhalten und Bonität ab. Wenn es erreicht ist, liefern Sie nur noch gegen Vorkasse. - 5Mehrere Bezahlmethoden anbieten
Bieten Sie eine angemessene Auswahl an Bezahlmöglichkeiten an, neben dem Kauf auf Rechnung z. B. auch PayPal, Kreditkarte, Lastschrift, AmazonPayments oder Sofortüberweisung. Da vor allem B2C-Kunden dann häufig eine der bequemen Methoden wählen, sinkt das Risiko, dass sie das Bezahlen der Rechnung vergessen. - 6Skonto anbieten
Mit dem Skonto schaffen Sie einen Anreiz für die sofortige Begleichung der Rechnung. Es liegt meist zwischen 2 und 3 Prozent und muss in den Preis mit einkalkuliert werden. Allerdings können nur Kunden mit ausreichender Liquidität diese Möglichkeit nutzen. - 7Eigentumsvorbehalt
Wenn Sie einen Eigentumsvorbehalt vereinbaren, bleiben Sie bis zur Bezahlung der Ware ihr Eigentümer. Das eignet sich jedoch nicht für Dienstleistungen bzw. für die Lieferung von Produkten, die nicht anderweitig verkauft werden können. - 8An- oder Teilzahlungen vereinbaren
Das ist vor allem bei größeren Aufträgen mit hohem Ressourcenverbrauch üblich. Anzahlungen erfolgen direkt nach Vertragsschluss, Teilzahlungen nach der Fertigstellung vereinbarter Teilleistungen. - 9Forderungsmanagement gut organisieren
Um Verzögerungen und Pannen zu vermeiden, muss auch das Forderungsmanagement selbst gut organisiert sein. Dabei kommt es vor allem darauf an, Abläufe und Zuständigkeiten eindeutig festzulegen. - 10Persönliche Kontaktaufnahme
Wenn ein wichtiger / langjähriger / Ihnen persönlich bekannter Kunde in Zahlungsverzug gerät, nehmen Sie zunächst telefonisch Kontakt auf, bevor Sie eine Zahlungserinnerung schreiben. Eventuell hat er die Zahlung nur vergessen oder es bestehen tatsächlich Liquiditätsprobleme, für die Sie ggf. eine gemeinsame Lösung finden können, etwa Ratenzahlung. So verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Forderung komplett abschreiben müssen, und stärken zusätzlich die Kundenbindung. - 11Abhängigkeiten vermeiden
Vor allem für kleinere Unternehmen kann es verhängnisvoll sein, wenn sie sich von einem oder wenigen Großkunden abhängig machen. Bereits einzelne große Forderungsausfälle sind in diesem Fall oft existenzbedrohend. - 12Forderungscontrolling
Dieses trägt dazu bei, dass Sie ungünstige Entwicklungen rechtzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen ergreifen können. Geeignete Kennzahlen sind u. a. die Debitorenlaufzeit und der Anteil überfälliger Forderungen. - 13Forderungsausfallversicherung
Eine Forderungsausfall- bzw. Warenkreditversicherung entschädigt das Unternehmen für Forderungsausfälle. Im Vertrag wird vereinbart, welche Bedingungen dafür gegeben sein müssen. - 14Factoring
Beim klassischen Factoring verkauft ein Unternehmen auf der Grundlage eines Rahmenvertrags laufend seine Forderungen gegen Gebühren und Zinsen an einen Finanzdienstleister, der das Geld sofort auszahlt und das Zahlungsausfallrisiko übernimmt. - 15Notleidende Forderungen verkaufen
Forderungen, die Sie eigentlich abschreiben würden, können Sie eventuell noch an ein Inkassounternehmen verkaufen, das sich auf solche Fälle spezialisiert hat. Sie erhalten zwar nur einen geringen Teil des ursprünglichen Wertes, was jedoch besser ist als eine vollständige Abschreibung. Die Aufkäufer haben bessere Möglichkeiten, den Betrag für sich noch einzutreiben.
Während einige dieser Tipps in jedem Fall empfehlenswert sind, z. B. nur nach Vertragsschluss zu leisten, eignen sich andere nur unter bestimmten Voraussetzungen. So sind etwa Teilzahlungsvereinbarungen oder der Abschluss einer Warenkreditversicherung nicht immer notwendig oder überhaupt möglich.
Fazit: Forderungsmanagement gut organisieren
Legen Sie Wert auf ein effektives Forderungsmanagement, wenn Sie Waren oder Leistungen auf Ziel verkaufen. Ein gut organisierter Prozess kann Zahlungsausfälle und -verzögerungen und damit einen Liquiditätsengpass verhindern oder zumindest die Wahrscheinlichkeit dafür reduzieren.
Dazu gehören vorbeugende Maßnahmen, aber auch solche, die bei Zahlungsverzug zum Einsatz kommen. Wichtig sind in diesem Fall rechtzeitige und konsequente Mahnungen. Nehmen Sie ggf. die Leistungen eines professionellen Inkassounternehmens in Anspruch.
