Schnellcheck Anlagenbuchhaltung – die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Sie suchen grundlegende Informationen zur Anlagenbuchhaltung? Das sind die wichtigsten Punkte:
Lesen Sie im nächsten Abschnitt, wo die Anlagenbuchhaltung im Rechnungswesen einzuordnen ist, wer sie braucht und was zum Anlagevermögen gehört.
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Die Anlagenbuchhaltung für Selbstständige im Überblick
Die Anlagenbuchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung und gehört primär zum externen Rechnungswesen. Sie widmet sich der Verwaltung des Anlagevermögens.
Die wichtigsten Funktionen
Eine Aufgabe der Anlagenbuchhaltung ist die Führung eines Anlagenverzeichnisses, auch Anlagenkartei genannt, was im Normalfall softwaregestützt erfolgt. Darin werden die Vermögensgegenstände erfasst und Rubriken wie Gebäude, Maschinen oder Geschäftsausstattung zugeordnet. Für jedes einzelne Wirtschaftsgut enthält die Kartei mindestens folgende Informationen:
- Inventarnummer
- Bezeichnung
- Lieferant
- Anschaffungsdatum
- Anschaffungs- oder Herstellungskosten
- Betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer
- Art der Abschreibung
- Bisherige Abschreibungs- und Zuschreibungsbeträge
- Restbuchwert
Zu den Aufgaben der Anlagenbuchhaltung gehört es weiterhin, neue Wirtschaftsgüter in das Anlagenverzeichnis zu übernehmen und den Wert auf das zugehörige Bestandskonto zu buchen, das heißt den Gegenstand zu aktivieren. Im Rahmen des Jahresabschlusses werden die planmäßigen Abschreibungsbeträge für jeden Anlagegegenstand ermittelt und gebucht. Diese mindern einerseits den Wert des Anlagevermögens und andererseits als Aufwand den Gewinn.
Beispiele: Was gehört zum Anlagevermögen?
Was zum Anlagevermögen zählt, lässt sich der Gliederung der Bilanz entnehmen. Es steht dort auf der Aktivseite und ist in immaterielle Vermögensgegenstände, Sachanlagen und Finanzanlagen gegliedert. Im Gegensatz zum Umlaufvermögen sind diese Anlagegüter dafür vorgesehen, dauerhaft im Unternehmen zu bleiben, das heißt mindestens 1 Jahr.
Zum immateriellen Vermögen gehören unter anderem Lizenzen und Patente. Die Finanzanlagen sind langfristiger Natur, zum Beispiel als Anteile an verbundenen Unternehmen. Die größte Bedeutung für die Anlagenbuchhaltung haben Sachanlagen. Dazu zählen beispielsweise Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Möbel und Computertechnik.
Selbstständig verwendbare Gegenstände mit einem Wert von unter 250 € dürfen Sie sofort als Aufwand buchen. Wenn Sie diese Option nutzen, aktivieren Sie den Gegenstand nicht auf einem Bestandskonto und nehmen ihn auch nicht mit in das Anlagenverzeichnis auf. Welche anderen Möglichkeiten es im Zusammenhang mit geringwertigen Wirtschaftsgütern gibt, lesen Sie weiter unten.
Für welche Unternehmen ist die Anlagenbuchhaltung relevant?
Sie ist für alle Unternehmen Pflicht, die Anlagevermögen besitzen. Ausgenommen sind demnach nur solche, die ausschließlich mit gemieteten oder geringwertigen Wirtschaftsgütern arbeiten.
Sowohl bilanzierende Unternehmen als auch Einnahmen-Überschuss-Rechner müssen im Sinne der ordnungsmäßigen Buchführung ein Anlagenverzeichnis führen sowie korrekte Abschreibungsbeträge ermitteln und buchen. Denn diese beeinflussen das Unternehmensergebnis und damit auch die Besteuerung.
Darüber hinaus sind große und mittelgroße Kapitalgesellschaften dazu verpflichtet, dem Anhang ihres Jahresabschlusses ein Anlagengitter (Anlagenspiegel) beizufügen. Das ist eine Übersicht über die Entwicklung der Bilanzpositionen des Anlagevermögens im Zeitverlauf. Es enthält für jede Position Zugänge, Abgänge, Abschreibungen, Zuschreibungen, Umbuchungen sowie die alten und neuen Buchwerte für das betreffende Geschäftsjahr und kumuliert für vorhergehende Perioden.
Aufgaben der Anlagenbuchhaltung
Eine korrekte Anlagenbuchhaltung ist nicht nur Voraussetzung für die Erfüllung der handelsrechtlichen und steuerlichen Pflichten. Sie erfüllt darüber hinaus noch weitere Funktionen. Hier ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Aufgaben:
- Übersicht über Zusammensetzung und Zustand des Anlagevermögens bereitstellen
- Abschreibungen ermitteln und buchen
- Korrekte Besteuerungsgrundlagen für Besitzsteuern sicherstellen (betrifft Einkommen-, Körperschaft-, Gewerbe-, Grund- und Erbschaftsteuer)
- Investitionsentscheidungen unterstützen (Reparatur oder Ersatzbeschaffung)
- Durch Einfluss auf die Investitionsplanung Budgetierung optimieren
- Inventuren des Anlagevermögens durchführen
- Informationen für die Ermittlung kalkulatorischer Abschreibungen für die Kostenrechnung liefern
- Entscheidungen über passenden Versicherungsschutz unterstützen
- Im Versicherungsfall Belege für Sachwerte zur Verfügung stellen
- Daten für Unternehmensbewertungen liefern
- Kennzahlen für das Management, Anteilseigner, Kreditgeber und Investoren bereitstellen
- Beim Verkauf von Anlagevermögen Preisermittlung unterstützen
Sie sehen, dass die Anlagenbuchhaltung viele unternehmerische Bereiche beeinflusst. In der Praxis kommt es darauf an, die zur Verfügung stehenden Informationen so gut wie möglich zu nutzen.
Das Vorgehen in der Praxis in 10 Schritten erklärt
Damit die Anlagenbuchhaltung die genannten Funktionen erfüllen kann, müssen Selbstständige, ihre Mitarbeiter oder externe Dienstleister die folgenden konkreten Aufgaben erledigen:
- Aktivierung
Wenn ein Vermögensgegenstand neu angeschafft wurde, aktivieren Sie ihn mit seinen Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Das bedeutet, Sie buchen den Wert auf das zugehörige Bestandskonto. Was alles zu diesen Kosten gehört, ist in § 255 HGB geregelt. - Aufnahme in die Anlagenkartei
Für den neuen Gegenstand erstellen Sie einen Datensatz im Anlagenverzeichnis mit den oben genannten Informationen. - Abschreibungsmethode festlegen
Welche Methoden zulässig sind, lesen Sie weiter unten. Der Normalfall ist die lineare Abschreibung mit gleichen Jahresbeträgen. - Nutzungsdauer ermitteln
Um einen Abschreibungsplan aufstellen zu können, müssen Sie die voraussichtliche Nutzungsdauer kennen, auf die Sie die Anschaffungs- oder Herstellungskosten verteilen. Nutzen Sie dafür die offiziellen AfA-Tabellen. - Abschreibungsplan aufstellen
Anhand der Nutzungsdauer und der Abschreibungsmethode erstellen Sie einen Plan, aus dem erkennbar ist, welcher Betrag in welchem Jahr abgeschrieben werden soll. - Planmäßige Abschreibungen buchen
Im Rahmen des Jahresabschlusses buchen Sie die Abschreibungen gemäß der Abschreibungspläne als Aufwand. Gegenkonto ist das jeweils zugehörige Bestandskonto. - Unterjährige Bestandspflege
Während des Wirtschaftsjahrs können außergewöhnliche Abschreibungen, Zuschreibungen oder Umbuchungen notwendig werden. Wenn Vermögensgegenstände entsorgt, verkauft oder verschenkt werden, buchen Sie diese Abgänge. - Anlagegitter erstellen
Das ist nur für große und mittelgroße Kapitalgesellschaften im Rahmen des Jahresabschlusses verpflichtend. - Anlageinventur
Das Anlagenverzeichnis kann zwar die direkte Inventur des Anlagevermögens ersetzen. Körperliche Bestandsaufnahmen sollen jedoch gemäß § 240 Abs. 3 HGB alle 3 Jahre durchgeführt werden. - Informationsaufbereitung
Für verschiedene unternehmerische Zwecke können Sie aus den Daten der Anlagenbuchhaltung Kennzahlen erstellen oder andere Informationen ableiten.
Die meisten Buchführungsprogramme unterstützen auch die Anlagenbuchhaltung, sodass viele Prozesse automatisiert ablaufen. In welchem Maß Sie die zugehörigen Aufgaben im Unternehmen erledigen können, hängt davon ab, inwiefern personelle Kapazitäten und Mitarbeiter mit den notwendigen Spezialkenntnissen vorhanden sind. Viele kleine und mittlere Betriebe lagern Jahresabschlussarbeiten an Ihren Steuerberater aus, wozu auch planmäßige Abschreibungen gehören.
Größere Betriebe beschäftigen häufig neben spezialisierten Lohn-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltern auch Anlagenbuchhalter. Das ist ein eigenständiges Berufsbild, für das es einen IHK-Abschluss gibt. Diese Mitarbeiter verfügen über Expertenwissen und sind Ansprechpartner für alle Fragen im Zusammenhang mit Anlagegütern.
AfA: Die Abschreibungstabelle & Tipps für die Nutzung
Um den Abschreibungsplan für einen Vermögensgegenstand aufstellen zu können, müssen Sie dessen betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer kennen. Diese finden Sie in den AfA-Tabellen, denen Erfahrungswerte zugrunde liegen. AfA ist die steuerrechtliche Bezeichnung für Abschreibungen und bedeutet „Absetzung für Abnutzung“. Die gesetzliche Grundlage dafür ist § 7 EStG.
Korrekte Berechnung: Was sind AfA-Tabellen?
AfA-Tabellen werden vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht. Es gibt viele branchenspezifische Tabellen und eine allgemeine, in denen die Nutzungsdauern für typische Anlagegegenstände aufgeführt sind. Beispielsweise lässt sich aus der allgemeinen AfA-Tabelle ablesen, dass ein Hochregallager erfahrungsgemäß 15 Jahre lang genutzt werden kann.
AfA-Tabellen sind zwar rechtlich nicht bindend, werden aber allgemein anerkannt. Wenn Sie davon abweichen, müssen Sie das bei einer Betriebsprüfung gut begründen können. In einer Buchhaltungssoftware, die sich für die Anlagenbuchhaltung eignet, sind AfA-Tabellen integriert. Sie können sie darüber hinaus auf der Seite des Bundesfinanzministeriums abrufen.
Welche Art der Abschreibung ist die richtige?
Die bilanzielle Abschreibung ist sowohl im Handels- als auch im Steuerrecht geregelt. Es gibt geringe Unterschiede, weshalb die Handels- und Steuerbilanz voneinander abweichen können. Diese betreffen unter anderem die zulässigen Abschreibungsmethoden. Grundsätzlich existieren im externen Rechnungswesen folgende Möglichkeiten:
- Lineare Abschreibung
Diese ist der Regelfall und sowohl handels- als auch steuerrechtlich zugelassen. Sie erhalten den jährlichen Abschreibungsbetrag, indem Sie die Anschaffungs- oder Herstellungskosten durch die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer teilen. - Degressive Abschreibung
Hier sinkt der Abschreibungsbetrag von Jahr zu Jahr, und zwar bei der geometrisch-degressiven Abschreibung um einen bestimmten Prozentsatz und bei der arithmetisch-degressiven (digitalen) Abschreibung um einen festen Betrag. Handelsrechtlich sind diese Methoden zugelassen, steuerrechtlich nur in den in § 7 EStG geregelten Fällen. - Progressive Abschreibung
Dabei steigt der Abschreibungsbetrag von Jahr zu Jahr. Steuerrechtlich ist diese Variante nicht zulässig und handelsrechtlich nur in Ausnahmefällen, etwa bei Erwartung einer steigenden Nutzungsintensität. - Leistungsabschreibung
Hierbei hängt der Abschreibungsbetrag von der erbrachten Leistung ab. Die Methode ist handels- und steuerrechtlich erlaubt, sofern die Leistung messbar ist, nachgewiesen wird und über die Nutzungsdauer hinweg abgeschätzt werden kann. Ein typisches Beispiel sind Fahrzeuge, bei denen man den Kilometerstand laut Fahrtenbuch als Grundlage für die Rechnung heranziehen kann.
6 Tipps für Abschreibungen
Rund um das Thema Anlagenbuchhaltung gibt es einige Herausforderungen. Unsere Tipps helfen dabei, nichts zu vergessen:
- 1Die Abschreibung beginnt zum Zeitpunkt der Betriebsbereitschaft.
- 2Der Ausgangswert entspricht bei Kauf den Anschaffungs- und bei Eigenfertigung den Herstellungskosten.
- 3Im Jahr der Anschaffung wird der Jahresabschreibungsbetrag auf die Nutzungsmonate umgerechnet und im letzten Jahr der Restwert abgeschrieben.
- 4Die degressive Abschreibung kann planmäßig zur linearen übergehen.
- 5Folgende Vermögensgegenstände unterliegen keinem Wertverzehr und werden daher nicht planmäßig abgeschrieben: Grundstücke, Finanzanlagen des Anlagevermögens und bestimmte immaterielle Anlagegüter.
- 6Bei unvorhersehbarer, dauerhafter Wertminderung muss eine außerplanmäßige Abschreibung durchgeführt werden. Typische Gründe dafür sind Unfälle, Havarien, Brände oder technisches Veralten
Für die Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter sieht § 6 Abs. 2 und 2a EStG zwei Vereinfachungsmöglichkeiten vor. Beachten Sie, dass Sie in beiden Fällen Gegenstände mit einem Nettowert von mehr als 250 € trotzdem in das Anlagenverzeichnis aufnehmen müssen. Legen Sie dafür eine Rubrik für geringwertige Wirtschaftsgüter an.
Eine vollständige Sofortabschreibung im Anschaffungsjahr ist möglich, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten (ohne Umsatzsteuer) eines selbstständig nutzbaren Gegenstands bei höchstens 800 € liegen. Das ist ein häufig genutztes Wahlrecht, aber die Aktivierung und planmäßige Abschreibung ist stattdessen ebenfalls erlaubt.
Alternativ dazu können Sie die Poolabschreibung wählen. Dabei werden alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften Anlagegüter mit einem Nettowert von mehr als 250 € und maximal 1.000 € in einem Sammelposten zusammengefasst, der über 5 Jahre hinweg linear abgeschrieben wird. Gegenstände mit einem Wert bis zu 250 € dürfen Sie auch bei Bildung eines Pools sofort abschreiben.
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FAQ rund um die Anlagenbuchhaltung
Sie haben noch Fragen zur Anlagenbuchhaltung? Folgende FAQ-Antworten klären wichtige Details:
1. Ist die Anlagenbuchhaltung verpflichtend?
2. Was ist ein Anlagenspiegel?
3. Warum muss man eine Anlagenkartei führen?
4. Was passiert mit vollständig abgeschriebenen, aber weitergenutzten Gegenständen?
5. Brauche ich eine Anlagenbuchhaltung, wenn ich den Gewinn mit der EÜR ermittle?
6. Was ist der Unterschied zwischen Buchwert und Zeitwert?
7. Was ist bei einem Anlagenabgang zu beachten?
8. Was sind Zuschreibungen?
9. Wann erfolgen Umbuchungen?
10. Was sind kalkulatorische Abschreibungen?
Fazit: Anlagenbuchhaltung – komplex, aber unverzichtbar
Die Anlagenbuchhaltung ist ein anspruchsvolles Fachgebiet, da vor allem im Zusammenhang mit der Bewertung und Abschreibung viele Besonderheiten zu beachten sind. Wenn Sie keine dafür spezialisierte Fachkraft in Ihrem Unternehmen beschäftigen, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.
Legen Sie Wert darauf, Ihr Anlagenverzeichnis aktuell zu halten. Es liefert sowohl Ihnen als auch Betriebsprüfern, Banken und Versicherungen wichtige Informationen.
