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Debitorenbuchhaltung für Selbstständige Schritt für Schritt erklärt inkl. FAQ

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 12 April, 2024
Lesezeit Minuten.
Sie stehen vor der Aufgabe, in Ihrem Unternehmen eine Debitorenbuchhaltung zu etablieren? Lesen Sie hier, was man darunter versteht und welche Vorteile sie bietet. Erfahren Sie mehr über die konkreten Aufgaben und sehen Sie an einem Beispiel, wie das in der Praxis funktioniert. FAQ-Antworten sowie Tipps zur Vermeidung von Zahlungsausfällen runden das Thema ab.  

Schnellcheck Debitorenbuchhaltung – die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie möchten die Potenziale der Debitorenbuchhaltung nutzen und sich deshalb näher mit diesem Thema befassen? Dabei treten häufig folgende Fragen auf:

  • Was sind Debitoren?
    Das sind Kunden, die auf Ziel kaufen, und damit einen Lieferantenkredit nutzen.
  • Was ist die Debitorenbuchhaltung?
    Diese Nebenbuchhaltung beschreibt das Sachkonto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ und enthält für jeden Kunden ein eigenes Konto.
  • Warum macht man Debitorenbuchhaltung?
    Sie ermöglicht den Überblick über die offenen Posten, erleichtert das Forderungsmanagement und liefert Daten für die Bonitätsbewertung der Kunden sowie die Unternehmensplanung.

Der nächste Abschnitt erklärt, was man genau unter Debitorenbuchhaltung versteht und welchen Zweck sie erfüllt.

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Ziele der Debitorenbuchhaltung

In der Debitorenbuchhaltung existiert für jeden Kunden ein separates Personenkonto, auf dem alle Verkäufe auf Ziel sowie die zugehörigen Zahlungseingänge gebucht werden. Gemeinsam mit der Kreditorenbuchhaltung gehört sie zur Kontokorrentbuchhaltung, die als Nebenbuch bestimmte Sachkonten der Finanzbuchhaltung weiter aufschlüsselt.

Im Fall der Debitorenbuchhaltung sind das die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Auf diesem Konto werden alle Buchungen aus den einzelnen Personenkonten der Debitorenbuchhaltung gesammelt. Die der Kreditorenbuchhaltung gehen in die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ein. Sie beziehen sich darauf, was das Unternehmen selbst auf Ziel kauft.

Kunden, die nach einer Lieferung oder Leistung nicht sofort bezahlen, nehmen einen Lieferantenkredit in Anspruch. Sie schulden dem Unternehmen Geld und werden als Debitoren bezeichnet, was dem lateinischen Ausdruck für Schuldner entspricht.

Mit einer Debitorenbuchhaltung haben Sie jederzeit die Übersicht über die offenen Posten, das heißt die Außenstände der einzelnen Debitoren in ihrer Höhe und Fälligkeit. In Verbindung mit den gewährten Zahlungszielen können Sie die Zeitpunkte der Zahlungseingänge prognostizieren und aus dem bisherigen Zahlungsverhalten das Risiko für Verzögerungen ableiten. Das sind wichtige Informationen für die Liquiditätsplanung, welche die eigene Zahlungsfähigkeit sicherstellen soll und Anhaltspunkte für unternehmerische Entscheidungen liefert.

Aufgaben der Debitorenbuchhaltung – Schritt für Schritt erklärt

Die Debitorenbuchhaltung umfasst nicht nur die Buchung der laufenden Geschäftsvorfälle. Lesen Sie hier, welche Schritte und Aufgaben dazu gehören.

Aufgaben der Debitorenbuchhaltung

Schritt 1: Anlegen und Verwalten von Debitorenkonten

Für jeden neuen Kunden legen Sie in der Buchhaltung ein separates Debitorenkonto an. Die Kontenrahmen SKR 03 und 04 sehen dafür die Nummern 10000 bis 69999 vor. Bei einer großen Anzahl an Debitoren bietet sich die alphabetische Untergliederung an. Die Zuordnung kann aber auch fortlaufend erfolgen.

Bei der Neuanlage eines Kontos speichern Sie im Programm Stammdaten wie Name, Anschrift und Kundennummer. Wenn gewünscht, richten Sie das Lastschriftverfahren ein. Gelegentlich sind Daten zu aktualisieren. Die Kontaktdaten der Kunden können Sie sich in Lexoffice wie folgt übersichtlich darstellen lassen: 

Lexoffice neuen Kontakt erstellen

Schritt 2: Laufende Buchungen

Auf dem Debitorenkonto des jeweiligen Kunden buchen Sie jede Rechnungsstellung im Soll und jeden Zahlungseingang im Haben. Über eine Schnittstelle zur Bankensoftware kann die Buchung der Zahlungseingänge bei vielen Programmen automatisiert werden. Die Veranlassung von Lastschriften gehört ebenfalls zu den Aufgaben der Debitorenbuchhaltung.

Hat der Kunde Skonto gezogen, erfolgt die Buchung auf dem Debitorenkonto im Haben. Das gilt auch für Stornierungen, etwa für Rücksendungen oder nachträgliche Preisnachlässe. In diesem Fall können auch Erstattungen notwendig werden, wenn bereits bezahlt wurde. Eine entsprechende Buchungssoftware sammelt die auf allen Debitorenkonten erfolgten Buchungen automatisch auf dem Sachkonto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“.

Die Rechnungsstellung (Fakturierung) kann ebenfalls Aufgabe der Debitorenbuchhaltung sein. Vor allem in großen Unternehmen übernehmen das jedoch häufig spezialisierte Mitarbeiter.

Schritt 3: Forderungsmanagement

Aufgabe des Forderungsmanagements ist die Überwachung der offenen Posten, um überfällige Forderungen rechtzeitig erkennen zu können. Das ist die Voraussetzung für ein effizientes Mahnwesen zur Sicherung der eigenen Liquidität. Mit einem Buchhaltungsprogramm lassen sich die dafür notwendigen Informationen einfach abrufen, sofern zeitnah gebucht wurde.

Zum Forderungsmanagement gehören auch Maßnahmen zur Eindämmung des Zahlungsausfallrisikos, etwa die Festlegung individueller Forderungslimits. Das bedeutet, dass die Gesamtforderungen gegen einen Debitor einen bestimmten Betrag nicht übersteigen dürfen, damit im Fall der Insolvenz dieses Kunden der Zahlungsausfall nicht zu hoch ist. In Lexoffice werden alle überfälligen Rechnungen mit zahlreichen Details dargestellt. So sehen Sie Ihre ausstehenden Forderungen auf einen Blick:  

Lexoffice Überfällige Rechnungen

Schritt 4: Mahnwesen

Wenn Rechnungen nicht zum vereinbarten Termin beglichen worden sind, müssen Sie reagieren. In den meisten Fällen handelt es sich um ein Versehen und der Kunde zahlt, nachdem Sie ihn daran erinnert haben. Deshalb hat sich ein dreistufiges Mahnverfahren etabliert, welches aber nicht verpflichtend ist. Kurz nach Ablauf der Zahlungsfrist senden Sie die 1. Mahnung, die üblicherweise als Zahlungserinnerung bezeichnet wird. Hatte diese keinen Erfolg, mahnen Sie ein zweites und gegebenenfalls ein drittes Mal, immer mit einem individuell festgelegten neuen Zahlungsziel.

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Wenn diese außergerichtlichen Bemühungen nicht erfolgreich waren, können Sie das gerichtliche Mahnverfahren beantragen. Dafür genügt bereits, dass die 1. eigene Mahnung erfolglos geblieben ist. Das Gericht erlässt dann einen Mahnbescheid und bei weiterhin ausbleibender Zahlung ist ein Vollstreckungsbescheid gegen den Schuldner möglich. Erfahren Sie hier mehr rund um das Thema Mahnung schreiben.

Schritt 5: Scoring der Debitoren

Wie wahrscheinlich zukünftige Zahlungsverzögerungen oder -ausfälle bei einem Debitor sind, lässt sich anhand mehrerer Parameter prognostizieren. Auch die Debitorenbuchhaltung liefert Daten dafür. Dazu zählen zum Beispiel durchschnittliche Forderungslaufzeiten oder Verzugszeiten in der Vergangenheit. Bei neuen Kunden dienen häufig Wirtschaftsauskunfteien als Informationsquellen.

Auf dieser Basis können Sie einen Bonitätsscore für jeden Debitor ermitteln. Von diesem leiten Sie unter anderem die Höhe des Forderungslimits ab, oder ob Sie lieber gegen Vorkasse liefern. Die Prüfung sollte auch Entwicklungen im Zeitverlauf umfassen. Falls sich das Zahlungsverhalten erst in den letzten Monaten verschlechtert hat, deutet das auf Probleme mit der Liquidität hin.

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Schritt 6: Daten für unternehmerische Entscheidungen

Mithilfe der Debitorenbuchhaltung lassen sich anhand der vereinbarten Fristen die Zahlungseingänge prognostizieren. Das sind Ausgangswerte für die Liquiditätsplanung und somit für die zeitliche Planung der laufenden Ausgaben und Investitionen des Unternehmens.

Aber auch weitere Informationen aus der Debitorenbuchhaltung eignen sich zur Unterstützung operativer und strategischer Entscheidungen. So liefert der Umsatzanteil einzelner Kunden Daten für das Key-Account-Management, das Marketing und die Sortimentsplanung. Die Kennzahlen des Forderungscontrollings wie die durchschnittliche Forderungslaufzeit, die Verzugstage oder die Intensität der Skontonutzung beeinflussen ebenfalls das unternehmerische Handeln.

Ist die Debitorenbuchhaltung verpflichtend?

Die Debitorenbuchhaltung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Auch Unternehmen, die aufgrund ihrer Größe oder Rechtsform zur Bilanzierung und damit zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, können aus rechtlicher Sicht auf diese Nebenbuchhaltung verzichten. Die Buchungen für alle Kunden würden dann direkt auf dem Konto für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen erfolgen.

In diesem Fall die Übersicht zu wahren, ist jedoch schwer. Die offenen Posten je Debitor könnten nicht abgerufen werden und Zahlungsverzug ließe sich nur mit großem Aufwand erkennen. Kundenspezifische Auswertungen wären ebenfalls nicht möglich. Der Verzicht auf die Debitorenbuchhaltung ist in der Praxis nur für Unternehmen mit sehr wenigen Kunden eine Option.

Kleingewerbetreibende und Freiberufler ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Hier werden weder Forderungen noch Verbindlichkeiten gebucht, sondern nur die zugehörigen Zahlungen, weshalb es keine Debitorenbuchhaltung als Nebenbuch geben kann.

Aber auch diese Selbstständigen bieten Zahlungen auf Ziel an, weshalb die Übersicht über offene Posten anderweitig sichergestellt werden sollte. In vielen Rechnungsprogrammen gibt es dafür die Debitorenverwaltung, die jedoch nicht mit der Buchhaltung gekoppelt ist. Eine Excel-Tabelle kann diese Aufgabe ebenfalls erfüllen.

Beispiel für den sinnvollen Einsatz einer gut strukturierten Debitorenbuchhaltung

Ein Stammkunde hat bei Ihnen Material im Wert von 5.000 € (netto) bestellt. Aus seinem Bonitätsscore geht hervor, dass es keine Hinweise auf Probleme mit den Finanzen gibt, weshalb Sie ihm die Lieferung gegen Rechnung mit einer Zahlungsfrist von 14 Tagen anbieten. Diese Option nutzt der Kunde auch.

Kurz nach dem Versand stellen Sie eine Rechnung. Sie buchen danach:

Per Debitorenkonto 5.950 € an Umsatzerlöse 5.000 € und Umsatzsteuer 19 % 950 €

Nach dem Ablauf der Zahlungsfrist meldet Ihnen Ihre Buchführungssoftware, dass die Zahlung überfällig ist. Sie warten noch 2 bis 3 Tage und schreiben dann eine freundliche Zahlungserinnerung mit einer neuen Frist von 10 Tagen.

Da der Kunde die Überweisung nur vergessen hat, erfolgt wenige Tage später der Zahlungseingang auf Ihrem Bankkonto. Sie buchen:

Per Bank 5.950 € an Debitorenkonto 5.950 €.

7 Tipps: Was kann ich tun, um Zahlungsausfälle zu vermeiden?

Wichtigste Voraussetzung ist ein gut organisiertes Forderungsmanagement. Legen Sie dafür fest, was genau zu erledigen ist und wer jeweils die Verantwortung dafür trägt. Denn mitunter gibt es Überschneidungen zwischen den Aufgaben der Debitorenbuchhaltung und denen der Kundenbetreuung. Achten Sie weiterhin auf Folgendes:

  1. 1
    Wichtige Geschäftspartner bewusst auswählen
    Wenn es um Aufträge von hohem Wert geht, ist die Vorab-Überprüfung eines neuen Geschäftspartners mithilfe einer Wirtschaftsauskunftei empfehlenswert. Das betrifft sowohl Kunden als auch Lieferanten.
  2. 2
    Kundenbeziehung pflegen
    Zeigen Sie sich kommunikationsbereit, sodass sich Probleme mit den Lieferungen oder Leistungen schnell beheben lassen. Denn auch Unzufriedenheit kann dazu führen, dass Debitoren nicht oder verspätet zahlen.
  3. 3
    Skonto anbieten
    Kalkulieren Sie Skonto zwischen 2 und 3 Prozent in den Preis ein. Wenn ein Kunde innerhalb einer bestimmten kurzen Frist bezahlt, darf er dieses vom Rechnungsbetrag abziehen.
  4. 4
    Nie ohne Auftrag arbeiten
    Liefern oder leisten Sie nie, ohne dafür einen nachweisbaren Auftrag erhalten zu haben. So verhindern Sie Missverständnisse, die zur Zahlungsverweigerung führen können.
  5. 5
    Voraus-, Teil- und Anzahlungen nutzen
    Bei Verdacht auf Liquiditätsprobleme oder schlechte Zahlungsmoral eines Kunden sollten Sie nur gegen Vorkasse leisten. Anzahlungen sind für größere Lieferaufträge üblich und Teilzahlungen für längere Projekte, die in Etappen fertiggestellt werden.
  6. 6
    Komfortable Bezahlmethoden anbieten
    Vor allem in Onlineshops hat es sich bewährt, mehrere bequeme Bezahlmethoden anzubieten. Das verringert das Risiko vergessener Überweisungen.
  7. 7
    Factoring in Betracht ziehen
    Mit dem Verkauf Ihrer laufenden Forderungen geben Sie das Ausfallrisiko ab. Allerdings entstehen dafür Kosten, sodass sich diese Option vor allem für Unternehmen mit regelmäßig hohem Forderungsbestand eignet.

In größeren Unternehmen gibt es spezialisierte Debitorenbuchhalter, die sich ausschließlich diesem Teil der Buchführung widmen. Sie stehen häufig auch den Kunden als Ansprechpartner zur Verfügung und unterstützen die Umsatzsteuervoranmeldung in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

FAQ: Häufige Fragen zur Debitorenbuchhaltung

Sie suchen eine bestimmte Information zur Debitorenbuchhaltung? Folgende Fragen und Antworten können helfen:

1. Was ist ein Debitorenkonto?

2. Erhält jeder Kunde ein eigenes Debitorenkonto?

3. Was ist das Debitorenrisiko?

4. Was bedeutet Scoring in der Debitorenbuchhaltung?

5. Was ist der Unterschied zwischen einem Debitor und einem Kreditor?

6. Was ist ein kreditorischer Debitor?

7. Wozu dient die Kontoabstimmung in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung?

8. Was sind Klärungskonten?

9. Was ist ein Kontokorrentbuch?

10. Was sind Aging-Listen?

Achtung!

Wie die Debitorenbuchhaltung organisiert ist und die Aufgabenverteilung im Einzelnen aussieht, unterscheidet sich zwischen verschiedenen Unternehmen. Wichtig ist, dass die Zuständigkeiten klar definiert sind. Es ist auch möglich, Steuerberater oder andere externe Dienstleister mit Teilen dieser Buchführung zu beauftragen.

Fazit: Debitorenbuchhaltung als Baustein der Liquiditätssicherung

Die Debitorenbuchhaltung bietet sich für die meisten Unternehmen an. In Verbindung mit geeigneter Software für die Buchhaltung haben Sie so immer den Überblick über offene Posten, überfällige Rechnungen und das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden. So können Sie rechtzeitig mahnen und den einzelnen Debitoren geeignete Zahlungsoptionen anbieten. Das ist wichtig für die Wahrung Ihrer eigenen Liquidität.


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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