Personalentwicklung 2024: Ziele, Maßnahmen und Praxisbeispiele

Personalentwicklung – die drei wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie haben grundsätzliche Fragen zur Entwicklung von Mitarbeitern? Folgende drei FAQ-Antworten klären die wichtigsten Punkte dieses Themas:

Lesen Sie in den nächsten Abschnitten mehr darüber, was Sie durch gezielte Entwicklung von Personal erreichen können und welche Vorteile damit verbunden sind.

Was ist Personalentwicklung?

Die Personalentwicklung ist ein Teilbereich des Personalwesens. Sie setzt direkt nach dem Recruiting ein und umfasst laut Definition alle Maßnahmen zur beruflichen Qualifizierung und Förderung der Angestellten. Dabei stehen sowohl fachliche Kenntnisse und Fähigkeiten als auch Schlüsselkompetenzen im Fokus.

Das hauptsächliche Ziel der Personalentwicklung besteht in der langfristigen Sicherung des Personalbedarfs unter Beachtung der zukünftig im Unternehmen benötigten Kompetenzen. Zur Zielgruppe gehören grundsätzlich alle Arbeitnehmer, vom Berufseinsteiger bis zur Führungskraft. Die Herausforderung besteht darin, die individuellen Potenziale und Interessen der Mitarbeiter bestmöglich für das Unternehmen nutzen.

Welche Ziele hat die Personalentwicklung und warum ist sie so wichtig?

Die Personalentwicklung ist für Unternehmen jeder Branche und Größenordnung relevant. Folgende Ziele bzw. Vorteile zeigen, warum sie sich nachhaltig lohnt:

Nicht nur das Unternehmen zieht Nutzen aus der Personalentwicklung. Auch die betroffenen Angestellten profitieren aus mehreren Gründen davon, weshalb das Interesse dafür bei vielen Arbeitnehmern groß ist:

Lesen Sie im nächsten Abschnitt, welche Schritte in der Praxis notwendig sind, um diese Ziele zu erreichen.

Wie setze ich Personalentwicklung in der Praxis um?

Bei der Personalentwicklung geht es nicht nur darum, kurzfristig im Unternehmen frei werdende Stellen mit geeigneten Mitarbeitern zu besetzen. Vielmehr ist ein ganzheitliches, vorausschauendes Konzept notwendig, um Personalressourcen nachhaltig zu sichern. Der im Folgenden vorgestellte Prozess beruht auf dem Phasenmodell nach Becker und bietet Anregungen für ein systematisches Vorgehen.

Phase 1: Bedarfsanalyse

Die Personalentwicklung beginnt in diesem Modell mit der Ermittlung des Bedarfs. Dafür sind 5 Schritte vorgesehen:

1. Tätigkeitsanalyse
   Welche konkreten Tätigkeiten werden an den einzelnen Arbeitsstellen ausgeführt? Aus Vereinfachungsgründen fasst man dabei gleichartige Stellen häufig zu Stellenbündeln zusammen.
2. Anforderungsanalyse
   Aus den analysierten Tätigkeiten lässt sich ableiten, welche Anforderungen die Arbeitnehmer an der jeweiligen Stelle erfüllen, und welche Kompetenzen sie dafür mitbringen müssen. Dazu zählen Fach-, Methoden-, Sozial- und Selbstkompetenzen, für die jeweils Sollwerte definiert werden.
3. Adressatenanalyse
   Welche Kompetenzen und Potenziale haben die Mitarbeiter aktuell? Die Gegenüberstellung dieses Ist-Zustands mit den im vorhergehenden Schritt ermittelten Anforderungen zeigt, wo Unter- oder Überqualifizierungen vorliegen.
4. Potenzialanalyse
   Es wird abgeschätzt, inwiefern sich einzelne Angestellte auch für andere Stellen eignen, vor allem für solche mit höheren Anforderungen.
5. Ursachenanalyse
   Diese widmet sich den Ursachen für Abweichungen zwischen den Anforderungen der einzelnen Stellen und dem Ist-Zustand, die im Wissen (Information), Wollen (Motivation), Können (Qualifikation) oder Dürfen (Berechtigungen, Selbstvertrauen) liegen können.

Phase 2: Ziele setzen

Wo sich aus der Bedarfsanalyse Handlungsbedarf ergeben hat, folgt die Zielsetzung für den jeweiligen Mitarbeiter. Dazu gehört die Definition der zu entwickelnden Lernbereiche (kognitiv, affektiv, psychomotorisch) als auch des angestrebten Niveaus (Kennen, Verstehen, Anwenden, Beurteilen).

Die Ziele sollten gemeinsam mit dem betroffenen Angestellten erarbeitet werden, da so subjektive Interessen und Veranlagungen besser einfließen können. Es ist wichtig, dass sie von beiden Seiten akzeptiert und als verbindlich betrachtet werden.

Phase 3: Kreatives Gestalten

In dieser Phase erfolgt die Erarbeitung konkreter Personalentwicklungsmaßnahmen. Unter Beachtung der individuellen Ziele und mit dem Blick auf die Ressourcen des Unternehmens wird u. a. festgelegt, welche Maßnahmen wann durchgeführt werden und wer daran teilnimmt. Beispiele für konkrete Aufgaben sind die Kostenplanung, das Buchen von Kursen, die Beauftragung unternehmensinterner Trainer oder die Realisierung von E-Learning-Angeboten.

Phase 4: Durchführung

Während der planmäßigen Durchführung der Maßnahmen stehen die für den Personalentwicklungsprozess verantwortlichen Kollegen allen daran Beteiligten als Ansprechpartner zur Verfügung und holen auch gelegentlich Feedback ein, um den Ablauf zu überwachen. Falls es Probleme gibt oder die Zielerreichung in Gefahr ist, müssen passende Maßnahmen getroffen werden.

Phase 5: Erfolgskontrolle

Die Erfolgskontrolle hat zum Ziel, die Qualität der Personalentwicklungsmaßnahmen sicherzustellen sowie ihre Wirksamkeit und Effizienz zu bewerten. Sie setzt bereits während der Planung einzelner Maßnahmen ein (Kontextkontrolle) und bezieht sich später auf den Lernfortschritt, den Lernerfolg, die vereinbarten Ziele und den Transfer der erworbenen Kompetenzen am Arbeitsplatz.

Für die Bewertungen können u. a. Befragungen der Teilnehmer, der Vorgesetzten oder der Kollegen herangezogen werden. Längerfristig eignen sich auch Kennzahlen wie die Fluktuationsrate, der Krankenstand, die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit oder die Umsatzentwicklung.

Phase 6: Transfersicherung

Die Transfersicherung erfolgt am Arbeitsplatz. Sie hat zum Ziel, dass die neu erworbenen Fähigkeiten dort auch tatsächlich angewendet und somit gefestigt werden. Der Angestellte soll die Möglichkeit erhalten und auch dazu ermutigt werden, entsprechende Aufgaben zu übernehmen. Dafür muss die für die Personalentwicklung verantwortliche Person sowohl mit dem Teilnehmer als auch mit der zuständigen Führungskraft kooperieren.

Voraussetzungen und Erfolgsfaktoren erfolgreicher Personalentwicklung

Es gibt einige Grundvoraussetzungen für den Erfolg der Personalentwicklung. Bedenken Sie vor allem Folgendes:

Regelmäßige Mitarbeitergespräche eignen sich gut dazu, vorhandenen Entwicklungsbedarf zu erkennen, sowie die individuellen Vorstellungen und Wünsche der Angestellten zum Thema Personalentwicklung zu erfragen.

Was sind Maßnahmen der Personalentwicklung?

Zu den Instrumenten der Personalentwicklung gehören verschiedene Formen der Weiterbildung, des Trainings und der Unterstützung. Die folgenden Beispiele zeigen, mit welchen Methoden Sie Ihre Angestellten fördern können:

Nicht jedes dieser Instrumente eignet sich für jeden Arbeitnehmer gleichermaßen. Orientieren Sie sich bei der Auswahl an folgenden Fragen:

Lesen Sie im nächsten Abschnitt, wie sich verschiedene Maßnahmen der Personalentwicklung ergänzen können.

Beispiele für die Personalentwicklung im Unternehmen

In der Praxis treten sehr unterschiedliche Situationen auf, die Maßnahmen der Personalentwicklung erfordern, auch als Alternative zum externen Recruiting. Folgende Beispiele zeigen, wie das in verschiedenen Fällen funktionieren kann.

Beispiel 1: Industriemeister

Ein Unternehmen braucht mehrere Industriemeister, um aktuell und in Zukunft den Bedarf an technischen Fachkräften für Führungsaufgaben in der Produktion decken zu können. Es wird analysiert, wer die formellen und sachlichen Voraussetzungen mitbringt und auch Interesse an dieser Weiterentwicklung hat.

Die ausgewählten Arbeitnehmer nehmen an einem Meisterlehrgang an einer Akademie teil, den das Unternehmen (ko-)finanzieren kann, für den es aber auch Fördermöglichkeiten gibt, z. B. das Aufstiegs-BAföG. Gemeinsame Lern-Workshops unterstützen die Weiterbildung und Prüfungsvorbereitung. Nach der bestandenen Meisterprüfung ist es wichtig, dass die Mitarbeiter ihre Kenntnisse auch anwenden können und im Sinne des Jobenrichments anspruchsvollere Aufgaben übernehmen.

Beispiel 2: Führungsnachfolge

In absehbarer Zukunft muss eine Führungsposition neu besetzt werden. Mitarbeitergespräche haben ergeben, dass es mehrere Interessenten dafür gibt. Durch die Analyse der Anforderungen dieser Stelle und den Abgleich mit den vorhandenen Kompetenzen der interessierten Personen hat sich herauskristallisiert, wer sich am besten dafür eignet.

Um notwendige Fähigkeiten zu erwerben, nimmt dieser Kollege an einem Seminar für Führungskräfte, einer Softwareschulung und einem Coaching teil. Zusätzlich lernt er im Rahmen der Job Rotation alle wichtigen Arbeitsplätze der betreffenden Abteilung kennen. Weiterhin steht ihm der derzeitige Stelleninhaber als Mentor längerfristig zur Seite.

Wer ist für die Personalentwicklung zuständig?

Je größer ein Unternehmen ist, desto professioneller kann die Personalentwicklung organisiert werden. In großen Betrieben gibt es darauf spezialisierte Mitarbeiter oder sogar ganze Teams. Im Mittelstand ist die Personalabteilung oder ein für Personalfragen zuständiger Angestellter verantwortlich, und in kleinen Unternehmen wird diese Aufgabe häufig direkt vom Unternehmer oder Management übernommen.

Wichtig ist, dass die Zuständigkeit eindeutig geklärt ist. Sonst besteht die Gefahr, dass sich niemand ernsthaft darum kümmert und Entwicklungsmaßnahmen, wenn überhaupt, eher sporadisch und ohne strukturiertes Konzept stattfinden. Vor allem für kleine oder neu gegründete Unternehmen kann es sinnvoll sein, sich hinsichtlich der Personalentwicklung von externen Spezialisten beraten zu lassen oder entsprechende Organisations- und Planungsaufgaben auszulagern.

10 Tipps für die Personalentwicklung für Selbstständige, Gründer und Unternehmer

Wie gut Personalentwicklung gelingt, hängt zum einen von der konkreten Unternehmenssituation ab, zum anderen aber auch von vielen Faktoren, die Sie selbst beeinflussen können. Achten Sie vor allem auf Folgendes:

1. Konzeptionell vorgehen
   Erarbeiten Sie ein strategisches Gesamtkonzept für den Prozess der Personalentwicklung, anstatt die Arbeitnehmer wahllos an Maßnahmen teilnehmen zu lassen. So können Sie die vorhandenen Ressourcen am wirkungsvollsten einsetzen.
2. Aufwand und Nutzen abwägen
   Stellen Sie sicher, dass dem Aufwand ein angemessener Nutzen gegenübersteht. Was für das Unternehmen nicht relevant ist, sollte auch nicht finanziert werden.
3. Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen
   Sobald die Idee entsteht, dass Personalentwicklung für bestimmte Angestellte in Betracht kommt, binden Sie diese und eventuell auch deren Vorgesetzte in die Planung ein. So können Sie rechtzeitig das Interesse und die Eignung beurteilen.
4. Bildungspräferenzen der Arbeitnehmer beachten
   Fragen Sie den jeweiligen Mitarbeiter auch danach, welche Form der Weiterbildung er bevorzugt. Das hängt vom Lerntyp ab, aber oft auch von den zeitlichen Ressourcen außerhalb der Arbeitszeit.
5. Instrumente sinnvoll kombinieren
   Überlegen Sie, welche Maßnahmen sich wirkungsvoll ergänzen, z. B. die Teilnahme an einer Fortbildung und Jobenrichment, damit der Mitarbeiter das Gelernte in der Praxis auch anwenden kann.
6. Motivierende Lernressourcen anbieten
   E-Learning bietet viele Möglichkeiten der unkomplizierten Wissensvermittlung, ob als Onlinekurse, Lern-Apps oder Erklärvideos. Mit geeigneten Angeboten können Sie die Mitarbeiter dazu motivieren, sich aus eigenem Antrieb beruflich weiterzuentwickeln.
7. Lernkultur etablieren
   Bieten Sie Ihren Angestellten die Möglichkeit, ihre eigene Expertise weiterzugeben, z. B. über ein unternehmensinternes Forum oder einen Blog.
8. Ressourcenorientiert denken
   Zwar geht es bei der Personalentwicklung auch um den Ausgleich von Defiziten. Erfolgversprechender ist es jedoch in vielen Fällen, wenn Sie sich auf die Ressourcen des Mitarbeiters fokussieren und diese ausbauen.
9. Talentpools aufbauen
   Im Idealfall können Arbeitnehmer langfristig gezielt auf bestimmte Positionen vorbereitet werden. Da Personalbedarf mitunter aber auch kurzfristig und unvorhergesehen eintritt, bietet sich vor allem für Bereiche mit schwieriger Personalbeschaffung der Aufbau von Talentpools mit entsprechend qualifizierten Mitarbeitern an.
10. Bei Bedarf Beratungen nutzen
    Vor allem kleinere Unternehmen ohne eigene personelle Ressourcen für die Personalentwicklung können von professionellen Beratungen profitieren. Es gibt in diesem Bereich

Richten Sie die Entwicklung Ihres Personals in Ihrem Unternehmen an den vorhandenen Möglichkeiten aus und streben Sie danach, Ihre Mitarbeiter im Sinne des Unternehmens bestmöglich zu fördern.

Fazit: Gut geplante Personalentwicklung zahlt sich aus

Von einer systematischen und strategisch ausgerichteten Personalentwicklung profitieren sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter. Der Aufwand rentiert sich vor allem vor dem Hintergrund des in vielen Branchen herrschenden Fachkräftemangels, aber auch die besseren und vielseitigeren Kompetenzen sowie die damit einhergehende Mitarbeitermotivation haben für das Unternehmen einen hohen Wert. Besondere Herausforderungen bestehen darin, den Entwicklungsbedarf und die Potenziale der Arbeitnehmer richtig zu analysieren und passende Maßnahmen auszuwählen.