Kreditorenbuchhaltung für Selbstständige einfach erklärt inkl. Praxis-Tipps

Schnellcheck Kreditorenbuchhaltung – die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie suchen einen Einstieg in dieses Thema? Das sind die wichtigsten Fakten dazu:

Lesen Sie im nächsten Absatz, worum es bei der Kreditorenbuchhaltung geht, und welche Vorteile sie bietet.

Ziele der Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung bearbeitet die Rechnungen, die das Unternehmen für empfangene Waren und Dienstleistungen erhalten hat. Das sind die Eingangsrechnungen oder auch kreditorischen Rechnungen. Gemeinsam mit der Debitorenbuchhaltung, die sich den Ausgangsrechnungen widmet, gehört sie zur Kontokorrentbuchhaltung, die Beziehungen zwischen Gläubigern und Schuldnern beschreibt und als Nebenbuchhaltung geführt wird.

Sowohl in der Kreditoren- als auch in der Debitorenbuchhaltung führt man für die einzelnen Geschäftspartner separate Personenkonten. Für jeden Lieferanten oder Dienstleister, mit dem das Unternehmen regelmäßig Geschäftsbeziehungen pflegt, gibt es ein Kreditorenkonto. Auf diesem werden dessen Eingangsrechnungen und ihr Ausgleich durch Zahlungen gebucht. Alle Kreditorenkonten zusammen bilden das Sachkonto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ ab.

Kreditoren liefern oder leisten gegen Rechnung und gewähren dem Unternehmen somit Lieferantenkredite. Sie tragen ein ähnliches Risiko wie andere Kreditgeber. Die Hauptaufgabe der Kreditorenbuchhaltung besteht darin, die Verbindlichkeiten zu verwalten und zum richtigen Zeitpunkt zu bezahlen. Dabei stehen folgende Ziele im Mittelpunkt:

• Überblick über Zahlungsverpflichtungen behalten
• Lieferantenbeziehungen pflegen
• problemlose Beschaffungsprozesse gewährleisten
• Mahngebühren vermeiden
• eigene Liquidität sichern

Welche einzelnen Aufgaben dafür notwendig sind, beschreibt der nächste Abschnitt.

Aufgaben bei der Kreditorenbuchhaltung – Schritt für Schritt erklärt

Ein wesentlicher Zweck der Kreditorenbuchhaltung ist die Verbuchung der Eingangsrechnungen und Zahlungsausgänge. Es gehören noch einige weitere Aufgaben dazu, die damit in Zusammenhang stehen.

Schritt 1: Kreditorenstammdaten pflegen

Kreditorenstammdaten sind weitestgehend konstante Informationen über die Lieferanten und Dienstleister, mit denen das Unternehmen regelmäßige Geschäftsbeziehungen unterhält. Die Daten zu erfassen und aktuell zu halten, ist Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung. Wo die Stammdaten gespeichert werden, hängt von der Software ab, die das Unternehmen nutzt.

Jeder Kreditor erhält eine Identifikationsnummer. Weitere übliche Stammdaten sind:

• Name der Firma
• Anschrift
• Rechtsform
• Ggf. Ansprechpartner im Unternehmen
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse / Telefonnummer)
• Bankverbindung
• Zahlungsbedingungen
• Steuernummer und/oder USt-Identifikationsnummer
• Geschäftszweck (Art der Produkte oder Dienstleistungen)

Jeder neue Kreditor erhält ein eigenes Kreditorenkonto. Welche Nummern dafür in Betracht kommen, hängt vom verwendeten Kontenrahmen ab. Die häufig genutzten SKR 03 und 04 sehen für Kreditoren die Personenkonten 70000 bis 99999 vor. Sie können zum Beispiel jedem Buchstaben einen Nummernbereich zuteilen, um die Kreditorenkonten alphabetisch nach Namen einzuordnen. Für Kreditoren mit einmaligen oder unregelmäßigen Geschäftsbeziehungen eignet sich auch ein Sammelkonto.

Da Kreditorenbuchhalter mit den Lieferanten und Dienstleistern regelmäßig in Kontakt stehen, gehört die Korrespondenz ebenfalls zu den Aufgaben. Diese ist beispielsweise notwendig, wenn wegen eines Fehlers eine neue Rechnung angefordert werden muss oder über Zahlungsziele, Stundungen und Ratenzahlungen zu verhandeln ist.

Hier ein Beispiel für eine Stammdatenansicht bei Lexoffice:

Schritt 2: Eingangsrechnungen prüfen

Sobald eine Rechnung eintrifft, wird das Eingangsdatum registriert und sie erhält eine fortlaufende Nummer. Da bei der Rechnungsstellung Fehler passieren können, gehört die Prüfung jeder Eingangsrechnung zu den Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung. Zunächst erfolgt die sachliche Rechnungsprüfung: Wurden die Liefermenge beziehungsweis die Arbeitsstunden und der vereinbarte Preis korrekt angegeben? Dafür müssen die Kreditorenbuchhalter mit dem Einkauf und anderen Abteilungen zusammenarbeiten. Es ist zu klären, ob die Ware in der gewünschten Qualität angekommen ist oder eventuell Mängel vorliegen. Die Abstimmung innerhalb des Unternehmens kann durch automatisierte Belegmanagementlösungen erfolgen. Mit diesen ist es möglich, Rechnungen zu teilen und Freigaben einzuholen.

Nach der sachlichen erfolgt die rechnerische Kontrolle. Hier geht es darum, Rechenfehler auszuschließen. Nicht zu vernachlässigen ist die formelle Überprüfung. Denn die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG müssen enthalten sein. Falls bei einer Betriebsprüfung Formfehler festgestellt werden, kann das den Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung gefährden.

Die vollständig geprüfte Rechnung wird zur Zahlung freigegeben. Im Fall eines Fehlers fordert die Kreditorenbuchhaltung beim Kreditor eine neue Rechnung an.

In größeren Unternehmen führen Kreditorenbuchhalter ein WE/RE-Verrechnungskonto. Dieses erfasst Wareneingänge, zu denen noch keine Rechnung vorliegt, und Rechnungen, für die noch keine Ware geliefert wurde. Mitunter erstellen Kreditorenbuchhalter anstatt des Kreditors ihre eigenen Eingangsrechnungen, die in diesem Fall Gutschriften genannt werden. Auch für Reisekostenabrechnungen ist dieser Bereich der Buchhaltung zuständig.

Schritt 3: Rechnungen erfassen

Die Eingangsrechnungen werden mithilfe einer passenden Buchhaltungssoftware den richtigen Kreditoren zugeordnet. Es gibt dafür bereits technische Lösungen, die viele Vorgänge automatisieren, vom digitalen Auslesen bis zur Kontierung.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu wissen, dass es zwei Möglichkeiten der buchhalterischen Erfassung von Eingangsrechnungen gibt.

1. Sie können den Rechnungseingang und damit die Entstehung der Verbindlichkeit konventionell direkt auf dem jeweiligen Kreditorenkonto buchen.
2. Daneben gibt es die vereinfachte Offene-Posten-Buchhaltung, die vor allem von kleineren Unternehmen angewendet wird.

Bei der konventionellen direkten Buchung wird immer per Sachkonto und Vorsteuer an das Kreditorenkonto gebucht. Dabei kann das Sachkonto sowohl ein Bestandskonto als auch ein Aufwandskonto sein. Folgendes Beispiel zeigt einen Buchungssatz unter Beachtung von 19 % Umsatzsteuer: Per Sachkonto (100 €) und Vorsteuer (19 €) an Kreditorenkonto (119 €).

Die vereinfachte Offene-Posten-Buchhaltung ist als Belegbuchhaltung im Rahmen der doppelten Buchführung zulässig, sofern die Rechnungen geordnet aufbewahrt werden. Eingangsrechnungen werden nicht gebucht, sondern im Ordner des jeweiligen Kreditors abgelegt beziehungsweise gespeichert. Die Buchung erfolgt erst nach der Bezahlung, und zwar direkt per Sachkonto und Vorsteuer an Bank. Danach geht der Beleg in den Ordner für ausgeglichene Posten über.

Einzelne Kreditorenkonten sind zwar vorhanden, werden jedoch nur beim Jahresabschluss mit den dann noch offenen Rechnungen bebucht. Beachten Sie, dass vor allem durch bestimmte Softwaresysteme häufig auch die konventionelle Kontokorrentbuchhaltung als Offene-Posten-Buchhaltung bezeichnet wird, was zu Missverständnissen führen kann.

Schritt 4: Zahlungen organisieren

Kreditorenbuchhalter haben die Aufgabe, die jeweils besten Zahlungszeitpunkte festzulegen. Sie können zum Beispiel vor der Entscheidung stehen, Zahlungsziele zur Stärkung der eigenen Liquidität auszunutzen oder Skonto zu ziehen und damit Geld zu sparen. Droht ein Liquiditätsengpass, kann es notwendig werden, mit einzelnen Kreditoren einen Zahlungsaufschub oder eine Ratenzahlung auszuhandeln. Die Kreditorenbuchhaltung hat daher eine wichtige Funktion im Liquiditätsmanagement.

Die Veranlassung der Zahlung geschieht nach der Freigabe meist automatisch über die Schnittstelle zwischen der Buchhaltungssoftware und dem Online-Banking. Für regelmäßige Zahlungen richten die Kreditorenbuchhalter Daueraufträge ein oder erteilen Lastschriftmandate. Als Besonderheit bei der Zahlungsabwicklung sind Anzahlungen und Vorauszahlungen zu beachten.

Schritt 5: Zahlungen buchen

Bei der konventionellen Kreditorenbuchhaltung buchen Sie den offenen Betrag per Kreditorenkonto an Bank. Die Vorsteuer wurde bereits beim Erfassen der Rechnung beachtet.

Bei der vereinfachten Offenen-Posten-Buchhaltung lautet der Buchungssatz in Anlehnung an das oben genannte Beispiel: per Sachkonto (100 €) und Vorsteuer (19 €) an Bank (119 €). Die bezahlte und gebuchte Rechnung wird von der Offene-Posten-Ablage in die Ausgeglichene-Posten-Ablage übertragen.

Mitunter sind Rückerstattungen zu buchen, zum Beispiel weil nachträglich Mängel an der Lieferung aufgetreten sind und eine bereits bezahlte Rechnung storniert werden musste. Die Buchung von Nachzahlungen kann in der Praxis ebenfalls vorkommen, falls versehentlich zu wenig berechnet oder überwiesen wurde.

Schritt 6: Offene Posten verwalten

Offene Posten sind in der Kreditorenbuchhaltung die Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden. Es ist wichtig, den Überblick darüber zu behalten, um keine Zahlungstermine zu verpassen. Wenn Eingangsrechnungen inklusive ihrer Fälligkeiten regelmäßig mit dem Rechnungsprogramm erfasst werden, lässt sich jederzeit eine entsprechende Liste ausgeben.

Wichtig bei der Verwaltung offener Posten ist immer auch die Übersichtlichkeit für den Nutzer. Das folgende Beispiel zeigt warum Lexoffice hier Marktführer in Deutschland ist:

Durch das Bezahlen einer Rechnung wird ein offener Posten ausgeglichen, was man auch als Ausziffern bezeichnet. Dieser Begriff beruht darauf, dass diese Vorgänge fortlaufend nummeriert werden. Mitunter gleichen mehrere Zahlungen einen offenen Posten aus oder eine Zahlung bezieht sich auf mehrere offene Posten eines Kreditors.

Schritt 7: Rechnungen archivieren

Jedes Unternehmen ist gesetzlich dazu verpflichtet, Buchungsbelege zehn Jahre lang in abrufbarer Form für Betriebsprüfungen aufzubewahren. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Viele Belege werden heute digital versendet und aufbewahrt, wofür die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu beachten sind.

Digitale Belege müssen in der Form gespeichert werden, in der sie eingegangen sind. Es genügt nicht, sie auszudrucken und abzuheften. Hingegen ist es erlaubt Papierbelege für die Archivierung zu digitalisieren, wenn die Digitalisierung dokumentiert wird. In dieser Hinsicht kann sich die Verwendung einer Archivierungssoftware lohnen, mit der Sie alle rechtlichen Vorgaben erfüllen.

Schritt 8: Daten auswerten

Die Daten der Kreditorenbuchhaltung spielen für die Liquiditätsplanung eine wichtige Rolle. Denn mithilfe der Offenen-Posten-Liste inklusive der Fälligkeiten ist erkennbar, wann welche Zahlungen anfallen. Die Geschäftsbeziehungen zu den Kreditoren lassen sich auf der Grundlage der Kreditorensaldenliste bewerten. So wird sichtbar, welche Lieferanten oder Dienstleister für das Unternehmen besonders wichtig sind. Statistische Auswertungen zeigen zudem, wofür Ausgaben angefallen sind. Diese Informationen tragen zur Optimierung der Beschaffung bei.

Ist die Kreditorenbuchhaltung verpflichtend?

Eine Kreditorenbuchhaltung als Nebenbuchhaltung zu führen, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Theoretisch dürfen Sie auch sämtliche Eingangsrechnungen direkt auf dem Konto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ buchen. In kleinen Unternehmen mit wenigen Kreditoren ist das kein Problem.

Die Kreditorenbuchhaltung bietet jedoch einige Vorteile:

• Sie behalten einfacher den Überblick über die Verbindlichkeiten gegenüber einzelnen Kreditoren,
• senken das Risiko für Zahlungsversäumnisse und
• haben eine bessere Grundlage für statistische Auswertungen.

Eine separate Kreditorenbuchhaltung ist umso sinnvoller, je größer das Unternehmen ist und je höher die Verbindlichkeiten tendenziell sind. Beachten Sie bei der Entscheidung auch die Wachstumsaussichten.

Selbstständige mit einem Kleingewerbe und Freiberufler sind nicht bilanzierungspflichtig, sondern dürfen ihren Gewinn mithilfe der Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Sie erfassen in diesem Fall nur die zahlungsrelevanten Vorgänge, buchen demnach auch keine Verbindlichkeiten. Die Kreditorenbuchhaltung im engeren Sinne gibt es daher nicht. Es ist mit Unterstützung einer passenden Buchhaltungssoftware aber trotzdem möglich, Eingangsrechnungen nach Kreditoren geordnet zu erfassen und die offenen Posten zu verwalten.

Die Kreditorenbuchhaltung als Berufsbild

Kreditorenbuchhaltung ist im Rahmen der Buchführung eine eigenständige Funktion, wofür mittlere und größere Unternehmen speziell qualifiziertes Personal beschäftigen.

Inwiefern eine Aufgabenaufteilung in Abgrenzung zur Finanzbuchhaltung sinnvoll ist, hängt von der Größe des Unternehmens ab. In kleinen Betrieben erledigt oft eine Person sämtliche Buchführungsaufgaben inklusive aller Nebenbuchhaltungen, gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater oder Buchführungsbüro.

Wenn die oben genannten Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung mindestens eine Stelle ausfüllen, lohnt sich die Beschäftigung von spezialisiertem Personal. Bei freien Kapazitäten können Kreditorenbuchhalter noch weitere Aufgaben übernehmen, zum Beispiel die Verantwortung für die Umsatzsteuervoranmeldungen oder in Abstimmung mit dem Einkauf die Kommunikation mit den Lieferanten.

5 Tipps für die Kreditorenbuchhaltung

In welchem Maß Sie von Ihrer Kreditorenbuchhaltung profitieren, hängt von deren Organisation ab. Achten Sie auf Folgendes:

Eine gut organisierte Kreditorenbuchhaltung hilft Ihnen dabei, die Beziehungen zu Ihren Lieferanten und Geschäftspartnern zu pflegen.

Fazit: Kreditorenbuchhaltung für einen besseren Überblick

Eine separate Kreditorenbuchhaltung ist keine Pflicht, bietet aber ab einer bestimmten Unternehmensgröße einige Vorteile. Das Aufgabenspektrum in diesem Bereich umfasst spezialisierte Tätigkeiten, für die sich in vielen Fällen die Schaffung einer eigenen Stelle lohnt. Eine gute Organisation hilft Ihnen vor allem bei der korrekten Zahlungsabwicklung und Liquiditätsplanung.