Buchhaltungssoftware 2024: Die 7 besten Buchhaltungsprogramme für Selbstständige im Test

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 26 Februar, 2024
Lesezeit Minuten.
Sie suchen als Gründer oder Unternehmer nach leistungsfähiger Buchhaltungssoftware? Dieser Artikel stellt einige der interessantesten Lösungen für Selbstständige und kleine Unternehmen vor. Lesen Sie auch, welche Funktionen ein typisches Buchführungsprogramm hat, für wen es sich eignet und wie künstliche Intelligenz die Buchhaltung unterstützen kann.  

Schnellcheck Buchhaltungssoftware – die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie haben Fragen zur Buchhaltungssoftware? Hier sind einige Antworten:

  • Welche Buchhaltungssoftware eignet sich für Selbstständige?
    Das hängt davon ab, welche Buchhaltungsfunktionen konkret notwendig sind und welche Aufgaben gegebenenfalls das Steuerbüro oder ein Buchführungsservice übernimmt.
  • Ist die Buchhaltung mit einem Buchhaltungsprogramm ohne Steuerberater machbar?
    Mit ausreichenden Buchhaltungskenntnissen ist das möglich. Abgesehen von sehr einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) sollten Jahresabschlussarbeiten aber vom Steuerberater erledigt werden.
  • Wie viel kostet eine gute Buchhaltungssoftware?
    Bei durchschnittlichem Funktionsumfang liegen die Kosten etwa bei 30 bis 40 Euro pro Monat.

Lesen Sie zunächst, auf welche Kriterien sich die Bewertung der Buchhaltungssoftware konzentriert.

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  • Dashboard: Alle Finanzen auf einen Blick
  • Rechnungen schreiben in nur 2 Minuten
  • Einfach Angebote schreiben
  • Belege im Handumdrehen erfassen
  • Online-Banking: Alles dokumentiert
  • Lohnabrechnung kinderleicht

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Die beste Buchhaltungssoftware: Unsere 7 Testsieger

Welches Buchführungsprogramm das Beste ist, hängt von der Art Ihres Unternehmens, seiner Größe und der Anzahl der Mitarbeiter ab. Die hier vorgestellten Buchhaltungsprogramme sind jeweils in mehreren Varianten mit unterschiedlichem Funktionsumfang und entsprechend variierenden Preisen erhältlich.

Grundsätzlich lassen sich Desktop- und Cloud-Programme unterscheiden. Mit einer Desktopanwendung brauchen Sie keine durchgehend aktive Internetverbindung und entscheiden selbst, wo Sie Ihre Daten speichern. Mit einer Cloud-Lösung nutzen Sie die Buchhaltungssoftware online und können von überall auf Ihre Daten zugreifen. Die Online-Buchhaltungssoftware hat im Vergleich tendenziell einen geringeren Funktionsumfang als ein Desktop-Programm.

Kriterium 1: Leistungsumfang

Das wichtigste Bewertungskriterium der Buchhaltungssoftware ist der Leistungsumfang. Welche Funktionen Sie brauchen, richtet sich auch danach, wie Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerbüro gestalten möchten. Übernehmen Sie nur vorbereitende Buchungsaufgaben oder buchen Sie selbst und der Steuerberater erstellt den Jahresabschluss und die Steuererklärungen? Auch die Lohnrechnung und die Umsatzsteuervoranmeldungen können Sie auslagern oder selbst erledigen.

Eine einfache Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen ist im Vergleich am preisgünstigsten und hat die wenigsten Funktionen. Andere Preismodelle enthalten Features wie Warenwirtschaft, Fakturierung, Kassenbuch oder Anlagenverwaltung. Interessant ist, inwiefern sich die Software für Buchhalter erweitern lässt, entweder durch ein Upgrade, eigene zusätzliche Module des Anbieters oder Lösungen von Fremdanbietern. Weiterhin ist zu unterscheiden, ob sich das Programm für die einfache Buchhaltung, das heißt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, oder die doppelte Buchführung eignet. In vielen Fällen sind beide Optionen vorhanden.

Kriterium 2: Benutzerfreundlichkeit

Alle vorgestellten Buchhaltungsprogramme bieten grundsätzlich einen hohen Bedienkomfort durch Eingabehilfen und eine übersichtliche Benutzeroberfläche. Buchhaltungssoftware ist generell durch viele automatisierte Vorgänge gekennzeichnet. Dazu gehört vor allem die automatische Erkennung und Übernahme von Daten aus digitalen Belegen. Dies funktioniert auch mit Scans oder Fotos von Papierbelegen, wozu einige Programme spezielle Apps anbieten.

Kriterium 3: Support

Zu einem guten Support gehören mehrere Kontaktangebote und ausreichend Möglichkeiten, sich bei Fragen, Problemen oder für die Einarbeitung selbst zu informieren. Die Kosten hängen vom Funktionsumfang und der Anzahl der Arbeitsplatzlizenzen ab. Alle Anbieter der vorgestellten Buchhaltungslösungen haben mehrere Preismodelle im Programm, immer als Abonnement. Am günstigsten ist der Abschluss eines Jahresvertrags, weshalb sich die jeweils angegebenen Kosten darauf beziehen. In jedem Fall können Sie die Buchhaltungssoftware zum Test kostenlos ausprobieren.

Kriterium 4: API-Schnittstelle

Über eine öffentliche API-Schnittstelle (Application Programming Interface) können Sie das Buchhaltungsprogramm mit anderer Software verbinden, zum Beispiel mit Ihrem bereits vorhandenen ERP- oder CRM-System. Eine offene API hat oft auch den Effekt, dass zahlreiche von Dritten entwickelte Apps angeboten werden, zum Beispiel zur Integration bekannter Shopsysteme, Zahlungsdienstleister und Online-Banking-Software.

Kriterium 5: Kosten

Ein weiteres Bewertungskriterium, das für User bei der Auswahl einer geeigneten Buchhaltungssoftware entscheidend sein kann, ist der Preis. Je nach Programm, Funktionsumfang und Version kosten die verschiedenen Softwareprogramme zwischen 8,90 € und 139,90 €.

Unsere Testergebnisse im Überblick

Hier finden Sie die Bewertung unserer 7 Testsieger anhand unserer Kriterien auf einen Blick:

LEISTUNGS-UMFANG
BENUTZER-FREUNDLICH-KEIT
SUPPORT
KOSTEN PRO MONAT
API
Demo Image
Lexoffice
sehr gut
sehr gut
sehr gut
6,90 – 29,90 €
ja
Demo Image
Sevdesk
sehr gut
sehr gut
sehr gut
8,90 – 42,90 €
ja
Demo Image
Lexware
sehr gut
sehr gut
sehr gut
19,90 –71,80 €
nein
Demo Image
Sage50
gut
gut
sehr gut
30 – 40 €
ja
Demo Image
Buchhaltungsbutler
gut
sehr gut
gut
34,95 – 79,95 €
ja
Demo Image
FastBill
gut
sehr gut
gut
9 – 53 €
ja
Demo Image
WISO Mein Büro
gut
sehr gut
sehr gut
14,90 – 139,90 €
ja

Lexoffice

Wie auch Lexware Buchhaltung ist Lexoffice ein Angebot der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. Es gibt aber deutliche Unterschiede zwischen beiden Produkten. Im Gegensatz zum Desktop-Programm Lexware ist Lexoffice eine Cloud-Lösung, die Sie mit PC oder Mac über den Browser nutzen können. Alternativ steht für mobile Android- und iOS-Geräte auch eine App mit allen wichtigen Funktionen zur Verfügung.

Lexoffice ist eine Buchhaltungssoftware für Freiberufler, Selbstständige und kleine Unternehmen. Sie unterstützt sowohl die einfache als auch die doppelte Buchführung. Die übersichtliche Benutzeroberfläche, Eingabehilfen, Plausibilitätschecks und die automatisierte Belegerfassung mit der App ermöglichen intuitives Arbeiten.

Es gibt vier Preismodelle zwischen 6,90 € und 29,90 € pro Monat mit unterschiedlichem Funktionsumfang. In jedem Fall sind neben den üblichen Buchführungsfunktionen eine Offene-Posten-Übersicht, ein GoBD-konformes Langzeitbelegarchiv und die automatische Umsatzsteuerprognose enthalten. Es lassen sich mehrere Bankkonten anbinden, wobei auch der Zahlungsabgleich für alle Ein- und Ausgänge unterstützt wird. Offene Rechnungen bezahlen Sie direkt aus der Buchhaltungssoftware heraus.

Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater können Sie die elektronische Pendelakte nutzen oder ihm direkt einen Online-Zugang zu Ihrer Buchführung gewähren. ELSTER- und DATEV-Module sind vorhanden. Je nach Preismodell gibt es noch weitere Funktionen, zum Beispiel die Anlagenverwaltung, ein elektronisches Kassenbuch oder die Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen.

Lexoffice

Lexoffice stellt für den teuersten Tarif eine öffentliche API zur Anbindung anderer Software zur Verfügung. Auf dieser Basis sind auch viele Erweiterungen von Drittanbietern entstanden, die Sie unabhängig vom Preismodell erwerben können. Bei Fragen stehen der umfangreiche FAQ-Bereich sowie Support per Telefon beziehungsweise E-Mail zur Verfügung.

Sevdesk

Sevdesk ist eine cloudbasierte Rechnungs- und Buchhaltungssoftware für Einzelunternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern, Selbstständige und Freiberufler. Das Programm konzentriert sich auf die vorbereitende Buchhaltung, das heißt auf das Erfassen und Organisieren von Belegen und die Vorerfassung der Geschäftsvorfälle. Es ist keine Buchhaltungssoftware für die GmbH oder andere Kapital- und Personengesellschaften.

Das endgültige Verbuchen übernimmt das Steuerbüro. Für die Zusammenarbeit gibt es nicht nur DATEV- sondern auch ADDISON-Schnittstellen. Ein Steuerberaterzugang lässt sich ebenfalls einrichten. Die Umsatzsteuervoranmeldungen können Sie aus der Buchhaltungssoftware heraus über ELSTER an das Finanzamt übermitteln.

Es gibt drei Preismodelle zwischen 8,90 € und 42,90 € pro Monat. Der günstigste Tarif ist vorwiegend ein Rechnungsprogramm, die anderen enthalten auch Funktionen wie Kassenbuch, Anlagenbuchhaltung und Warenwirtschaft. Mit allen Versionen können Sie Angebote und Rechnungen schreiben sowie Zahlungserinnerungen versenden.

Sevdesk

Sevdesk eignet sich für Windows und Mac. Es gibt verschiedene Apps für Android und iOS, unter anderem für die automatische Belegerfassung. Die API unterstützt die Verknüpfung mit Konten von mehr als 3.000 Banken, sodass die automatische Übertragung der Zahlungsvorgänge kein Problem ist. Es sind auch viele Erweiterungen verfügbar. Sevdesk lässt sich intuitiv bedienen und erfordert keine Buchführungsvorkenntnisse. Bei Fragen und Problemen können Sie über das Hilfecenter Anfragen stellen oder die Service-Hotline anrufen.

Lexware

Das Lexware Buchhaltungsprogramm ist eine Desktop-Software für Windows, die auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten ist. Sie unterstützt sowohl die einfache als auch die doppelte Buchführung, für die neben den Standardkontenrahmen viele für spezielle Branchen hinterlegt sind.

Es werden Einzel- und Mehrplatzlösungen in insgesamt 6 Preismodellen zwischen 19,90 € und 71,80 € pro Monat angeboten. Die teureren Varianten enthalten Zusatzfunktionen wie Kassenbuch, Umsatzsteuer-Jahreserklärung oder Anlagenverwaltung. Eine öffentliche API gibt es nicht, aber verschiedene integrierbare Softwarelösungen von Lexware wie Warenwirtschaft, Lohn und Gehalt oder Aufträge und Rechnungen. Die Buchhaltungssoftware eignet sich ebenso für Selbstbucher und bietet neben den üblichen Buchführungsfunktionen auch ein Business Cockpit, eine Budgetverwaltung und eine Bankenmappe zur Vorbereitung von Kreditverhandlungen.

Lexware Screenshot

Die Benutzeroberfläche ist sehr übersichtlich. Eingabehilfen und Plausibilitätsprüfungen unterstützen die Arbeit. In bestimmten teureren Tarifen ist ein Supportpaket enthalten. Aber auch unabhängig davon funktioniert die Unterstützung. Zusätzlich bietet die Website viele Informationen in Form von Blog-Artikeln und einem FAQ-Bereich sowie kostenlosen Videos. Kostenpflichtige Schulungen werden ebenfalls angeboten.

Sage 50 Connected

Die Buchhaltungssoftware Sage 50 Connected ist ein Desktop-Programm für Windows-PCs, das sich an Selbstständige und kleine Unternehmen bis zu 50 Mitarbeitern richtet. Sie eignet sich sowohl für die einfache als auch für die doppelte Buchführung. Anzumerken ist, dass mit Sage ERP zusätzlich eine Cloud-Variante mit ähnlichem Funktionsumfang angeboten wird.

Es gibt 3 Preismodelle für 30 bis 40 € je Monat und Arbeitsplatz. Alle umfassen Funktionen für die Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung. Sie können damit unter anderem Angebote und Rechnungen schreiben, Ihr Online-Banking sowie PayPal und Stripe integrieren und Belege archivieren. Die teureren Tarife enthalten Zusatzfunktionen, beispielsweise zur Anlagenbuchhaltung, zum Bestellwesen und zur Kosten- und Erlösrechnung.

Nach einer kurzen Einarbeitung lässt sich die Buchhaltungssoftware einfach und effizient bedienen, auch dank vieler automatisierter Vorgänge. Mit einer App für Mobilgeräte können Sie Belege auch von unterwegs erfassen. Für bestimmte Funktionen stellt Sage APIs zur Verfügung. Es gibt aber keine große Auswahl an Drittanbieter-Apps.

Sage-Screenshot

Als Online-Shop-Betreiber können Sie den Sage 50 Multishop-Connector hinzubuchen und so auch die bekanntesten Shopsysteme integrieren. DATEV- und ELSTER-Schnittstellen sind vorhanden. Den Support erreichen Sie per E-Mail und telefonisch. Zur Unterstützung stehen Nutzern auf der Website ein FAQ-Bereich, Anleitungsvideos, eine Wissensdatenbank und Foren zur Verfügung.

Buchhaltungsbutler

Buchhaltungsbutler ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen sowie Vereine. Sie zeichnet sich durch einen hohen Automatisierungsgrad aus und eignet sich für die einfache und die doppelte Buchführung.

Es gibt die Preismodelle Vorbucher, Selbstbucher und Premium für 34,95 €, 39,95 € und 79,95 € pro Monat. Alle Versionen bieten unter anderem die smarte Belegerkennung, das Erstellen von Angeboten, Rechnungen und Gutschriften, einen Steuerberater-Zugang sowie eine Rechteverwaltung für Mitarbeiter. Sie können Bankkonten, Kreditkarten und PayPal integrieren. ELSTER- und DATEV-Schnittstellen sind vorhanden.

Die Grundversion ist für die vorbereitende Buchführung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro konzipiert. Das Selbstbucher-Modell enthält zusätzlich die Möglichkeit, die Umsatzsteuervoranmeldung und die zusammenfassende Meldung abzugeben. Auch können Sie Rechnungen freigeben, Ihr Anlagevermögen verwalten und die EÜR sowie die Bilanz als Auswertungen ausgeben. Es sind mehrere Standardkontenrahmen hinterlegt, die sich individualisieren lassen.

Buchhaltungsbutler Screenshot

Das Premium-Paket zeichnet sich neben unbegrenzten Nutzerzugängen durch erweiterten Support mit persönlichen Ansprechpartnern und professionellem Onboarding aus. Technische Unterstützung über Telefon und Kontaktformular ist aber in allen Tarifen enthalten. Außerdem gibt es eine offene API sowie zahlreiche Integrationsmöglichkeiten von Drittanbietern.

FastBill

Die Cloud-Lösung FastBill ist eine Buchhaltungssoftware, die sich, je nach Tarif, für Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen eignet. Sie unterstützt einfache und doppelte Buchführung. In jeder Version sind Funktionen für die Angebots- und Rechnungserstellung, die Kundenverwaltung und das Mahnwesen vorhanden.

Es gibt vier Preismodelle von 9 € bis 53 € je Monat. Die einfachste Version ist für die vorbereitende Buchführung von Soloselbstständigen konzipiert. Die anderen eignen sich auch für Selbstbucher und zeichnen sich durch einen hohen Automatisierungsgrad aus. Belege können Sie mit der Scan-App automatisch erfassen. DATEV-Dienste stehen zur Verfügung und ein Steuerberaterzugang lässt sich ebenfalls einrichten. Es gibt jedoch keine ELSTER-Schnittstelle, weshalb das Tool dafür ausgelegt ist, entsprechende Aufgaben an das Steuerbüro zu delegieren.

Fastbill Screenshot

Sie können ergänzend einige Add-ons buchen, zum Beispiel für den Belegimport, das automatische Mahnwesen oder zusätzliche Benutzer. Eine API-Schnittstelle ist vorhanden. Die Buchhaltungssoftware zeichnet sich durch eine übersichtliche Benutzeroberfläche und einen hohen Automatisierungsgrad aus. Den Support erreichen Sie regulär per E-Mail und mit dem Premium-Paket auch telefonisch. Auf der Website gibt es einen umfangreichen FAQ-Bereich.

WISO Mein Büro

WISO Mein Büro gibt es als Desktop-Software (WISO Mein Büro Desktop) und als cloudbasierte Online-Buchhaltung (WISO Mein Büro Rechnungen). Dies sind zwei separate Produkte. Letzteres eignet sich neben dem Online-Banking und der Auftragsabwicklung für vorbereitende Buchführungsarbeiten.

Bei der Desktop-Version gibt es vier Preismodelle zwischen 14,90 € und 139,90 € pro Monat. Sowohl Selbstständige als auch kleine und mittlere Unternehmen finden die passende Version. Die Basisvariante umfasst das Erstellen von Angeboten und Rechnungen, die einfache oder doppelte Buchführung, die direkte Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldungen und der EÜR per ELSTER-Schnittstelle sowie Statistiken und Auswertungen. Online-Banking ist ebenfalls möglich.

Allerdings stehen die Anbindung von mehr als einem Konto, der Lastschrifteinzug und die Erfassung von Eingangsrechnungen erst ab dem Pro-Tarif zur Verfügung. Auch die DATEV-Schnittstelle gibt es im Basis-Tarif noch nicht. Das teuerste Angebot enthält zusätzliche Funktionen wie Kasse und POS, eCommerce sowie Planung und CRM, die in den anderen Versionen einzeln nach Bedarf hinzugebucht werden können.

Eine API wird angeboten und es sind zahlreiche Erweiterungen verfügbar. Die einzelnen Tarife unterscheiden sich auch durch die enthaltenen Supportmöglichkeiten. In der Basis-Version ist dieser nur schriftlich inklusive und bei der Pro-Variante zusätzlich per Telefon. Mit den beiden teureren Angeboten erhalten Sie einen persönlichen Ansprechpartner und können auch individuelle Schulungen in Anspruch nehmen. Die Website bietet jedoch bereits viele Hilfen wie das Handbuch, FAQ, Video-Tutorials und ein Forum.

Wiso Mein Büro Screenshot

Die Benutzeroberfläche der Buchhaltungssoftware ist übersichtlich und lässt sich einfach bedienen. Eine Belegerkennung und -digitalisierung per App ist allerdings nicht enthalten. Hierfür können Sie WISO MeinBüro Dokumente hinzubuchen.

Für wen sind Buchhaltungsprogramme geeignet?

Ein Buchführungsprogramm ist für fast jedes Unternehmen sinnvoll. Selbst wenn Sie soloselbstständig sind und Ihre Belege dem Steuerbüro übergeben, ist dies mit einer unterstützenden Buchhaltungssoftware effizienter. Sie können so vorbereitende Buchführungsaufgaben ohne großen Zeitaufwand selbst übernehmen und die Daten elektronisch übermitteln. So können Sie den Arbeitsaufwand für Ihr Steuerbüro und die damit verbundenen Kosten reduzieren.

Je nach Art und Größe des Unternehmens sprechen die einzelnen Angebote für Buchhaltungssoftware unterschiedliche Zielgruppen an:

  • Selbstständige und kleine Unternehmen, die den Gewinn mit der EÜR ermitteln, nur wenige und einfache Geschäftsvorfälle buchen müssen, gute Buchführungskenntnisse haben und deshalb von der Buchführung bis zu den Steuererklärungen alles selbst erledigen
  • Unternehmen mit qualifiziertem Fachpersonal für die Buchführung, die selbst buchen und Voranmeldungen abgeben, Jahresabschlüsse sowie Steuererklärungen aber vom Steuerberater erledigen lassen
  • Unternehmen, die vorbereitende Buchführungsarbeiten übernehmen und die anderen Aufgaben an das Steuerbüro oder einen Buchführungsservice delegieren

Wichtig bei der Auswahl des Buchführungsprogramms ist die Unterscheidung, ob Sie Ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln oder bilanzieren und deshalb die doppelte Buchführung brauchen. Nicht alle Angebote unterstützen beide Buchführungsformen. Sie können von einer Buchhaltungssoftware die Bilanz und GuV mitunter zu Informationszwecken ausgeben lassen. Die Erstellung des Jahresabschlusses sollte jedoch Steuerberatern oder Bilanzbuchhaltern vorbehalten bleiben.

Für die EÜR genügt eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, auch einfache Buchführung genannt. Bei dieser werden alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben sowie Privatentnahmen und -einlagen mit dem Datum des Zahlungszeitpunktes erfasst. Zusätzlich müssen Sie ein Anlagenverzeichnis führen, um Abschreibungen ermitteln zu können. Diese gehen zum Jahresabschluss ebenfalls in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ein. Diese Methode dürfen alle Freiberufler nutzen und darüber hinaus gewerbetreibende Einzelunternehmer, die nicht mehr als 600.000 € Umsatz sowie 60.000 € Jahresüberschuss erzielen und die nicht im Handelsregister eingetragen sind.

Alle anderen Unternehmen sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dabei buchen Sie Forderungen und Verbindlichkeiten zum Zeitpunkt ihrer Entstehung als Ertrag oder Aufwand und die Zahlung beim Ein- oder Ausgang. So entsteht in den meisten Fällen eine zeitliche Differenz zwischen der Erfolgs- und Zahlungswirksamkeit eines Geschäftsvorfalls. Auf dieser Grundlage wird für den Jahresabschluss eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt.

Welche Funktionen sollte ein Buchhaltungsprogramm haben?

Sie erkennen an den Beschreibungen der einzelnen Angebote für die Buchhaltungssoftware, dass diese sich nicht auf die Finanzbuchhaltung beschränkt. Nicht jede der zusätzlichen Funktionen ist für alle Unternehmen relevant. Lernen Sie hier einige der wichtigsten Features kennen.

Finanzbuchhaltung

Hierzu gehört die Belegverwaltung, selbst wenn sich die Buchhaltungssoftware nur für die vorbereitende Buchführung eignet und das Verbuchen an ein Steuerbüro oder einen Buchhaltungsservice ausgelagert wird. Die meisten Belege gehen heute digital ein und müssen auch so archiviert werden. Es hat sich bewährt, Papierbelege ebenfalls zu digitalisieren. Wichtig ist weiterhin die Stammdatenverwaltung. Hier geben Sie dauerhaft gültige Daten Ihres Unternehmens, Ihrer Kunden und Lieferanten ein.

Wenn Sie selbst buchen, müssen Sie einen Kontenplan einrichten, auch mit den Debitoren- und Kreditorenkonten Ihrer Kunden und Lieferanten. So behalten Sie Ihre offenen Posten besser im Blick. Die Buchungen der einzelnen Geschäftsvorfälle erfolgen über die Buchungsmaske.

Auftragsbearbeitung: Angebots- und Rechnungserstellung

Hierbei handelt es sich zwar um keine Buchführungsaufgabe im engeren Sinn, aber spätestens mit der Rechnung entstehen eine Forderung und ein Buchungsbeleg. Die Verknüpfung von Angebots- und Rechnungserstellung ist auch deshalb sinnvoll, weil Kundendaten aus der Buchhaltungssoftware übernommen werden können und der Auftrag inklusive Angebotserstellung und Lieferschein nachvollziehbar bleibt. Die meisten Buchhaltungsprogramme bieten deshalb diese Funktion und halten Vorlagen bereit, mit denen Sie alle für die Auftragsbearbeitung relevanten Dokumente zeitsparend erstellen können.

Umsatzsteuervoranmeldung

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen müssen monatlich oder quartalsweise ihre Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermitteln. Die Buchhaltungssoftware erstellt diese automatisch anhand der erfassten Geschäftsvorfälle und unterstützt über eine ELSTER-Schnittstelle die Übermittlung an das Finanzamt. Einige Programme beinhalten dafür ein eigenes ELSTER-Zertifikat, bei anderen müssen Sie dieses separat beantragen.

Falls Ihr Steuerberater diese Aufgabe für Sie erledigt, ist es kein Problem, wenn Ihr Buchhaltungsprogramm diese Möglichkeit nicht bietet. Für Kleinunternehmer ist die Umsatzsteuervoranmeldung generell nicht relevant.

Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltungsfunktion benötigen Sie nur, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen und diese Aufgabe nicht an einen externen Dienstleister delegiert haben. Lohnbuchhaltung gehört nicht zum Standardfunktionsumfang von Buchführungsprogrammen, ist aber oft als Erweiterung erhältlich.

Die Software berechnet anhand hinterlegter Daten Löhne und Gehälter, Lohnsteuer und Sozialabgaben. Sie übermittelt Lohnsteueranmeldungen an das Finanzamt und erstellt Lohn- und Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter. Integrierte Arbeitszeiterfassungssysteme können die Abrechnung unterstützen. Über das Online-Banking werden alle mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Zusammenhang stehenden Zahlungen veranlasst. Diese gehen dann auch als Aufwand in die Finanzbuchhaltung ein.

Material- und Warenwirtschaft

Diese Funktion zur Lagerbuchhaltung ist ebenfalls nicht standardmäßig in allen Buchführungsprogrammen vorhanden, aber oft Teil einer der angebotenen Versionen oder separat buchbar. Sie eignet sich für Handels- und Industrieunternehmen, die einen größeren Lagerbestand verwalten müssen.

Mahnwesen

Diese Funktion ist für nahezu alle Unternehmen relevant, da sie zur Sicherung der eigenen Liquidität beiträgt. Sie ist in vielen Buchführungsprogrammen enthalten und setzt eine Debitorenbuchhaltung sowie die Definition von Zahlungszielen voraus. Da Zahlungseingänge erfasst werden, sind offene Posten jederzeit erkennbar.

Bei Zahlungsverzögerungen erstellen und versenden Sie mithilfe von Vorlagen und den gespeicherten Kunden- und Rechnungsdaten zunächst eine Zahlungserinnerung und bei andauerndem Ausbleiben der Zahlung Mahnungen. Hierfür definieren Sie Mahnstufen.

Online-Banking

Es ist sinnvoll und in den meisten Fällen auch möglich, dass Sie Ihr Online-Banking in das Buchführungsprogramm integrieren. Achten Sie bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware darauf, ob sie in dieser Hinsicht mit Ihrer Bank harmoniert, welche Vorgänge unterstützt werden und ob es mengenmäßige Beschränkungen gibt.

Im Idealfall können Sie unbegrenzt automatisierte Überweisungen veranlassen und Lastschriften einziehen, auch für wiederkehrende Zahlungen. Die Transaktionsdaten Ihrer Bank- und Kreditkartenkonten lassen sich einfach in die Buchführung übernehmen.

Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung brauchen Sie, um das Anlageverzeichnis zu führen. Hier sind alle Anlagegüter wie Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge und Büroausstattung mit den wichtigsten Informationen aufgeführt, sodass der aktuelle Wert der einzelnen Posten jederzeit ersichtlich ist.

Auf dieser Grundlage werden automatisch die Abschreibungen berechnet, die als Aufwand in die Gewinnermittlung des Jahresabschlusses eingehen. Hierbei sind steuerliche Abschreibungsregeln zu beachten. Die Abschreibungsmethode wird deshalb ebenfalls im Anlagenverzeichnis festgehalten.

DATEV-Schnittstelle zur Kommunikation mit dem Steuerberater

Die meisten Steuerbüros arbeiten mit DATEV-Software. Damit der regelmäßige Datenaustausch funktioniert, haben fast alle Buchführungsprogramme eine Schnittstelle, über die Sie Ihre Buchführungsdaten im DATEV-Format exportieren können.

Betriebswirtschaftliche Auswertungen

Viele Buchführungsprogramme erstellen auf der Grundlage der aktuellen Buchführung betriebswirtschaftliche Auswertungen. Oft haben sie dafür auch die Ausgabe der unterjährigen Bilanz im Programm. Üblicher ist eine kurzfristige Erfolgsrechnung, die auch die Ergebnisse von Vorperioden zum Vergleich mit aufführt. Sie können sie zum Beispiel monatlich oder quartalsweise ausgeben lassen und behalten so den Überblick über die wirtschaftliche Entwicklung Ihres Unternehmens.

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Wie gut sind kostenlose Buchhaltungsprogramme?

Buchhaltungssoftware gibt es auch als Freeware. Abstriche müssen Nutzer hier meist bei den Funktionen, den automatisierten Eingabehilfen und dem Support machen. Oft handelt es sich um Basissoftware mit einem essenziellen Funktionsumfang, die auch in kostenpflichtigen, umfangreicheren Varianten zur Verfügung steht. Für die Startphase eines Unternehmens kann das eine Lösung sein. Achten Sie bei Wachstumsambitionen darauf, dass unkomplizierte Upgrades möglich sind.

Für Soloselbstständige und Kleinstunternehmen, welche für die einfache Buchführung eine Software benötigen, ist die Verwendung von Freeware im Normalfall kein Problem, wenn ausreichend Buchführungskenntnisse vorhanden sind. Auch für kleine Freizeitvereine und die Organisation der privaten Finanzen eignen sich solche Programme.

Die doppelte Buchführung wird meist ebenfalls unterstützt. Allerdings müssen bilanzierungspflichtige Unternehmen mehr regulatorische Anforderungen beachten. Stimmen Sie sich in diesem Fall mit Ihrem Steuerberater ab, ob sich ein kostenloses Programm für Sie eignet. Im Folgenden lernen Sie drei Beispiele für freie Buchhaltungssoftware kennen.

MonKey Office

Monkey Office Screenshot

MonKey Office ist eine Buchhaltungssoftware, die in einer Basisversion kostenlos zur Verfügung steht, aber später bei Bedarf auf kostenpflichtige Tarife erweitert werden kann. Das Programm funktioniert auf PC und Mac und unterstützt in seiner freien Version die vorbereitende Buchführung. Die Basisversion ist ein einfaches Buchhaltungsprogramm, mit dem Sie Adressen von Kunden und Lieferanten verwalten, Einnahmen sowie Ausgaben erfassen, Zahlungen überwachen und ein Kassenbuch führen können. Auch der DATEV-Export wird unterstützt.

Taxpool-Buchhalter mini

Taxpool-Buchhalter Mini Screenshot

Taxpool-Buchhalter mini ist eine Buchhaltungssoftware für Windows, die sich auch für Selbstbucher eignet. Es gibt sie ebenfalls in den Versionen „EÜR“ und „Bilanz“ mit einem größeren Funktionsumfang, sodass bei Bedarf ein Upgrade erfolgen kann. Mit der kostenfreien Mini-Version sind keine direkte ELSTER-Übermittlung und kein Datenexport im DATEV-Format möglich. Auch Umsatzsteuervoranmeldungen und die Anlagenbuchhaltung werden nicht unterstützt.

GnuCash

GnuCash

GnuCash unterscheidet sich von den beiden anderen Beispielen dadurch, dass es sich um eine kostenlose Open-Source-Software handelt, die unter der GNU General Public License lizenziert ist. Es gibt keine kostenpflichtige Version. Die Software ist für Windows, macOS, Linux und andere Betriebssysteme verfügbar. Sie ermöglicht die doppelte Buchführung, generiert Auswertungen und kann auch im privaten Bereich zur Verwaltung von Investitionen und Krediten verwendet werden. Das Programm unterstützt das Online-Banking über HBCI. Die Weiterentwicklung der Buchhaltungssoftware erfolgt durch die Community. Für zusätzliche Funktionen gibt es verschiedene Erweiterungen.

KI in der Buchhaltung: Vorteile und aktuelle Zielgruppen

Oft nutzen Buchhalter eine Software, die bereits mit künstlicher Intelligenz arbeitet. So ist es möglich, Abläufe zu vereinfachen und Fehler zu vermeiden, wodurch sich Buchhaltungsprogramme auch ohne umfangreiche Vorkenntnisse intuitiv bedienen lassen. Ein Beispiel dafür ist die OCR-Belegerkennung. Nutzer können Belege einfach mit einer Smartphone-App abscannen und alle Daten, die in die Buchführung eingehen sollen, werden automatisch erkannt und zugeordnet.

Auch viele Eingabehilfen beruhen auf dem Prinzip des maschinellen Lernens. Das Programm erkennt typische Geschäftsvorfälle, die sich häufiger wiederholen, und schlägt die entsprechenden Eintragungen für die Buchungsmaske vor. Selbst Chatbots und virtuelle Assistenten arbeiten auf der Basis von künstlicher Intelligenz.

Die meisten Selbstständigen und Unternehmen profitieren in der Buchhaltung von KI-Unterstützung. Besonders groß sind die Vorteile für folgende Gruppen:

  • Selbstständige und KMU mit begrenzten personellen Ressourcen
  • E-Commerce-Unternehmen aufgrund der großen Menge an Transaktionen sowie zur automatisierten Bestandsplanung und Preisgestaltung
  • Unternehmen, die von Trendanalysen profitieren, zum Beispiel zur Prognostizierung der Preisentwicklung

Fazit: Buchhaltungssoftware 2024 – die besten Programme für Ihr Unternehmen

Welche Buchhaltungssoftware die beste ist, lässt sich nicht pauschal sagen. Denn Unternehmen unterscheiden sich, auch in ihren Anforderungen an buchhalterische Unterstützung.

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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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