Schnellcheck Mahnung schreiben – die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Sie müssen überfällige Forderungen anmahnen und sind sich in einigen Punkten noch unsicher? Vielleicht helfen Ihnen bereits folgende Informationen:
Lesen Sie im nächsten Abschnitt, wann Sie eine Mahnung schreiben sollten und welche Arten es gibt.
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Mahnung oder Zahlungserinnerung – und wann kommt das überhaupt zum Einsatz?
Wenn Sie eine Mahnung schreiben, fordern Sie säumige Schuldner zur Zahlung auf. Auf diese Weise können Sie einen großen Teil der überfälligen Forderungen eintreiben, da es sich bei den Zahlungsverzögerungen in vielen Fällen um versehentliche Versäumnisse handelt.
Die Schriftform ist empfehlenswert, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben. Wichtigstes Merkmal einer Mahnung ist die eindeutige Zahlungsaufforderung, die theoretisch auch mündlich oder durch schlüssiges Verhalten erfolgen kann. Es ist üblich, die 1. Mahnung freundlich zu formulieren und als Zahlungserinnerung zu bezeichnen. Rechtlich betrachtet handelt es sich dabei trotzdem um eine Mahnung, die den Schuldner in Verzug setzt.
Prüfen Sie bei überfälligen Forderungen zunächst, ob ein eigener Fehler bei der Rechnungserstellung oder in der Debitorenbuchhaltung vorliegt, bevor Sie eine Mahnung schreiben. Wenn Sie das ausschließen können, zahlen die Schuldner im Normalfall nach einer Erinnerung, wenn das Versäumnis eine der folgenden Ursachen hatte:
Hier ein Beispiel einer Zahlungserinnerung, die mit Lexoffice erstellt wurde:
Wenn Sie mit der 1. Mahnung keinen Erfolg haben, kann es dafür folgende Gründe geben:
- Der Schuldner hat keinen Überblick über seine Verbindlichkeiten.
- Es besteht ein vorübergehender Liquiditätsengpass.
- Der Kunde hat ernsthafte Liquiditätsprobleme.
- Der Schuldner hatte nie die Absicht, zu bezahlen (Betrug).
In der kaufmännischen Praxis hat sich ein dreistufiges außergerichtliches Mahnverfahren etabliert, obwohl es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Die einzelnen Mahnschreiben können Sie beispielsweise als Zahlungserinnerung/Mahnung/Letzte Mahnung oder 1./2./3. Mahnung bezeichnen.
Um das gerichtliche Mahnverfahren einleiten zu können, genügt es bereits, dass Sie nur eine Mahnung schreiben. Dieses Vorgehen eignet sich zum Beispiel, wenn der ausstehende Betrag sehr hoch ist und Sie das Geld zur Sicherung der eigenen Liquidität dringend brauchen.
Inhalte einer Mahnung: Das darf auf keinen Fall fehlen
Der wichtigste Inhalt aus rechtlicher Sicht ist die eindeutige Zahlungsaufforderung. Darüber hinaus sollte das Schreiben alle Informationen enthalten, die der Kunde zur Überprüfung und Bezahlung der Forderung braucht. Eine Vorlage hilft Ihnen dabei, nichts zu vergessen.
Mahnung schreiben Vorlage – inhaltlicher Aufbau
Folgende Tabelle listet als Muster die Bestandteile eines Mahnschreibens auf und bezieht sich dabei speziell auf die zweite und dritte Mahnung. Inspiration für die erste Mahnung / Zahlungserinnerung finden Sie hier.
INHALT | HINWEISE |
Briefkopf | Namen und Anschriften des eigenen Unternehmens und des Schuldners, aktuelles Datum |
Betreffzeile | (Letzte) Mahnung |
Rechnungsnummer und -datum, Kundennummer | Als Ergänzung der Betreffzeile oder im Text |
Erinnerung an Lieferung oder Leistung | Datum, Leistungsbeschreibung oder Art und Menge der gelieferten Artikel, Lieferscheinnummer |
Hinweis auf erfolgte Zahlungserinnerung bzw. 1. Mahnung | Datum der Erinnerung mit angeben |
Feststellung des ausstehenden Zahlungseingangs | Nachdrücklicher formulieren als bei der Zahlungserinnerung |
Berechnung von Mahngebühren und Verzugszinsen | Forderungsbetrag erhöht sich dadurch |
Unmissverständliche Aufforderung, den fälligen Betrag zu bezahlen | Neuen Betrag eindeutig kennzeichnen |
Neues Zahlungsziel setzen | Empfehlung: konkreten Termin nennen |
Bankdaten nennen | Im Text und/oder in der Fußzeile |
Kontaktangebot | Hilfreich, falls Probleme mit der Leistung/Lieferung bestehen |
Folgen bei weiterhin ausbleibender Zahlung | Weitere Mahnkosten |
Androhung des gerichtlichen Mahnverfahrens | Nur bei der letzten außergerichtlichen Mahnung |
Hinweis, falls Zahlung in der Zwischenzeit erfolgte | Mahnung ist gegenstandslos |
Mit einer Mahnungsvorlage, zum Beispiel einem Muster für Word oder PDF, vergessen Sie keine wichtigen Informationen.
Mahnung schreiben Muster – die passenden Formulierungen
Die Zahlungserinnerung schreiben Sie in einem freundlichen Ton. Mit jeder folgenden Mahnstufe werden die Formulierungen fordernder. Nutzen Sie folgende Vorlage für die zweite und dritte Mahnung:
Einleitung | 2. Mahnung | Wir haben uns über Ihre Bestellung vom (Auftragsdatum) gefreut und Ihnen am (Lieferdatum) Folgendes geliefert: (Art und Anzahl der Artikel). Leider ist für die zugehörige Rechnung mit der Nummer (Rechnungsnummer) noch keine Zahlung auf unserem Konto eingegangen. Am (Datum der Zahlungserinnerung) hatten wir Sie bereits an die überfällige Forderung erinnert. Sicher liegt nur ein Versehen vor.Unternehmens und des Schuldners, aktuelles Datum |
3. Mahnung | Für die Lieferung von (Art und Anzahl der Artikel) am (Lieferdatum) hatten wir Ihnen die Rechnung mit der Nummer (Rechnungsnummer) gestellt. Leider ist bisher keine Zahlung bei uns eingegangen, obwohl wir Sie bereits mit unseren Schreiben vom (Datum der Zahlungserinnerung) und vom (Datum der 2. Mahnung) daran erinnert hatten. | |
Zahlungsaufforderung | Bitte überweisen Sie den offenen Betrag von jetzt X € (inklusive X € Mahngebühren und X € Verzugszinsen) bis spätestens (Datum) auf unser unten aufgeführtes Konto. | |
Abschluss | 2. Mahnung | Bedenken Sie, dass Ihnen weitere Mahnkosten entstehen, falls der Betrag zu diesem Termin nicht auf unserem Konto eingegangen sein sollte. Wenn Sie in der Zwischenzeit bereits bezahlt haben, ignorieren Sie bitte dieses Schreiben. Zögern Sie nicht, bei Fragen oder Problemen Kontakt zu uns aufzunehmen. |
3. Mahnung | Falls der Betrag zu diesem Termin nicht auf unserem Konto eingegangen sein sollte, werden wir das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Wenn Sie die Zahlung zwischenzeitlich veranlasst haben, können Sie dieses Schreiben als gegenstandslos betrachten. Bei Fragen oder Problemen kontaktieren Sie uns bitte. | |
Rechnungs- und Buchhaltungssoftware unterstützt Sie dabei, Ihr Forderungsmanagement und Mahnwesen effizient zu organisieren. Sie haben zu jeder Zeit schnellen Zugriff auf die Kundendaten und den Überblick, welche Zahlungen überfällig sind. Mit einer Mahnungsvorlage können Sie direkt aus dem Programm heraus eine Mahnung schreiben.
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Fristen und Mahngebühren im Überblick
Mit jedem Mahnschreiben setzen Sie dem Kunden eine neue Zahlungsfrist und spätestens ab der 2. Mahnung können Sie ihm auch Verzugskosten in Rechnung stellen. Lesen Sie hier, was in dieser Hinsicht üblich und zulässig ist.
Fristen
Es gibt keine Vorschriften für die Fristen, die Sie jeweils neu setzen, wenn Sie eine weitere Mahnung schreiben. Die in der folgenden Übersicht genannten Werte dienen der Orientierung.
ZEITRAUM ZWISCHEN … | ÜBLICHE FRISTEN |
Rechnung und Zahlungserinnerung | 2 bis 3 Wochen |
Zahlungserinnerung und 2. Mahnung | 1 bis 2 Wochen |
2. Mahnung und 3. Mahnung | 5 bis 10 Tage |
3. Mahnung und weiterer Rechtsverfolgung | 5 bis 10 Tage |
Es ist empfehlenswert, nach Ablauf einer Zahlungsfrist noch 2 bis 3 Tage zusätzlich zu warten, bevor Sie eine weitere Mahnung schreiben. Denn einige Schuldner reizen die Frist aus und bedenken dabei nicht die Bearbeitungszeiten der Banken.
Mahnkosten
Mahngebühren und Verzugszinsen sind erst ein Thema, wenn sich der Kunde bereits im Verzug befindet. Dieser Fall tritt entweder mit der 1. Mahnung (Zahlungserinnerung) ein oder, falls kein Zahlungsziel vereinbart war, wenn die 30-Tage-Frist des § 286 Abs. 3 BGB überschritten wurde. B2C-Kunden müssen in den Rechnungen auf diese Frist hingewiesen werden, sonst geraten sie nicht in Verzug. Wenn Sie die 1. Mahnung schreiben, können Sie demnach noch keine Mahnkosten berechnen.
Was die Mahngebühren angeht, so dürfen Sie B2B-Kunden gemäß § 288 Abs. 5 S. 1 BGB eine Verzugspauschale in Höhe von 40 Euro in Rechnung stellen, und zwar zusätzlich zu den Verzugszinsen. Falls es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren oder einer Klage kommt, wird diese Pauschale auf die dadurch entstehenden Kosten angerechnet.
Gegenüber B2C-Kunden ist die Verzugspauschale nicht zulässig. Hier gibt es auch keine gesetzliche Regelung, was die Höhe der Mahngebühren angeht. Aus der Rechtsprechung geht jedoch hervor, dass diese die tatsächlichen Kosten für Porto, Material und Druck enthalten dürfen, aber nicht die für den Personaleinsatz oder die Computernutzung. Zwei bis drei Euro wurden meist als angemessen betrachtet, in einigen Fällen aber auch als zu hoch bewertet.
Die Verzugszinsen werden gemäß § 288 Abs. 1 und 2 BGB gegenüber Verbrauchern mit 5 Prozentpunkten und gegenüber Geschäftskunden mit 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz berechnet, und zwar ab Beginn des Verzugs.
Beispiel für B2C-Kunden:
offene Forderung: 500 €
Zeitraum ab der Zahlungserinnerung: 14 Tage
Zinssatz = 1,62 % (Basiszinssatz) + 5 % = 6,62 %
Verzugszinsen = 14/360*500*0,0662 = 1,29 €
Und was ist, wenn der Kunde dennoch nicht zahlt?
Wenn bereits ein Insolvenzverfahren eröffnet wurde oder der Schuldner die Zahlung ausdrücklich verweigert, sind sowohl das außergerichtliche als auch das gerichtliche Mahnverfahren nicht mehr zielführend. Im ersten Fall müssen Sie Ihre Forderung beim Insolvenzgericht anmelden, im zweiten Fall ist anwaltliche Hilfe empfehlenswert, damit Sie gegebenenfalls klagen können.
Wenn die Ursache für die Zahlungsverzögerung wahrscheinlich in vorübergehenden Liquiditätsproblemen, organisatorischer Überforderung oder anderen Gründen liegt und eine Chance auf das Begleichen der Forderung besteht, können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren beantragen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie mindestens einmal schriftlich gemahnt haben, möglichst mit Zustellungsnachweis (Einschreiben).
Das gerichtliche Mahnverfahren läuft folgendermaßen ab:
- Beantragung online über das Mahnportal der Bundesländer oder schriftlich per Formular beim Amts- oder Mahngericht
- Gericht erlässt Mahnbescheid gegen den Kunden, prüft aber nicht die Rechtmäßigkeit der Forderung
- Bei Widerspruch des Schuldners Beantragung eines gewöhnlichen Gerichtsverfahrens zur Klärung der Rechtmäßigkeit der Forderung
- Ohne Widerspruch und bei weiterhin ausbleibender Zahlung Beantragung eines Vollstreckungsbescheids zur Einziehung der offenen Forderung durch einen Gerichtsvollzieher
Zu jedem Zeitpunkt im Prozess des Forderungsmanagements haben Sie die Möglichkeit, ein Inkassobüro zur individuellen Unterstützung hinzuzuziehen. Diese Unternehmen haben Erfahrungen im Mahnwesen und ausreichend personelle Ressourcen dafür. Kosten für Inkassodienstleister muss der Schuldner jedoch nur tragen, wenn sie wirtschaftlich angemessen sind und es keine günstigere Option gab (Schadenminderungspflicht). Eine Alternative dazu kann die Beauftragung eines Anwalts sein.
Wenn Ihr Forderungsbestand aus Lieferungen und Leistungen generell hoch ist und Sie häufig mit Zahlungsverzögerungen und -ausfällen konfrontiert sind, ist das Factoring eine Chance. Dabei verkaufen Sie Ihre laufenden, seltener einzelne Forderungen gegen Gebühr an einen darauf spezialisierten Factoringanbieter , der auch das Zahlungsausfallrisiko trägt. Das Geld erhalten Sie sofort.
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FAQ zum Thema Mahnung schreiben
Sie suchen eine ganz bestimmte Information? Folgende Antworten auf häufig gestellte Fragen klären weitere Details:
1. Wer darf überhaupt eine Mahnung schreiben?
2. Kann eine Privatperson auch eine Mahnung schreiben?
3. Was bedeutet Fälligkeit?
4. Was bedeutet Verzug?
5. Was gehört zum Verzugsschaden?
6. Muss ich eine Zahlungserinnerung vor der Mahnung schicken?
7. Was muss ich bei einer Mahnung für Privatkunden im Vergleich zu Firmenkunden beachten?
8. Ein Kunde hat unverschuldet zu spät gezahlt. Muss ich die Mahngebühren wieder erlassen?
9. Was kostet das gerichtliche Mahnverfahren?
10. Wie kann ich es vermeiden, eine Mahnung schreiben zu müssen?
Es ist wichtig, dass Sie das Forderungsmanagement konsequent betreiben und zwischen den einzelnen Schritten nicht zu viel Zeit verstreichen lassen. Bedenken Sie die Verjährungsfrist für Forderungen von grundsätzlich 3 Jahren.
Der folgende Screenshot zeigt wie das Management der offenen Posten bei Lexoffice erfolgt:
Fazit: Mahnung schreiben – einfach dank Vorlage
Um Ihre eigene Liquidität zu sichern, müssen Sie Ihre Schuldner rechtzeitig und in einer angemessenen Form auf überfällige Außenstände hinweisen. Bedenken Sie jeweils die konkrete Situation. Die Forderungshöhe, das Verhältnis zum Kunden und dessen bisheriges Zahlungsverhalten sollten Einfluss darauf haben, wann und wie Sie mahnen. Eine Mahnung schreiben geht ganz einfach: Ein Muster unterstützt Sie dabei, passende Formulierungen zu finden.
