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Personalwesen: Gute Mitarbeiter finden und führen (inkl. Aufgaben-Checkliste)

Sie haben gegründet und beschäftigen Personal? Oder Sie möchten als Unternehmer Ihr Personalwesen auf den Prüfstand stellen bzw. weiterentwickeln? Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, sich einen Überblick über diesen weiten Bereich zu verschaffen. Eine Checkliste unterstützt Sie dabei, die einzelnen Funktionen und Teilaufgaben in Ihrem Unternehmen zu überprüfen. Profitieren Sie weiterhin von einigen Praxistipps für ein erfolgreiches und zukunftsfähiges HR-Management.

Inhaltsverzeichnis

Personalwesen – die drei wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie möchten sich gründlich über das Personalwesen informieren? Die folgenden 3 Fragen klären die wichtigsten Inhalte:

  • Was ist das Personalwesen?
    Das ist ein unternehmerischer Funktionsbereich, der sich den Mitarbeitern und dem Produktionsfaktor Arbeit widmet.
  • Welche Bereiche gehören zum Personalmanagement?
    Die wichtigsten Teilgebiete sind das strategische Personalmanagement, das Recruiting, die Mitarbeiterführung und -motivation, die Personalentwicklung sowie organisatorische Aufgaben.
  • Was sind die Ziele des Personalwesens?
    Im Mittelpunkt steht die Sicherung des Unternehmenserfolgs, wozu Teilziele wie u. a. die Deckung des Personalbedarfs, Mitarbeitermotivation und Kosteneffizienz beitragen.

Erfahren Sie im nächsten Abschnitt, was das Personalwesen kennzeichnet und für welche Ziele es im Unternehmen zum Einsatz kommt.

Das Personalwesen – mehr als nur Recruiting

Wenn es um das Personalwesen geht, denken viele Unternehmer vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels wahrscheinlich zuerst an die Personalbeschaffung. Das ist aber nur ein Teilbereich eines umfangreichen Aufgabengebietes, welches alles umfasst, was im Zusammenhang mit den Mitarbeitern eines Unternehmens sowie deren Arbeitskraft steht. Von der strategischen Personalführung über die Mitarbeiterführung bis hin zu organisatorischen Arbeiten gehört vieles dazu. Andere Bezeichnungen für das Personalwesen sind Human Resources Management (kurz: HR-Management), Personalwirtschaft oder Personalmanagement.

Das Personalwesen trägt auf vielfältige Weise zum Unternehmenserfolg bei. Sie nimmt vor allem über folgende Teilziele Einfluss darauf:

  • zuverlässige, langfristige Deckung des Personalbedarfs
  • Mitarbeitermotivation und -bindung
  • Sicherung der Zukunftsfähigkeit des Unternehmens durch vorausschauende Personalentwicklung
  • Kosteneffizienz in allen Bereichen des Personalwesens
  • Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (Fürsorgepflicht gegenüber den Arbeitnehmern)

Lernen Sie im Folgenden die Teilbereiche des Personalwesens mit ihren konkreten Aufgabenstellungen kennen.

Checkliste: Aufgaben im Personalmanagement

Das Personalwesen lässt sich in Teilbereiche aufgliedern, die jeweils mehrere konkrete Aufgaben umfassen. Mithilfe der folgenden Checkliste können Sie überprüfen, wie gut das HR-Management in Ihrem Unternehmen entwickelt ist. Die Verlinkungen führen zu weitergehenden Informationen.

Strategisches Personalmanagement und Personalführung

Im Bereich der Personalführung kommt der nachhaltige Charakter des HR-Managements zum Tragen, auch im Hinblick auf die Führungsqualität. Das strategische HR-Management richtet das Personalwesen an der Unternehmensstrategie aus. Es geht um langfristige Ziele, z. B. den zukünftigen Personalbedarf in quantitativer und qualitativer Hinsicht, die Entwicklung eines unternehmensweit einheitlichen Führungsstils oder die Organisation der Personalarbeit an sich. Kernaspekte aus diesem Bereich sind:

  • Führungskompetenz
    Qualität und Erfolg der Personalführung hängen stark von der Führungskompetenz der Personen ab, die im Unternehmen für die Angestellten Verantwortung tragen. Es handelt sich dabei um ein ganzes Bündel von Kompetenzen, von denen einige in der Persönlichkeit begründet sind und andere durch Weiterbildung und Training erworben werden können.
  • Führungsstil
    Hinsichtlich der Führungsstile, mit denen Vorgesetzte in der Praxis auf ihr Personal einwirken, hat es in den vergangenen Jahrzehnten deutliche Veränderungen gegeben. Gründer und Unternehmer müssen den Stil finden, der am besten zu ihrem Unternehmen passt.
  • Teambildung
    Damit ein Team die gemeinsamen Aufgaben gut und effizient erfüllen kann, muss es sich so organisieren, dass jeder seine Fähigkeiten bestmöglich einbringen kann. Die Führungskraft unterstützt diesen Prozess mit Maßnahmen der Teambildung.
  • Mitarbeitermotivation
    Die Mitarbeitermotivation ist eine essenzielle Führungsaufgabe, da diese sich stark auf die Leistungsfähigkeit des Personals auswirkt. Man unterscheidet grundsätzlich zwischen intrinsischer und extrinsischer Motivation.
  • Mitarbeiterbindung
    Eine gute Mitarbeiterbindung hält Fachkräfte im Unternehmen und so den Aufwand für Recruiting und Personalentwicklung gering. Die grundlegende Voraussetzung dafür ist eine hohe Mitarbeitermotivation, wodurch diese Bereiche eng beieinander liegen.
  • Organisationsentwicklung
    Die Organisationsentwicklung hat die ständige Überprüfung und Verbesserung unternehmerischer Abläufe zum Ziel. Sie bezieht sich nicht ausschließlich auf das Personalwesen, prägt dieses aber besonders.
  • Change Management
    Das Change Management umfasst ähnliche Aufgaben wie die Organisationsentwicklung. Es unterscheidet sich davon jedoch darin, dass es sich auf Veränderungsprozesse bezieht, die durch neue Rahmenbedingungen ausgelöst wurden und irgendwann abgeschlossen sind.

Personalplanung und Recruiting

Das sind grundlegende Funktionen des Personalmanagements und wichtige Voraussetzungen für die Arbeitsfähigkeit des Unternehmens:

  • Personalbedarfsplanung
    Die Personalbedarfsplanung geht von den übergeordneten Unternehmenszielen aus und bildet die Grundlage für das Recruiting, den Personaleinsatz und die Personalentwicklung. Es geht um die Ermittlung des lang-, mittel- und kurzfristigen Personalbedarfs in quantitativer und qualitativer Hinsicht.
  • Stellenbeschreibung
    Für jeden Arbeitsplatz im Unternehmen sollte es eine Stellenbeschreibung geben, in der alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten dieser Position festgehalten sind, und zwar unabhängig von der Besetzung durch einen bestimmten Mitarbeiter. Sie bildet die Basis für die Erarbeitung eines Anforderungsprofils und im Fall einer Neubesetzung für die Stellenausschreibung.
  • Anforderungsprofil
    Das Anforderungsprofil einer bestimmten Stelle umfasst alle Qualifikationen und Fähigkeiten, die ein Mitarbeiter dafür haben muss, sollte bzw. im Idealfall zusätzlich mitbringt. Für die Erarbeitung dieses Profils muss eine Anforderungsanalyse durchgeführt werden.
  • Stellenanzeige
    Für die Neubesetzung einer Stelle schreiben Sie eine Stellenanzeige. Die Veröffentlichung erfolgt heutzutage vorwiegend online, z. B. auf spezialisierten Portalen, in sozialen Netzwerken oder auf der Unternehmenswebsite.
  • Bewerbungsgespräch
    Bevor Sie mit einem potenziellen Mitarbeiter ein Bewerbungsgespräch führen, bereiten Sie dieses gut vor. Beschäftigen Sie sich gründlich mit den Bewerbungsunterlagen, planen Sie den Gesprächsverlauf und beziehen Sie geeignete Führungskräfte oder Verantwortliche für HR mit ein.
  • Personalauswahl
    Mit einer sorgfältigen Personalauswahl bei der Besetzung einer Stelle legen Sie den Grundstein dafür, dass der Mitarbeiter den fachlichen Anforderungen gerecht wird, mit seiner Persönlichkeit zur Unternehmenskultur passt und nicht nach kurzer Zeit wieder kündigt. Eine Vorauswahl findet anhand der Bewerbungsunterlagen statt und die endgültige Entscheidung nach den Bewerbungsgesprächen.
  • Personalmarketing
    Da gutes Personal eine wichtige Ressource ist, muss sich ein Unternehmen nicht nur am Absatz- sondern auch am Arbeitsmarkt ausrichten. Diese Aufgabe kommt dem Personalmarketing zu, wobei sowohl die Mitarbeitergewinnung als auch die -bindung im Fokus stehen.
  • Employer Branding
    Beim Employer Branding geht es darum, eine Arbeitgebermarke mit bestimmten Merkmalen aufzubauen. Das erleichtert die Ansprache der richtigen Zielgruppe auf dem Arbeitsmarkt, stärkt die Mitarbeiterbindung und unterstützt das Personalmarketing.
  • Arbeitnehmerüberlassung
    Vor allem bei kurzfristigem oder vorübergehend erhöhtem Personalbedarf kann eine Arbeitnehmerüberlassung dabei helfen, diesen zu decken. Das Unternehmen muss sich in diesem Fall nicht selbst um die Personalbeschaffung kümmern, zahlt aber ein Entgelt für die Überlassung von Arbeitskräften.

Personalentwicklung

Bei der Personalentwicklung geht es um die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens, aber auch um die Effizienz von Einarbeitungsprozessen:

  • Einarbeitungsplan
    Der Einarbeitungsplan umfasst alle Maßnahmen zur strukturierten Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters. Er wird jeweils individuell erstellt, da neben den geforderten auch die bereits vorhandenen Fähigkeiten und Erfahrungen einen Einfluss auf die Inhalte haben.
  • Onboarding
    Onboarding bedeutet, dass man neues Personal im Unternehmen schnell und effizient an Bord holt. Während dieser Phase geht es nicht nur um die fachliche Einarbeitung, sondern auch die soziale und kulturelle Integration. Darüber hinaus sind vor allem zu Beginn viele organisatorische Aufgaben zu erledigen.
  • Training on the Job
    Das bedeutet, dass Mitarbeiter, und zwar nicht nur neue, durch praktische Arbeit ihre Fähigkeiten trainieren. Man unterscheidet zwischen Job Rotation als dem zeitweisen Arbeitsplatzwechsel, Jobenlargement als Aufgabenerweiterung auf ähnlichem Niveau und Jobenrichment als Arbeitsfelderweiterung auf höherem Niveau. Auch die Vermeidung einseitiger Belastungen ist ein häufiges Ziel dieser Maßnahmen.
  • Mitarbeiterschulung
    Die regelmäßige Mitarbeiterschulung trägt dazu bei, Arbeitnehmer fachlich auf dem geforderten Stand zu halten und weiterzuentwickeln. Es gibt dafür vielfältige Möglichkeiten wie Vorträge, Seminare, Kurse oder auch E-Learning-Angebote.
  • Führungskräfteentwicklung
    Da Personal mit Führungsverantwortung einen besonders großen Einfluss auf den Unternehmenserfolg hat, kommt der Führungskräfteentwicklung eine wichtige Rolle zu. Dabei geht es nicht nur um die Stärkung der Führungskompetenz aktueller Führungspersönlichkeiten, sondern auch um den Aufbau eines Talent-Pools für Nachwuchsführungskräfte.
  • Systemisches Coaching
    Coaching ist generell eine gute Möglichkeit, Mitarbeiter oder Teams durch eine längerfristige Begleitung weiterzuentwickeln. Dabei legt systemisches Coaching besonderen Wert darauf, das Unternehmen als System mit vielfältigen internen Zusammenhängen und Wechselbeziehungen zu betrachten.

Leistungserfassung, Controlling und Mitarbeiterkommunikation

Die Kommunikation hat eine sehr große Bedeutung im Personalwesen, sowohl in Bezug auf die Angestellten als auch im Zusammenhang mit dem Personalcontrolling:

  • Mitarbeiterbeurteilung
    Die Mitarbeiterbeurteilung soll die Leistung einzelner Arbeitnehmer in einem zurückliegenden Zeitraum auswerten, um Maßnahmen der Personalentwicklung ableiten und motivierende Wertschätzung zeigen zu können. Grundlage dafür ist die sorgfältige Dokumentation durch einen direkten Vorgesetzten.
  • Mitarbeitergespräch / Feedbackgespräch
    Ein Mitarbeitergespräch kann dem regelmäßigen Austausch zwischen Angestelltem und Führungskraft dienen und so eine gute Kommunikation und Transparenz unterstützen. Daneben gibt es auch anlassbezogene Gespräche, z. B. zur Lösung aktueller Probleme, als Feedbackgespräch zur Beurteilung der Arbeitsleistung oder zum Ende der Probezeit.
  • Zielvereinbarung
    Ein Gespräch zur Zielvereinbarung wird in vielen Unternehmen jährlich durchgeführt. Dabei vereinbart man mit der jeweiligen Person individuelle Ziele für die nächste Etappe, z. B. bestimmte Arbeitsleistungen oder Weiterbildungen.
  • Personalcontrolling
    Das Personalcontrolling unterstützt die Entscheidungsfindung im Personalwesen durch die Bereitstellung aussagekräftiger Informationen. Grundlage dafür ist die Erfassung und Auswertung geeigneter Daten.

Abrechnung, Personalverwaltung und Betreuung von Mitarbeitern

Zum Personalwesen gehören auch viele Verwaltungsaufgaben, wobei häufig rechtliche Vorgaben zu beachten sind:

  • Arbeitsvertrag
    Der Arbeitsvertrag wird zu Beginn des Arbeitsverhältnisses zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber geschlossen. Er regelt alle wichtigen Details wie Tätigkeit, Arbeitsort und -zeit, Vergütung sowie Urlaub.
  • Urlaubsanspruch
    Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf Erholungsurlaub, dessen Mindeststandards im Bundesurlaubsgesetz bzw. für Minderjährige im Jugendarbeitsschutzgesetz geregelt sind. Im Zusammenhang mit besonderen Arbeitszeiten oder persönlichen Situationen der Arbeitnehmer sind einige Details zu beachten, wenn es darum geht, den konkreten Urlaubsanspruch zu berechnen.
  • Probezeit
    Zu Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses kann optional eine Probezeit vereinbart werden. Für diese einigt man sich auf eine kürzere Kündigungsfrist als regulär, sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber.
  • Mitarbeiter anmelden
    Unternehmer müssen neue Mitarbeiter anmelden, und zwar bei verschiedenen Stellen. Dazu gehören im Wesentlichen die Krankenkasse, die Agentur für Arbeit, die Berufsgenossenschaft und, wenn Sie die Lohnbuchhaltung selbst erledigen, das Finanzamt.
  • Entgeltabrechnung
    Die Entgeltabrechnung ist eine klassische Aufgabe im Personalwesen. Auch sozial- und steuerrechtliche Aspekte sind dabei zu beachten.
  • Arbeitszeit
    Die Arbeitszeit wird im Arbeitsvertrag vereinbart, wobei die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes und des Jugendarbeitsschutzgesetzes zu beachten sind. Empfehlenswert, und in bestimmten Situationen auch vorgeschrieben, ist eine zuverlässige Methode zur Arbeitszeit-Erfassung.
  • Abmahnung
    Bei mittelschwerem Fehlverhalten des Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen. Im Wiederholungsfall liegt dann meist ein ausreichender Grund für eine Kündigung vor.
  • Kündigen
    Muss der Arbeitgeber einem Mitarbeiter kündigen, erfolgt das meist fristgemäß aus einem anerkannten Grund, oder bei schwerem Fehlverhalten fristlos. Im Zusammenhang mit fristgemäßen Kündigungen sind insbesondere der Kündigungsschutz und die Kündigungsfrist zu beachten.
  • Aufhebungsvertrag
    Ein Arbeitsverhältnis kann auch mit einem Aufhebungsvertrag beendet werden. Hierbei gibt es keine Kündigungsfrist und auch keinen Kündigungsschutz. Dafür erhält der Arbeitnehmer im Normalfall eine Abfindung.
  • Arbeitszeugnis
    Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein wohlwollend formuliertes Arbeitszeugnis. Das stellt Personalverantwortliche oft vor Herausforderungen und hat zur Entwicklung einer besonderen Zeugnissprache geführt. Als Hilfestellung können Sie Arbeitszeugnis-Muster nutzen, die typische Formulierungen enthalten.

5 Tipps für modernes HR-Management

Die Digitalisierung kann dazu beitragen, viele Aufgaben im Personalwesen zu vereinfachen sowie effizienter und wirkungsvoller zu gestalten. Folgende Tipps geben Ihnen einige Anregungen für ein zukunftsfähiges HR-Management:

  1. Sprechen Sie Ihre Zielgruppe dort an, wo Sie ihre Aufmerksamkeit erlangen. Das sind in zunehmendem Maß soziale Netzwerke, aber auch entsprechende Veranstaltungen oder Onlineportale können helfen.
  2. Automatisieren Sie Bewerbungsverfahren und nutzen Sie technische Möglichkeiten zur Erhöhung der Effizienz, z. B. standardisierte Online-Bewerbungen oder Videointerviews. Ein gewisser individueller Feinschliff zeigt neuem Personal jedoch Wertschätzung – achten Sie darauf, dass die Prozesse am Ende nicht wie eine „Massenabfertigung“ wirken.
  3. Setzen Sie Tools für die Personalplanung ein, die alle Mitarbeiter mit Personalverantwortung vernetzen. So sind schnelle Reaktionen auf aktuelle Entwicklungen möglich.
  4. Legen Sie besonderen Wert auf Kommunikation. Ihre Mitarbeiter sollten nicht nur Feedback empfangen, sondern auch selbst geben können, z. B. zu bestimmten betrieblichen Fragen oder an Kollegen und Vorgesetzte. Moderne Software hilft Ihnen dabei, dies unkompliziert zu implementieren.
  5. Nutzen Sie für die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter auch E-Learning-Angebote wie Online-Kurse, Apps oder unternehmensinterne Informationspools.

Evaluieren Sie ihr Personalwesen regelmäßig und suchen Sie nach zukunftsweisenden Verbesserungsmöglichkeiten.

Fazit: Zeitgemäßes Personalwesen für nachhaltigen Unternehmenserfolg

Das Personalwesen umfasst ein weites und vielseitiges Aufgabengebiet, das sich in mehrere Teilbereiche mit jeweils typischen Arbeiten einteilen lässt. Strategische Planungen gehören ebenso dazu wie die Sicherung der Führungsqualität, Recruiting, Personalentwicklung und Verwaltungsaufgaben. Entsprechend groß ist der Einfluss des Personalmanagements auf den Erfolg des Unternehmens. Mithilfe geeigneter Software lassen sich viele Prozesse in diesem Bereich moderner und effizienter gestalten.

Roul Radeke von Selbststaendigkeit.de

Roul Radeke

Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer des 2015 gegründeten Onlineportals Selbststaendigkeit.de und bei radeke-interim.de. Das Onlineportal Selbststaendigkeit.de bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching), digitale Produkte für die Selbstständigkeit und zahlreiche Werbemöglichkeiten.