Personalauswahl – die drei wichtigsten Fragen auf einen Blick
Sie möchten sich intensiver mit dem Personalauswahlverfahren beschäftigen? Steigen Sie mit folgenden FAQ-Antworten in das Thema ein:
Lesen Sie im nächsten Abschnitt, warum eine professionelle Personalauswahl so wichtig ist.
Personalauswahl: Was ist das und was sind Gründe für eine sorgfältige Personalselektion?
Sobald eine vakante Arbeitsstelle besetzt werden muss und Bewerbungen dafür eingegangen sind, startet der Prozess der Personalauswahl. In einem Personalauswahlverfahren wird der am besten geeignete Bewerber Schritt für Schritt herausgefiltert, wobei man systematisch vorgeht und mit bewährten und häufig wissenschaftlich fundierten Verfahren arbeitet.
Eine sorgfältige Personalauswahl ist für Firmen ein wichtiger Erfolgsfaktor, denn eine Fehlbesetzung kann aus folgenden Gründen nachhaltig schaden:
Aus diesen Gründen ist es wichtig, dass Sie sich im Rahmen der Personalauswahl ein umfassendes Bild von jedem grundsätzlich geeigneten Kandidaten verschaffen. Planen Sie ausreichend Zeit für das Personalauswahlverfahren ein.
Schritt für Schritt erklärt: Ablauf und Instrumente bei einem Personalauswahlverfahren
Für jede Arbeitsstelle muss es ein Anforderungsprofil geben. Dieses bildet die Grundlage für ein gezieltes Recruiting, denn dort sind alle notwendigen Kenntnisse, Fähigkeiten und Eigenschaften festgehalten. Dabei unterscheidet man zwischen Muss-Kriterien, die auf jeden Fall erfüllt sein müssen, und Kann-Kriterien, die nicht unverzichtbar, aber von Vorteil sind. Aus einer Stellenanzeige müssen diese Muss- und Kann-Kriterien eindeutig hervorgehen. Sobald Bewerbungen bei Ihnen eintreffen, starten Sie den Prozess der Personalauswahl mit den im Folgenden vorgestellten Schritten.
1. Vorselektion der Bewerbungen
Einige Bewerbungen lassen sich bereits nach einer kurzen Durchsicht aussortieren, sodass Sie sich danach intensiver um die erfolgversprechenderen Kandidaten kümmern können. Achten Sie bei dieser Vorselektion auf folgende Kriterien:
Zur Unterstützung der Vorselektion gibt es Software-Tools, die z. B. Onlinebewerbungen nach bestimmten Kriterien filtern können. Diese können vor allem bei umfangreichen Bewerbungsprozessen, einer großen Anzahl an neuen Stellen oder in größeren Firmen Arbeit erleichtern. In der Regel ersetzt eine Software aber die persönliche Durchsicht der Bewerbungen nicht komplett.
2. Ausführliche Analyse
Nach der Vorselektion überprüfen Sie die nicht aussortierten Bewerbungsunterlagen erneut. Dabei achten Sie gezielt auf bestimmte Kriterien, die Einfluss darauf haben, ob der Kandidat zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch eingeladen wird:
Überprüfen Sie stichprobenartig die Korrektheit der Angaben einzelner Kandidaten, vor allem dann, wenn Sie Zweifel daran haben. Dafür können Sie z. B. beim ehemaligen Arbeitgeber nachfragen oder Informationen aus beruflichen Netzwerken wie LinkedIn nutzen.
3. Einladung der Bewerber
Sie haben anhand der Bewerbungsunterlagen eine Vorauswahl getroffen? Dann laden Sie die Kandidaten zu einem persönlichen Gesprächstermin ein. Das sind wichtige Inhalte des Einladungsschreibens:
4. Kennenlernen der Bewerber
Zum ersten Kennenlernen jedes Interessenten führen Sie zunächst jeweils ein Interview durch. Wenn besondere Eigenschaften oder Fähigkeiten getestet werden sollen, kommen häufig zusätzlich spezielle Methoden zum Einsatz. Welcher Aufwand angemessen ist, hängt auch von der Wichtigkeit und vom Anspruch der Position ab.
Interview
Das klassische oder auch Interview ist die erste Aktion, mit der Sie einen Interessenten kennenlernen. Bei vielen Jobs genügt das auch, ohne dass zusätzliche Testverfahren notwendig wären. Es ist wichtig, dass Sie das Interview gut vorbereiten. Erstellen Sie dafür einen Leitfaden, der für alle Kandidaten gilt. Außer bei sehr kleinen Unternehmen ist es sinnvoll, dass mehrere Unternehmensvertreter anwesend sind. Interviews können auch per Telefon oder Video-Chat durchgeführt werden.
Achten Sie während des Interviews darauf, dass Sie selbst nicht zu viel über Ihr Unternehmen sprechen, sondern vor allem Ihrem Gesprächspartner die Gelegenheit dazu geben, sich zu präsentieren. Stellen Sie dafür gezielt offene Fragen, die nicht nur mit „ja“ oder „nein“ beantwortet werden können. Wichtige Themen sind die Motivation für die Bewerbung, der bisherige Ausbildungs- und Berufsweg, Vorstellungen von der zukünftigen Arbeit und berufliche Ziele.
Das folgende Video zeigt Ihnen die wichtigsten Punkt auf, die bei einem Interview zu beachten sind:
Testverfahren
Es gibt verschiedene Methoden im Rahmen der Personalauswahl, mit denen Sie Interessenten zusätzlich zum Interview testen können. Diese ermöglichen eine objektivere Bewertung, werden aber wegen des höheren Aufwands von kleinen Unternehmen tendenziell seltener eingesetzt. Dabei können sie sich für diese ebenfalls gut eignen, vor allem wenn bestimmte Eigenschaften oder Fähigkeiten für die Stelle besonders wichtig sind.
Einige Tests sind auch online durchführbar und können deshalb Teil der Vorauswahl sein. Lernen Sie im Folgenden häufig eingesetzte Verfahren kennen.
Informieren Sie die Bewerber vorab darüber, welche Tests durchgeführt werden, und was damit bezweckt wird. Diese Transparenz ist wichtig für das gegenseitige Vertrauen.
Assessment Center
Assessment Center sind aufwendigere Methoden der Personalauswahl, die häufig für anspruchsvolle Stellen in größeren Unternehmen zum Einsatz kommen. Zeitlich können sie einige Stunden, aber auch mehrere Tage umfassen.
Bis auf wenige Ausnahmen im Top-Management-Bereich führt man Assessment Center in Gruppen durch. Dabei werden häufig die oben bereits beschriebenen Testmethoden miteinander kombiniert und zusätzlich durch Gruppenaktivitäten wie Diskussionen oder Rollenspiele ergänzt. Nicht selten baut man dabei bewusst Druck- oder Stresssituationen auf, um die Reaktion der Bewerber zu testen.
Ein Assessment Center wird von mehreren dafür geschulten Personen begleitet, welche die Kandidaten beobachten und bewerten. Es ist auch möglich, Assessment Center in Form einer Videokonferenz online durchzuführen.
Mehr zum Thema Assessment Center erfahren Sie im folgenden Video:
5. Ggf. Probearbeiten
Probearbeiten sind nur dann angemessen, wenn Sie den Eindruck haben, dass Sie die Eignung des Bewerbers danach besser beurteilen können. Der Zeitumfang liegt bei einigen Stunden bis zu wenigen Tagen. Der Bewerber kann in diesem Zeitraum hospitieren oder einfache Aufgaben übernehmen, wodurch aber kein Arbeitsverhältnis begründet wird.
Teilen Sie dem Bewerber eine feste Ansprechperson zu und vereinbaren Sie vorab, dass er zu nichts verpflichtet ist, aber auch keinen Anspruch auf ein Entgelt hat. Sie können aber eine Aufwandsentschädigung zahlen oder die Fahrtkosten erstatten. Im Falle eines späteren Arbeitsverhältnisses ist auch ein Ausgleichstag o.ä. eine Möglichkeit.
6. Entscheidung und Vertragsverhandlungen
Schließen Sie das Personalauswahlverfahren ab, indem Sie sich gemeinsam mit den in den Prozess involvierten Personen für den passenden Kandidaten entscheiden. Verhandeln Sie danach mit diesem die Konditionen des Arbeitsvertrags und das Gehalt.
7. Arbeitsvertrag
Erarbeiten Sie auf der Basis der Verhandlungsergebnisse den Arbeitsvertrag und unterzeichnen Sie ihn gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter. Welche Inhalte dieser enthalten muss und was in diesem Zusammenhang noch zu beachten ist, finden Sie in unserem Artikel zum Arbeitsvertrag. Dort sind auch Muster verlinkt, an denen Sie sich orientieren können.
10 wichtige Kriterien bei der Personalauswahl im Überblick
Um Bewerber miteinander vergleichen zu können, arbeitet man bei der Personalauswahl häufig mit Bewertungsbögen. Das sind Checklisten, in denen die Fähigkeiten und Eigenschaften der Bewerber während der Vorstellungsgespräche und Tests nach einem Punktesystem bewertet werden. Denken Sie aber daran, dass die Bewertungspunktzahl nicht allein ausschlaggebend für die Personalauswahl sein sollte, sondern es zählt immer der Gesamteindruck.
Verwenden Sie für alle Bewerber die gleichen Kriterien, die Sie im Einzelnen aus den Anforderungen der Stelle ableiten. Diese lassen sich beispielsweise in folgende Kategorien einteilen:
- Fachkenntnisse
Das sind theoretische Kenntnisse und praktische Fähigkeiten, die sich durch Zeugnisse, Zertifikate und Tests belegen lassen. - Berufserfahrung
Dazu gehören sowohl bereits ausgeübte Tätigkeiten, die für die Stelle direkt relevant sind, aber auch ähnliche, potenziell nützliche Erfahrungen. - Cultural Fit
Der Bewerber muss menschlich zum Unternehmen und in das Team passen. Geprägt wird dieser Cultural Fit durch ähnliche Werte, Verhaltens- und Arbeitsweisen sowie passende Vorstellungen vom Arbeitsalltag und den idealen Kollegen. - Methodenkompetenz
Diese bezeichnet die Fähigkeit, die passenden Methoden zur Bewältigung der alltäglichen Aufgaben zu kennen und anwenden zu können. Dazu gehören u. a. strukturiertes Vorgehen bei der Informationsbeschaffung und ganzheitliches, systemisches Denken - Sozialkompetenz
Dabei geht es um die Fähigkeit, mit anderen Menschen gut interagieren zu können, wozu Eigenschaften wie Kommunikations-, Empathie und Kritikfähigkeit zählen. - Leistungsfähigkeit
Sie beschreibt, inwiefern der Bewerber den Anforderungen der Stelle voraussichtlich gerecht werden kann, wofür Belastbarkeit, Auffassungsgabe, Kreativität oder ein gutes Stressmanagement Voraussetzungen sein können. - Persönlichkeit
Das sind grundlegende persönliche Merkmale wie Zuverlässigkeit oder Flexibilität. Hier bewerten Sie, in welcher Ausprägung stellenrelevante Eigenschaften vorhanden sind. - Motivation
Überprüfen Sie durch geeignete Fragen und Tests, was den Interessenten dazu bewogen hat, sich für die Stelle zu bewerben? Neben der extrinsischen Motivation ist dabei die intrinsische besonders wertvoll, da diese sich langfristig positiv auf die Leistungsfähigkeit und -bereitschaft auswirkt. - Potenzial
Bedenken Sie auch, wie sich der Mitarbeiter im Unternehmen weiterentwickeln kann. Gleichen Sie deshalb sein Interesse daran mit dem Bedarf und den Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen ab. - Ggf. Führungskompetenz
Das ist nur bei der Personalauswahl im Führungskräftebereich relevant, denn dafür müssen bestimmte Eigenschaften wie Überzeugungskraft oder die Fähigkeit zur Steuerung von Teamentwicklungsprozessen vorhanden sein.
Laden Sie hier die Vorlage für einen Bewertungsbogen herunter! Er enthält die genannten Kategorien mit einzelnen Kriterien und die Möglichkeit der Gewichtung.
5 Tipps für die Personalauswahl in kleinen Unternehmen und Start-ups
Kleinunternehmen und Start-ups können bei Bewerbern nicht immer mit den Gehältern und Sicherheiten punkten wie der Mittelstand oder Großkonzerne. Es gibt aber auch sehr gute Fachkräfte, die kleinere Unternehmen aufgrund der besonderen Herausforderungen bevorzugen. Bei der Personalauswahl ist es empfehlenswert, ganz besonders auf folgende Dinge zu achten:
- 1Cultural Fit sehr wichtig
In kleinen Unternehmen und Start-ups ist es besonders von Bedeutung, dass die Chemie zwischen den Mitarbeitern stimmt, weil das die intrinsische Motivation stark beeinflusst. Der Cultural Fit hat nicht selten einen höheren Stellenwert als Fachwissen oder Fähigkeiten, die oft nachträglich erworben werden können. - 2Transparenz
Kleinen Unternehmen fehlt es oft an Bekanntheit. Legen Sie deshalb Wert darauf, Ihre Bewerber ausreichend über Ihr Geschäftsmodell, Ihre Arbeitsprozesse und Ihren Teamgeist zu informieren. Denn diese müssen wissen, was sie erwartet. Denn nur so können sie richtig einschätzen, ob sie diesen Job überhaupt möchten. - 3Bewerbungsprozess einfach halten
Einige Branchen sind besonders stark vom Fachkräftemangel betroffen, zum Teil auch als Folge der Corona-Pandemie. Beseitigen Sie in diesem Fall sämtliche Hürden, die Interessenten von einer Bewerbung bei Ihnen abhalten könnten. Ermöglichen Sie z. B. eine Bewerbung per Smartphone, die aus einem einfach gehaltenen Kontaktformular besteht, ggf. mit Upload-Möglichkeit für Anlagen, wobei Sie auf das Anschreiben verzichten können. Es gibt auch die Möglichkeit der One-Click-Bewerbung bei der einfach die Inhalte des LinkedIn- oder Xing-Profils übermittelt werden. - 4Kompromisse nicht ausschließen
Da sie eventuell weniger materielle Vorteile und Sicherheiten bieten können als Großkonzerne, sind kleine Unternehmen tendenziell stärker vom Fachkräftemangel betroffen. Legen Sie deshalb nicht so großen Wert auf einen perfekten Lebenslauf, sondern gehen Sie auch Kompromisse ein. Geben Sie die Suche nach dem idealen Bewerber aber nicht vorschnell auf und testen Sie ggf. andere Recruitingkanäle. Denn mitunter kommen Bewerbungen auch schubweise. - 5Employer Branding nicht vernachlässigen
Auch wenn Employer Branding aufgrund der begrenzten Ressourcen in kleinen Unternehmen oft nicht im Mittelpunkt steht, so haben diese Maßnahmen mittel- bis langfristig positive Auswirkungen auf den Recruitingerfolg und die . Ein weiterer Vorteil ist, dass sich mit höherer Wahrscheinlichkeit die richtigen Personen bewerben.
Egal, ob Start-up oder Großkonzern: Denken Sie bei der Personalauswahl generell an den Gleichbehandlungsgrundsatz. Dieser gehört zum Arbeitsrecht und besagt, dass niemand aufgrund von Eigenschaften wie Herkunft, Geschlecht, Religion, sexueller Identität, Alter oder einer Behinderung bei der Personalauswahl benachteiligt werden darf.
No-Gos bei der Personalauswahl: Diese Methoden schrecken Bewerber ab
Ihr Personalauswahlverfahren ist so weit fortgeschritten, dass Sie aus den eingegangenen Bewerbungen geeignete Kandidaten herausgefiltert und eingeladen haben? Jetzt dürfen Ihnen keine Fehler passieren, die zur Folge haben können, dass diese sich anders entscheiden. Vermeiden Sie vor allem folgende No-Gos, die in der Praxis leider immer wieder vorkommen:
Gehen Sie generell respektvoll mit den Bewerbern um. Das bedeutet auch, dass Sie deren Zeit nicht unangemessen beanspruchen. Finden Sie das richtige Maß für notwendige Tests und Maßnahmen. Zu viel Aufwand bindet nicht nur unnötig Ressourcen, sondern kann auch Bewerber abschrecken.
Fazit zur Personalauswahl: Potenziale in den Mittelpunkt stellen
Bei der Personalauswahl müssen mittlerweile andere Prioritäten gesetzt werden als noch zu Zeiten des Arbeitskräfteüberschusses. Konzentrieren Sie sich deshalb im Auswahlprozess auf die wichtigsten Kriterien. Es ist in vielen Fällen sinnvoller, Personal mit der richtigen Persönlichkeit und Motivation auszuwählen, als auf die fachlich perfekte Eignung und einen lückenlosen Lebenslauf Wert zu legen. Wissen, Fähigkeiten und Erfahrung können die Mitarbeiter mit Ihrer Unterstützung häufig im Nachhinein noch erwerben.
