Arbeitszeugnis schreiben – die drei wichtigsten Fragen auf einen Blick
Das Thema „Arbeitszeugnisse“ ist komplex und beschäftigt auch die Arbeitsgerichte nicht selten. Häufig tauchen bei Unternehmern die folgenden drei Fragen auf:
Das Endzeugnis hat die größte praktische Bedeutung. Es gibt aber auch noch andere Anlässe, wie der nächste Abschnitt zeigt.
Die unterschiedlichen Arten von Arbeitszeugnissen im Überblick
Der Artikel beschäftigt sich hauptsächlich mit dem Endzeugnis, das ein Arbeitnehmer mit seinem Ausscheiden aus dem Unternehmen erhält, und das bei Bewerbungen auf andere Stellen die Angaben in seinem Lebenslauf belegt. Wird das Zeugnis bereits vorher ausgestellt, etwa direkt nach einer fristgemäßen Kündigung, spricht man vom vorläufigen Zeugnis, von dem das Endzeugnis auch abweichen kann. Darüber hinaus können sich Arbeitnehmer bei Bedarf Zwischenzeugnisse ausstellen lassen, wenn sie im Unternehmen bleiben.
Weiterhin unterscheidet man zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Arbeitszeugnis. Unterschiede bestehen darin, dass die qualifizierte Variante auch Beurteilungen der Leistung und des Verhaltens enthält. Der sonstige Inhalt stimmt überein. Einfache Arbeitszeugnisse sind lediglich bei sehr kurzen Arbeitsverhältnissen mit einfachen Aufgaben angemessen.
Inhalt und Aufbau eines Arbeitszeugnisses + Erstellung in nur 10 Minuten
Bestimmte Angaben müssen in einem Arbeitszeugnis enthalten sein, andere sind empfehlenswert. Zu den Pflichtangaben gehören bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis:
Folgen Sie den üblichen Standards, wenn Sie ein Arbeitszeugnis schreiben, denn Personaler erwarten einen bestimmten Aufbau. Orientieren Sie sich dafür an der folgenden Gliederung:
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Geheimcodes im Arbeitszeugnis – Beispiele für Formulierungen und was sie bedeuten
Ein Arbeitszeugnis muss der Wahrheit entsprechen, aber auch wohlwollend formuliert sein. Das bedeutet, dass es keine unnötigen negativen Formulierungen enthalten darf, welche die weitere Bewerbung des Mitarbeiters erschweren. Da das oft eine Gratwanderung ist, hat sich eine spezielle Zeugnissprache entwickelt, die von erfahrenen Personalern angewendet und verstanden wird. Positiv erscheinende Formulierungen sind deshalb nicht in jedem Fall auch so gemeint.
Dieses Video zeigt Ihnen welche Geheimcodes im Arbeitszeugnis es geben kann:
Dazu ist es wichtig zu wissen, dass verschlüsselte Formulierungen gemäß § 109 Abs. 2 der Gewerbeordnung grundsätzlich nicht erlaubt sind. Einige der verwendeten Geheimcodes wurden daher von der Rechtsprechung für unzulässig erklärt. Bestimmte Formulierungen und Gepflogenheiten haben sich jedoch durchgesetzt und kommen regelmäßig zur Anwendung. Beispielsweise sind bei der Leistungsbewertung folgende Formulierungen üblich, die sich an den in der Schule üblichen Noten orientieren:
Übliche Formulierungen und ihre Einstufung:
Auch weitere Details können Botschaften vermitteln. Bedenken Sie Folgendes, wenn Sie ein Arbeitszeugnis schreiben, auch um Missverständnisse zu vermeiden:
Die Tabelle zeigt einige Formulierungsbeispiele für die unterschiedlichen Abstufungen. Hierbei geht es um die Bewertung der Fachkenntnisse.
| NOTEN | BEISPIELFORMULIERUNG |
|---|---|
| 1 | Frau X hat ihre außerordentlich umfangreichen Fachkenntnisse stets mit größtem Erfolg in der Berufspraxis angewendet. |
| 2 | Frau X hat ihre sehr umfangreichen Fachkenntnisse stets mit großem Erfolg in der Berufspraxis angewendet. |
| 3 | Frau X hat ihre überdurchschnittlichen Fachkenntnisse mit großem Erfolg in der Berufspraxis angewendet. |
| 4 | Frau X hat ihre Fachkenntnisse in der Berufspraxis erfolgreich angewendet. |
| 5 | Frau X hat ihre Fachkenntnisse in der Berufspraxis weitestgehend erfolgreich angewendet. |
| 6 | Frau X hat sich bemüht, ihre Fachkenntnisse in der Berufspraxis anzuwenden. |
Schlussabsatz im Arbeitszeugnis – drei Formulierungsideen
Der Schlussabsatz gehört zwar nicht zu den Pflichtbestandteilen eines Arbeitszeugnisses. Sein Fehlen sendet aber ein negatives Signal. Auch kommen hier, ebenso wie bei der Leistungs- und Verhaltensbeurteilung, Zeugniscodes zur Anwendung. Folgende Bestandteile gehören zum Schlussabsatz:
Die Tabelle zeigt drei Formulierungsbeispiele und ihre Bedeutung:
| FORMULIERUNG | BEDEUTUNG |
|---|---|
| Frau X verlässt uns auf eigenen Wunsch. Wir bedauern ihre Entscheidung sehr und bedanken uns für die stets herausragenden Leistungen. Wir wünschen ihr weiterhin viel Erfolg. | Frau X hat selbst gekündigt. Der Arbeitgeber war mit den Leistungen der Mitarbeiterin sehr zufrieden. |
| Herr Y verlässt das Unternehmen aus betriebsbedingten Gründen. Wir bedauern es, ihn als Mitarbeiter zu verlieren und bedanken uns für die gute Zusammenarbeit. Weiterhin wünschen wir ihm für seine Zukunft alles Gute und Erfolg. | Herrn Y wurde betriebsbedingt gekündigt. Er war ein eher mittelmäßiger Mitarbeiter. Daraus, dass „weiterhin“ am Anfang des letzten Satzes steht und nicht vor „Erfolg“, lässt sich schließen, dass Herr Y in diesem Unternehmen nicht besonders erfolgreich war. |
| Das Arbeitsverhältnis wurde in beiderseitigem Einverständnis aufgelöst. Wir danken Frau Z für ihre Mitarbeit. Für die Zukunft wünschen wir ihr alles Gute, auch Erfolg. | Der erste Satz kann auf eine Kündigung vonseiten des Unternehmens, aber auch auf einen Aufhebungsvertrag hinweisen. Dass die Bedauernsformel fehlt, ist ein negatives Signal. Der letzte Satz drückt aus, dass Frau Z in diesem Unternehmen keinen Erfolg hatte. |
Weitere Formulierungsideen und Zeugniscodes zum Schlussabsatz sowie ihre Bedeutung finden Sie auf unserer Seite zum Arbeitszeugnis-Muster.
Checkliste Arbeitszeugnis: So vergessen Sie nichts
Sie haben ein Arbeitszeugnis verfasst? Kontrollieren Sie noch einmal mithilfe der folgenden Tipps, ob Sie an alles gedacht haben:
Der nächste Abschnitt fasst zusammen, was nicht in einem Arbeitszeugnis stehen darf.
Achtung: Das darf nicht ins Arbeitszeugnis!
Gesetz und Rechtsprechung schließen bestimmte Inhalte in Arbeitszeugnissen aus. Achten Sie darauf, da der Arbeitnehmer sonst seinen Berichtigungsanspruch geltend machen kann:
Neben den Feinheiten der Inhaltsgestaltung und Formulierung müssen Sie als Arbeitgeber noch weitere rechtliche Sachverhalte beachten. Der nächste Abschnitt fasst diese zusammen.
Rechtliche Eckdaten: Diese Pflichten hat der Arbeitgeber beim Arbeitszeugnis
Arbeitszeugnisse sind häufig Gegenstand von Entscheidungen der Arbeitsgerichte. Machen Sie sich deshalb mit den grundsätzlichen rechtlichen Bestimmungen vertraut und beachten Sie folgende Tipps.
- 1Pflicht zur Erstellung eines Arbeitszeugnisses
Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ist für Arbeitsverhältnisse in § 109 der Gewerbeordnung und für Dienstverhältnisse (Beamte) in § 630 BGB festgeschrieben. - 2Einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis
§ 109 Abs. 2 der Gewerbeordnung besagt, dass Anspruch auf ein einfaches Arbeitszeugnis besteht, der Arbeitnehmer aber auch ein qualifiziertes Zeugnis verlangen kann. - 3Formulierungen und Form
§ 109 Abs. 2 der Gewerbeordnung verbietet Doppeldeutigkeiten und versteckte Geheimzeichen. Unzulässig sind in diesem Zusammenhang auch Anführungszeichen, Fettdruck, Unterstreichungen sowie Frage- oder Ausrufezeichen. - 4Wohlwollenspflicht
Die Rechtsprechung hat mehrfach die Wohlwollenspflicht des Arbeitgebers betont. Das bedeutet, das Arbeitszeugnis darf den Arbeitnehmer bei seiner weiteren Bewerbung nicht ungerechtfertigt benachteiligen. Trotzdem sind Sie zu einer wahrheitsgemäßen Beurteilung verpflichtet. - 5Übermittlung des Zeugnisses
§ 109 Abs. 3 der Gewerbeordnung und § 630 Abs. 3 BGB schließen die Erteilung des Arbeitszeugnisses in elektronischer Form aus. Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichtes aus dem Jahr 1993 muss es auf weißem Papier oder, falls vorhanden, auf Firmenbriefpapier gedruckt werden. Die Übermittlung muss daher per Post oder durch persönliche Übergabe erfolgen. - 6Frist
Stellen Sie ein Arbeitszeugnis möglichst direkt bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus. Der Arbeitnehmer hat grundsätzlich gemäß § 195 BGB noch bis zu drei Jahre danach Anspruch darauf. Diesen kann er jedoch auch bereits vorher verwirken, wenn er ihn nicht zeitnah (laut Rechtsprechung 5 bis 15 Monate) geltend macht. - 7Regelungen zum Arbeitszeugnis im Arbeitsvertrag
Die Pflicht zur Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses muss nicht explizit im Arbeitsvertrag festgeschrieben werden, da sie bereits per Gesetz besteht. Möglich ist jedoch die Vereinbarung, dass sich die Bewertungsmaßstäbe an branchenüblichen Standards orientieren. Weiterhin kann eine Frist vereinbart werden, nach welcher der Arbeitnehmer keine Ansprüche mehr gegen den Arbeitgeber hat, was auch den Anspruch auf das Arbeitszeugnis einschließt. - 8Berichtigungsanspruch
Der Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf Berichtigung, wenn das Arbeitszeugnis inhaltliche oder formelle Fehler aufweist. Dazu gehören auch Rechtschreib- und Grammatikfehler. Den Anspruch kann er verwirken, wenn er ihn nicht innerhalb weniger Monate geltend macht. - 9Schadenersatzpflicht
Eine Schadenersatzpflicht kann Ihnen im Zusammenhang mit Arbeitszeugnissen sowohl gegenüber Arbeitnehmern als auch gegenüber zukünftigen Arbeitgebern Ihrer ehemaligen Mitarbeiter entstehen. Im ersten Fall besteht die Gefahr, wenn Sie Ihrer Pflicht zur Erstellung des Arbeitszeugnisses oder seiner Berichtigung nicht oder nicht rechtzeitig nachkommen und dem Arbeitnehmer dadurch Nachteile bei seiner Bewerbung entstehen. Der zweite Fall ist vorstellbar, wenn Sie wider besseren Wissens ein zu gutes Zeugnis ausstellen, etwa wenn der Arbeitnehmer aufgrund strafbarer Handlungen fristlos entlassen wurde, und der nachfolgende Arbeitgeber dadurch einen Schaden erleidet. - 10Arbeitszeugnis für Auszubildende
Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis für Auszubildende zum Ende des Ausbildungsverhältnisses ist in § 16 des Berufsbildungsgesetztes geregelt. Es gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen wie für Arbeitszeugnisse. In jedem Fall sind die während der Ausbildung erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten aufzuführen.
Sie haben noch Fragen zum Arbeitszeugnis? Der nächste Abschnitt beantwortet einige FAQ.
FAQ – Häufige Fragen zum Arbeitszeugnis
Im Zusammenhang mit Arbeitszeugnissen tauchen in der Praxis häufig Fragen auf. Die folgenden Antworten liefern Ihnen einige zusätzliche Tipps:
1. Wann steht einem Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis zu?
2. Hat der Arbeitnehmer auch nach einem nur wenige Wochen dauernden Arbeitsverhältnis Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?
3. Muss ein Arbeitgeber unaufgefordert ein Arbeitszeugnis ausstellen?
4. Wer unterschreibt das Arbeitszeugnis?
5. Welche Fristen bestehen im Zusammenhang mit dem Arbeitszeugnis?
6. Darf der Arbeitnehmer das Arbeitszeugnis selbst schreiben?
7. Welchen Spielraum habe ich bei einem schlechten Mitarbeiter?
8. Welches Datum trägt ein Arbeitszeugnis?
9. Zu welchem Zeitpunkt werden Zwischenzeugnisse erstellt?
10. Was versteht man unter dem Zeugnisbrauch?
Fazit: Qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben
Wenn Sie ein Arbeitszeugnis schreiben, müssen Sie mitunter die Gratwanderung zwischen der Wahrheits- und Wohlwollenspflicht bewältigen. Achten Sie auf die sprachlichen Feinheiten, damit Sie nicht versehentlich etwas anderes ausdrücken, als Sie wollen.
Es ist empfehlenswert, den Mitarbeitern qualifizierte Arbeitszeugnisse zu schreiben, auch wenn sie diese noch nicht selbst angefordert haben. Denn später wird es schwieriger, sich an die Leistungen und das Verhalten des Arbeitnehmers zu erinnern.
