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Abmahnung im Arbeitsrecht: Wichtige Fakten für Unternehmer inkl. Muster

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 21 Februar, 2024
Lesezeit Minuten.
Sie stehen als Unternehmer oder Personalverantwortlicher vor der schwierigen Aufgabe, eine Abmahnung auszusprechen? Oder Sie fragen sich, ob diese Maßnahme in einer konkreten Situation angemessen ist? Lesen Sie hier unter anderem, welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen, was zu den zwingend notwendigen Inhalten gehört und worauf Sie bei der Kommunikation achten sollten. Ein kostenloses Muster gibt Ihnen Orientierung beim Formulieren eines Abmahnschreibens.  

Abmahnung – die drei wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie müssen als Arbeitgeber auf das Fehlverhalten eines Arbeitnehmers reagieren und denken über eine Abmahnung nach? Das sind die wichtigsten Fakten dazu:

  • Wie muss eine Abmahnung erfolgen?
    Sie muss das Fehlverhalten beschreiben, es als Vertragsverstoß rügen, zu korrektem Verhalten auffordern und für den Wiederholungsfall eine Kündigung androhen, was theoretisch auch mündlich möglich ist.
  • Was ist ein Abmahngrund?
    Er ist gegeben, wenn ein schwerwiegenderes arbeitsvertragswidriges Verhalten vorliegt, z.B. wiederholte / häufige Verspätungen bzw. unentschuldigtes Fehlen, Verstöße gegen die betrieblichen Regeln, Diebstahl oder Mobbing.
  • Wie lange ist eine Abmahnung gültig?
    Dafür gibt es keine gesetzlich definierte Frist. Oft wird nach ca. 2 Jahren einem Antrag auf Entfernung aus der Personalakte stattgegeben.

Lesen Sie im nächsten Abschnitt Grundlegendes zur Abmahnung, bevor wichtige Details geklärt werden.

Abmahnung schreiben: Das sollten Sie wissen

Wenn ein Mitarbeiter mit seinem Verhalten gegen den Arbeitsvertrag verstößt, und es sich nicht nur um eine leichte Verfehlung handelt, kann der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen. Sie hat eine Warnfunktion und gilt im Arbeitsrecht als schwerwiegendste Disziplinarmaßnahme, die im Wiederholungsfall eine Kündigung zur Folge haben kann.

Dieser Schritt fällt sicher keinem Chef leicht, denn das wertvolle gute Verhältnis zum Arbeitnehmer wird dadurch belastet. Es gibt jedoch Situationen, in denen das Abmahnen unvermeidbar ist, um dem Mitarbeiter eine letzte Chance zu geben, seine Einstellung oder sein Verhalten zu ändern. Nicht nur in rechtlicher Hinsicht müssen Sie dabei einiges beachten. Es kommt auch darauf an, kommunikative Fehler zu vermeiden.

Schnellcheck: Die 15 wichtigsten Fragen zur Abmahnung aus Unternehmersicht

Im Zusammenhang mit Abmahnungen tauchen in der Praxis häufig bestimmte Fragen auf, die hier beantwortet werden. Auch Arbeitnehmer können ihren Arbeitgeber bei vertragswidrigem Verhalten abmahnen, z. B. bei ausstehendem Lohn. Die folgenden Informationen sind ein Ratgeber speziell für die Seite des Unternehmers.

1. Was bringt eine Abmahnung?

Abmahnen kann aus Sicht des Arbeitgebers zwei Funktionen erfüllen: die Korrektur eines fehlerhaften Mitarbeiterverhaltens oder die Vorbereitung einer verhaltensbedingten Kündigung. Damit vertragswidriges, unternehmensschädliches Verhalten nicht zur Normalität wird, muss der Arbeitgeber darauf reagieren.

Dabei gibt eine Abmahnung dem Mitarbeiter die Chance zu erkennen, was er falsch gemacht hat. Er kann sein Verhalten in Zukunft ändern, und so das Arbeitsverhältnis aufrechterhalten. Trotzdem handelt es sich dabei im Vergleich zu einer einfachen Ermahnung um eine Maßnahme mit arbeitsrechtlicher Wirkung, denn sie ist in vielen Fällen die Voraussetzung für eine Kündigung bei wiederholtem Fehlverhalten.

2. Welche Rechtsgrundlage gilt für eine Abmahnung?

Die Rechtsgrundlage für Abmahnungen ist § 314 BGB, der sich auf die Kündigung von Dauerschuldverhältnissen aus wichtigem Grund bezieht, wozu auch der Arbeitsvertrag gehört. Speziell Absatz 2 fordert, dass nach einer Vertragsverletzung eine Kündigung grundsätzlich nur nach Ablauf einer Frist oder einer erfolglosen Abmahnung möglich ist. Die laufende Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts hat die Anwendung des Rechts zum Abmahnen weiter konkretisiert.

3. Welche Voraussetzungen sind für eine Abmahnung nötig?

Für die Abmahnung braucht es einen stichhaltigen Grund, wobei die Verhältnismäßigkeit zu beachten ist. Sie muss sich auf ein Verhalten des Arbeitnehmers beziehen, auf das er Einfluss hat. Auch kann sie nur von einer kündigungsberechtigten Person ausgesprochen werden und der Adressat muss sie zur Kenntnis nehmen können. Eine vorherige Anhörung des Arbeitnehmers ist nur erforderlich, wenn ein Tarifvertrag das vorschreibt.

4. Kündigung ohne vorherige Abmahnung – ist das möglich?

Ja, ohne vorher abzumahnen, kann ein Arbeitgeber in folgenden Situationen kündigen: aus betriebs- oder personenbedingten Gründen, wenn kein Kündigungsschutz besteht und bei schwerem Fehlverhalten. Abmahnungen sind nur im Zusammenhang mit verhaltensbedingten Kündigungen relevant, da sie auf eine Änderung des Verhaltens abzielen.

Betriebsbedingt ist eine Kündigung dann, wenn das Unternehmen Arbeitsplätze abbauen muss. Kann der Arbeitnehmer aus persönlichen Gründen seine Aufgaben nicht mehr erfüllen, etwa durch den Verlust der Berufszulassung, ist eine personenbedingte Kündigung möglich. Hierfür kann jedoch ebenfalls eine Abmahnung erforderlich sein, wenn der Arbeitnehmer den Grund beseitigen kann, etwa durch eine Weiterbildung.

Kein Kündigungsschutz besteht während der 6-monatigen Wartezeit zu Beginn jedes Arbeitsverhältnisses gemäß § 1 Abs. 1 KSchG. Darüber hinaus sind Kleinbetriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern generell nicht daran gebunden. Schweres Fehlverhalten liegt vor, wenn dem Arbeitgeber die Fortführung des Arbeitsverhältnisses nicht zugemutet werden kann, etwa bei Körperverletzung, Beleidigung oder Betrug, jeweils in schweren Fällen.

5. Welche Gründe für eine Abmahnung sind rechtmäßig?

Abmahnen ist gerechtfertigt, wenn der Arbeitnehmer gegen Inhalte des Arbeitsvertrags verstoßen hat. Weiterhin muss es sich um ein konkretes Verhalten handeln, auf welches er Einfluss hat. Dabei ist immer die Verhältnismäßigkeit zu beachten. Weiter unten im Text sind einige Beispiele aufgeführt.

6. Welche Bestandteile dürfen in einer Abmahnung nicht fehlen?

Es gibt 4 Pflichtbestandteile einer Abmahnung, die für ihre Rechtsgültigkeit ausschlaggebend sind:

  • konkrete Beschreibung des abgemahnten Verhaltens mit Datum und Uhrzeit
  • Rüge des Vorfalls als Verstoß gegen den Arbeitsvertrag
  • Aufforderung zur zukünftigen Verhaltensänderung
  • Androhung einer möglichen Kündigung im Wiederholungsfall

7. Wie oft darf ich eine Abmahnung schreiben?

In dieser Hinsicht gibt es keine allgemeingültige Beschränkung. Grundsätzlich können Sie sofort kündigen, wenn der Arbeitnehmer den gleichen Fehler wiederholt, wegen dem er bereits abgemahnt wurde. Bei leichteren Vergehen sind 2 bis 3 Abmahnungen üblich. Häufiger sollten Sie jedoch nicht abmahnen, da die Maßnahme dadurch ihre Wirksamkeit verlieren kann.

8. Ist eine mündliche Abmahnung rechtsgültig?

Ja, denn die Schriftform ist dafür nicht vorgeschrieben. Allerdings ist es schwierig, eine mündliche Abmahnung und ihre Rechtmäßigkeit im Nachhinein nachzuweisen, sofern keine Zeugen anwesend waren.

Es ist deshalb empfehlenswert, Abmahnungen schriftlich zu formulieren. Lassen Sie sich den Empfang per Unterschrift bestätigen, aber ohne damit direkt eine Zustimmung einzufordern. Das Schreiben kann dann auch der Personalakte beigefügt werden.

9. Welche Fristen gibt es für eine Abmahnung?

Für den Zeitraum zwischen dem Fehlverhalten und der Abmahnung ist keine gesetzlich vorgeschriebene Frist einzuhalten. Theoretisch können mehrere Monate dazwischen liegen. Im Hinblick auf eine angestrebte Verhaltensänderung ist es jedoch empfehlenswert, nicht zu viel Zeit vergehen zu lassen.

Nach welchem Zeitraum eine Abmahnung verjährt, ist ebenfalls nicht fest definiert. Sobald sie aus der Personalakte entfernt wird, kann sie nicht mehr zur Begründung einer Kündigung herangezogen werden. Aber auch wenn das nicht geschieht, verliert sie mit der Zeit an Relevanz und hat nach 2 bis 3 Jahren für diesen Zweck kaum noch Gewicht.

10. Was kann der Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung tun?

Der Arbeitnehmer hat das Recht, eine Gegendarstellung zu verfassen, welche in die Personalakte aufgenommen werden muss. Dafür gibt es keine Frist. Falls es später doch zu einer Kündigung und einer Klage dagegen kommt, kann diese Gegendarstellung Einfluss auf die Entscheidung haben.

Er kann auch den Arbeitgeber direkt auffordern, eine seiner Meinung nach ungerechtfertigte Abmahnung zurückzunehmen und aus der Personalakte zu entfernen, gegebenenfalls mit Unterstützung des Betriebsrates. Wenn das nicht erfolgreich war, kann er gerichtlich dagegen vorgehen.

Eine Entfernung aus seiner Akte kann er auch verlangen, wenn das Fehlverhalten lang genug zurückliegt. Dafür gibt es keine exakt definierte Frist, aber man kann von 2 bis 3 Jahren ausgehen.

11. Kann der Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung klagen?

Ja, das kann die letzte Möglichkeit sein, wenn Uneinigkeit über die Rechtmäßigkeit der Maßnahme besteht. Alternativ kann der Arbeitnehmer diese auch erst in einem Kündigungsschutzprozess beanstanden, falls er infolge der Abmahnung gekündigt wird. Der Arbeitgeber trägt in beiden Fällen die Beweislast dafür, dass er gerechtfertigt abgemahnt hat.

12. Was ist, wenn der Arbeitnehmer den gleichen Fehler nach einer Abmahnung erneut macht?

Grundsätzlich haben Sie bei einer Wiederholung des Fehlverhaltens das Recht zur Kündigung, da Sie diese bereits angedroht haben. In Abhängigkeit von der Schwere des Fehlers kann es aber auch angemessen sein, ein zweites oder drittes Mal abzumahnen. Diese Verhältnismäßigkeit wird in einem eventuellen Kündigungsschutzprozess berücksichtigt.

Beachten Sie, dass nur ein gleichartiger Fehler zu einer Kündigung berechtigt. Wenn Sie einen Mitarbeiter z. B. wegen Arbeitsverweigerung abgemahnt haben, könnte eine spätere Nichtbefolgung von Vorschriften zwar wiederum eine Abmahnung zur Folge haben. Sie können deswegen aber nicht ordentlich kündigen.

13. Welchen Einfluss hat eine Abmahnung auf den Kündigungsschutz?

Grundsätzlich schwächt das Abmahnen den Kündigungsschutz des Arbeitnehmers. Denn er kann dann bei wiederholtem Fehlverhalten gekündigt werden, was ohne Abmahnung nicht möglich wäre.

Wenn das Fehlverhalten jedoch so schwer war, dass es eine Kündigung ohne Abmahnung rechtfertigen würde, sollten Sie auch nicht abmahnen. Denn dann dürfen Sie wegen ein und demselben Sachverhalt nicht mehr kündigen, und Sie haben die Möglichkeit erst wieder bei einer Wiederholung des gleichen Fehlers. Beachten Sie aber, dass das nur für sehr schwere Fälle gilt und auch außerordentliche Kündigungen grundsätzlich vorherige Abmahnungen erfordern.

14. Welche Unterschiede gibt es bei einer Abmahnung für einen Azubi?

Eine Besonderheit besteht darin, dass nicht nur das Verhalten im Ausbildungsbetrieb relevant ist, sondern auch das in der Berufsschule. Wiederholtes unentschuldigtes Fernbleiben vom Unterricht kann z. B. diese Maßnahme rechtfertigen.

Darüber hinaus gibt es für Auszubildende keine abweichenden rechtlichen Vorschriften. Es wird jedoch empfohlen, andere Maßstäbe anzusetzen, was im Streitfall von den Gerichten auch so bewertet wird. So sollte mindestens zwei- bis dreimal abgemahnt werden, bevor eine Kündigung ausgesprochen wird. Auch ist in vielen Fällen eine Ermahnung als leichtere Disziplinierungsmaßnahme vorzuziehen.

15. Was ist der Unterschied zwischen Abmahnung und Ermahnung bzw. Verwarnung?

Eine Ermahnung bzw. Verwarnung weist den Arbeitnehmer zwar auf seinen Fehler hin und fordert für die Zukunft korrektes Verhalten, droht aber keine Kündigung an. Es handelt sich um eine leichtere Disziplinarmaßnahme ohne Rechtsfolgen.

Verhältnismäßig oder nicht?
10 Beispiele für Abmahnungen

Das Bundesarbeitsgericht hat in einem Urteil von 2009 entschieden, dass bei der Erteilung einer Abmahnung der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten ist. Das bedeutet, wenn nur ein geringfügiger Verstoß gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten vorliegt, rechtfertigt das diese Maßnahme nicht. Die folgenden Beispiele zeigen eine Auswahl von typischen Anlässen und ihre Bewertung:

  • Verspätung
    Wiederholte oder erhebliche Verspätungen rechtfertigen eine Abmahnung. Wenn der Mitarbeiter einmalig 5 Minuten zu spät kommt, wäre sie nicht verhältnismäßig. Es spielt auch eine Rolle, inwiefern der Arbeitnehmer eine Schuld am Zuspätkommen trägt. Hat er auf dem Arbeitsweg einen Unfall, wäre das nicht der Fall, bei einem angekündigten Streik im öffentlichen Nahverkehr allerdings schon.

  • Häufige Krankheit
    Da der Mitarbeiter darauf keinen Einfluss hat, kann er deswegen nicht verhaltensbedingt gekündigt werden, weshalb auch keine Abmahnung zulässig ist. Unter strengen Auflagen kann eine personenbedingte Kündigung möglich sein, wenn der Arbeitnehmer aufgrund einer körperlichen oder psychischen Erkrankung im Unternehmen keine Aufgabe mehr erfüllen kann.

  • Unzureichende Leistung
    Allein wegen unzureichender Arbeitsergebnisse darf nicht abgemahnt werden, weil die Gründe dafür nicht unbedingt im Verhalten des Arbeitnehmers liegen müssen. Nur wenn in diesem Zusammenhang ein konkretes Fehlverhalten nachgewiesen werden kann, ist das Abmahnen gerechtfertigt.

  • Unentschuldigtes Fehlen
    Ob Urlaub ohne Genehmigung oder vorgetäuschte Krankheit, in solchen schweren Fällen ist eine Abmahnung gerechtfertigt. Die Verhältnismäßigkeit ist z. B. zu beachten, wenn sich ein Mitarbeiter zu spät krank meldet.

  • Verstöße gegen betriebliche Regeln
    Bewusste Verstöße gegen Sicherheits- oder Compliance-Regeln sind i. d. R. abmahnfähig, da sie schwere Folgen nach sich ziehen können.

  • Diebstahl
    Diebstahl rechtfertigt grundsätzlich eine Abmahnung. In Bagatellfällen, vor allem wenn der Arbeitnehmer bereits lange und ohne Probleme im Unternehmen gearbeitet hat, ist eine Ermahnung jedoch oft die bessere Wahl.

  • Mobbing
    Mobbing schadet sowohl dem Opfer als auch dem Arbeitsklima nachhaltig und ist deshalb abmahnfähig. Der Nachweis des fehlerhaften Verhaltens kann jedoch schwierig sein.

  • Beleidigung
    Ob gegenüber Kollegen, dem Arbeitgeber oder Kunden, Beleidigungen sind immer abmahnfähig, auch wenn diese auf Online-Portalen oder in sozialen Medien veröffentlicht werden. Wenn Kunden betroffen sind, genügt bereits Unhöflichkeit, da diese geschäftsschädigend ist.

  • Sexuelle Belästigung
    Diese ist in jedem Fall abmahnfähig, da sie, wie auch Mobbing, der betroffenen Person und dem Arbeitsklima schadet. Auch anzügliche Bemerkungen zählen als Belästigung.

  • Alkoholkonsum
    Dieser kann abgemahnt werden, wenn im Unternehmen oder für die konkrete Tätigkeit ein Alkoholverbot besteht.Die Beispiele dienen nur der Orientierung bei der Beurteilung der Verhältnismäßigkeit. Lassen Sie sich im Zweifel anwaltlich beraten.

Kostenfreie Muster-Abmahnung zum Download

Es ist wichtig, jedes Abmahnungsschreiben individuell zu formulieren und den beanstandeten Sachverhalt mit allen Details exakt zu beschreiben. Inhaltliche und formelle Fehler können zur Folge haben, dass die Abmahnung ihre Rechtswirksamkeit verliert und eine nachfolgende Kündigung vom Arbeitsgericht im Rahmen eines Prozesses als nicht rechtmäßig bewertet wird.

Bei Formblitz finden Sie viele Muster für unterschiedliche Abmahnungsgründe. Unser kostenfreier Download enthält eine allgemeine Vorlage mit Bausteinen für die verpflichtenden Inhalte, an der Sie sich orientieren können, die Sie aber noch individuell anpassen müssen. Wir übernehmen keine Haftung für den Gebrauch. Lassen Sie sich im Zweifel arbeitsrechtlich beraten, damit Sie ein wirksames Dokument formulieren können.

Abmahnung

Praxistipps für die Abwicklung und Kommunikation

Der Ausspruch einer Abmahnung ist sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber eine unangenehme Angelegenheit, weshalb dafür Fingerspitzengefühl gefragt ist. Das gilt umso mehr, wenn Ihnen die Aufrechterhaltung des Arbeitsverhältnisses wichtig ist. Beachten Sie deshalb folgende Tipps:

  • Sofern Sie nicht selbst Zeuge des Fehlverhaltens waren, überprüfen Sie gründlich, ob die Vorwürfe haltbar sind.
  • Suchen Sie zunächst das persönliche Gespräch, anstatt sofort abzumahnen. Das ist zwar nicht vorgeschrieben, kann aber Missverständnisse klären und viel Ärger ersparen.
  • Geben Sie dem Mitarbeiter im Gespräch ausreichend Gelegenheit, seine Sicht der Dinge zu schildern. Analysieren Sie gemeinsam die Ursachen für das Problem und suchen Sie konstruktiv gemeinsam nach Lösungen, anstatt nur einseitig zu kritisieren.
  • Prüfen Sie, ob im konkreten Fall auch eine Ermahnung genügt. Sollte doch eine Abmahnung notwendig sein, übergeben Sie diese nach Möglichkeit persönlich und zeigen Sie sich im Gespräch zuversichtlich, dass der Arbeitnehmer in Zukunft alle Erwartungen erfüllen wird.
  • Auch wenn Sie aus gutem Grund abmahnen müssen und sehr verärgert sind, lassen Sie sich nicht zu einer Beleidigung des Mitarbeiters hinreißen. Das könnte nicht nur für Sie persönlich rechtliche Folgen haben, sondern würde auch die Rechtmäßigkeit der Abmahnung untergraben.

Im Hinblick auf den Fachkräftemangel und die mit dem Recruiting und der Einarbeitung verbundenen Kosten ist es empfehlenswert, bestehende Arbeitsverhältnisse selbst bei Problemen nicht unnötig aufs Spiel zu setzen. Abmahnungen sind manchmal alternativlos, sollten aber nicht leichtfertig ausgesprochen werden.

Fazit: Abmahnung als letzte Warnung

Eine Abmahnung durch den Chef ist in bestimmten Situationen unausweichlich und sendet dem Arbeitnehmer ein wichtiges Signal. Da die schwerste arbeitsrechtliche Disziplinierungsmaßnahme auch Einfluss auf den Kündigungsschutz hat und deshalb Beweismittel in entsprechenden gerichtlichen Auseinandersetzungen sein kann, ist eine korrekte Formulierung wichtig.

Häufig treten Fragen im Zusammenhang mit der Verhältnismäßigkeit auf, weshalb eine Beratung durch auf Arbeitsrecht spezialisierte Rechtsanwälte sinnvoll sein kann. Achten Sie als Unternehmer auch auf eine angemessene Kommunikation der Maßnahme, die im Idealfall die Aufrechterhaltung des Arbeitsverhältnisses zum Ziel hat.

Disclaimer

Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte unserer Internetseite (auch etwaige Rechtsbeiträge) lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Der Inhalt dieser Informationen kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle bereitgestellten Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität.

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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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