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Einarbeitungsplan: Checkliste, um neue Mitarbeiter professionell an Bord zu holen

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 21 Februar, 2024
Lesezeit Minuten.
Sie werden als Gründer bzw. Unternehmer neue Mitarbeiter einstellen und möchten wissen, wie Sie die Einarbeitung am besten organisieren? Oder Sie sind für das Personalwesen verantwortlich und suchen Anregungen für den Einarbeitungsplan? Lernen Sie die wichtigsten Inhalte kennen und laden Sie eine kostenlose Checkliste herunter, die Ihnen bei der Erstellung eines eigenen Konzepts hilft. Erfahren Sie weiterhin, wie der Einarbeitungsprozess abläuft, und erhalten Sie Praxistipps für einen gelungenen ersten Arbeitstag.  

Schnellcheck Einarbeitungsplan – die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie möchten einen Einarbeitungsplan erstellen und suchen einen Einstieg in das Thema? Folgende drei Fragen und Antworten klären die wichtigsten Fakten:

  • Was ist ein Einarbeitungsplan?
    Er kommt bei Neueinstellungen von Mitarbeitern zum Einsatz und umfasst die Planungen vom Zeitpunkt des Vertragsabschlusses bis zum Ende der Einarbeitungsphase.
  • Warum ist ein Einarbeitungsplan wichtig?
    Der Plan unterstützt eine strukturierte Einarbeitung, die darauf abzielt, dass der neue Arbeitnehmer schnell voll einsatzfähig ist.
  • Was steht alles in einem Einarbeitungsplan?
    Er enthält Planungen für alle individuellen Einarbeitungsmaßnahmen, aber auch für sämtliche organisatorische Aufgaben, die im Zusammenhang mit der Neueinstellung zu erledigen sind.

Erfahren Sie im nächsten Abschnitt mehr zu den konkreten Inhalten eines Einarbeitungsplans.

Das darf in Ihrem Einarbeitungsplan nicht fehlen

Jeder Einarbeitungsplan sollte individuell erstellt werden, da sowohl die Anforderungen der konkreten Stelle, die Gegebenheiten im Unternehmen als auch die vorhandenen Kompetenzen des Mitarbeiters beachtet werden müssen. Das schließt nicht aus, dass bei gleichartigen Jobs unterstützend auch standardisierte Vorlagen genutzt werden können. Folgende Punkte liefern Anregungen für die Inhalte Ihres Einarbeitungskonzepts:

Inhalte des Einarbeitungskonzepts
  • Notwendige Kompetenzen
    Halten Sie im Einarbeitungsplan fest, welche Kompetenzen aufgebaut werden sollen. Gehen Sie dabei zum einen vom Anforderungsprofil der Stelle aus, und zum anderen von den bereits vorhandenen Kenntnissen und Fähigkeiten des neuen Mitarbeiters, die Sie während des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses evaluiert haben.
  • Dauer der Einarbeitungsphase
    Wie lang die Einarbeitung dauert, hängt vor allem vom Anspruchsniveau der Stelle ab. Es kann sich dabei um wenige Wochen, aber auch um mehrere Monate handeln.
  • Einarbeitungsmaßnahmen
    Ausgehend von den zu entwickelnden Kompetenzen legen Sie die Maßnahmen fest, mit denen diese während der Einarbeitungsphase erreicht werden sollen. Das können Einweisungen, Trainings, Job Rotation oder verschiedene Formen der Mitarbeiterschulung sein. Planen Sie auch jeweils den Termin, die Dauer und wer die Maßnahme durchführt, und erarbeiten Sie daraus einen „Laufzettel“ für den Mitarbeiter.
  • Erste Ziele
    Definieren Sie für die ersten Wochen oder Monate konkrete Ziele, damit Sie diese termingerecht überprüfen und den Einarbeitungsplan gegebenenfalls nachjustieren können. Legen Sie zum Beispiel fest, welche Tätigkeiten bis wann ausgeübt werden sollten.
  • Vorbereitung des Arbeitsplatzes
    Planen Sie in Abstimmung mit den zukünftigen Kollegen des neuen Mitarbeiters, was am Arbeitsplatz vorhanden sein muss, und erstellen Sie eine Checkliste. Es bietet sich an, diese für ähnliche Arbeitsplätze zu standardisieren, um sie bei Neueinstellungen immer wieder verwenden zu können.
  • Arbeitsplatz kennenlernen
    Was gehört zur ersten Einweisung am Arbeitsplatz und wer führt diese durch? Wichtige Aufgabe können zum Beispiel die Übergabe von Passwörtern / Zugängen, Anweisungen zur Materialbeschaffung oder die Information über gewünschte Kommunikationswege sein.
  • Team informieren
    Informieren Sie das Team des zukünftigen Mitarbeiters persönlich über die bevorstehende Neueinstellung und klären Sie in diesem Zusammenhang auftretende Fragen der Kollegen. Vereinbaren Sie auch einen festen Ansprechpartner bzw. Mentor, der dem neuen Mitarbeiter während der Einarbeitungsphase zur Seite steht.
  • Persönliche Vorstellung
    Planen Sie, wen der neue Mitarbeiter am 1. Arbeitstag persönlich kennenlernen soll. Je nach Position sind das nicht nur die unmittelbaren Teamkollegen, sondern auch wichtige Kontakte aus anderen Abteilungen.
  • Unternehmensrundgang
    Organisieren Sie den Unternehmensrundgang für den 1. Arbeitstag. Welche Abteilungen möchten Sie dem neuen Kollegen in welcher Abfolge zeigen? Denken Sie auch an die Kantine oder Essensmöglichkeiten in der Umgebung, Pausenräume, sanitäre Einrichtungen und ähnliche Anlaufpunkte.
  • Organisatorisches
    Der neue Angestellte muss die Regelungen zur Urlaubsorganisation, Arbeitszeiterfassung, zu Pausen und Krankmeldungen kennenlernen. Eventuell ist noch die Unterzeichnung von Vereinbarungen (z. B. Schweigepflicht oder Datenschutz) notwendig.
  • Informationsmaterial übergeben
    Wichtige Informationen sollten in schriftlicher Form (oder als PDF-Datei) übergeben werden, damit der neue Kollege diese bei Bedarf schnell finden kann. Dazu können die Darstellung unternehmerischer Abläufe, wichtige Unternehmenswerte, ein Organigramm mit Kontaktdaten oder eine FAQ-Übersicht gehören.
  • Anstehende To Dos
    Welche konkreten Aufgaben oder Projekte stehen in den ersten Wochen an? Sowohl der neue Mitarbeiter als auch Kollegen müssen darüber informiert werden.
  • Mitarbeitergespräche
    Feedbackgespräche sind während der Einarbeitung sehr wichtig, da die Zielerreichung ausgewertet und ggf. der Einarbeitungsplan angepasst werden müssen. Legen Sie verbindliche Termine fest, wann diese stattfinden sollen. Anfangs sind die Abstände zwischen den Gesprächen tendenziell kürzer, später länger.

Sie suchen eine Checkliste für Ihren Einarbeitungsplan? Laden Sie hier eine Vorlage im PDF-Format oder als Excel-Datei kostenlos herunter.

Ablauf der Einarbeitungsphase

Wie der auch als Onboarding bezeichnete Einarbeitungsprozess im Einzelfall abläuft, hängt immer von den individuellen Gegebenheiten ab. Es lassen sich aber im Wesentlichen die hier näher beschriebenen Phasen unterscheiden. In unserem speziellen Artikel zum Onboarding erfahren Sie mehr darüber. Vergessen Sie nicht, während der Einarbeitung immer wieder Feedbackgespräche einzuplanen, in denen Sie neben dem gegenseitigen Austausch und der Thematisierung notwendiger Korrekturen auch die erzielten Erfolge würdigen.

Preboarding

Das Preboarding umfasst alle Vorbereitungen, die zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und dem Antritt der Stelle zu erledigen sind. Die anspruchsvollste Aufgabe in dieser Phase ist der Entwurf des individuellen Einarbeitungskonzepts, mit dem Sie das gesamte Onboarding inhaltlich und organisatorisch planen.

Kümmern Sie sich weiterhin um die Vorbereitung des Arbeitsplatzes, indem Sie die zuständigen Kollegen damit beauftragen. Wichtig ist auch die rechtzeitige Information der Teammitglieder des neuen Mitarbeiters. Vereinbaren Sie bei dieser Gelegenheit, wer diesem als persönlicher Mentor zur Verfügung stehen wird. Legen Sie während dieser Zeit auch die Personalakte an und überprüfen Sie, welche Unterlagen noch ergänzt werden müssen.

Falls der Zeitraum bis zum Arbeitsbeginn etwas länger ist, halten Sie mit gelegentlichen Informationsschreiben Kontakt zum neuen Arbeitnehmer und versorgen Sie ihn auf diese Weise bereits mit den ersten wichtigen Informationen. Damit vermitteln Sie ihm auch, dass Sie sich auf seinen Start im Unternehmen freuen. Etwa 2 Wochen vor Arbeitsbeginn teilen sie dem Mitarbeiter den Treffpunkt, die Uhrzeit, Anreise- und Parkmöglichkeiten sowie ggf. den Dresscode für den ersten Arbeitstag mit.

1. Arbeitstag

„Der erste Eindruck zählt“ – das gilt auch für den 1. Arbeitstag. Wichtig ist daher ein persönlicher Empfang durch Sie oder andere Vorgesetzte bzw. einen Personalverantwortlichen. Dem folgt ein Gespräch, bei dem die wichtigsten Informationen zum Start vermittelt, Fragen sowie gegenseitige Erwartungen geklärt und eventuell noch Formalitäten erledigt werden.

Ein Unternehmensrundgang und das Kennenlernen des eigenen Teams und Arbeitsplatzes schließen sich an. Stellen Sie dem neuen Kollegen seinen persönlichen Ansprechpartner vor und übergeben Sie ihm eine schriftliche Zusammenfassung wichtiger Informationen für Neueinsteiger sowie den Einarbeitungsplan als Laufzettel. Planen Sie ein gemeinsames Frühstück oder Mittagessen und begrüßen Sie Ihren Mitarbeiter mit einer kleinen Aufmerksamkeit – auch Faktoren wie diese tragen zur langfristigen Mitarbeitermotivation bei.

Orientierungsphase

Mit der Orientierungsphase beginnt das eigentliche Onboarding. Am Anfang steht die arbeitsplatzbezogene Einweisung, zum Beispiel die Übergabe des Passworts für den Computer oder die Information über den Ablauf der Materialbeschaffung. In den nächsten Tagen oder Wochen wird der neue Mitarbeiter nach und nach mit seinem Aufgabenfeld vertraut gemacht.

Die Grundlage dafür ist der individuelle Einarbeitungsplan, in welchem detailliert geregelt ist, welche Schritte wann absolviert werden sollen und wer jeweils der Ansprechpartner dafür ist. Typische Inhalte sind praktische Anweisungen, das Training von Routinetätigkeiten, Schulungen, Feedbackgespräche sowie die Teilnahme an Meetings und Team-Aktivitäten. Schließlich geht es beim Onboarding nicht nur um die fachliche Einarbeitung, sondern auch um die soziale Integration – zeigen Sie dem neuen Teammitglied, dass es willkommen ist und Sie sich auf die Zusammenarbeit freuen.

Vertiefungsphase

Wenn die Einarbeitung so weit fortgeschritten ist, dass der neue Angestellte die wesentlichen Arbeiten beherrscht und weitestgehend selbstständig arbeiten kann, folgt die Vertiefungsphase. Hier geht es darum, noch vorhandene Defizite gezielt auszugleichen.

Dafür müssen eventuelle Lücken abgeklärt und der Einarbeitungsplan gegebenenfalls angepasst werden. Bitten Sie den Mitarbeiter zu diesem Zweck in einem Feedbackgespräch um eine Selbsteinschätzung der eigenen Fähigkeiten. Auch positive Faktoren sollen aber natürlich in solch einem Gespräch festgehalten werden.

Detailphase

Was den Ausgleich von Defiziten betrifft, geht es in dieser Phase nur noch um Details. Weiterhin wird der Erfolg des Onboardings in einem letzten Feedbackgespräch auf Basis einer Mitarbeiterbewertung ausgewertet. Falls die Einarbeitungsphase in der Probezeit liegt oder mit dieser endet, muss auch über die endgültige Eignung des Mitarbeiters und damit seine Übernahme entschieden werden. Im besten Fall sind die Auswahl der Person und die Einarbeitung jedoch so gut gelaufen, dass Sie nun gemeinsam richtig durchstarten können.

10 Tipps und Ideen, wie Sie ihren Mitarbeitern den perfekten ersten Tag bescheren

Das Preboarding und der 1. Arbeitstag sind für den Eindruck, den der neue Mitarbeiter von Ihrem Unternehmen als Arbeitgeber erhält, besonders wichtig. Er ist die Grundlage für die Mitarbeitermotivation und somit ein großer Faktor für den Unternehmenserfolg. Folgende Tipps können dazu beitragen, dass Sie bereits zu Beginn beste Voraussetzungen für eine gute Zusammenarbeit und erfolgreiche Karriere schaffen:

  1. 1
    Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Vorbereitung des Arbeitsantritts. Eine gute Organisation vermittelt dem neuen Mitarbeiter Wertschätzung.
  2. 2
    Möglicherweise ist bereits vor dem Einstieg des neuen Kollegen ein Teamevent geplant. Laden Sie ihn dazu ein.
  3. 3
    Unterstützen Sie neue Kollegen, die für den Arbeitsplatzwechsel umziehen müssen, bei der Suche nach einer Wohnung und ggf. Kinderbetreuungsmöglichkeiten.
  4. 4
    Eine freundliche Begrüßung am ersten Arbeitstag durch den direkten Vorgesetzten zeigt dem neuen Mitarbeiter, dass er willkommen ist.
  5. 5
    Planen Sie ausreichend Zeit für das Willkommensgespräch und den Unternehmensrundgang ein. Je mehr Fragen bereits am ersten Tag geklärt werden, desto besser.
  6. 6
    Übergeben Sie spätestens am ersten Arbeitstag einen übersichtlichen Unternehmensguide mit allen wichtigen Informationen für Neueinsteiger. Eventuell bietet sich ein FAQ-Format an, um die Informationen besonders einfach zu vermitteln.
  7. 7
    Informieren Sie die Kollegen rechtzeitig über die Neueinstellung. Dafür eignen sich beispielsweise das Intranet, eine Rundmail, das schwarze Brett oder die Mitarbeiterzeitung. So können auch einzelne Personen oder Teams eine entsprechende Begrüßung für den Mitarbeiter planen.
  8. 8
    Nicht nur für die Einarbeitung vorteilhaft ist eine unternehmensinterne Plattform, über die sich Mitarbeiter informieren und gegenseitig austauschen können.
  9. 9
    Legen Sie eine kleine Aufmerksamkeit an den Arbeitsplatz. Das muss kein kostspieliges Geschenk sein. Oft reicht auch schon zum Beispiel eine Willkommenskarte, Blumen oder eine Kaffeetasse.
  10. 10
    Organisieren Sie für den 1. Arbeitstag ein gemeinsames Mittagessen mit dem gesamten Team. Das fördert den Teamgeist.

Signalisieren Sie darüber hinaus generell Ihre Gesprächsbereitschaft, sodass der neue Kollege das Gefühl bekommt, sich bei Fragen und Problemen während der Einarbeitungsphase jederzeit an Sie wenden zu können.

Fazit: Einarbeitungsplan als Erfolgsfaktor

Ein guter Einarbeitungsplan strukturiert das Onboarding, sodass der neue Mitarbeiter schnell voll einsatzfähig ist, ohne überfordert zu werden. Wenn auch die Umsetzung so gelingt, dass er sich in jeder Situation ermutigt und unterstützt fühlt, kann er sich schnell ins Unternehmen integrieren. So sinkt das Risiko, dass er die Anforderungen innerhalb der Probezeit nicht erfüllt, und der Aufwand für das Recruiting und die Einarbeitung ohne Nutzen bleibt. Durch die gemeinsam erreichten Erfolgserlebnisse kann eine gut organisierte Einarbeitungsphase sowohl dem Neueinsteiger als auch den Kollegen jede Menge Spaß bringen, was positive Erinnerungen schafft und alle Beteiligten nachhaltig motiviert.

Disclaimer

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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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