Ultimativer Leitfaden: Unternehmensgründung in 14 Schritten + Checkliste

Im Zusammenhang mit einer Unternehmensgründung sind viele Dinge zu klären. Gehen Sie dabei strukturiert vor, um nicht den Überblick zu verlieren. Von der Bewertung der ersten Idee über notwendige Genehmigungen bis hin zu Fragen der Kundeakquise bietet Ihnen dieser Artikel einen Überblick über alle wichtigen Schritte.

Schritt 1: Die eigene Unternehmerpersönlichkeit auf den Prüfstand stellen

Warum möchten Sie selbstständig arbeiten? Die Motive für eine Unternehmensgründung können ganz unterschiedlich sein und beeinflussen letztendlich auch die Vorgehensweise. Folgende Gedanken sind vorstellbar:

• Sie haben eine erfolgversprechende Idee und große Ziele. Das Unternehmenswachstum und ein gutes Einkommen sind Ihnen sehr wichtig.
• Sie begeistern sich vor allem für den Inhalt Ihrer Arbeit. Es genügt Ihnen theoretisch, wenn das mit dem eigenen Unternehmen verdiente Geld zum Leben reicht.
• Die Unabhängigkeit von Arbeitgebern und selbstbestimmtes Arbeiten sind die Hauptmotivation für Ihre Unternehmensgründung.
• Sie können eine berufliche Selbstständigkeit besser mit Ihrem familiären Engagement vereinbaren.
• Sie möchten aus der Arbeitslosigkeit heraus ein Unternehmen gründen.

Prüfen Sie, ob Sie wichtige Voraussetzungen für eine Unternehmensgründung erfüllen. Bestimmte Eigenschaften sind von Vorteil:

• Hohe Leistungsbereitschaft
• Durchhaltevermögen und Frustrationstoleranz
• Konstruktive Denkweise
• Gute Fachkenntnisse in Bezug auf den Unternehmenszweck
• Kaufmännisches Wissen (lässt sich erlernen)
• Vertriebstalent
• Führungskompetenz (wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen)

Schritt 2: Von der Geschäftsidee zum funktionierenden Geschäftsmodell

Sobald Sie den Entschluss gefasst haben, sich mit Ihrer Geschäftsidee selbstständig zu machen, können Sie die ersten Schritte zur Konkretisierung einleiten. Dafür eignet sich ein Business Modell Canvas. Dieses Instrument fasst die wichtigsten Faktoren übersichtlich zusammen und regt damit auch neue Ideen und Lösungen für die Unternehmensgründung an. Es ist die Vorarbeit für den Businessplan.

Ein Business Model Canvas ist ein Bogen Papier, der in mehrere Felder eingeteilt wird. Diese widmen sich jeweils einzelnen Faktoren, die für die Entwicklung des Geschäftsmodells notwendig sind. Dort halten Sie und Ihre Mitgründer Vorstellungen und Ideen fest. Online-Tools, die alle nötigen Leitfragen enthalten, können die Papier-Variante ersetzen. Hier ein Beispiel:

Zu den einzelnen Einteilungen lässt sich folgendes sagen:

1. Wertangebot (Kundennutzen): Mehrwert, den die Produkte oder Leistungen den Kunden bieten
2. Schlüsselaktivitäten: die wichtigsten Aktivitäten zur Erfüllung des Unternehmenszwecks
3. Schlüsselressourcen: was für die Erfüllung des Unternehmenszwecks unverzichtbar ist (z. B. Gebäude, Personal, Material)
4. Kundensegmente: Klassifizierung der Personen, für welche die Produkte oder Leistungen gedacht sind
5. Kundenbeziehung: Art der Interaktion mit den Kunden
6. Kanäle: Marketing- und Vertriebskanäle, durch die Kunden auf die Produkte aufmerksam werden und diese kaufen
7. Schlüsselpartner: Unterstützer des Unternehmens
8. Kosten: für die Unternehmensgründung und den Geschäftsbetrieb notwendige Ausgaben
9. Einnahmequellen: (Unterschiedlichen) Wege, über die Einnahmen generiert werden

Wenn sich aus diesen Überlegungen ergibt, dass Ihre geplante Unternehmensgründung nicht den gewünschten Erfolg verspricht, und wenn Sie auch keine andere Idee bzw. Möglichkeiten für eine Anpassung Ihrer Geschäftsidee haben, muss der Start in die Selbstständigkeit nicht scheitern.

Informieren Sie sich über das Konzept Franchise. Dieses ermöglicht die Selbstständigkeit mit einem erprobten Geschäftsmodell, bei dem Sie als Franchisenehmer gegen eine Gebühr dieses Konzept an einem neuen Standort führen.

Schritt 3: Informationen einholen und Beratungsangebote in Anspruch nehmen

Sie haben als Gründer mehrere Möglichkeiten, sich für eine Unternehmensgründung zum Teil kostenlos beraten zu lassen oder an Lehrgängen teilzunehmen. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Anlaufstellen dafür zusammen.

Schritt 4: Schutzrechte prüfen und Domains sichern

Bei einer unternehmerischen Tätigkeit besteht die Gefahr, dass Sie Schutzrechte verletzen, was hohe Schadenersatzforderungen nach sich ziehen kann. Recherchieren Sie deshalb vor der Unternehmensgründung, oder nehmen Sie Kontakt mit einer spezialisierten Anwaltskanzlei auf. Andererseits können Sie auch Ihre eigenen Ideen gebührenpflichtig schützen lassen, sodass Sie für einen bestimmten Zeitraum das Alleinverwertungsrecht dafür haben.

Es gibt folgende gewerbliche Schutzrechte:

• Patente: technische, gewerblich verwendbare Erfindung
• Gebrauchsmuster: inhaltlich wie Patent, allerdings erfolgt die amtliche Prüfung auf Eintragung der Schutzrechtsfähigkeit in einem anderen Umfang als beim Patent
• Geschmacksmuster: Schutz eines Designs
• Marke: Wörter, Logos, Farben und Farbkombinationen, Buchstaben, Zahlen, Produktform

Sichern Sie im Rahmen der Unternehmensgründung auch eine passende Domain für Ihren Webauftritt, die Ihr Unternehmen gut repräsentiert. Dafür müssen Sie einen geeigneten Anbieter suchen und die Domain kaufen, sofern sie noch frei ist. Beachten Sie jedoch, dass folgende Domainbezeichnungen nicht erlaubt sind:

• Fremde Markenbezeichnungen
• Namen von Städten
• Bezeichnungen öffentlich-rechtlicher Einrichtungen und Behörden
• Filmtitel
• Namen prominenter Personen
• Beabsichtigte Tippfehler, wodurch nur ein geringfügiger Unterschied zu einer bekannten Domain besteht.

Schritt 5: Gute Planung als Grundlage jeder Unternehmensgründung

Mit dem Businessplan konkretisieren Sie die geplante Unternehmensgründung. Das dient einerseits Ihrer eigenen Orientierung. Andererseits erstellen Sie den Businessplan auch, um Banken, Entscheider über Fördermittel und Investoren von Ihrem Vorhaben zu überzeugen.

Inhalte sind unter anderem Informationen über Sie als Gründerperson oder -team, die Auswertung von Chancen und Risiken sowie die Marktanalyse und Konkurrenzanalyse. Eine besondere Bedeutung kommt der Finanzplanung zu, da diese die Unternehmensgründung bereits in konkrete Zahlen fasst, woraus sich auch der Kapitalbedarf ergibt. Zur Finanzplanung gehöre:

• Ertrags- und Rentabilitätsvorschau
• Liquiditätsplan
• Kapitalbedarfsplan
• Finanzierungsplan

Informieren Sie sich in unserem Artikel zum Businessplan umfassend zu den Inhalten und Anforderungen. Eine Businessplan-Vorlage unterstützt Sie bei der Erstellung.

Schritt 6: Die passende Rechtsform für die Unternehmensgründung finden

Eine wichtige Entscheidung, die ebenfalls in den Businessplan eingeht, ist die Wahl der Rechtsform. Diese hängt im Wesentlichen von der Art des Unternehmens, dem vorhandenen Kapital und der Anzahl der Gründer ab. Die folgende Tabelle zeigt, welche Rechtsformen sich für Einzel und Teamgründungen eignen.

Haftung

Alle Einzelunternehmer inklusive der Freiberufler, Kleingewerbetreibenden und Einzelkaufleute, sowie Komplementäre von Kommanditgesellschaften (KG) haften für Verbindlichkeiten des Unternehmens auch mit ihrem Privatvermögen. In allen anderen Fällen beschränkt sich die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen.

Eintrag in das Handelsregister

Freiberufler, Einzelunternehmen ohne Kaufmannseigenschaft sowie die GbR müssen nicht in das Handelsregister eingetragen werden. In allen anderen Fällen ist die Eintragung verpflichtend. Hinweis: Wenn sich Freiberufler zu einer Partnergesellschaft zusammenschließen, wird diese in das Partnerschaftsregister eingetragen.

Buchführung

Unternehmen, die verpflichtend oder freiwillig in das Handelsregister eingetragen wurden, müssen alle Geschäftsvorfälle nach der Methode der doppelten Buchführung aufzeichnen. In allen anderen Fällen ist die Einnahmenüberschussrechnung erlaubt. Sowohl für die doppelte Buchführung als auch für die Einnahmenüberschussrechnung werden unterschiedlichste Software Tools zur Verfügung gestellt. Unser Tipp: Viele Software Anbieter bieten auch kostenlose Testmonate an, in denen Sie die Buchhaltungs-Software ausgiebig testen können und sich vorab ein Bild machen können, ob die Software Ihre Anforderungen erfüllt.

Gründungskapital

Für die Gründung einer AG müssen mindestens 50.000 Euro vorhanden sein. Eine GmbH braucht 25.000 Euro Stammkapital, wovon zum Zeitpunkt der Unternehmensgründung 12.500 Euro eingezahlt werden müssen. Eine UG (haftungsbeschränkt) lässt sich theoretisch mit 1 Euro gründen. Bei allen anderen Rechtsformen ist kein Mindestkapital vorgeschrieben.

Geschäftsführungsbefugnis

Während bei Einzelunternehmen die Geschäftsführungsbefugnis immer beim Inhaber liegt, ist sie bei allen anderen Rechtsformen unterschiedlich geregelt.

Gründungsformalitäten

Für die Kapitalgesellschaften (UG, GmbH und AG) sind umfangreichere Gründungsformalitäten erforderlich als für die anderen Rechtsformen.

Steuern

Die Ertragsbesteuerung erfolgt bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften durch die Einkommensteuer und bei Kapitalgesellschaften durch die Körperschaftssteuer.

Schritt 7: Unternehmensgründung finanzieren + Tipps für Fördermittel

Bei der Finanzierung kommt es darauf an, die notwendigen Mittel zu beschaffen. Dafür gibt es grundsätzlich zwei Wege, welche die meisten Unternehmen miteinander kombinieren: Sie bringen selber Geld mit (Eigenkapitalfinanzierung) oder müssen einen Kredit für Selbstständige aufnehmen (Fremdkapitalfinanzierung).

Bei der Finanzierung mit Eigenkapital bringen Sie selbst, Ihre Mitgründer oder Gesellschafter Kapital in das Unternehmen ein. Die Unternehmensanteile berechtigen zur Teilhabe am Erfolg, sind aber auch verlustgefährdet. Aussichtsreiche Startups können gegebenenfalls Beteiligungsgesellschaften oder Business Angel als Eigenkapitalgeber gewinnen.

Die Fremdfinanzierung erfolgt über Kredite, die Sie inklusive der Zinsen zurückzahlen müssen. Allerdings ist es nicht immer einfach, als Existenzgründer einen Bankenkredit zu bekommen, da kein regelmäßiges Einkommen garantiert werden kann. Deshalb setzen die Banken für eine Kreditgewährung neben einem tragfähigen Geschäftskonzept auch Sicherheiten voraus.

Fehlende Sicherheiten müssen jedoch nicht zum Scheitern des Vorhabens führen. Denn für Unternehmensgründer gibt es mehrere Möglichkeiten der öffentlichen Förderung. Das sind zum einen Kredite aus den Förderprogrammen der KfW oder der einzelnen Bundesländer, die neben Teilbürgschaften auch verbilligte Zinsen und günstige Rückzahlungsmodalitäten bieten. Zum anderen kann eine öffentlich geförderte Bürgschaft der Bürgschaftsbank ebenfalls als Kreditsicherheit dienen. Die Beantragung erfolgt jeweils über die Hausbank.

Prüfen Sie auch, ob Sie Anspruch auf Zuschüsse haben durch Bundesagenturen für Arbeit und Jobcenter haben. Das können der Gründungszuschuss für Arbeitslosengeld-1-Empfänger oder das Einstiegsgeld bei Arbeitslosengeld-2-Bezug sein. Für Startups im wissenschaftlich-technischen Bereich sind Stipendien und Zuschüsse über das Programm EXIST möglich.

Schritt 8: Genehmigungen und Erlaubnisse einholen

Im Zusammenhang mit einer Unternehmensgründung können in Abhängigkeit von der konkreten Situation verschiedene Genehmigungen erforderlich sein. Beziehen Sie den damit verbundenen Zeit- und Kostenaufwand in Ihre Planung ein.

Wenden Sie sich an den einheitlichen Ansprechpartner Ihres Bundeslandes, um zu erfragen, ob für Ihre Unternehmensgründung Genehmigungen erforderlich sind. Im Folgenden werden ein paar typische Beispiele näher erläutert:

Schritt 9: Weitere Gründungsformalitäten für Ihre Unternehmensgründung

Wie umfangreich die Modalitäten Ihrer Unternehmensgründung sind, hängt von der Rechtsform ab. Für Personengesellschaften (GbR, OHG, KG) sind Gesellschaftsverträge zumindest empfehlenswert. Für Kapitalgesellschaften (UG, GmbH, AG) sind sie vorgeschrieben, müssen bestimmte Mindestanforderungen erfüllen und notariell beurkundet werden. Für die UG (haftungsbeschränkt) ist in einfachen Fällen auch das Musterprotokoll erlaubt. 

Der nächste Schritt ist die Anmeldung einer gewerblichen Tätigkeit beim Gewerbeamt. Freiberufler nach § 18 EStG und Betriebe der Urproduktion wie Land- oder Forstwirte betreiben kein Gewerbe. Deshalb entfällt dieser Schritt und die Anmeldung erfolgt direkt beim Finanzamt durch das Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Da bei Betrieben der Urproduktion die Abgrenzung zum Gewerbe nicht immer ganz eindeutig ist, empfiehlt sich eine Beratung durch die Landwirtschaftskammer oder IHK.

Wenn Sie ein Gewerbe oder Kleingewerbe anmelden, informiert das Gewerbeamt die IHK beziehungsweise Handwerkskammer und das Finanzamt, wo Sie sich ebenfalls anmelden müssen. Sofern Sie Personal einstellen möchten, müssen Sie bei der Arbeitsagentur eine Betriebsnummer beantragen.

Gewerbe anmelden

Melden Sie Ihre Mitarbeiter bei deren Krankenkasse oder bei geringfügiger Beschäftigung über die Minijobzentrale zur Sozialversicherung an. In bestimmten Branchen, u. a. im Bau- und Gaststättengewerbe, müssen Sie auch eine Sofortmeldung an die Rentenversicherung veranlassen. Vergessen Sie nicht die Meldung bei der für Ihre Branche zuständigen Berufsgenossenschaft. Denn nicht nur Ihre Angestellten, sondern auch Sie selbst sind in vielen Fällen gesetzlich unfallversicherungspflichtig.

Schritt 10: Das passende Geschäftskonto eröffnen

Ein Geschäftskonto zu führen, ist laut Gesetz nur für Kapitalgesellschaften und andere juristische Personen verpflichtend. Trotzdem empfiehlt es sich auch für Unternehmen anderer Rechtsformen, sämtliche geschäftliche Buchungen über ein separates Konto laufen zu lassen. Das vereinfacht nicht nur die Buchführung und die Steuererklärungen. Es entspricht auch den Geschäftsbedingungen der meisten Banken.

Beachten Sie beim Vergleich verschiedener Angebote immer alle Kostenfaktoren, wozu die Grundgebühren, Kosten für Zahlungsein- und -ausgänge sowie Gebühren für Kredit- und Girokarten und für den Bargeldbezug gehören. Darüber gibt jeweils das Preis- und Leistungsverzeichnis der Bank Auskunft.

Beachten Sie auch, ob notwendige Funktionen überhaupt vorhanden sind. Regelmäßig günstig Bargeld einzuzahlen, ist nicht bei jeder Bank möglich Überprüfen Sie außerdem, für welche Rechtsformen die Bank das jeweilige Konto anbietet. Unser Geschäftskontenvergleich unterstützt Sie bei Ihrer Entscheidung.

Schritt 11: Standortwahl für Ihre Unternehmensgründung

Der Standort ist in der Regel bei den meisten Geschäftsmodellen entscheidend für den Erfolg, wobei natürlich jedes Business andere Anforderungen stellt. Wenn Sie beispielsweise einen Gastronomiebetrieb eröffnen, müssen Sie wissen, wo Sie Ihre Zielgruppe finden. So sollte sich ein Ausflugslokal in einer landschaftlich reizvollen Umgebung befinden und einfach erreichbar sein. Wenn Sie ein Café eröffnen wollen, dann ist dieses in der Fußgängerzone der Innenstadt gut platziert und ein Restaurant mit Mittagstisch und Catering-Angebot eignet sich für das Geschäftsviertel.

Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig auf umfangreiche Material- oder Warenlieferungen angewiesen ist, bedenken Sie die Verkehrsanbindung. Gewerbegebiete am Rand vieler Städte eignen sich in solchen Fällen meist gut.

Wenn Sie ein kleineres Unternehmen oder ein Startup gründen, können Gründerzentren eine gute Alternative sein. Sie können dort relativ günstig Büros oder Werkstätten mieten. Zusätzlich stehen zum Beispiel gemeinschaftlich genutzte Konferenzräume inklusive der notwendigen Technik, sanitäre Anlagen und Pausenräume oder ein Sekretariatsservice zur Verfügung. Nach dem Prinzip der gemeinschaftlichen Nutzung von Räumen und Technik funktionieren auch Co-Working-Spaces. Diese sind vor allem direkt nach der Unternehmensgründung eine kostengünstige Alternative zum eigenen Büro.

Schritt 12: Absicherungen für sich selbst und das Unternehmen

In Deutschland sind alle Personen krankenversicherungspflichtig. Wenn Sie in die Selbstständigkeit starten, können Sie zwischen der privaten und der freiwillig gesetzlichen Krankenversicherung wählen. Bedenken Sie, dass ein späterer Wechsel von der privaten in die gesetzliche Versicherung nicht ohne Weiteres möglich ist. Als Nebenerwerbsgründer sind Sie durch Ihr reguläres Arbeitsverhältnis sozialversichert oder gegebenenfalls familienversichert. Hier können sie direkt den Test machen und sich ein passendes Angebot einholen: