Gründung in der Personaldienstleistung im Schnellcheck
Sie suchen eine ganz bestimmte Information zu Zeitarbeitsfirmen? Hier sind Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen.
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Was genau ist Zeitarbeit?
Für die Zeitarbeit, die auch Leiharbeit oder Arbeitnehmerüberlassung genannt wird, stellen Sie selbst Arbeitskräfte ein, die Sie jedoch an andere Unternehmen ausleihen. Dabei schließen Sie zwei Arten von Verträgen: die Arbeitsverträge mit den Leiharbeitern und die Arbeitnehmerüberlassungsverträge mit den entleihenden Unternehmen.
Die Zeitarbeitnehmer sind bei Ihnen angestellt. Sie zahlen die Löhne und Gehälter, den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und Lohnfortzahlungen. Somit müssen Sie die Leiharbeiter auch bezahlen, wenn Sie diese vorübergehend nicht vermitteln können.
Entleiher sind Ihre Kundenunternehmen, denen Sie Arbeitskräfte für einen begrenzten Zeitraum vermitteln. Die genauen Konditionen regelt der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag. Für Ihre Bezahlung vereinbaren Sie mit dem Entleiher pro Arbeitsstunde einen bestimmten Satz, der in den meisten Fällen ungefähr dem Doppelten des Stundenlohns für den Leiharbeiter entspricht.
Ihre Kundenunternehmen profitieren bei der Arbeitnehmerüberlassung von mehreren Vorteilen. Sie können dank der Leiharbeit flexibel auf Auftragsspitzen, saisonale Schwankungen und vorübergehende Personalengpässe reagieren. Weiterhin entfallen der Aufwand für die Rekrutierung von Personal und die Verantwortung für den Kündigungsschutz.
Auch für Arbeitssuchende gibt es Vorteile. Vielen gelingt es auf diesem Weg besser, den Einstieg in den Wunschberuf zu schaffen. Ein weiterer Vorteil ist das typischerweise unbefristete Angestelltenverhältnis mit der Zeitarbeitsfirma. Auch die Bezahlung kann besser sein, denn es gibt einen Tarifvertrag für die Zeitarbeitsbranche.
In diesen Branchen kommen Zeitarbeitnehmer besonders häufig zum Einsatz:
In bestimmten Bereichen der Bau- und Fleischwirtschaft ist Zeitarbeit verboten. Das gilt jedoch nicht für Verwaltungsjobs.
Erfolgreich gründen mit Gründercoaching
Diese Voraussetzungen sollten Sie für die Gründung einer Zeitarbeitsfirma mitbringen
Wenn Sie eine Zeitarbeitsfirma gründen möchten, informieren Sie sich gut über die formellen Voraussetzungen. Denn diese Branche ist stark reguliert. Aber auch bestimmte fachliche Kenntnisse und persönliche Eigenschaften sind wichtig, damit Sie mit Ihrer Arbeitnehmerüberlassung erfolgreich sein können.
Fachliche und persönliche Kompetenzen
Im Idealfall haben Sie bereits Erfahrung im HR-Bereich, wenn Sie eine Zeitarbeitsfirma gründen. Wichtig ist, dass Sie die gesetzlichen Bestimmungen verstehen, vor allem das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG). Wie alle Unternehmer brauchen Sie Kenntnisse in Buchhaltung, Finanzmanagement, Unternehmens- und Mitarbeiterführung.
Was die persönlichen Voraussetzungen angeht, so zählen hervorragende kommunikative Fähigkeiten und Verhandlungsgeschick zu den wichtigsten Voraussetzungen für den Erfolg. Weiterhin brauchen Sie Organisationstalent und müssen sich an neue Herausforderungen anpassen können. Unternehmerisches Denken und eine angemessene Risikobereitschaft sind ebenfalls wichtig.
Formale Voraussetzungen
Sie dürfen erst dann Arbeitnehmer verleihen, wenn Sie von der Bundesagentur für Arbeit eine Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung erhalten haben. Das Antragsformular dafür finden Sie auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Sie können den Antrag und die Anlagen online übermitteln. Wenn Sie ihn per Post schicken, informieren Sie sich, welche der Regionaldirektionen in Düsseldorf, Kiel oder Nürnberg für Ihr Bundesland zuständig ist.
Sie müssen umfangreiche Unterlagen beifügen, die weiter unten im Abschnitt „Checkliste für den Gründungsprozess“ einzeln aufgelistet sind. Die Gründung muss zum Antragszeitpunkt bereits abgeschlossen und die Finanzierung geklärt sein.
Sie erhalten zunächst eine auf ein Jahr befristete Erlaubnis und müssen spätestens 3 Monate vor Ablauf der Gültigkeit eine Verlängerung beantragen. Ein Antrag auf unbefristete Erlaubnis ist möglich, sobald Sie Ihr Unternehmen drei Jahre in Folge betrieben haben.
Wenn Sie die Erlaubnis zum ersten Mal beantragen, zahlen Sie dafür eine Gebühr von 377 €. Die jährlichen Verlängerungsanträge sowie der Antrag auf unbefristete Erlaubnis kosten 2.060 €.
In der Startphase brauchen Sie Geduld
Planen Sie mehrere Monate Bearbeitungszeit ein. In diesen dürfen Sie noch keine Arbeitnehmer verleihen, obwohl Sie dem Antrag bereits viele Nachweise wie die Gewerbeanmeldung und die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft beifügen müssen.
Der Businessplan für Ihre Zeitarbeitsfirma - das ist zu beachten
Mit einem Businessplan bereiten Sie Ihre Gründung vor und durchdenken wichtige Fragen. Aber auch Kredit- und Fördermittelgeber und gegebenenfalls Investoren interessieren sich dafür. Hier werden einige der wichtigsten Punkte erklärt.
Executive Summary
Das ist eine kurze Zusammenfassung des gesamten Businessplans auf ein bis zwei Seiten. Sie soll die Leser neugierig auf den Inhalt machen. Bedenken Sie deshalb, wofür sich Kredit- und Fördermittelgeber sowie eventuell Investoren am meisten interessieren und gehen Sie in der Executive Summary darauf ein.
Standort finden
Die Wahl des Standorts hat auf die Erfolgschancen einer Zeitarbeitsfirma einen besonders großen Einfluss. Achten Sie darauf, dass in der Region ausreichend potenzielle Entleiher, aber auch genügend Arbeitskräfte vorhanden sind. Analysieren Sie dafür die regionale Wirtschaftsstruktur und Arbeitsmarktlage. Sind Branchen vertreten, die Zeitarbeit häufig in Anspruch nehmen?
Konzept definieren
Eine wichtige Frage bei der Definition des Geschäftskonzepts ist es, ob Sie sich spezialisieren oder als Ansprechpartner für Arbeitskräfte und Unternehmen aller Branchen zur Verfügung stehen möchten. Mit der Spezialisierung auf einen bestimmten Wirtschaftszweig haben Sie die Möglichkeit, sich als Experte zu positionieren. Günstig ist es, wenn Sie dort bereits Erfahrungen sammeln konnten oder Kontakte zu entsprechenden Unternehmen bestehen.
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Markt- und Wettbewerbsanalyse
Diese Analysen sind wichtige Bestandteile jedes Businessplans und helfen bei der Positionierung am Markt. Zeitarbeitsfirmen müssen hierbei zwei Märkte analysieren, sowohl den der möglichen Kundenunternehmen als auch den der an Zeitarbeit interessierten Arbeitskräfte.
Identifizieren Sie in der regionalen und lokalen Wirtschaftsstruktur Branchen und Unternehmen, für die Zeitarbeit relevant sein könnte. Analysieren Sie auch den Arbeitsmarkt und schätzen Sie die aktuelle Situation sowie voraussichtliche Entwicklungen ab.
Für die Wettbewerbsanalyse identifizieren Sie andere Zeitarbeitsfirmen in der Region. Untersuchen Sie deren Zielgruppen, eventuelle Spezialisierungen und die Positionierung am Markt.
Finanzplanung
Der Finanzplan ist der anspruchsvollste Teil des Businessplans. Es ist empfehlenswert, diesen mithilfe professioneller Unterstützung zu erstellen, zum Beispiel in einem AVGS-Gründercoaching. Ein Finanzplan besteht aus folgenden Teilplänen:
SWOT-Analyse
Damit bewerten Sie die internen Stärken und Schwächen Ihrer eigenen Gründung sowie externen Chancen und Risiken, die sich aus dem Markt und dem Unternehmensumfeld ergeben.
Beispiel für eine Stärke kann die langjährige Erfahrung im Personalmanagement sein, eine typische Schwäche die noch fehlende Bekanntheit. Eine Chance ist möglicherweise ein Standort in einer wirtschaftlich aufstrebenden Region. Als Risiko können Sie den hohen Wettbewerbsdruck bewerten.
Der Fach- und Arbeitskräftemangel kann Chance und Risiko zugleich sein. Denn zum einen erhöht er die Nachfrage nach Zeitarbeitnehmern. Aber auch für Sie wird es schwieriger, geeignete Arbeitskräfte zu finden.
Welche rechtlichen Vorschriften gelten für die Personalvermittlung?
Die Zeitarbeitsbranche ist stark reguliert, hauptsächlich zum Schutz der Rechte von Leiharbeitnehmern. Wesentliche Regelungen dazu enthält das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG). Hier sind einige der wichtigsten Punkte, die Sie beachten müssen, wenn Sie eine Leiharbeitsfirma gründen:
Die Personalvermittlung muss in schriftlicher Form vertraglich klar geregelt sein. Das betrifft sowohl die Arbeitsverträge als auch die Arbeitnehmerüberlassungsverträge.
Sie müssen alle Leiharbeiter zur Sozialversicherung anmelden und die Beiträge abführen. Sobald eine Vermittlung erfolgt, muss aber auch der Entleiher den Beginn und das Ende des Einsatzes den zuständigen Krankenkassen melden.
Bei der grenzüberschreitenden Arbeitnehmerüberlassung müssen Sie prüfen, welche Regelungen zur Leiharbeit in dem Land gelten, wo Ihre Arbeitskräfte eingesetzt werden sollen. Falls Sie für Ihre Zeitarbeitsfirma einen Sitz im Ausland planen, so muss dieser innerhalb der EU oder im EWR-Raum liegen, damit Sie Arbeitskräfte nach Deutschland verleihen dürfen.
Leiharbeiter dürfen grundsätzlich nicht länger als 18 aufeinanderfolgende Monate demselben Unternehmen überlassen werden. Aufeinanderfolgend bedeutet, dass es keine Unterbrechung von mehr als drei Monaten gab. Dabei sind auch vorhergehende Einsatzzeiten beim selben Kunden anzurechnen, die durch eine andere Leiharbeitsfirma vermittelt wurden. Tarifverträge können Abweichungen regeln.
Equal Pay und Equal Treatment gelten nach 9 Monaten ununterbrochener Beschäftigung eines Leiharbeiters bei einem Entleiher. Equal Pay bedeutet, dass ein Anspruch auf die gleiche Entlohnung besteht, wie sie auch die Stammmitarbeiter für vergleichbare Tätigkeiten erhalten. Equal Treatment schließt darüber hinaus die restlichen Arbeitsbedingungen ein. Auch in diesem Bereich können Tarifverträge Abweichungen vorsehen.
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Welche Rechtsform eignet sich für eine Zeitarbeitsfirma?
Sie können Ihre Zeitarbeitsfirma grundsätzlich als Einzelunternehmen oder im Team als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) gründen. Der Gründungsprozess ist in diesem Fall relativ einfach und kostengünstig. Allerdings haften Sie für Verbindlichkeiten des Unternehmens auch mit Ihrem kompletten Privatvermögen.
Sobald die Voraussetzungen für ein Kleingewerbe nicht mehr erfüllt werden, müssen Sie Ihr Unternehmen in das Handelsregister eintragen lassen, entweder als eingetragene/r Kauffrau/-mann oder im Fall einer ursprünglichen GbR als OHG.
Häufig werden Zeitarbeitsfirmen aufgrund der größeren finanziellen Risiken als Kapitalgesellschaften gegründet, meist als GmbH, was auch allein möglich ist. Hier beschränkt sich die Haftung für Verbindlichkeiten auf das Gesellschaftsvermögen.
Für eine GmbH brauchen Sie ein Mindeststammkapital (Eigenkapital) von 25.000 €, das zum Gründungszeitpunkt mindestens zur Hälfte eingebracht sein muss. Wenn Sie noch nicht so viel Eigenkapital aufbringen können, ist vorerst die UG (haftungsbeschränkt) eine Alternative.
Lassen Sie sich hinsichtlich der Rechtsformen von einem Steuerberater oder spezialisierten Anwalt beraten. Denn die Wahl hat weitreichende Auswirkungen, was persönliche Haftung, Steuern, Gründungskosten und Verwaltungsaufwand angeht.
Die Finanzplanung für Ihr Zeitarbeitsunternehmen
Es ist empfehlenswert, für die Erstellung eines Finanzplans professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Wenn Sie die Möglichkeit haben, ein AVGS-Gründercoaching zu nutzen, ist das für Sie kostenlos.
Startkapital & Gründungskosten
Im Rahmen der Gründung und für den Start ihrer Zeitarbeitsfirma kommen folgende Ausgaben auf Sie zu:
Die Finanzierung kann durch Eigenkapital oder Fremdkapital erfolgen. Informieren Sie sich über geförderte Kredite und Bürgschaften für Gründer. Bedenken Sie, dass bereits Kosten entstehen, bevor Sie mit Ihrer Zeitarbeitsfirma Einnahmen generieren, und dass Sie auch Geld für Ihre private Lebensführung brauchen.
Startkosten decken dank Gründungszuschuss
Mit dem Gründungszuschuss können Sie, je nach Ihrer individuellen Situation, etwa 20.000 € erhalten. Voraussetzungen dafür sind, dass Sie mindestens einen Tag arbeitslos gemeldet sind und Anspruch auf Arbeitslosengeld haben. Achten Sie bei der Beantragung auf Fristen. Als Anlagen brauchen Sie:
Laufende Kosten für Ihre Leihfirma
Auch im laufenden Geschäftsbetrieb von Zeitarbeitsfirmen entstehen regelmäßig Kosten. Bedenken Sie bei Ihrer Planung folgende Positionen:
Berücksichtigen Sie bei Ihrer laufenden Liquiditätsplanung immer eine Reserve für unvorhersehbare Entwicklungen. Das ist besonders für die Zeitarbeitsbranche wichtig, da diese stark von saisonalen und konjunkturellen Schwankungen beeinflusst wird.
Lohnt sich eine Zeitarbeitsfirma finanziell?
Wenn Sie eine eigene Zeitarbeitsfirma führen, ist nach einer gewissen Anlaufzeit ein Jahresverdienst von mehr als 100.000 € nicht unrealistisch. Zeitarbeitsunternehmen sind gut skalierbar. Bei entsprechender Nachfrage können Sie schnell zusätzlichen Umsatz generieren.
Dabei ist der aktuelle Fachkräftemangel für die Zeitarbeitsbranche sowohl Herausforderung als auch Chance. Konzentrieren Sie sich auf die Interessen besonders gefragter Arbeitnehmer und bieten Sie diesen mit Ihren Leistungen einen Mehrwert.
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Checkliste für den Gründungsprozess
Für den Antrag auf die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung brauchen Sie verschiedene Unterlagen. Folgendes gehört dazu:
Versicherungen für Ihre Zeitarbeitsfirma
Wichtig ist eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung, denn durch Fehler können vor allem Ihre Kundenunternehmen Vermögen verlieren. Schließen Sie auch eine Betriebshaftpflichtversicherung für Ihre Zeitarbeitsfirma ab, die Sie vor Schadenersatzforderungen bei Personen- und Sachschäden schützt.
Auch eine Rechtsschutzversicherung kann sinnvoll sein, die Sie bei der Wahrnehmung ihrer Interessen in Auseinandersetzungen mit Kunden, Arbeitskräften oder Behörden unterstützt. Ihre Büroausstattung können Sie mit einer Inhaltsversicherung schützen.
Denken Sie auch an die Sozialversicherungen für die Leiharbeitnehmer und eventuell für Ihr eigenes Personal. Sie selbst müssen sich ebenfalls kranken- und pflegeversichern sowie Ihre Altersvorsorge planen.
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Marketing & Akquise für die Personaldienstleistung
Das Marketing einer Zeitarbeitsfirma muss sich an zwei unterschiedlichen Zielgruppen ausrichten: an Unternehmen und Arbeitskräften. Wichtig ist in jedem Fall eine professionell erstellte Website, da Transparenz für die Vertrauensbildung in dieser Branche sehr wichtig ist. Denken Sie auch an die Suchmaschinenoptimierung, damit Sie gefunden werden, wenn Unternehmen oder Arbeitskräfte nach Zeitarbeitsfirmen in Ihrer Region suchen.
Nutzen Sie darüber hinaus berufliche Plattformen wie LinkedIn und Xing, aber auch andere soziale Netzwerke. Hier können Sie Ihr Unternehmen präsentieren und Kontaktmöglichkeiten bieten. Für Zeitarbeitsunternehmen ist es besonders wichtig, dass sie als zuverlässig und kompetent eingeschätzt werden. Eine Mitgliedschaft im Gesamtverband der Personaldienstleister (GVP) kann dazu beitragen.
Bieten Sie Arbeitssuchenden die Möglichkeit, sich unkompliziert über Ihre Website zu bewerben. Nehmen Sie darüber hinaus an Jobmessen teil und schalten Sie Anzeigen, sowohl in Printmedien als auch online. Kommunizieren Sie dabei, warum sich die Anstellung bei Ihrem Zeitarbeitsunternehmen lohnen kann.
Betonen Sie gegenüber Unternehmen Ihre Stärken wie besondere Branchenkenntnisse, hohe Servicequalität oder schnelle Personalvermittlungen. Schalten Sie auch Anzeigen in Fachmagazinen und auf entsprechenden Online-Portalen.
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Fazit: Zeitarbeitsfirma gründen mit Erfolg
Eine eigene Arbeitnehmerüberlassung kann sich lohnen, wenn Sie es verstehen, die speziellen Herausforderungen zu meistern. Besonders wichtig sind Flexibilität und Verhandlungsgeschick. Die Spezialisierung auf eine bestimmte Branche kann sinnvoll sein. Bevor Sie eine Zeitarbeitsfirma gründen, beschäftigen Sie sich mit den besonderen rechtlichen Vorschriften.
