Transportunternehmen gründen: Ihr Weg zum Erfolg

Welche Dienstleistungen möchten Sie als Transportunternehmer anbieten?

Ob Waren, Industriegüter oder Pakete, vieles muss Tag für Tag transportiert werden. Wenn Sie ein Transportunternehmen gründen wollen, definieren Sie als erstes die Nische, in der Sie aktiv sein möchten. Selbst wenn Sie zunächst mit einem kleinen Transportmittel, etwa einem Fahrrad, als Kurier arbeiten, ist das ein Transportunternehmen. Je nach Ausgangslage können Sie klein starten, Erfahrungen sammeln und Ihr Angebot später erweitern.

Für den Anfang eignen sich auch Fahrdienste mit Kleintransportern, zum Beispiel zur Auslieferung von Paketen. Sie können sich auf Express-Lieferungen spezialisieren, beispielsweise für Ersatzteile oder Dokumente, die noch am selben Tag oder über Nacht beim Empfänger ankommen sollen. Oder Sie legen den Schwerpunkt auf die Verteilerlogistik und managen Warenströme.

Wenn Sie größer starten möchten und über ausreichend Kapital verfügen, ist der Güterkraftverkehr eine weitere Option. Mit einem oder mehreren Lkw übernehmen Sie inländische oder internationale Transporte. Spezialisieren können Sie sich beispielsweise auf Kühltransporte. Mit etwas mehr Erfahrung sind auch Schwer- oder Gefahrguttransporte vorstellbar.

Umzugsdienste sind eine weitere Möglichkeit. Als zusätzliche Services bieten Sie dabei die Verpackung der Möbel und Gegenstände sowie die Montage am Bestimmungsort an. Logistikunternehmen können ihren Kunden bei Bedarf auch Lagerplatz für Zwischenlagerungen vermieten.

Voraussetzungen und Genehmigungen für Ihr Transportunternehmen

Für die geschäftsmäßige Beförderung von Gütern mit Fahrzeugen, deren zulässiges Gesamtgewicht einschließlich Anhänger 3,5 Tonnen überschreitet, brauchen Logistikunternehmen eine Güterkraftverkehrserlaubnis. Diese ist nicht notwendig, wenn Sie mit leichteren Kleintransportern unterwegs sind.

Güterkraftverkehrserlaubnis

Den Antrag stellen Sie bei der zuständigen Verkehrsbehörde. Sie reichen dafür ein ausgefülltes Formular mit den geforderten Nachweisen ein. Die Erlaubnis wird für bis zu 10 Jahre erteilt.

Beilegen müssen Sie ein polizeiliches Führungszeugnis und eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister, womit Sie Ihre persönliche Zuverlässigkeit belegen. Weiterhin brauchen Sie eine spezielle Haftpflichtversicherung für Schäden an den transportierten Gegenständen. Mindestanforderungen dazu sind im Güterkraftverkehrsgesetz geregelt. Gefordert wird auch eine Eigenkapitalbescheinigung, welche die finanzielle Stabilität Ihres geplanten Unternehmens bestätigt.

Nur mit einem fachlich geeigneten Verkehrsleiter erhält Ihre Transportfirma die Güterkraftverkehrserlaubnis. Diese Funktion können Sie selbst übernehmen, oder Sie bestellen dafür eine andere Person. Der Verkehrsleiter hat drei Möglichkeiten, seine fachliche Eignung nachzuweisen. Üblich ist die Absolvierung einer IHK-Fachkundeprüfung, für die es passende Vorbereitungslehrgänge gibt.

Der Verkehrsleiter kann seine Eignung auch mit einer mindestens gleichwertigen Qualifikation belegen, zum Beispiel einem abgeschlossenen Studium in Logistik oder Verkehrswirtschaft. Eine langjährige Leitungserfahrung im gewerblichen Güterkraftverkehr (Richtwert: 10 Jahre) eignet sich ebenfalls als Nachweis.

Persönliche Voraussetzungen

Für die Leitung einer Spedition müssen Sie belastbar genug sein, um in stressigen Situationen nicht den Überblick zu verlieren. Zuverlässigkeit ist für Spediteure essenziell, denn Kunden und Partner verlassen sich darauf. Weiterhin brauchen Sie die Fähigkeit, Aufgaben effizient zu planen und zu priorisieren.

Für die Führung eines Transportunternehmens ist Branchenerfahrung empfehlenswert. So verstehen Sie die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Kunden sowie die gesamte Wettbewerbslandschaft besser. Es ist auch hilfreich, wenn Sie bereits Kontakte in der Branche haben.

Wie bei jeder anderen Existenzgründung sind unternehmerisches Denken, Kundenorientierung und Verhandlungsgeschick notwendig. Für die kaufmännische und finanzielle Unternehmensführung brauchen Sie die notwendigen Kenntnisse.

Ausreichendes Startkapital

Eine angemessene Eigenkapitalausstattung ist für alle Gründungen ratsam. Wenn Sie eine Güterkraftverkehrserlaubnis brauchen, müssen Sie Ihre finanzielle Leistungsfähigkeit mit einer Eigenkapitalbescheinigung nachweisen.

Diese kann ein Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Ihre Bank nach Einsicht in Ihre Unterlagen ausstellen. Das Güterkraftverkehrsgesetz schreibt vor, dass für das erste Fahrzeug mindestens 9.000 Euro Eigenkapital vorhanden sein müssen, und für jedes weitere Fahrzeug 5.000 Euro.

Transportunternehmen gründen in 7 Schritten

Beachten Sie die Besonderheiten der Branche, wenn Sie ein Transportunternehmen gründen. Folgende Anleitung zeigt Ihnen die wichtigsten Schritte auf dem Weg zu Ihrem Ziel.

1. Standort finden

Ein geeigneter Standort bietet ausreichend Platz für Ihre Fahrzeuge, das Büro und eventuell Lagerräume, eine gute Verkehrsanbindung und Sichtbarkeit für Kunden. Vorteilhaft ist die Nähe zu Fernverkehrsstraßen und Autobahnen.

Transportunternehmen sind häufig in Industriegebieten, nicht weit von potenziellen Kunden oder Logistikzentren angesiedelt. Im Idealfall befinden sich eine geeignete Werkstatt und Tankmöglichkeiten in der Nähe. Achten Sie auch auf die Miet- oder Grundstückspreise sowie den Gewerbesteuer-Hebesatz und überprüfen Sie die lokale Arbeitsmarktsituation.

2. Gewerbeerlaubnis beantragen

Die Gewerbeerlaubnis erhalten Sie mit der gebührenpflichtigen Anmeldung beim Gewerbeamt der Stadt oder Gemeinde, in der Ihr Unternehmen seinen Sitz hat. Neben dem ausgefüllten Anmeldeformular legen Sie weitere geforderte Dokumente und gegebenenfalls die Güterkraftverkehrserlaubnis vor.

Innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Geschäftstätigkeit müssen Sie sich beim Finanzamt anmelden. Das ist kostenlos online über das ELSTER-Portal möglich. Füllen Sie dafür den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus, den Sie auch ohne Login-Zertifikat übermitteln können. Sie erhalten vom Finanzamt Ihre Steuernummer und, wenn Sie dies im Fragebogen angegeben haben, auch die Umsatzsteueridentifikationsnummer.

3. Diese Lizenzen brauchen Sie

Neben der oben bereits beschriebenen Güterkraftverkehrserlaubnis können noch weitere Genehmigungen notwendig sein. Wenn Sie grenzüberschreitenden Güterkraftverkehr innerhalb des EU- und EWR-Raumes anbieten möchten, brauchen Sie die EU-Gemeinschaftslizenz (auch EU-Lizenz oder EG-Lizenz). Das gilt für Fahrzeuge mit einem zulässigen Gesamtgewicht von mehr als 2,5 Tonnen inklusive Anhänger. Die EU-Lizenz können Sie auch für den Kabotageverkehr verwenden, d.h. für Transportleistungen innerhalb dieser Staaten ohne Grenzüberschreitung.

Falls Sie in Drittstaaten fahren, die nicht zum EU- oder EWR-Raum gehören, brauchen Sie eine bilaterale Genehmigung. Eine Ausnahme ist die Schweiz. Hier gilt aufgrund eines speziellen Abkommens auch die EU-Lizenz. Diese berechtigt dort jedoch nicht zum Kabotageverkehr.

Sie möchten Gefahrguttransporte anbieten? Dann müssen die dafür eingesetzten Fahrer einen ADR-Schein vorweisen können. Dieser erfordert eine schriftliche Prüfung bei der IHK, auf die man sich mit einem Lehrgang vorbereiten kann.

4. Versicherungen für Transportfirmen

Zu den verpflichtenden Versicherungen für eine Spedition gehören die Kfz-Haftpflichtversicherungen für alle Fahrzeuge. Wenn Sie Güterkraftverkehr anbieten möchten, müssen Sie auch eine Verkehrshaftungsversicherung abschließen, deren Details in § 7a des Güterkraftverkehrsgesetzes geregelt sind. Diese Transportversicherung schützt Sie vor Schadenersatzforderungen Ihrer Kunden, wenn die transportierten Güter beschädigt wurden.

Denken Sie auch an Ihre eigene Kranken- und Pflegeversicherung sowie an die Altersvorsorge.

5. Fuhrpark erwerben

Die Auswahl der Fahrzeuge richtet sich danach, welche Transportleistungen Sie anbieten möchten. Auch die notwendige Ausstattung muss vorhanden sein, etwa Kühlaggregate oder Hebevorrichtungen. Bedenken Sie gesetzliche Vorgaben. Sicherheitstechnologien sind ebenso wichtig wie die Einhaltung der Emissionsnormen.

Entscheiden Sie, ob Sie Neu- oder Gebrauchtfahrzeuge erwerben möchten. Für Neufahrzeuge zahlen Sie mehr, aber Sie profitieren von Garantien und der neuesten Technologie. Bei einem preisgünstigeren Gebrauchtfahrzeug müssen Sie eventuell mit höheren Wartungskosten in näherer Zukunft rechnen. Eine weitere Entscheidung ist die zwischen Kauf, Mietkauf oder Leasing.

6. Personal finden

Wenn Sie für Ihre Spedition Mitarbeiter einstellen möchten, brauchen Sie vor allem Fahrer, eventuell auch Verwaltungsmitarbeiter. Achten Sie bei den Fahrern darauf, dass die notwendigen Führerscheinklassen und ein aktuelles ärztliches Attest vorhanden sind. Was persönliche Eigenschaften betrifft, so sind Zuverlässigkeit und Belastbarkeit besonders wichtig.

Für die Personalsuche können Sie Jobportale, soziale Netzwerke, Arbeitsagentur und Jobcenter nutzen sowie auf Ihrer Website die Möglichkeit einer unkomplizierten Online-Bewerbung anbieten. Neue Mitarbeiter müssen Sie gründlich in alle Abläufe und in die Bedienung der Fahrzeuge einweisen. Vergessen Sie nicht, Ihre Arbeitnehmer zur Sozialversicherung anzumelden.

7. Mitgliedschaften

Pflicht für alle Gewerbetreibenden ist die Mitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer. Das Gewerbeamt informiert diese nach Ihrer Gewerbeanmeldung und Sie erhalten von der IHK automatisch die Anmeldeinformationen. Bei der Berufsgenossenschaft Verkehr melden Sie sich unaufgefordert an. Dazu sind Sie auch verpflichtet, wenn Sie allein arbeiten.

Optional können Speditionen einem Branchenverband beitreten, etwa dem Bundesverband Güterkraftverkehr, Logistik und Entsorgung (BGL) oder dem DSLV Bundesverband Spedition und Logistik. Diese Verbände vertreten die Interessen von Unternehmen der Logistikbranche.

Ihr Businessplan für die Logistikbranche

Mit einem Businessplan bereiten Sie die Gründung Ihrer Spedition vor. Sie brauchen ihn auch, wenn Sie Darlehen oder Fördermittel beantragen. Einen Businessplan benötigen Sie außerdem, wenn Sie einen Gründerzuschuss für die Startphase Ihres Unternehmens beantragen möchten. Sichern Sie sich für die Erstellung Ihres Businessplans die professionelle Unterstützung durch ein AVGS Gründercoaching. Beide Anträge sind schnell und unkompliziert möglich. 

Zu einem typischen Businessplan gehören folgende Bestandteile:

Finanzierung & Kosten Ihrer Spedition

Eine sorgfältige Finanzplanung ist für die Gründung eines Transportunternehmens wichtig. Denken Sie daran, Rücklagen und Liquiditätsreserven für unvorhersehbare Belastungen einzuplanen. 

Lesen Sie hier, welche Ausgaben für den Start und den laufenden Geschäftsbetrieb typisch sind.

Mit diesen Kosten müssen Sie rechnen

Planen Sie, in Abhängigkeit von der Art Ihrer Transportfirma, für den Start folgende Investitionen und Ausgaben ein:

Für den laufenden Geschäftsbetrieb nehmen Sie folgende Positionen in Ihre Kostenplanung auf:

Buchhaltung einer Transportfirma

Erstellen Sie korrekte Rechnungen mit allen Pflichtbestandteilen. Eröffnen Sie ein Geschäftskonto, selbst wenn Sie klein starten. So können Sie geschäftliche besser von privaten Vorgängen trennen.

Ob für Ihr Unternehmen eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ausreicht oder die doppelte Buchführung notwendig ist, hängt von der Rechtsform und vom Umfang Ihres Geschäftsbetriebs ab. Die EÜR kommt bei Transportunternehmen nur für Kleingewerbe in Betracht. Als solche gelten Einzelunternehmen oder GbR, wenn vom Umfang her kein kaufmännisch eingerichteter Geschäftsbetrieb notwendig ist und der Jahresgewinn 80.000 € sowie der Jahresumsatz 800.000 € nicht überschreiten.

Sicher durch die Gründungsphase dank Gründungszuschuss

Um gerade in der Startphase Ihrer Gründung auch Ihre privaten Lebenshaltungskosten zu decken, eignet sich ein Gründungszuschuss. Durch diesen können Sie Fördermittel von bis zu 20.000 Euro erhalten. Wenn Sie von Arbeitslosigkeit bedroht sind oder bereits Anspruch auf Arbeitslosengeld haben, können Sie von diesem Gründungszuschuss profitieren. Zur Beantragung benötigen Sie unter anderem Ihren Businessplan. Sichern Sie sich zur Erstellung die professionelle Unterstützung eines Gründercoaches. Sowohl der Antrag auf den Gründungszuschuss als auch der auf das Gründercoaching sind kostenlos und schnell zu erledigen.

Spedition gründen: Rechtsform wählen

Noch vor der Existenzgründung müssen Sie die Rechtsform festlegen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die sich vor allem in folgenden Punkten unterscheiden:

Wenn Sie ohne Gesellschafter gründen möchten, bietet sich ein Einzelunternehmen an. Sie haben die alleinige Entscheidungsfreiheit, haften aber unbeschränkt mit Ihrem Privatvermögen. Die Gründung ist einfach und kostengünstig. Sie können eventuell als Kleingewerbetreibender starten.

Sobald ein kaufmännisch eingerichteter Geschäftsbetrieb notwendig wird, müssen Sie sich in das Handelsregister eintragen lassen. Dafür gibt es keine gesetzlich definierten Grenzwerte. Vielmehr werden mehrere Faktoren zur Bewertung herangezogen. Lassen Sie sich dazu individuell beraten.

Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) ist eine Personengesellschaft mit mindestens zwei Gesellschaftern. Diese haften gesamtschuldnerisch mit ihrem Privatvermögen. Die GbR kann sich für den unkomplizierten, kostengünstigen Start eignen. Sobald jedoch kein Kleingewerbe mehr vorliegt, muss eine Eintragung in das Handelsregister vorgenommen werden, wodurch die Umwandlung in eine OHG erfolgt.

Eine offene Handelsgesellschaft (OHG) hat mindestens zwei Gesellschafter, die gesamtschuldnerisch mit ihrem Privatvermögen haften. Sie zählt zu den Personengesellschaften und wird in das Handelsregister eingetragen.

Zu den Kapitalgesellschaften gehört die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Diese können Sie mit Gesellschaftern oder auch allein gründen. Die Haftung ist auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt. Eine GmbH braucht ein Stammkapital von mindestens 25.000 €, wovon bei der Gründung wenigstens 12.500 € eingebracht sein müssen. Wie alle Kapitalgesellschaften wird die GmbH in das Handelsregister eingetragen.

Die UG (haftungsbeschränkt) ist eine Rechtsformvariante der GmbH. Der Unterschied besteht darin, dass Sie für die Gründung kein so hohes Mindestkapital brauchen. Theoretisch genügt 1 €. Allerdings müssen Sie in den folgenden Jahren regelmäßig einen Teil des Gewinns zurücklegen, bis das Stammkapital einer GmbH erreicht ist.

Es gibt noch weitere Rechtsformen wie die Kommanditgesellschaft (KG), die GmbH & Co. KG oder bei größeren Wachstumsambitionen die Aktiengesellschaft (AG). Rechtsformänderungen sind möglich, aber mit Aufwand und Kosten verbunden.

Steuern im Blick

Als Einzelunternehmer oder Gesellschafter einer Personengesellschaft zahlen Sie auf Ihren Gewinn(-anteil) Einkommensteuer. Bei Kapitalgesellschaften wie der GmbH und der UG (haftungsbeschränkt) unterliegt der Ertrag stattdessen der Körperschaftsteuer.

Mit einem Transportunternehmen sind Sie gewerbesteuerpflichtig. Bei der Berechnung der Besteuerungsgrundlage können Einzelunternehmen und Personengesellschaften einen Freibetrag von 25.000 € abziehen, Kapitalgesellschaften nicht.

Ihren Kunden berechnen Sie Umsatzsteuer, die Sie im Rahmen regelmäßiger Voranmeldungen an das Finanzamt abführen. Dabei können Sie die von Ihnen selbst für Einkäufe gezahlte Vorsteuer von der Umsatzsteuerschuld abziehen.

Fazit: Eigenes Transportunternehmen gründen

Im Transportgewerbe gibt es viele Möglichkeiten, sich mit Nischenangeboten zu spezialisieren. Die Auftragslage ist generell gut, nicht zuletzt durch den Aufschwung des E-Commerce.

Allerdings herrscht in der Speditionsbranche ein starker Wettbewerbsdruck. Analysieren Sie deshalb, welche Dienste in Ihrer Region besonders nachgefragt werden und wo noch Marktlücken bestehen, bevor Sie ein Transportunternehmen gründen.