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Als Unternehmer müssen Sie regelmäßig Rechnungen erstellen. Vor allem Gründer haben viele Fragen zu diesem Thema, da einige Vorschriften zu beachten sind. Erfahren Sie hier, wie Sie eine korrekte Rechnung schreiben und welche Vorlagen und Tools Sie dafür nutzen können.
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Inhaltsverzeichnis |
Die Pflichtangaben auf Rechnungen
Wenn Sie eine Rechnung schreiben, muss diese bestimmte Angaben enthalten, um für steuerliche Zwecke Gültigkeit zu besitzen. Diese ergeben sich aus den §§ 14 und 14a des Umsatzsteuergesetzes und werden im Folgenden dargestellt.
Pflichtangaben auf Rechnungen im Einzelnen:
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Wenn Unternehmer eine Rechnung schreiben, gilt diese als Geschäftsbrief. Bei Unternehmen, die im Handelsregister eingetragenen sind, müssen Rechnungen deshalb speziell auch die im HGB und in rechtsformspezifischen Gesetzen festgeschriebenen Anforderungen erfüllen. Zum Beispiel sind für eingetragene Kaufleute zusätzlich die folgenden Angaben erforderlich:
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Das folgende Video gibt Ihnen wichtige Tipps, wie Sie eine korrekte Rechnung erstellen und worauf Sie unbedingt achten sollten:
Mit dem richtigen Programm professionelle Rechnungen erstellen
Es gibt viele Softwarelösungen, mit denen Sie sehr komfortabel eine Rechnung erstellen können. Zum Teil handelt es sich dabei um Buchhaltungsprogramme, die die doppelte Buchhaltung in Ihrem Unternehmen abdecken und diese Funktionen enthalten. Andere Tools sind auf Faktura spezialisiert und bieten einen individuell anpassbaren Funktionsumfang. Das sind unsere Empfehlungen:
Lexoffice
Die Buchführung und Rechnungserstellung erfolgen mit Lexoffice webbasiert. Insgesamt wird Lexoffice in drei Versionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang angeboten.
Dazu gehören unter anderem ein integriertes Online-Banking und ein automatischer Zahlungsabgleich.
Das Buchhaltungsprogramm eignet sich insbesondere für die Buchhaltung in nicht bilanzierungspflichtigen Unternehmen, also Unternehmen, die keine Bilanz erstellen müssen, sondern bei denen die Einnahmenüberschussrechnung ausreicht.
sevDesk
Die Buchhaltungssoftware von sevDesk ist cloudbasiert und kann sowohl zur Rechnungsverwaltung als auch zur Buchführung und Warenwirtschaftsverwaltung genutzt werden.
Dieses Tool eignet sich besonders für Selbstständige, Gründer und Kleinunternehmer und überzeugt insbesondere, wenn es um die Rechnungserstellung, Zahlungsüberwachung und Belegerfassung geht. Vielfältige betriebswirtschaftliche Auswertungsmöglichkeiten können erstellt werden.
Billomat
Das Online-Buchführungsprogramm Billomat steht in fünf Versionen zur Verfügung. Je nach Tarif sind für die Rechnungserstellung unterschiedliche Funktionen enthalten. Dazu gehören auch Features wie die Erstellung von Abo-Rechnungen oder die Anbindung an einen Onlineshop.
Ein Add-on ermöglicht den automatischen Zahlungsabgleich.
Kostenlose Rechnungsvorlage für Word und Excel
Die folgende Vorlage von sevdesk können Sie für ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen verwenden, wenn Sie eine Rechnung schreiben. Sie steht Ihnen für Word und Excel kostenlos online zur Verfügung.
Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer – kostenloser Download
Sie gelten als Kleinunternehmer, wenn Ihr Jahresumsatz die in § 19 UStG genannten Grenzen nicht übersteigt und Sie auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung diese Option gewählt haben. In diesem Fall müssen Sie zwei Besonderheiten beachten, wenn Sie eine Rechnung schreiben. Zum einen dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Zum anderen muss die Rechnung einen Hinweis auf Ihre Kleinunternehmereigenschaft und die damit verbundene Umsatzsteuerbefreiung enthalten.
Hier steht eine entsprechende Rechnungsvorlage für Word kostenlos zum Download bereit.
Download Rechnungsvorlage Kleinunternehmer in Word
Rechnungen erstellen und organisieren – 8 Tipps
Tipp 1: Zahlungsmodalitäten nicht vergessen
Wenn Sie eine Rechnung schreiben, geben Sie auch Ihre Bankverbindung und das Zahlungsziel beziehungsweise die Zahlungsmodalitäten an. Diese Informationen gehören zwar nicht zu den offiziell geforderten Pflichtangaben, sind aber wichtig für den Rechnungsempfänger. Empfehlenswert ist die zusätzliche Angabe Ihrer Kontaktdaten wie Telefonnummer oder Mailadresse.
Tipp 2: Braucht die Rechnung eine Unterschrift?
Dies ist entgegen vieler Ansichten nicht der Fall. Rechnungen sind ohne Unterschrift gültig.
Tipp 3: Achtung Kleinbetragsrechnung
Bei einem Rechnungsbetrag bis 250 Euro liegt eine Kleinbetragsrechnung vor, die nur Name und Anschrift Ihres Unternehmens, Art und Umfang der Lieferung oder Leistung, Rechnungsdatum, Bruttopreis sowie den Umsatzsteuersatz oder gegebenenfalls den Hinweis auf eine Steuerbefreiung enthalten muss.
Tipp 4: Besonderheiten bei der elektronischen Rechnung
Mit elektronischen Rechnungen sparen Sie Papier und Porto. Der Empfänger muss jedoch damit einverstanden sein, die Rechnung auf diesem Weg zu erhalten, zum Beispiel per Mailanhang, als Webdownload oder über ePost. Sowohl Sie als auch der Empfänger müssen die Rechnung in ihrer originalen elektronischen Form aufbewahren. Das gilt auch, wenn der Versand an ein elektronisches Fax erfolgt.
Tipp 5: Aufbewahrungsfristen beachten
Für jede Ihrer Ausgangsrechnungen müssen Sie mindestens 10 Jahre lang ein Doppel aufbewahren. Für Drucke auf Thermopapier (z.B. Fax oder Kassenbeleg) empfiehlt sich eine zusätzliche Kopie, um die dauerhafte Lesbarkeit zu gewährleisten).
Tipp 6: Unterschiedliche Ausstellungsfristen in Deutschland und der EU
Innerhalb Deutschlands sind Rechnungen an Unternehmen oder juristische Personen binnen sechs Monaten auszustellen. Wenn Sie für eine Privatperson eine Rechnung schreiben, sind Sie nur an diese Frist gebunden, wenn es um eine steuerpflichtige Werklieferung oder eine sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück geht.
Für eine Lieferung oder Leistung innerhalb der EU, müssen Sie bis zum 15. Tag des Folgemonats die Rechnung schreiben.
Tipp 7: Wissenswertes zum Ausweis der Umsatzsteuer
Auf B2B-Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen (ins EU-Ausland) und Leistungen, die Sie für Kunden in einem anderen EU-Staat ausführen, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Innergemeinschaftliche Lieferungen sind steuerfrei und für Werklieferungen sowie sonstige Leistungen zahlt der Empfänger die Umsatzsteuer (Reverse-Charge-Verfahren). Wichtig ist in diesen Fällen, dass Sie nicht nur Ihre USt-Identnummer angeben, sondern auch die des Rechnungsempfängers. Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung schreiben Sie einen Vermerk zum Grund der Steuerbefreiung auf die Rechnung, im Fall des Reverse-Charge-Verfahrens einen zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Lieferungen und Leistungen für Privatpersonen im EU-Ausland sind umsatzsteuerpflichtig, weshalb Sie auch die Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen müssen.
Tipp 8: Andere Länder, andere Sitten
Wenn Sie für Kunden in einem Drittland (Nicht-EU-Ausland) eine Rechnung schreiben, erkundigen Sie sich vorher über die individuellen Regelungen und Anforderungen an die Rechnung, denn diese sind sehr unterschiedlich. Ihr Steuerberater kann dabei helfen.
Als Privatperson ohne Gewerbe eine Rechnung schreiben
Auch als Privatperson ohne Gewerbe oder andere unternehmerische Eigenschaft können Sie in die Situation geraten, dass Sie eine Rechnung schreiben müssen. Das ist der Fall, wenn Sie etwas verkaufen oder eine einmalige private Leistung gegen Entgelt erbringen und der Käufer oder Leistungsempfänger Sie um eine Rechnung bittet. Dieses Interesse besteht beispielsweise, wenn der Kunde ein Unternehmen ist und der gezahlte Betrag als Betriebsausgabe behandelt werden soll.
Privatrechnungen sind erlaubt und müssen folgende Angaben enthalten:
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Wenn Sie eine private Rechnung schreiben, dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Falls keine Barzahlung erfolgt, ist auch die Angabe der Bankverbindung und des Zahlungsziels empfehlenswert.
Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass eine regelmäßige und auf Gewinnerzielungsabsicht ausgerichtete Tätigkeit keinen privaten Charakter hat. In diesem Fall melden Sie entweder bei Ihrer Gemeinde ein Gewerbe an oder Sie registrieren eine freiberufliche Tätigkeit mit dem ausgefüllten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt.
