Eine Rechnung schreiben – Word & Excel – Vorlagen, Tools und Tipps

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 29 Februar, 2024
Lesezeit Minuten.
Als Unternehmer müssen Sie regelmäßig Rechnungen erstellen. Vor allem Gründer haben viele Fragen zu diesem Thema, da einige Vorschriften zu beachten sind. Erfahren Sie hier, wie Sie eine korrekte Rechnung schreiben und welche Vorlagen und Tools Sie dafür nutzen können.  

Schnellcheck zur Rechnungserstellung

  • Wie schreibe ich eine Rechnung richtig?
    Eine Rechnung muss laut Gesetz gewisse Pflichtangaben enthalten. Hierzu gehören insbesondere Name und Anschrift von leistendem Unternehmen und Leistungsempfänger, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers, Netto- und Bruttobetrag sowie Steuersatz und Steuerbetrag.
  • Können auch Privatleute Rechnungen schreiben?
    Ja, das ist möglich. Allerdings dürfen Privatrechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und auch nicht zum Vorsteuerabzug herangezogen werden. Bei regelmäßiger Rechnungsstellung kann eine Gewerbeanmeldung notwendig werden.
  • Was muss ich als Kleinunternehmer bei der Rechnungserstellung beachten?
    Laut §19 UStG müssen Kleinunternehmer auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Wichtig ist allerdings der Hinweis auf die sogenannte Kleinunternehmerregelung.
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Die Pflichtangaben auf Rechnungen – darauf sollten Sie achten

Wenn Sie eine Rechnung schreiben, muss diese bestimmte Angaben enthalten, um für steuerliche Zwecke Gültigkeit zu besitzen. Diese ergeben sich aus den §§ 14 und 14a des Umsatzsteuergesetzes. Je nachdem, ob Sie als Kleinunternehmer oder als Privatperson, zum Beispiel für die Vermietung einer Wohnung, Rechnungen erstellen oder diese ins Ausland gehen sollen, müssen Sie besondere Vorschriften beachten.

Diese Angaben sollten auf Ihrer Rechnung nicht fehlen

  • vollständiger Name und Anschrift Ihres Unternehmens
  • vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Ihre Umsatzsteuer-ID Nummer oder Ihre vom Finanzamt erteilte Steuernummer
  • bei Lieferungen und Leistungen für Kunden im EU-Ausland die USt-ID Nummer des Rechnungsempfängers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer (fortlaufend und einmalig)
  • handelsübliche Bezeichnung und Menge der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung
  • der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Kalendermonat)
  • bei Zahlungen oder Teilzahlungen im Voraus der Zeitpunkt der Zahlung, sofern er feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
  • Entgelt – nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt
  • im Voraus vereinbarte Boni, Skonti und Rabatte, sofern sie nicht bereits beim Entgelt berücksichtigt sind (bei unbekannter Betragshöhe allgemeiner Hinweis)
  • USt-Satz und entsprechender Steuerbetrag (außer bei Kleinunternehmern oder Steuerbefreiung aus einem anderen Grund)
  • gegebenenfalls Hinweis auf Steuerbefreiung (z.B. Hinweis auf Kleinunternehmereigenschaft oder innergemeinschaftliche Lieferung)
  • Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Privatperson oder einen privat agierenden Unternehmer
  • Vermerk „Gutschrift” bei Rechnungsausstellung durch den Leistungsempfänger oder eine von ihm beauftragte Person (nach Vereinbarung)
  • in Fällen des Reverse-Charge-Verfahrens ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Rechnungsempfängers (z.B. bei Dienstleistungen für Kunden in anderen EU-Staaten oder bei den in 13b Abs. 2 UStG genannten Umsätzen)

Wenn Unternehmer Rechnungen schreiben, gelten diese als Geschäftsbrief. Bei Unternehmen, die im Handelsregister eingetragenen sind, müssen Rechnungen deshalb speziell auch die im HGB und in rechtsformspezifischen Gesetzen festgeschriebenen Anforderungen erfüllen. Daher sind für eingetragene Kaufleute zusätzlich die folgenden Angaben erforderlich:

  • Firmenbezeichnung, wie sie im Handelsregister eingetragen ist
  • Zusatz „eingetragene Kauffrau“, „eingetragener Kaufmann, „e.Kfr.“ oder „e.K.“
  • Ort der Niederlassung
  • Registergericht und Nummer des Eintrags

Das folgende Video gibt Ihnen wichtige Tipps, wie Sie eine korrekte Rechnung erstellen und worauf Sie unbedingt achten sollten:

Um eine Rechnung zu erstellen, können Sie entweder eine entsprechende Software nutzen, Ihre Rechnung mit Hilfe einer Excel- oder Word-Vorlage schreiben oder auf eine Vorlage aus dem Internet zurückgreifen.

Mit dem richtigen Programm professionelle Rechnungen erstellen

Es gibt viele Softwarelösungen, mit denen Sie sehr komfortabel eine Rechnung erstellen können. Zum Teil handelt es sich dabei um Buchhaltungsprogramme, die die doppelte Buchhaltung in Ihrem Unternehmen abdecken und diese Funktionen enthalten. Andere Tools sind auf Faktura spezialisiert und bieten einen individuell anpassbaren Funktionsumfang. Das sind unsere Empfehlungen:

Lexoffice

Lexoffice

Die Buchführung und Rechnungserstellung erfolgen mit Lexoffice webbasiert. Insgesamt wird Lexoffice in drei Versionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang angeboten. Dazu gehören unter anderem ein integriertes Online-Banking und ein automatischer Zahlungsabgleich. Das Buchhaltungsprogramm eignet sich insbesondere für die Buchhaltung in nicht bilanzierungspflichtigen Unternehmen, also Unternehmen, die keine Bilanz erstellen müssen, sondern bei denen die Einnahmenüberschussrechnung ausreicht.

Buchhaltungsbutler

Die cloudbasierte Buchhaltungssoftware Buchhaltungsbutler eignet sich besonders gut für Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen sowie Vereine. Sie zeichnet sich durch einen hohen Automatisierungsgrad aus und eignet sich für die einfache und die doppelte Buchführung.

sevDesk

Sevdesk

Die Buchhaltungssoftware von sevDesk ist cloudbasiert und kann sowohl zur Rechnungsverwaltung als auch zur Buchführung und Warenwirtschaftsverwaltung genutzt werden. Dieses Tool eignet sich besonders für Selbstständige, Gründer und Kleinunternehmer und überzeugt insbesondere, wenn es um die Rechnungserstellung, Zahlungsüberwachung und Belegerfassung geht. Außerdem können vielfältige betriebswirtschaftliche Auswertungsmöglichkeiten erstellt werden.

Fastbill

Fastbill ist eine Cloud-Lösung, die insbesondere für Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen geeignet ist. Diese Buchhaltungssoftware unterstützt sowohl die einfache als auch die doppelte Buchführung. Es gibt verschiedene Tarife und Versionen, die aber alle Funktionen für die Angebots- und Rechnungserstellung, die Kundenverwaltung und das Mahnwesen enthalten.

Kostenlose Rechnungsvorlage für Word und Excel

Sie möchten keine Softwarelösung nutzen? Dann könnte eine Rechnungsvorlage für Word oder Exel das Richtige für Sie sein. Die folgende Vorlage von sevdesk können Sie verwenden, wenn Sie für ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen Rechnungen schreiben möchten. Sie steht Ihnen für Word und Excel kostenlos online zur Verfügung. Einfach mit Ihren Daten aktualisieren, versenden – fertig.

Auszug Rechnungsvorlage

Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer – kostenloser Download

Sie gelten als Kleinunternehmer, wenn Ihr Jahresumsatz die in § 19 UStG genannten Grenzen nicht übersteigt und Sie auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung diese Option gewählt haben. In diesem Fall müssen Sie zwei Besonderheiten beachten, wenn Sie eine Rechnung schreiben. Zum einen dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Zum anderen muss die Rechnung einen Hinweis auf Ihre Kleinunternehmereigenschaft und die damit verbundene Umsatzsteuerbefreiung enthalten.

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Hier steht eine entsprechende Rechnungsvorlage für Word kostenlos zum Download bereit.

Was Sie sonst noch zur Rechnungserstellung wissen sollten – 6 Tipps

Neben den Pflichtangaben, die auf einer Rechnung auf jeden Fall enthalten sein sollten, gibt es zum Thema Rechnungen noch einige weitere Infos, die Sie beachten sollten:

  1. 1
    Zahlungsmodalitäten nicht vergessen:
    Wenn Sie eine Rechnung schreiben, geben Sie auch Ihre Bankverbindung und das Zahlungsziel beziehungsweise die Zahlungsmodalitäten an. Diese Informationen gehören zwar nicht zu den offiziell geforderten Pflichtangaben, sind aber wichtig für den Rechnungsempfänger. Empfehlenswert ist die zusätzliche Angabe Ihrer Kontaktdaten wie Telefonnummer oder Mailadresse.
  2. 2
    Braucht die Rechnung eine Unterschrift?
    Dies ist entgegen vieler Ansichten nicht der Fall. Rechnungen sind auch ohne Unterschrift gültig und können so problemlos auch per E-Mail verschickt werden.
  3. 3
    Achtung Kleinbetragsrechnung!
    Bei einem Rechnungsbetrag bis 250 Euro liegt eine Kleinbetragsrechnung vor, die nur Name und Anschrift Ihres Unternehmens, Art und Umfang der Lieferung oder Leistung, Rechnungsdatum, Bruttopreis sowie den Umsatzsteuersatz oder gegebenenfalls den Hinweis auf eine Steuerbefreiung enthalten muss.
  4. 4
    Besonderheiten bei der elektronischen Rechnung:
    Mit elektronischen Rechnungen sparen Sie Papier und Porto. Der Empfänger muss jedoch damit einverstanden sein, die Rechnung auf diesem Weg zu erhalten, zum Beispiel per Mailanhang, als Webdownload oder über ePost. Sowohl Sie als auch der Empfänger müssen die Rechnung in ihrer originalen elektronischen Form aufbewahren. Das gilt auch, wenn der Versand an ein elektronisches Fax erfolgt.
  5. 5
    Aufbewahrungsfristen beachten!
    Gemäß GoBD müssen Sie für jede Ihrer Ausgangsrechnungen mindestens 10 Jahre lang ein Doppel aufbewahren. Für Drucke auf Thermopapier (z.B. Fax oder Kassenbeleg) empfiehlt sich eine zusätzliche Kopie, um die dauerhafte Lesbarkeit GoBD-konform zu gewährleisten.
  6. 6
    Unterschiedliche Ausstellungsfristen in Deutschland und der EU:
    Innerhalb Deutschlands sind Rechnungen an Unternehmen oder juristische Personen binnen sechs Monaten auszustellen. Wenn Sie für eine Privatperson eine Rechnung schreiben, sind Sie nur an diese Frist gebunden, wenn es um eine steuerpflichtige Werklieferung oder eine sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück geht. Für eine Lieferung oder Leistung innerhalb der EU, müssen Sie bis zum 15. Tag des Folgemonats die Rechnung schreiben.

Wissenswertes zum Ausweis der Umsatzsteuer

Auf B2B-Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen (ins EU-Ausland) und Leistungen, die Sie für Kunden in einem anderen EU-Staat ausführen, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Innergemeinschaftliche Lieferungen sind steuerfrei und für Werklieferungen sowie sonstige Leistungen zahlt der Empfänger die Umsatzsteuer (Reverse-Charge-Verfahren). Wichtig ist in diesen Fällen, dass Sie nicht nur Ihre USt-Identnummer angeben, sondern auch die des Rechnungsempfängers. Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung schreiben Sie einen Vermerk zum Grund der Steuerbefreiung auf die Rechnung, im Fall des Reverse-Charge-Verfahrens einen zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Lieferungen und Leistungen für Privatpersonen im EU-Ausland sind umsatzsteuerpflichtig, weshalb Sie auch die Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen müssen.

Wenn Sie Kunden in einem Drittland (Nicht-EU-Ausland) eine Rechnung schicken, erkundigen Sie sich vorher über die individuellen Regelungen und Anforderungen an die Rechnung, denn diese sind sehr unterschiedlich. Ihr Steuerberater kann dabei helfen.

Als Privatperson ohne Gewerbe eine Rechnung schreiben

Auch als Privatperson ohne Gewerbe oder andere unternehmerische Eigenschaft können Sie in die Situation geraten, dass Sie eine Rechnung schreiben müssen. Das ist der Fall, wenn Sie etwas verkaufen oder eine einmalige private Leistung gegen Entgelt erbringen und der Käufer oder Leistungsempfänger Sie um eine Rechnung bittet. Dieses Interesse besteht beispielsweise, wenn der Kunde ein Unternehmen ist und der gezahlte Betrag als Betriebsausgabe behandelt werden soll.

Privatrechnungen sind erlaubt und müssen folgende Angaben enthalten:

  • Ihr Name und Ihre Anschrift
  • Name oder Firmenbezeichnung und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Rechnungsdatum
  • Zeitpunkt des Verkaufs oder der Leistung
  • Art und Umfang der Lieferung oder Leistung
  • Entgelt
  • Hinweis auf Privatverkauf/Privatleistung und daraus folgende USt-Freiheit

Wenn Sie private Rechnungen schreiben, dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Falls keine Barzahlung erfolgt, ist auch die Angabe der Bankverbindung und des Zahlungsziels empfehlenswert.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass eine regelmäßige und auf Gewinnerzielungsabsicht ausgerichtete Tätigkeit keinen privaten Charakter hat. In diesem Fall melden Sie entweder bei Ihrer Gemeinde ein Gewerbe an oder Sie registrieren eine freiberufliche Tätigkeit mit dem ausgefüllten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt. Im Zweifelsfall fragen Sie Ihren Steuerberater.

Fazit: Korrekte Rechnungen erstellen mit den passenden Tools

Egal ob Sie als Kleinunternehmer, Soloselbstständiger oder für Ihr Unternehmen Rechnungen erstellen möchten – gewisse Pflichtangaben müssen auf Ihren Ausgangsrechnungen unbedingt enthalten sein. Außerdem gilt es einige Vorgaben hinsichtlich Aufbewahrungspflichten, Kleinstbetragsrechnungen und Ausstellungsfristen zu beachten. Mit Vorlagen im Word- oder Excel-Format oder einer entsprechenden Softwarelösung sind Sie in Sachen Rechnungserstellung auf der sicheren Seite.


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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