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Selbstständige müssen mit ihren finanziellen Mitteln sparsam umgehen. Das ist häufig ein Grund dafür, die Buchhaltung selbst zu erledigen, anstatt sie vollständig an ein Steuerbüro zu delegieren. Die meisten Buchführungsprogramme sind jedoch ebenfalls nicht gratis. Kostenlose Buchhaltungssoftware kann in bestimmten Fällen eine Alternative sein.
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Freeware für die Buchhaltung: Was spricht dafür?
Als Unternehmer ermitteln Sie auf der Grundlage Ihrer Buchführung die Besteuerungsgrundlagen. Dabei hängt es von der Art und Größe Ihres Unternehmens ab, ob Sie zur Erstellung einer Bilanz und damit zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, oder ob Sie den Gewinn mithilfe der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln. Die entsprechenden Steuererklärungen und -anmeldungen müssen Sie regelmäßig über Elster an das Finanzamt senden.
Im Fall einer sehr einfachen EÜR für Kleinunternehmer mit wenigen Geschäftsvorfällen können Sie Ihre Buchführung auch mit Excel erledigen. Für die Erfassung aller unterjährigen Vorgänge können Sie unsere kostenlose Excel-Vorlage nutzen. Sobald jedoch die Umsatzsteuer ins Spiel kommt und mehrere verschiedene Einnahmen und Ausgaben zu erfassen sind, ist eine spezielle Software empfehlenswert. Für die doppelte Buchführung kommt Excel in der Regel nicht infrage.
Als Gründer müssen Sie ganz besonders auf Ihre Ausgaben achten, da das Geld meist knapp ist. Kostenlose Buchführungssoftware kann beim Sparen helfen.
Beispiele für kostenlose Buchhaltungssoftware
Die vorgestellten Lösungen stehen gratis zum Download zur Verfügung. Alle drei Programme buchen zwar intern nach dem Prinzip der doppelten Buchführung, eignen sich jedoch aufgrund ihres eingeschränkten Funktionsumfangs eher nicht für bilanzierungspflichtige Unternehmen, sondern mehr für kleinere Betriebe und Vereine. Mit den entsprechenden Einstellungen unterstützen sie auch die EÜR.
MonKey Office
Mit der kostenlosen Basisversion von MonKey Office erfassen Sie alle Ein- und Auszahlungen, die über die Kasse und die Bank laufen. Außerdem erlaubt das Programm die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und damit die Kontrolle der offenen Posten.
Die automatische Zuordnung zu den verschiedenen Positionen der Anlage EÜR für die Steuererklärung übernimmt das Programm nicht. Auch besteht keine Möglichkeit, Anlagen und Abschreibungen zu verwalten.
Dafür unterstützt das Tool Ihr Rechnungswesen unter anderem mit folgenden Funktionen:
- Belegzuordnung (als externe Dateien)
- Verwaltung der Kunden- und Lieferantenadressen
- Zuweisung von Kostenstellen
- einige betriebswirtschaftliche Auswertungen
Die Software erfordert Windows oder Mac OS. Als kostenpflichtige Erweiterungen gibt es die Module REWE, FIBU und PRO beziehungsweise die Version Complete mit allen Funktionen.
Taxpool-Buchhalter Mini
Taxpool-Buchhalter Mini ist ebenfalls ein kostenloses Buchhaltungsprogramm als Basisversion. Es gibt darüber hinaus zwei kostenpflichtige Varianten: für die EÜR und für bilanzierungspflichtige Unternehmen. Das Programm läuft derzeit nur unter Windows, soll in Zukunft aber auch für Mac OS und Linux verfügbar sein.
Sie können Ihre EÜR mit der Mini-Version vorbereiten, allerdings berechnet sie nicht automatisch die Werte für die Anlage EÜR. Es ist auch keine Anlagenverwaltung oder automatische Umsatzsteuervoranmeldung möglich.
Die kostenlose Buchhaltungssoftware erlaubt jedoch den Datenaustausch mit dem Steuerberater, sofern dieser eine kostenpflichtige Lizenz besitzt. Unter diesen Voraussetzungen bietet es sich an, die von der Software nicht unterstützten Aufgaben an das Steuerbüro zu delegieren.
Trotz der Einschränkungen bietet Taxpool-Buchhalter Mini einige interessante Funktionen, unter anderem:
- Modus für Kleinunternehmer wählbar
- automatisches Backup
- Belegverwaltung und -zuordnung
- betriebswirtschaftliche Auswertungen
- Zuweisung von Kostenstelle
- im Netzwerk oder auf externen Datenträgern lauffähig
- mehrere Datenimportmöglichkeiten (auch PayPal)
GnuCash
Gnu Cash ist ein freies Programm unter der General Public License. Es läuft mit verschiedenen Betriebssystemen, unter anderem Windows, Mac OS und Linux. Neben der Buchhaltung bietet es einige Finanzverwaltungsfunktionen, die auch für Privatanwender interessant sind.
Für die EÜR müssen Sie eine geeignete Kontenrahmen-Vorlage verwenden. Auch diese kostenlose Buchhaltungssoftware kann weder die Anlage EÜR noch die Umsatzsteuervoranmeldungen automatisch generieren.
Darüber hinaus bietet das kostenlose Buchhaltungsprogramm einige Funktionen, die Ihr Rechnungswesen unterstützen. Dazu gehören unter anderem:
Verwaltung von Lieferanten, Kunden und Rechnungen
- terminierte Buchungen
- betriebswirtschaftliche Auswertungen (Berichte und Diagramme)
- Arbeit mit mehreren Währungen möglich
- Online-Banking mit dem Standard HBCI (Online-Überweisungen und Abrufen von Umsätzen und Kontoständen)
Vergleich der drei kostenlosen Buchhaltungsprogramme
| MonKey Office | Taxpool-Buchhalter Mini | Gnu Cash | |
| Laufende EÜR | ja | ja | ja |
| Anlage EÜR erstellen | nein | nein | nein |
| Anlagenverwaltung | nein | nein | nein |
| Online-Banking | nein | nein | ja |
| Elster-Schnittstelle | nein | nein | nein |
| Testen | Testen | Testen |
Warum sich eine kostenlose Buchhaltungssoftware nicht immer lohnt
Sie sehen, dass der Funktionsumfang der kostenlosen Tools eingeschränkt ist. Wichtige Aufgaben wie die Umsatzsteuervoranmeldungen, die Anlagenverwaltung oder das Ausfüllen der Anlage EÜR müssen Sie manuell erledigen oder an Ihren Steuerberater delegieren. Das relativiert den Einspareffekt durch kostenlose Buchhaltungssoftware.
Ob sich Freeware für Sie trotzdem lohnt, hängt hauptsächlich vom Umfang Ihrer unternehmerischen Tätigkeit ab. Für Kleinunternehmer mit wenigen Buchungen können sich solche Lösungen eignen. Sobald Sie aber nicht umsatzsteuerbefreit sind, also umsatzsteuerpflichtig, ist der Zusatzaufwand jedoch deutlich größer.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die GoBD-Konformität. Diese Verordnung gilt seit dem 1.1.2015 und formuliert Anforderungen an die elektronische Buchführung, die Aufbewahrung der Unterlagen und den Datenzugriff. Bei einem kostenpflichtigen Buchführungsprogramm können Sie davon ausgehen, dass es eine GoBD-konforme Buchführung ermöglicht. Auch wenn es dafür kein offizielles behördliches Zertifikat gibt, die meisten Anbieter lassen Ihre Softwareprodukte in dieser Hinsicht von Steuerfachleuten überprüfen und zertifizieren.
Das bedeutet nicht automatisch, dass eine kostenlose Buchführungssoftware oder ein Produkt ohne Zertifikat die GoBD-Anforderungen nicht erfüllt. Allerdings ist Freeware in der Regel fehleranfälliger, da die Anbieter in diese Produkte weniger investieren und meist auf die Überprüfung durch externe Experten verzichten. Ob sich ein kostenloses Softwareprodukt für Ihre Buchhaltung eignet, hängt demnach einerseits vom Umfang und der Komplexität Ihrer Buchhaltung ab, andererseits aber auch von Ihren eigenen Buchführungskenntnissen und der Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater. Lassen Sie sich von diesem gegebenenfalls zu diesem Punkt beraten.
Günstige Buchhaltungssoftware mit kostenfreier Testversion
Kostenpflichtige, aber günstige Buchführungslösungen sind oft die besseren Alternativen. Bei den im Folgenden vorgestellten Programmen erhalten Sie eine Testversion zunächst gratis. So können Sie probieren, ob sich der Erwerb der Lizenz lohnt.
Diese Programme sind intuitiv und komfortabel bedienbar. Es gibt jeweils mehrere Varianten mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Je nach Version eignen sie sich für die EÜR oder auch für die doppelte Buchführung.
Sevdesk
Auch Sevdesk ist eine Cloudlösung, die es in drei verschiedenen Versionen gibt. Dabei eignet sich die billigste nur für die Auftragsbearbeitung und die mittlere für umfassende Buchhaltungsaufgaben inklusive der Umsatzsteuervoranmeldung und der Anlagenverwaltung. Die teuerste Variante bietet zusätzlich Warenwirtschafts-Funktionen.
Lexoffice
Lexoffice ist eine cloudbasierte Buchführungslösung. Das bedeutet, sie nutzen die Leistungen über den Webbrowser oder über eine mobile App und zahlen dafür monatlich einen festen Betrag.
Es gibt drei verschiedene Preisklassen. Bereits die günstigste Version ermöglicht Online-Banking und das Schreiben von Angeboten und Rechnungen. Die anderen bieten neben vielen zusätzlichen Funktionen auch eine Elster-Schnittstelle für den automatischen Export der Umsatzsteuervoranmeldungen und der zusammenfassenden Meldungen.
Fazit: Kostenlose Buchhaltungssoftware ist nur bedingt sinnvoll
Mit einem kostenfreien Tool können Sie bestimmte Aufgaben für das Rechnungswesen erledigen. Der Funktionsumfang ist jedoch für viele Unternehmen nicht groß genug. In der Regel kommt man um den Erwerb zusätzlicher Lizenzen nicht umher. Dies relativiert den vorher geglaubten Einspareffekt.
Ob kostenlose Buchhaltungssoftware für Sie infrage kommt, hängt hauptsächlich vom Umfang Ihrer geschäftlichen Aktivitäten ab. Wenn Sie bestimmte Aufgaben der Buchhaltung an ein Steuerbüro delegieren möchten, kann ein solches Programm genügen.
