Rechnungsvorlage kostenfrei downloaden (Word / Excel) + Tool-Tipps

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 26 Mai, 2024
Lesezeit Minuten.
Ob Gewerbetreibende oder Freiberufler, Lieferanten oder Dienstleister – alle Unternehmer, die Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, müssen regelmäßig auch Rechnungen erstellen. Dies kann sehr zeitaufwändig sein. Mit einer Rechnungsvorlage können Sie dies korrekt und deutlich schneller erledigen. Hier finden Sie Vorlagen für Word und Excel zum kostenlosen Download.  

Rechnungsvorlage – die drei wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie müssen als Unternehmer Rechnungen erstellen und suchen nach Informationen und Hilfen? Folgende FAQ-Antworten liefern Ihnen erste Informationen dazu:

  • Wie erstelle ich eine eigene Rechnung?
    Sie können sie selbst schreiben, aber auch eine Vorlage oder ein Rechnungs- bzw. Buchführungsprogramm mit entsprechendem Funktionsumfang nutzen.
  • Welche Rechnungsvorlage ist die beste?
    Ideal ist eine auf Ihren Unternehmenstyp zugeschnittene Rechnungsvorlage. Aber auch ein allgemeines Formular können Sie problemlos anpassen.
  • Ist eine Rechnungsvorlage rechtssicher?
    Im Normalfall sind Rechnungsvorlagen rechtssicher. Kontrollieren Sie trotzdem, ob alle Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG enthalten sind.

Erfahren Sie in den nächsten Abschnitten mehr zur Rechnungsstellung und nutzen Sie die Möglichkeit des kostenlosen Downloads verschiedener Vorlagen.

Schnell und korrekt eine Rechnung nach Vorlage erstellen

Wenn Sie als Unternehmer Rechnungen schreiben, lohnt sich die Nutzung einer Vorlage. Einerseits sparen Sie damit Zeit, da Sie wiederkehrende Angaben nur einmal erfassen müssen. Andererseits vergessen Sie mit unserer Rechnungsvorlage keine Pflichtangaben, denn für den Inhalt einer Rechnung gibt es gesetzliche Regelungen.

Wenn Sie Kleinunternehmer sind, dürfen Sie außerdem keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen zusätzlich einen Vermerk zu Ihrer Kleinunternehmereigenschaft auf die Rechnung schreiben. Auch in diesem Fall können Sie für jede Rechnung eine unserer speziellen Vorlagen nutzen.

Laden Sie auf dieser Seite die passende Rechnungsvorlage kostenlos herunter. Wählen Sie entweder eine Variante für Word oder für Excel.

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Kostenloser Download: Rechnungsvorlage für Word

Diese kostenlose Rechnungsvorlage verwenden Sie als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen – für Kleinunternehmer finden Sie weiter unten eine eigene Vorlage. Die in der Rechnungsvorlage enthaltene Tabelle wurde als Excel-Tabelle eingebettet und kann mit einem „Doppel-Klick“ direkt in Excel bearbeitet werden.

Auszug Rechnungsvorlage

Sie können die Rechnung auch nur mit Excel erstellen (siehe im Folgenden). In Word ist jedoch eine ansprechendere Gestaltung möglich.

Hier können Sie die Rechnungsvorlage in Word herunterladen:

Zum Gratis-Download für die Rechnungsvorlage (MS Word Vorlage)

Gratis als Download: Rechnungsvorlage für Excel

Die folgende kostenlose Rechnungsvorlage für Excel wurde ebenfalls für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen entwickelt. Sie entspricht inhaltlich der oben bereitgestellten Rechnungsvorlage für Word.

Auszug-Rechnungsvorlage-Excel
Zum Gratis-Download für die Rechnungsvorlage (Excel Vorlage)

Kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer brauchen Sie eine Rechnungsvorlage ohne Ausweis der Umsatzsteuer und mit dem Pflichthinweis zur Kleinunternehmereigenschaft. Hier steht eine entsprechende Vorlage in Word gratis zum Download bereit.

Beispiel-fuer-eine-Kleinunternehmerrechnung_Neu

Anleitung: So füllen Sie die Vorlagen aus

Tragen Sie in die Rechnungsvorlagen zunächst alle Daten ein, die sich auf Ihr Unternehmen beziehen und die sich deshalb nicht bei jeder Rechnung ändern. Das sind:

  • Name und Anschrift Ihres Unternehmens (Kopfzeile und Fußzeile)
  • Kontaktinformationen mit Telefon, Website, E-Mail (Fußzeile)
  • Kontodaten (Fußzeile)
  • USt-Identnummer (falls relevant) und/oder Steuernummer (Fußzeile)
  • Geschäftsführer (Fußzeile)
  • Name und gegebenenfalls Titel in der Unterschriftszeile
  • Ihr Unternehmenslogo als Grafik (Kopfzeile)

Die auf diese Weise angepassten Dokumente können Sie als Ihre individuellen Rechnungsvorlagen speichern.
Wenn Sie eine neue Rechnung schreiben, tragen Sie folgende Informationen ein:

  • Name und Anschrift des Kunden
  • ggf. Anpassung der Anrede
  • Kundennummer
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Liefer- oder Leistungszeitpunkt
  • gegebenenfalls Anpassung des Zahlungsziels

In die Tabellen mit den Produktdetails nehmen Sie folgende Eintragungen vor:

  • Rechnungsposition
  • Beschreibung der Artikel oder der Leistungen
  • Mengen
  • Preis pro Stück oder Leistung
  • eventuell Anpassung des Umsatzsteuersatzes

Die Berechnung des Gesamtpreises, also der Netto- und Bruttopreise sowie der Umsatzsteuerbeträge, erfolgt automatisch. Weitere Zeilen können Sie einfach in Excel einfügen.

Vergessen Sie nicht, die einzelnen Rechnungen separat von der Rechnungsvorlage zu speichern. Wenn Sie die Rechnung elektronisch versenden möchten, bietet sich die Umwandlung in das Format PDF an.

Welche Pflichtangaben gehören auf jede Rechnung?

Verpflichtende Angaben gemäß §14 Abs. 4 UStG

  • Firmenbezeichnung oder bei Einzelunternehmen Ihr vollständiger Name
  • Anschrift Ihres Unternehmens
  • vollständiger Name und Adresse des Kunden oder Leistungsempfängers
  • Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder, falls Sie keine haben, Ihre Steuernummer
  • Ausstellungsdatum und Leistungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Bezeichnung und Menge der gelieferten Waren oder Art und Umfang der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitpunkt/Zeitraum der Leistungserbringung
  • Entgelt, außer bei Kleinunternehmern, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
  • außer bei Kleinunternehmern: Umsatzsteuersätze und entsprechende Steuerbeträge
  • vereinbarte Minderungen (Rabatte, Skonti, Boni, Abschlagszahlungen)
  • nur bei Kleinunternehmern: Hinweis auf Steuerbefreiung gemäß § 19 UStG
  • bei grundstücksbezogenen Leistungen für Privatpersonen: Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht
  • Hinweis „Gutschrift“, falls Sie als Empfänger der Lieferung oder Leistung nach entsprechender Vereinbarung die Rechnung schreiben

Das Format der Rechnungsnummer können Sie zwar frei wählen und dafür auch Buchstaben und Zahlen miteinander kombinieren. Wichtig ist jedoch, dass die Nummer einmalig ist. Es muss möglich sein, die Rechnung damit eindeutig zu identifizieren.

Kleinbetragsrechnungen über Beträge bis zu 250 Euro müssen nur Name und Anschrift Ihres Unternehmens, das Rechnungsdatum, Art und Umfang der Lieferung oder Leistung, den Bruttopreis sowie den Umsatzsteuersatz oder den Hinweis auf die Kleinunternehmereigenschaft enthalten. Sie können in diesen Fällen aber auch mithilfe unserer Rechnungsvorlage ausführliche Rechnungen erstellen. Neben den Pflichtangaben sollte die Rechnung auch Ihre Bankverbindung und Informationen zum Zahlungsziel enthalten. Wenn Sie für Ihre Rechnung unsere Vorlage verwenden, vergessen Sie auch diese Angaben nicht.

Rechnung schreiben – noch einfacher mit passender Software

Wenn Sie für Ihre Buchhaltung eine geeignete Software nutzen, können Sie auch ohne Rechnungsvorlage schnell und korrekt Rechnungen schreiben. Viele Produkte unterstützen diese Funktion.

Diese Rechnungen enthalten dann automatisch alle Pflichtangaben. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Sie gespeicherte Kundendaten einfach übernehmen können und nicht manuell eingeben müssen. Die Rechnungserstellung wird außerdem mit der Buchhaltung verknüpft und auch Zahlungseingänge können Sie auf diese Weise besser kontrollieren.

Folgende Rechnungssoftware können wir Ihnen empfehlen:

Lexoffice

Lexoffice ist ein Programm für die Buchhaltung in nicht bilanzierungspflichtigen Unternehmen. Buchführung und Rechnungserstellung erfolgen webbasiert und sind miteinander verknüpft. Es gibt drei Versionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang, wozu unter anderem integriertes Online-Banking und ein automatischer Zahlungsabgleich gehören.

Lexoffice

sevDesk

sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware zur Rechnungsverwaltung, Buchführung und Warenwirtschaftsverwaltung. Sie eignet sich besonders für Selbstständige, Gründer und Kleinunternehmer. Das Rechnungsprogramm überzeugt insbesondere in den Bereichen Erstellen von Rechnungen, Zahlungsüberwachung und Erfassen von Belegen. Diverse betriebswirtschaftliche Auswertungen können ebenfalls erstellt werden.

Sevdesk

Fastbill

Fastbill ist eine Cloud-Lösung, die insbesondere für Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen geeignet ist. Diese Buchhaltungssoftware unterstützt sowohl die einfache als auch die doppelte Buchführung. Es gibt verschiedene Tarife und Versionen, die aber alle Funktionen für die Angebots- und Rechnungserstellung, die Kundenverwaltung und das Mahnwesen enthalten.

Buchhaltungsbutler

Buchhaltungsbutler ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die sich besonders gut für Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen sowie Vereine eignet. Sie überzeugt durch einen hohen Automatisierungsgrad aus und unterstützt sowohl die einfache als auch die doppelte Buchführung.

FAQ: 8 Häufige Fragen zu Rechnungen

Sie haben noch Fragen zur Erstellung von Rechnungen oder der Verwendung einer Vorlage? Hier finden Sie einige Antworten:

  1. 1
    Kann ich eine Rechnung ohne Gewerbe schreiben?
    Ja, zum einen als Freiberufler, für den hinsichtlich der Rechnungsstellung die gleichen Bestimmungen gelten wie für Gewerbetreibende. Zum anderen können Sie auch als Privatperson eine Rechnung schreiben, z. B. wenn Sie etwas verkaufen und der Käufer einen Beleg wünscht.
  2. 2
    Wie schreibe ich eine private Rechnung?
    Sie müssen Ihren Namen und Ihre Anschrift sowie die Adresse des Rechnungsempfängers aufnehmen, das Rechnungsdatum, das Entgelt sowie Art, Umfang und Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Sie dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen, sondern müssen stattdessen auf einen Privatverkauf bzw. eine Privatleistung und die USt-Freiheit hinweisen.
  3. 3
    Welche Vorlage für eine Rechnung kann ich als Freiberufler nutzen?
    Eventuell finden Sie eine Vorlage, die speziell für Ihre Berufsgruppe entworfen wurde. Sie können aber auch eine allgemeine Rechnungsvorlage ohne großen Aufwand anpassen. Einige freiberufliche Leistungen sind gemäß § 4 UStG umsatzsteuerbefreit, sodass in diesen Fällen keine Steuer ausgewiesen werden darf und ein entsprechender Hinweis aufgenommen werden muss.
  4. 4
    Bin ich verpflichtet, eine Rechnung auszustellen?
    Wenn der Rechnungsempfänger ein Unternehmen oder eine juristische Person ist, sind Sie dazu verpflichtet, außer wenn es sich um einen nach § 4 UStG Nr. 8 bis 29 steuerbefreiten Umsatz handelt. Geht es um eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück, besteht die Pflicht auch gegenüber Privatpersonen.
  5. 5
    Wie lange habe ich Zeit, um eine Rechnung zu schreiben?
    Sofern eine Pflicht zur Rechnungserstellung besteht, beträgt die Frist bei Geschäften innerhalb Deutschlands 6 Monate. Für Leistungen in das EU-Ausland muss die Rechnung bis zum 15. des Folgemonats erstellt werden. Für andere internationale Geschäfte gelten individuelle Regelungen.
  6. 6
    Welches Datum muss auf meiner Rechnung stehen?
    Zum einen wird das Datum angegeben, an dem die Rechnung erstellt wurde (Rechnungsdatum), zum anderen das der Lieferung oder Leistung, wobei die Angabe des Monats i. d. R. ausreicht.
  7. 7
    Welche Rechnungssoftware ist die beste?
    Häufig ist die Funktion zur Rechnungsstellung in die Buchführungssoftware integriert. Am besten ist für Sie ein Produkt, das die Besonderheiten Ihres Unternehmens berücksichtigt (z. B. Kleinunternehmer oder USt, spezielle Branche).
  8. 8
    Was sind häufige Fehler bei Rechnungen?
    Häufig kommt es zu Schreibfehlern bei Daten und Rechnungsbeträgen, der Angabe eines falschen USt-Satzes oder die Steuernummer fehlt.

Lesen Sie auch unsere anderen Artikel zu diesem Thema und erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine Rechnung schreiben und welche Angebote für Buchhaltungssoftware es gibt und welche kostenlose Buchhaltungsprogramme zum Angebot stehen

Fazit: Rechtssichere Ausgangsrechnungen dank Rechnungsvorlagen

Wenn Sie als Selbstständiger eine Rechnung erstellen müssen, lohnt sich die Verwendung einer Rechnungsvorlage. Diese sind in der Regel GOBD-konform, d.h. weisen alle Pflichtangaben auf, die Rechnungen laut §14 Abs. 4 UstG enthalten müssen, um rechtssicher zu sein. Hierzu zählen u.a. Ihre Kontaktinformationen, das Datum bzw. Leistungsdatum, Ihre Rechnungsnummer sowie Steuersatz und Rechnungsbetrag. Als Kleinunternehmer dürfen Sie keine Umsatzsteuer berechnen und müssen im Rechnungstext auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen. Auch eine geeignete Buchhaltungssoftware kann für die Erstellung Ihrer Ausgangsrechnungen hilfreich sein.


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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