Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) verstehen und selbst erstellen – inkl. kostenfreier Excel-Vorlage

Schnellcheck BWA – die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie möchten als Unternehmer die betriebswirtschaftliche Auswertung optimal nutzen? Vielleicht haben Sie sich schon eine der folgenden Fragen gestellt:

Lesen Sie zunächst, was eine BWA kennzeichnet und warum sich die nähere Beschäftigung damit lohnt.

Grundlegendes – das sollten Sie über die betriebswirtschaftliche Auswertung wissen

Die BWA wird monatlich erstellt und basiert jeweils auf den aktuellen Daten der Buchhaltung. Sie beinhaltet Übersichten und Berechnungen, die auf einen Blick wertvolle Informationen über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens liefern. Die meisten Buchhaltungsprogramme können eine betriebswirtschaftliche Auswertung automatisch ausgeben.

Es besteht weder eine gesetzliche Pflicht zur Erstellung der BWA noch gibt es feste Vorgaben für den Inhalt. Viele Unternehmen nutzen deshalb nicht das Potenzial, das ihnen dieses Instrument bietet. Dabei bietet die BWA viele Vorteile – egal, für welche Unternehmensgröße: vom Weltkonzern bis zum Solo-Selbstständigen.

5 Gründe, weshalb sich die BWA für Selbstständige lohnt

Unternehmer profitieren aus mehreren Gründen davon, regelmäßig eine betriebswirtschaftliche Auswertung zu erstellen und zu analysieren:

BWA erstellen: So funktioniert es

Wenn ein Steuerbüro Ihre Buchhaltung erledigt, können Sie dort auch regelmäßig eine betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen und sich dazu beraten lassen. Aber auch wenn Sie selbst buchen, hat Ihre Buchhaltungssoftware in den meisten Fällen eine Funktion für die Ausgabe der BWA. Wenn Sie die Auswertungen lieber nach Ihren eigenen Vorstellungen gestalten oder die Kosten für externe Dienstleister sparen möchten, eignet sich dafür auch Excel. Die regelmäßige Übernahme der Buchhaltungsdaten muss jedoch gewährleistet sein.

Damit Sie eine BWA-Vorlage für aussagekräftige Auswertungen und speziell für Branchenvergleiche nutzen können, muss diese standardisierte Informationen vermitteln können, die nicht von der Rechtsform oder Größe des Unternehmens beeinflusst werden. Zu einer typischen BWA gehören im Wesentlichen die kurzfristige Erfolgsrechnung, die Bewegungsbilanz sowie Kennzahlen für die statische Liquidität, die im Folgenden näher erläutert werden.

Kurzfristige Erfolgsrechnung

Die bekannteste Form der BWA ist die kurzfristige Erfolgsrechnung, die jeweils einen abgeschlossenen Monat auswertet. Die Daten bezieht sie aus den Erfolgskonten der aktuellen Buchhaltung. Weiter unten im Artikel finden Sie ein Beispiel, für das die einzelnen Positionen und Auswertungsmöglichkeiten näher erläutert werden.

Es ist empfehlenswert, Abschreibungen, die erst beim Jahresabschluss gebucht werden, vorab zu berechnen und auf die Monate zu verteilen. Ähnliches gilt für andere Aufwandspositionen, die nur ein oder zweimal pro Jahr zu zahlen sind, sich aber auf das ganze Jahr beziehen, zum Beispiel Versicherungsbeiträge, Weihnachts- und Urlaubsgeld oder Ertragsteuern. Denn bei der BWA geht es um die möglichst verursachungsgerechte Zuordnung von Aufwendungen und Erträgen.

Bewegungsbilanz

Neben der kurzfristigen Erfolgsrechnung ist auch die Bewegungsbilanz häufiger Bestandteil einer BWA. Sie zeigt, wie sich innerhalb eines Zeitraums die Bilanzpositionen geändert haben. So wird sichtbar, wofür Mittel eingesetzt wurden und aus welchen Quellen sie stammen. Der Gewinn oder Verlust ergibt sich als Saldo. Als Datenquellen dienen die Bestandskonten der Buchhaltung.

Der stark vereinfachten Bewegungsbilanz in der folgenden Tabelle können beispielsweise folgende Vorgänge zugrunde liegen: Das Unternehmen hat eine Maschine für 16.000 € gekauft. Dafür verwendete es 2.000 € Gewinn, nahm einen Kredit in Höhe von 7.000 € auf, 4.000 € stammen aus Privateinlagen und 3.000 € wurden vom Bankbestand bezahlt.

Statische Liquidität

Die statische Liquidität bezieht sich auf einen Zeitpunkt und liefert Anhaltspunkte für die Liquiditätssituation des Unternehmens. Anhand von Bilanzwerten lassen sich 3 Liquiditätsgrade berechnen:

Die Liquidität 3. Grades ist nur dann aussagekräftig, wenn Bestandsveränderungen an Material und/oder Waren durch eine Lagerbuchhaltung erfasst werden. 

BWA-Arten im Überblick

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Ergebnisse der betriebswirtschaftlichen Auswertung zu strukturieren:

• Monatsdarstellung
  Ein Monat wird ausgewertet, so wie es das Beispiel im nächsten Abschnitt zeigt.
• Zeitreihe
  Das ist die fortlaufende Darstellung einzelner Monatsauswertungen in einer Übersicht. Damit können Sie Schwankungen und Trends erkennen.
• Vergleichsdarstellung
  Möglich sind Vorjahresvergleiche, Soll-Ist-Vergleiche und Branchenvergleiche.
• Darstellung mit Wertenachweis
  Sämtliche Buchhaltungskonten, die in die einzelnen Positionen einfließen, werden mit aufgeführt.

Steuerberater, die mit DATEV-Software arbeiten, können auf verschiedene Vorlagen für die betriebswirtschaftliche Auswertung zugreifen. Folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Standard-BWA-Formen der DATEV eG. Daneben gibt es auch solche für bestimmte Branchen.

Die Universalvorlage BWA 01 wird am häufigsten genutzt. Für Gründer ist hingegen oft die BWA 43 spannend. Denn diese geht von der Einnahmenüberschussrechnung aus, mit der viele kleine Unternehmen ihren Gewinn ermitteln.

Auswertung: Die BWA lesen und verstehen

Nachfolgende Tabelle zeigt eine kurzfristige Erfolgsrechnung für den Monat April und den kumulierten Zeitraum von Januar bis April. Sie orientiert sich an der DATEV-BWA 01.

Die Positionen der Erfolgsrechnung

In der 1. Spalte sind alle Positionen der Erfolgsrechnung aufgeführt, und in der 2. Spalte die Zahlen dazu, die aus den Aufwands- und Ertragskonten der Buchhaltung übernommen oder berechnet werden. Alle zu berechnenden Positionen sind fett gedruckt. Hier sind einige Erläuterungen dazu:

• Umsatzerlöse
  Das sind die Einnahmen aus dem Verkauf der betriebstypischen Produkte, Waren oder Leistungen.
• Bestandsveränderungen
  Da auch für bereits produzierte, aber noch nicht verkaufte Produkte bereits Aufwand angefallen ist, beachtet man die Bestandsveränderungen an fertigen und unfertigen Erzeugnisse innerhalb der betrachteten Periode. Voraussetzung für die Ermittlung dieses Wertes ist eine aktuelle Lagerbuchhaltung.
• Aktivierte Eigenleistungen
  Das sind Aufwendungen, die für die Herstellung von Maschinen oder anderen Vermögensgegenständen angefallen sind, die im eigenen Unternehmen eingesetzt werden.
• Gesamtleistung
  Diese ergibt sich als Summe aus Umsatzerlösen, der Bestandsveränderung und aktivierten Eigenleistungen.
• Waren- und Materialeinsatz
  Voraussetzung für genaue Werte ist eine aktuelle Lagerbuchhaltung, die Entnahmen laufend registriert. Wenn diese nicht vorhanden ist, kann auch der Einkauf während der Periode zugrunde gelegt werden, oder Sie setzen pauschal einen typischen Prozentwert von der Gesamtleistung an.
• Rohertrag
  Das ist die Differenz aus der Gesamtleistung und dem Waren- und/oder Materialeinsatz.
• Sonstige betriebliche Erlöse
  Diese Erlöse resultieren zwar aus dem betrieblichen Leistungsprozess, aber nicht aus der Haupttätigkeit des Unternehmens. Beispiele dafür sind bei einem produzierenden Unternehmen Einnahmen aus der Kantine oder Provisionserlöse aus Vermittlungen.
• Betrieblicher Rohertrag
  Er ergibt sich als Summe aus dem Rohertrag und den sonstigen betrieblichen Erlösen.
• Kostenarten und Gesamtkosten
  Nachfolgend werden die einzelnen Kostenarten aufgeführt und addiert.
• Betriebsergebnis (EBIT)
  Dafür ziehen Sie vom betrieblichen Rohertrag die Gesamtkosten ab.
• Neutrale Aufwendungen und Erträge
  Erfolgspositionen sind neutral, wenn sie nicht im betrieblichen Leistungsprozess entstehen. Typisch dafür sind Zinsaufwendungen und -erträge, die hier auch separat ausgewiesen werden.
• Ergebnis vor Steuern
  Es ergibt sich, wenn Sie den neutralen Aufwand vom Betriebsergebnis abziehen und den neutralen Ertrag hinzurechnen.
• Ertragssteuern
  Dazu zählen die Gewerbesteuer und bei Kapitalgesellschaften die Körperschaftsteuer.
• Vorläufiges Ergebnis
  Nach Abzug der Ertragsteuern ergibt sich der auf die betrachtete Periode bezogene Unternehmensgewinn.

Vergleichswerte und Kennzahlen

Die Spalten 3 bis 5 des obigen BWA-Beispiels enthalten die prozentualen Anteile einiger Positionen an der Gesamtleistung, den Gesamtkosten und den Personalkosten. Diese Ergebnisse eignen sich gut für Vergleiche. Unabhängig davon können Sie mithilfe der Werte in der BWA noch weitere Kennzahlen berechnen:

Kumulierte Werte seit Jahresbeginn

Die Spalten 6 bis 9 der BWA-Tabelle beziehen sich nicht nur auf einen Monat, sondern auf den kumulierten Zeitraum seit Anfang des Jahres. Im Beispiel sind das 4 Monate. Es werden die gleichen Positionen erfasst und Berechnungen durchgeführt wie bei der 1-Monats-Auswertung. Je länger dieser Zeitraum wird, desto mehr nähern sich die Werte den Jahresergebnissen an.

Weitere Möglichkeiten der Auswertung

Wie oben bereits erwähnt, kann eine betriebswirtschaftliche Auswertung auch Vergleichsdarstellungen enthalten. Aus Vergleichen mit Vorjahreswerten erkennen Sie Entwicklungen oder auffällige Abweichungen. Für Soll-Ist-Vergleiche verwenden Sie Planwerte und können bei zu starken Differenzen rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, beispielsweise den Umsatz durch gezieltes Marketing ankurbeln. Branchenvergleiche helfen Ihnen dabei, die eigenen Stärken und Schwächen im Vergleich zur Konkurrenz zu erkennen. Wenn Sie die BWA vom Steuerberater erstellen lassen, kann dieser für die Datenrecherche das DATEV-Zusatzmodul für den Branchenvergleich nutzen.

Beispiel: So funktioniert die BWA in der Praxis

Im BWA-Beispiel soll es sich um ein stationäres Sportartikelgeschäft handeln, das als Einzelunternehmen geführt wird. Einen Schwerpunkt des Sortiments bildet Skiausrüstung. Im Geschäft arbeitet der Inhaber, ein Mitarbeiter ist fest angestellt und in der Wintersaison werden nach Bedarf Aushilfen beschäftigt. Die betriebswirtschaftliche Auswertung als kurzfristige Erfolgsrechnung in der Zeitreihendarstellung sieht folgendermaßen aus:

Da bei einem Handelsbetrieb Bestandsveränderungen an Erzeugnissen keine Rolle spielen, entsprechen die Umsatzerlöse der Gesamtleistung. Die Bewertung der im jeweiligen Monat verkauften Waren zu ihrem Einkaufspreis ergibt den Wareneinsatz. Versicherungsbeiträge, Abschreibungen und Gewerbesteuer (Ertragsteuer) wurden gleichmäßig auf das Jahr verteilt.

Die zusätzliche Berechnung der 2 Kennzahlen im unteren Bereich zeigt, dass sich die Handelsspanne relativ konstant um die 60 % bewegt. Die Umsatzrentabilität ist für ein Handelsunternehmen sehr gut. Ihre Schwankungen sind saisonal bedingt.

Fazit: Die BWA lohnt sich für alle Selbstständigen

Die betriebswirtschaftliche Auswertung lässt sich ohne großen Aufwand erstellen, wenn das Buchführungsprogramm eine geeignete Möglichkeit bietet oder eine Vorlage für die Tabellenkalkulation vorhanden ist. Gute Möglichkeiten dazu haben auch Steuerbüros, die Ihnen zusätzlich Hilfe bei der Auswertung und Beratung bieten.

Die BWA veranlasst Sie dazu, sich regelmäßig mit den aktuellen Daten Ihres Unternehmens zu beschäftigen. Wenn Sie diese zweckmäßig auswerten, liefern sie wertvolle Informationen, von denen alle Unternehmen und Selbstständigen profitieren.