Buchhaltungssoftware 2021: Die 4 besten Buchhaltungsprogramme für Selbstständige

Mit leistungsstarker Buchhaltungssoftware ist es heute für viele Unternehmer und Gründer kein Problem mehr, die Buchführung selbst zu erledigen. Viele Buchhaltungsprogramme sind intuitiv bedienbar und bieten Unterstützung, wo noch keine umfassenden Kenntnisse in diesem Bereich vorhanden sind. Erfahren Sie, welche Buchhaltungssoftware speziell für Ihre Situation am besten geeignet ist und welche Funktionen daher für Sie Pflicht sein sollten.

Buchhaltungsprogramme – welche Arten gibt es?

Die Buchhaltung ist für jedes Unternehmen ein Thema, wenn auch in unterschiedlichen Formen. Sie ist die Grundlage für die Ermittlung des Gewinns und anderer Besteuerungsgrundlagen. Steueranmeldungen und -erklärungen, die Sie über Elster an das Finanzamt übermitteln, beruhen ebenso auf den Ergebnissen der Buchhaltung.

Moderne Buchhaltungssoftware bietet viele Funktionen, die über die eigentliche Finanzbuchhaltung hinausgehen. Sie ist in den meisten Fällen einfach und intuitiv bedienbar, sodass Sie sich auch als Gründer ohne umfangreiches Buchführungswissen zurechtfinden. Einige Anbieter ermöglichen den kostenlosen Test ihrer Produkte. So können Sie einfacher entscheiden, ob beziehungsweise in welchen Umfang Sie Ihre Buchführung weiterhin an ein Steuer- oder Buchführungsbüro auslagern möchten oder lieber selbst erledigen.

Achten Sie bei der Auswahl der Buchhaltungssoftware unbedingt darauf, für welche Art der Buchführung sie sich eignet – für die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder für die doppelte Buchführung. Einige Programme unterstützen beide Varianten. Die EÜR ist Kleingewerbetreibenden und Freiberuflern erlaubt, die nicht freiwillig bilanzieren. Darunter fallen auch alle Kleinunternehmer, die nach § 19 UStG umsatzsteuerbefreit sind. In diesem Artikel stellen wir vier dieser Buchhaltungsprogramme vor, die sich an beide Zielgruppen richten.

Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal bei Buchführungssoftware ist, ob es sich um eine Desktop-Software zur Installation auf dem PC beziehungsweise Mac handelt, oder ob die Leistungen über eine Cloud angeboten werden. Cloud-Lösungen können Sie mit definierbaren Zugriffsrechten von jedem Gerät aus über das Internet nutzen, denn die Datenspeicherung erfolgt auf einem externen Server. Dafür fallen monatlich Kosten an. Für Desktop-Software erwerben Sie im Normalfall eine Jahreslizenz.

EÜR-Software für Kleingewerbetreibende, Kleinunternehmen und Freiberufler

Die im Folgenden beschriebene Buchhaltungssoftware eignet sich für Unternehmen, die nicht zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet sind, sondern ihren Gewinn mithilfe der Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Beachten Sie, dass es die Buchhaltungssoftware in unterschiedlichen Versionen gibt. Es ist jeweils angegeben, welcher Tarif der Beschreibung und dem Vergleich zugrunde liegt.

Lexoffice

Lexoffice ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Kleingewerbetreibende und Freiberufler. Sie ist einfach bedienbar und bietet einen beachtlichen Funktionsumfang. Beispielsweise unterstützt das Buchhaltungsprogramm die automatische Texterkennung auf Belegen und die Liquiditätsplanung.

Zusätzlich zur EÜR können Sie zu Analysezwecken auch die GuV erstellen. Es sind einige interessante Erweiterungen möglich, zum Beispiel die Anbindung an Onlineshops. Die Beschreibung und der Vergleich beziehen sich auf den Tarif „Buchhaltung & Berichte“.

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Sevdesk

Die Cloud-Lösung Sevdesk lässt sich ebenfalls intuitiv bedienen, auch durch automatisierte Buchungsvorschläge. Es gibt drei Varianten, zwischen denen Sie bei Bedarf problemlos wechseln können. Hier geht es um die Version „Buchhaltung“.

Sie können Belege als Scan oder Foto erfassen. Mithilfe der Texterkennung leitet die Buchhaltungssoftware daraus Buchungsvorschläge ab. Es ist möglich, verschiedene Kostenstellen anzulegen, zum Beispiel für Abteilungen oder Projekte.

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Vergleich der EÜR-Programme 

Buchhaltungsprogramme für bilanzierungspflichtige Unternehmen

Die folgenden Softwareprodukte ermöglichen die doppelte Buchführung und eignen sich deshalb für bilanzierungspflichtige Unternehmen. Die EÜR-Option bietet diese Buchführungssoftware zusätzlich an.

Lexoffice

Lexoffice ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Kleingewerbetreibende und Freiberufler. Sie ist einfach bedienbar und bietet einen beachtlichen Funktionsumfang. Beispielsweise unterstützt das Buchhaltungsprogramm die automatische Texterkennung auf Belegen und die Liquiditätsplanung.

Zusätzlich zur EÜR können Sie zu Analysezwecken auch die GuV erstellen. Es sind einige interessante Erweiterungen möglich, zum Beispiel die Anbindung an Onlineshops. Die Beschreibung und der Vergleich beziehen sich auf den Tarif „Buchhaltung & Berichte“.

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Sage 50

Sage 50 eignet sich für kleinere, buchführungspflichtige Unternehmen. Der Funktionsumfang richtet sich nach der Version und ist vergleichsweise groß. Hier geht es um den Tarif „Comfort“.

Die Buchhaltungssoftware erlaubt das Anlegen mehrerer Mandanten und lässt sich durch Zusatzfunktionen individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Sie können sie bei Bedarf auch mit anderen kaufmännischen Softwareprodukten des Herstellers kombinieren.

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Vergleich der Buchhaltungssoftware für die doppelte Buchführung

Kostenfreie Buchhaltungssoftware – Basisfunktionen zum Nulltarif

Buchhaltungsprogramme gibt es auch als Freeware. Oft handelt es sich dabei um Software mit Basisfunktionen, die in kostenpflichtigen Varianten auch mit umfangreicherem Funktionsumfang zur Verfügung steht.

Ein Beispiel dafür ist die Buchhaltungssoftware Taxpool-Buchhalter in der Version Mini. Es eignet sich nur für die Einnahmenüberschussrechnung und damit für Kleingewerbetreibende und Freiberufler. Die leichte Bedienbarkeit steht im Vordergrund, wobei Sie alternativ zum Anfänger-Modus auch den Profi-Benutzertyp wählen können. Es handelt sich bei diesem Buchhaltungsprogramm um eine Desktop-Software, die auch auf einem externen Datenträger und im lokalen Netz lauffähig ist.

Gute Buchhaltungsprogramme: Das sollten sie alles können

Die meisten Buchhaltungsprogramme haben zusätzlich zur eigentlichen Finanzbuchhaltung mehrere Funktionen, die damit verknüpft sind. Inwieweit Sie diese brauchen oder sinnvoll nutzen können, hängt von der Art und Größe Ihres Unternehmens ab. Hier lernen Sie die geläufigsten Möglichkeiten kennen, sodass Sie sich für die geeignete Buchhaltungssoftware entscheiden können. Dazu gehören:

• Finanzbuchhaltung
• Erfassung und Verwaltung von Belegen
• Auftragsbearbeitung: Angebote, Rechnungen & Co.
• Kassenbuch für Bargeldgeschäfte
• Lohnbuchhaltung für Unternehmen mit Mitarbeiter
• Material- und Warenwirtschaft für Einkauf und Logistik
• Online-Banking: Schnittstelle zum Geschäftskonto
• Forderungsmanagement und Mahnwesen
• Anlagenbuchhaltung zur Verwaltung des Anlagevermögens
• DATEV-Schnittstelle oder Zugriffsmöglichkeiten für Steuerberater
• Elster-Schnittstelle zur Übermittlung von Voranmeldungen und Steuererklärungen
• EÜR, GuV, Bilanz
• Betriebswirtschaftliche Auswertungen
• Verschiedene Kostenstellen anlegen
• Bedienbarkeit, Zugriffsrechte und mobiles Arbeiten
• Schnittstellen und Add-ons
• Support

Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung ist der Kern jeder Buchhaltungssoftware. Wenn Sie ein Angebot mit Wahlmöglichkeit zwischen EÜR und doppelter Buchführung nutzen, legen Sie zuerst die passende Option fest. Für die Anlage der Buchführungskonten können Sie meist aus verschiedenen Kontenrahmen wählen, die sich an den Erfordernissen verschiedener Branchen orientieren. Auf dieser Grundlage erstellen Sie einen individuellen Kontenplan für Ihr Unternehmen.

Viele Buchhaltungsprogramme sind intuitiv bedienbar. Bereits bei der Erfassung der Belege werden Buchungssätze vorgeschlagen, die sich an häufigen Geschäftsvorfällen orientieren. Es ist trotzdem empfehlenswert, sich mit den Grundprinzipien der EÜR oder der doppelten Buchführung zu beschäftigen, damit Sie für die einzelnen Buchungen auch die richtige Auswahl treffen.

Ein großer Vorteil vieler Buchhaltungsprogramme ist die Verknüpfung verschiedener Funktionen, sodass einige Buchungen automatisch erfolgen. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung erstellen oder die Lohnzahlung veranlassen, führt die Software auch die zugehörigen Buchungen durch.

Erfassung und Verwaltung von Belegen

Grundlage jeder Buchung ist ein Beleg. Viele Buchhaltungsprogramme erlauben heute die elektronische Erfassung und Verwaltung der Belege. Sie fotografieren oder scannen den Beleg und speichern ihn als Bild- oder PDF-Datei. Der digitale Belegaustausch mit der Steuerkanzlei wird auf diese Weise ebenso vereinfacht wie das mobile Arbeiten.

Wenn Sie mit Papierbelegen arbeiten, müssen Sie nach der klassischen Methode alle für den Buchungssatz notwendigen Informationen manuell abtippen. Viele Buchhaltungsprogramme bieten die Möglichkeit der intelligenten Texterkennung. Das bedeutet, wichtige Informationen kann das Programm automatisch erkennen und in den Buchungssatz übernehmen.

Auftragsbearbeitung: Angebote, Rechnungen & Co.

Bei vielen Buchführungsprogrammen handelt es sich um leistungsstarke kaufmännische Software, mit der Sie die gesamte Auftragsbearbeitung abwickeln oder zumindest unterstützen können.

Die Rechnungen sind bei der doppelten Buchführung buchungsrelevant, weshalb sich mit der Rechnungserstellung auch gleich einen Buchungsvorgang auslösen lässt. Möchten Sie eine Buchung oder einen Auftrag überprüfen, rufen Sie einfach alle damit zusammenhängenden Dokumente ab. Auch das Erstellen der Unterlagen braucht weniger Zeit, da Sie wichtige Informationen übernehmen können, beispielsweise um direkt aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung abzuleiten. Alle Kundendaten sind hinterlegt und lassen sich einfach verwalten, ebenso typische Waren oder Leistungen mit ihren Umsatzsteuersätzen.

Da es sich bei diesen Dokumenten um Geschäftskorrespondenz handelt, ist auch das Layout nicht unwichtig. Viele Buchhaltungsprogramme bieten die Möglichkeit, ein eigenes Design dafür anzulegen. Für das Versenden der Unterlagen gibt es ebenfalls verschiedene Möglichkeiten, ob klassisch als Ausdruck per Post oder als PDF-Datei im Anhang einer automatisch generierten E-Mail.

Kassenbuch für Bargeldgeschäfte

Wenn Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen Sie ein Kassenbuch führen, in dem Sie jedes Bargeschäft einzeln aufzeichnen. Ermitteln Sie Ihren Gewinn mithilfe der EÜR, genügt ein täglicher Kassenbericht, in dem Sie die durch Auszählen ermittelte Tageslosung erfassen.

Viele Buchhaltungsprogramme unterstützen diese Aufzeichnungspflichten. Die Software erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an ein Kassenbuch. Zum Beispiel dürfen keine nachträglichen Änderungen möglich sein. Aus diesem Grund eignet sich auch Excel nicht für diesen Zweck.

Bargeschäfte berühren bei der doppelten Buchführung immer das Konto Kasse und noch mindestens ein anderes Konto. Durch die Verknüpfung des Kassenbuchs mit der Buchhaltung lassen sich die Buchungssätze automatisch generieren. So müssen Sie die Daten nicht doppelt für das Kassenbuch und für die Finanzbuchhaltung erfassen.

Lohnbuchhaltung für Unternehmen mit Mitarbeiter

Für die Lohnbuchhaltung ist meist ein extra Programm oder ein zusätzliches Modul erforderlich. Stammt es vom gleichen Anbieter wie die Buchhaltungssoftware, sind Verknüpfungen möglich. Das bedeutet, dass sich damit auch Personalstammdaten verwalten sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführen lassen. Lohnsteueranmeldungen und -zahlungen sowie die Meldungen und Zahlungen an Sozialversicherungsträger stehen ebenfalls damit in Zusammenhang.

Die in diesem Rahmen entstehenden Zahlungen müssen in der Finanzbuchhaltung erfasst werden. Deshalb ist eine Erweiterung der Buchhaltungssoftware um ein passendes Lohnprogramm sinnvoll, sofern man Mitarbeiter beschäftigt.

Material- und Warenwirtschaft für Einkauf und Logistik

Buchhaltungssoftware kann auch die Warenwirtschaft unterstützen. Im Rahmen der doppelten Buchführung buchen Sie nicht nur sämtliche Einkäufe, sondern auch den Verbrauch. Buchungsbelege für den Material- und Warenverbrauch sind die Materialentnahmescheine, die bei jeder Entnahme aus dem Lager ausgefüllt werden. So bietet eine aktuelle Buchhaltung zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den Wert der Bestände.

Zusätzlich bietet Buchführungssoftware mitunter weitere Funktionen für eine effiziente Warenwirtschaft an.

Online-Banking: Schnittstelle zum Geschäftskonto

Die meisten Buchhaltungsprogramme beinhalten die Funktion des Online-Bankings. Das spart im Alltag viel Zeit, denn Sie können Zahlungsvorgänge aus dem Programm heraus auslösen und überwachen. Durch die Verknüpfung mit der Buchhaltung lassen sich aus den Zahlungen auch Buchungssätze generieren und sämtliche Vorgänge sind im Nachhinein ohne großen Aufwand nachvollziehbar.

Forderungsmanagement und Mahnwesen

Für die Liquidität Ihres Unternehmens ist es sehr wichtig, dass Sie Ihre Forderungen im Blick haben. Rechtzeitige Zahlungserinnerungen und Mahnungen tragen dazu bei, Forderungsausfälle zu reduzieren. Wenn Sie mit der doppelten Buchführung arbeiten, lassen sich die offenen Posten aus der Debitorenbuchhaltung erkennen.

Viele Buchhaltungsprogramme unterstützen das Forderungsmanagement, indem sie die Zahlungseingänge automatisch überwachen und Sie auf den eventuellen Verzug Ihrer Kunden hinweisen. Zahlungserinnerungen und Mahnungen lassen sich einfach und automatisiert unter Verwendung der gespeicherten Kundendaten erstellen.

Anlagenbuchhaltung zur Verwaltung des Anlagevermögens

Die Anlagenbuchhaltung ist sowohl für die doppelte Buchführung als auch für die EÜR relevant. Mit dieser Funktion verwalten Sie Ihr Anlagevermögen, wozu unter anderem, Immobilien, Maschinen und Fahrzeuge gehören. Viele dieser Vermögensgegenstände verlieren mit der Zeit an Wert und müssen deshalb nach und nach abgeschrieben werden.

Auf der Basis Ihrer Anlagenbuchhaltung ermitteln Sie die Abschreibungsbeträge, die Sie als Aufwand verbuchen oder in die EÜR übernehmen. Gleichzeitig haben Sie jederzeit einen Überblick über den Wert Ihres Anlagevermögens.

DATEV-Schnittstelle oder Zugriffsmöglichkeiten für Steuerberater

Steuerkanzleien arbeiten im Normalfall mit den Softwarelösungen der DATEV eG. Welche Buchführungsarbeiten Sie dorthin auslagern und welche Sie selbst erledigen, vereinbaren Sie individuell. Spätestens beim Jahresabschluss ist es jedoch zumindest für bilanzierungspflichtige Unternehmen ratsam, die Unterstützung der Steuerfachleute in Anspruch zu nehmen.

Aus diesem Grund haben viele Buchhaltungsprogramme eine DATEV-Schnittstelle. Diese ermöglicht eine unkomplizierte Datenübertragung zum Steuerbüro. Eine Alternative, die ebenfalls einige Programme anbieten, ist ein separater Zugang zum eigenen Buchführungssystem für Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.

Elster-Schnittstelle zur Übermittlung von Voranmeldungen und Steuererklärungen

Umsatzsteuervoranmeldungen, Lohnsteueranmeldungen und die Steuererklärungen mit sämtlichen Anlagen müssen Sie als Unternehmer auf elektronischem Weg über Elster an das Finanzamt übermitteln. Während Steuererklärungen nur einmal im Jahr fällig sind, senden Sie die Anmeldungen meist in kürzeren Abständen, oftmals monatlich.

Der Aufwand dafür lässt sich reduzieren, indem Sie eine Buchhaltungssoftware und ein Lohnprogramm mit Elster-Schnittstelle verwenden. So fließen die Werte aus der Lohnbuchhaltung direkt in die Lohnsteueranmeldung ein und die Umsatzsteuervoranmeldungen beruhen auf den gebuchten Ein- und Verkäufen und der separat erfassten Vor- und Umsatzsteuer. Das spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch die Fehlerwahrscheinlichkeit.

EÜR, GuV, Bilanz

Die Buchhaltung ist auch immer Grundlage für den Jahresabschluss in Form der Einnahmenüberschussrechnung oder der Bilanz in Verbindung mit der Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Wie bereits erwähnt, ist es im Falle bilanzierungspflichtiger Unternehmen empfehlenswert, für den Jahresabschluss professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen, da besondere Bewertungsvorschriften zu beachten sind. Ansprechpartner dafür sind Steuerberater und Bilanzbuchhalter.

Buchhaltungssoftware kann diese Auswertungen jedoch nicht nur auf das Jahr bezogen anzeigen, sondern zum Beispiel auch für einen Monat oder ein Quartal. Dabei geht es weniger um steuerrechtliche Verpflichtungen, sondern um die Informationsfunktion. Sie als Unternehmer, aber auch Mitarbeiter, Anteilseigner und Kreditgeber, können sich auf diese Weise über die Situation des Unternehmens informieren.

Betriebswirtschaftliche Auswertungen

Neben den bereits genannten Auswertungsmöglichkeiten mittels Bilanz, GuV oder EÜR bietet Buchhaltungssoftware oft noch weitere Reporting- und Controllingfunktionen. Unter anderem können Sie ihre Liquidität überwachen, die Umsatzentwicklung beobachten oder Rentabilitäten berechnen.

Neben vordefinierten Reports gibt es bei einigen Programmen auch die Möglichkeit, selbst Kennzahlen zu definieren. Lassen Sie regelmäßig Berichte erstellen oder fragen Sie die Informationen bei Bedarf ab.

Verschiedene Kostenstellen anlegen

Vor allem in etwas größeren Unternehmen kann es sinnvoll sein, verschiedene Kostenstellen anzulegen. Das hilft vor allem bei betriebswirtschaftlichen Auswertungen, hat aber keine Auswirkung auf die Ergebnisse der Buchführung. Mitunter bietet Buchhaltungssoftware diese Möglichkeit.

Bei den Kostenstellen kann es sich in der Regel um die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens handeln. Eine Unterteilung nach Produkten oder Projekten ist ebenfalls möglich.

Bedienbarkeit, Zugriffsrechte und mobiles Arbeiten

Neben den eigentlichen Funktionen spielt bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware die Bedienbarkeit eine wichtige Rolle. Einige Programme lassen sich sehr intuitiv verwenden und richten sich speziell an Nutzer und Gründer ohne Buchführungskenntnisse. Es ist trotzdem nicht empfehlenswert, als absoluter Laie auf diesem Gebiet die Buchhaltung selbst zu erledigen. Eignen Sie sich zumindest die wichtigsten Grundkenntnisse an oder delegieren Sie diese Aufgaben an erfahrene Mitarbeiter.

In diesem Zusammenhang spielen auch Arten und Anzahl der Zugriffsrechte eine Rolle. Hierin unterscheiden sich die Buchhaltungsprogramme beziehungsweise ihre unterschiedlichen Versionen. Achten Sie bei der Auswahl darauf, wenn mehrere Mitarbeiter die Buchführung erledigen sollen.

Sind Sie oft auf Geschäftsreise und müssen Ihre Buchhaltung unterwegs erledigen? Das ist kein Problem, wenn Sie Buchhaltungssoftware verwenden, die mobiles Arbeiten unterstützt. Für die Nutzung auf mobilen Geräten stellen die Anbieter auch passende Apps zur Verfügung.

Schnittstellen und Add-ons

Einige Buchhaltungsprogramme ermöglichen die Anbindung verschiedener Erweiterungen. Diese können für bestimmte Unternehmen nützlich sein und viel Zeit und Aufwand sparen.

Support: Nicht zu unterschätzen!

Achten Sie auch darauf, welchen Support die Anbieter bereitstellen. Dabei sollte es nicht nur um technische, sondern auch um inhaltliche Fragen gehen. Mitunter hängt der Service von der Wahl eines höherpreisigen Tarifs ab.

Auf der Website des Anbieters finden Sie meist eine Support-Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse. Auch über die FAQs, Artikel, Videos und andere Hilfen können Sie sich informieren und viele Probleme selbst beheben.

Fazit: Lohnt es sich, selbst zu buchen?

Mit moderner Buchhaltungssoftware erfüllen Sie nicht nur Ihre gesetzlichen Aufzeichnungspflichten, sondern nutzen ein umfassendes Paket an Hilfen für viele kaufmännische Aufgaben. Verknüpfungen im Programm sparen Aufwand und verringern die Fehleranfälligkeit. Mit dieser Unterstützung können Sie sich auch als Gründer ohne umfassende Vorkenntnisse in die Buchführung einarbeiten. Ein Nebeneffekt ist, dass Sie einen besseren Blick für die Finanzen und damit für die Situation Ihres Unternehmens bekommen.

Allerdings hat auch intuitiv bedienbare Buchhaltungssoftware ihre Grenzen. Um beispielsweise vorgeschlagene Buchungssätze richtig auswählen zu können, müssen Sie zumindest über Grundkennnisse verfügen. Die Rechnungslegung ist ein sensibler Bereich und Fehler können unangenehme Folgen haben. Nutzten Sie deshalb im Zweifel lieber die Leistungen eines Steuerberaters und vereinbaren Sie individuell, welche Arbeiten Sie delegieren.