Schnellcheck kostenlose Buchhaltungssoftware – die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Sie möchten wissen, ob Sie ein kostenloses Buchhaltungsprogramm für Ihre Selbstständigkeit oder Ihr Unternehmen verwenden können? Das sollten Sie dazu wissen:
Im Folgenden lernen Sie 5 Beispiele für kostenlose Buchhaltungssoftware mit ihren wichtigsten Eigenschaften kennen.
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5 kostenlose Buchhaltungsprogramme im Test
Grundsätzlich eignet sich kostenlose Buchhaltungssoftware vorwiegend für Soloselbstständige, Freiberufler, Gründer und kleine Unternehmen. Weiterhin kann sie eine gute Lösung sein, wenn Sie sich auf die vorbereitende Buchführung konzentrieren und viele Aufgaben an das Steuerbüro delegieren. Sie kümmern sich in diesem Fall vorwiegend um die Belegorganisation und eventuell um die Vorerfassung der Geschäftsvorfälle. Auch kleinere Vereine können sparen, wenn sie Buchhaltungssoftware kostenlos nutzen.
Den Test der 5 kostenlosen Buchhaltungsprogramme haben wir nach den folgenden 5 Kriterien durchgeführt:
#1 Funktionen
Das wichtigste Kriterium bei der Entscheidung für oder gegen eine kostenlose Buchführungssoftware ist der Leistungsumfang. Analysieren Sie dafür, welche Funktionen Sie brauchen und worauf Sie eventuell verzichten können. Das hängt stark von der Art Ihres Unternehmens sowie der Komplexität ihrer Buchhaltung ab. Mitunter bietet Freeware zwar nur sehr eingeschränkte Buchführungsfunktionen, dafür aber eine komfortable Angebots- und Rechnungserstellung oder zusätzliche Unterstützung für das Projektmanagement.
#2 Benutzerfreundlichkeit
Vor allem für Anwender mit nur geringen Buchhaltungskenntnissen ist die Benutzerfreundlichkeit wichtig. Dazu gehören eine übersichtliche Bedienoberfläche und Hilfefunktionen, sodass Sie sich schnell einarbeiten können. Achten Sie auch darauf, ob es sich um eine Desktop- oder Cloud-Anwendung handelt, wenn Sie sich für eine kostenlose Buchhaltungssoftware entscheiden. Beides hat Vor- und Nachteile. Mit einer Desktop-Software bestimmen Sie den Speicherort Ihrer Daten selbst und können auch ohne Internetverbindung arbeiten. Eine Cloud-Lösung ermöglicht es, die Buchhaltung online zu erledigen, sodass Sie ortsunabhängig auf Ihre Daten zugreifen können.
#3 Kosten
Die hier vorgestellte kostenlose Buchhaltungssoftware dürfen Sie dauerhaft gratis nutzen. Es handelt sich nicht um befristete Testversionen. In den meisten Fällen werden zusätzlich kostenpflichtige Varianten mit umfangreicheren Funktionen angeboten. Deshalb kann ein kostenloses Buchhaltungsprogramm ein günstiger Einstieg für Gründer sein, die später unkompliziert upgraden möchten. Achten Sie deshalb bei der Auswahl ebenso auf die Kosten der anderen Tarife. Neben Abo-Modellen werden hier zum Teil auch Kaufversionen angeboten.
#4 Support
Für kostenlose Buchhaltungssoftware gibt es ebenfalls Supportmöglichkeiten. Bei Problemen können Sie in den meisten Fällen per E-Mail Kontakt aufnehmen. Telefonische Hilfe ist häufig nur bei kostenpflichtigen Tarifen inklusive. Darüber hinaus existieren noch viele weitere Informationsmöglichkeiten, zum Beispiel online veröffentlichte Dokumentationen, FAQ-Bereiche, Nutzerforen und Video-Tutorials.
#5 API-Schnittstelle
Interessant ist auch die Frage, ob die kostenlose Buchhaltungssoftware eine öffentliche API-Schnittstelle beinhaltet und welche Möglichkeiten diese bietet. Sie kann sinnvoll sein, wenn Sie durch eigene Programmierung andere Software anbinden möchten, beispielsweise ein ERP- oder CRM-System. Auf diese Weise lassen sich Daten unkompliziert austauschen und Vorgänge automatisieren.
Die Testergebnisse im Überblick
Die nachfolgende Tabelle bietet Ihnen einen Überblick über die ausgewählte kostenlose Buchhaltungssoftware und die Bewertung der wichtigsten Eigenschaften, bevor die einzelnen Programme näher vorgestellt werden. Für den Vergleich ist zu beachten, dass die Tools unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Während Taxpool mini und GnuCash die komplette Buchführung auch für Selbstbucher ermöglichen, konzentrieren sich die anderen Programme eher auf die vorbereitende Buchhaltung sowie die Angebots- und Rechnungserstellung.
LEISTUNGS-UMFANG | BENUTZER-FREUNDLICH-KEIT | SUPPORT | KOSTEN PRO MONAT | API | |
 GnuCash | gut | mittel | gut | 0 € | ja |
 MonKey Office (Basis) | gut | sehr gut | gut | 0 € | ja |
 Taxpool Buchhalter (mini) | gut | sehr gut | gut | 0 € | nein |
 Papierkram (Free) | gut | sehr gut | gut | 0 € | nein |
 Zervant (kostenlos) | mittel | sehr gut | gut | 0 € | nein |
GnuCash
Gnu Cash ist unter den hier vorgestellten Tools das einzige Open-Source-Programm. Entwicklung und Pflege erfolgen durch eine internationale Community von Freiwilligen. Informationen und Anleitungen erhalten Sie in der umfangreichen Dokumentation, im FAQ-Bereich sowie über den IRC-Kanal und Mailinglisten.
Diese kostenlose Buchhaltungssoftware erfüllt nicht automatisch die in Deutschland gültigen gesetzlichen Vorgaben, lässt sich aber entsprechend konfigurieren. Open-Source-Programme erlauben durch ihren öffentlich zugänglichen Quellcode die Weiterentwicklung, weshalb es auch hierfür Lösungen gibt.
GnuCash eignet sich zum einen zur Verwaltung privater Finanzen. Sie können es aber auch als Buchhaltungsprogramm für Ihr Unternehmen oder als Vereinssoftware verwenden. In diesem Fall müssen Sie jedoch verstärkt auf die Einhaltung der GoBD-Vorgaben und aller rechtlichen Bestimmungen achten, da diese kostenlose Buchhaltungssoftware nicht speziell für Anwender in Deutschland entwickelt wurde. Das erfordert Fachkenntnisse in der Buchführung und ist bei der Einrichtung mit einem gewissen Aufwand verbunden.
Wenn diese Einschränkungen für Sie kein Problem darstellen, können Sie GnuCash als vollwertige kostenlose Buchhaltungssoftware nutzen. Das Programm eignet sich für Selbstbucher und unterstützt die doppelte Buchführung. Mit den entsprechenden Einstellungen ist ebenso die Erfassung der Einnahmen und Ausgaben zur Vorbereitung der EÜR möglich.
GnuCash ist eine Desktop-Software, die für Linux entwickelt wurde und auch unter Windows und macOS läuft. Sie können damit Kunden und Lieferanten verwalten sowie Zahlungen und offene Posten überwachen. Die Umsatzsteuer wird nicht automatisch verbucht. Das ist kein Problem, wenn Sie eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer suchen. Falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind, können Sie die Funktion für Splitbuchungen für diesen Zweck nutzen.
Da das Online-Banking nach dem deutschen Standard FinTS unterstützt wird, ist der Abgleich der Umsätze auf Ihrem Bankkonto mit Ihrer Buchhaltung möglich. Sie können verschiedene Berichte ausgeben lassen, unter anderem die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung. Die kostenlose Buchhaltungssoftware unterstützt auch die anschauliche Darstellung von Finanzdaten mit verschiedenen anpassbaren Diagrammformen.
MonKey Office
MonKey Office ist eine Desktop-Software zur vorbereitenden Buchführung. Es gibt eine kostenfreie Basisversion, die Sie um kostenpflichtige Module erweitern können. Dabei handelt es sich um eine Buchhaltungssoftware für das Kleingewerbe und für Freiberufler, die ihre Einnahmen und Ausgaben zur Vorbereitung der EÜR erfassen und ihrem Steuerberater zuarbeiten möchten. Der Import und Export von Daten im DATEV-Format ist möglich.
Sie können mit der kostenlosen Version von MonKey Office Kunden und Lieferanten verwalten sowie Eingangs- und Ausgangsrechnungen inklusive der Zahlungen überwachen. Damit behalten Sie den Überblick über die offenen Posten. Das Programm kann digitale Belege verarbeiten. Auch eine Kassenbuchfunktion ist vorhanden. Weiterhin lassen sich verschiedene Auswertungen erstellen, etwa für das Journal, Summen- und Saldenlisten sowie Kostenstellen.
Die kostenlose Buchführungssoftware gibt es für Windows und macOS. Eine übersichtliche Benutzeroberfläche erlaubt auch Nutzern mit wenig Erfahrung die intuitive Bedienung. Sie können mit dieser Version den Support per E-Mail kostenlos nutzen. Weiterhin stehen eine Online-Dokumentation, ein Selbsthilfe-Wiki und ein Anwenderforum auf der Website zur Verfügung.
Bei Bedarf können Sie kostenpflichtige Module hinzubuchen, wobei Sie jeweils die Wahl zwischen einer Miet- und Kauflizenz haben. Die Funktionen sind im Download der Gratis-Variante bereits enthalten und lassen sich befristet testen. Zur Verfügung stehen die Module REWE, FIBU und PRO sowie der Tarif Complete als Kombination aus der Basisversion mit den Modulen REWE und FIBU. Ein besonderes Angebot gibt es für Existenzgründer, die 12 Monate lang die kostenlose Buchhaltungssoftware mit komplettem Funktionsumfang nutzen können. Als Nachweis ist eine Gewerbeanmeldung erforderlich.
Taxpool Buchhalter mini
Taxpool-Buchhalter Mini ist eine kostenlose Buchhaltungssoftware für die Desktop-Anwendung. Sie können damit selbst buchen, sowohl nach den Regeln der EÜR als auch der doppelten Buchführung. Das Tool unterstützt die Buchhaltung für Selbstständige, Gründer, Freiberufler, kleine Unternehmen und Vereine.
Es ist grundsätzlich möglich, Taxpool-Buchhalter mini dauerhaft als kostenlose Buchhaltungssoftware zu verwenden, wenn Sie die Funktionseinschränkungen anderweitig kompensieren. Es sind aber auch Upgrades auf die kostenpflichtigen Versionen Taxpool EÜR und Taxpool Bilanz verfügbar, die im Gegensatz zu den meisten anderen Programmen als Kaufversionen zur Verfügung stehen, aber nicht als Abo.
Die kostenlose Buchhaltungssoftware Taxpool Buchhalter mini bietet alle wichtigen Buchführungsfunktionen. Es sind drei Standardkontenrahmen hinterlegt, die Sie individuell anpassen können. Das sind der SKR 03 und 04 sowie der SKR 49 für Vereine. Belege lassen sich den einzelnen Buchungen zuordnen und GoBD-konform archivieren. Sie haben die Möglichkeit, Auswertungen im PDF-Format auszugeben, unter anderem für die EÜR, die BWA und Kostenstellen
Weiterhin können Sie Artikel, Kunden, Lieferanten und offene Posten verwalten. Rechnungen erstellen Sie als PDF oder für Kunden in der öffentlichen Verwaltung als XRechnungen beziehungsweise im ZUGFeRD-Format. Kontoauszüge lassen sich in verschiedenen Dateiformaten importieren und Geschäftsvorfällen automatisch zuordnen. Ebenso ermöglicht diese kostenlose Buchhaltungssoftware den Import von PayPal-, eBay- und WooCommerce-Transaktionen.
Funktionsbeschränkungen gegenüber den kostenpflichtigen Versionen bestehen vor allem beim Datenexport. Dieser ist nicht im DATEV-Format möglich und auch über ELSTER lassen sich keine Dokumente direkt an das Finanzamt übermitteln. Das müssen Sie manuell erledigen. Ebenso ist der GDPdU-Export für Betriebsprüfungen nur in den kostenpflichtigen Versionen enthalten, wie auch die automatische Anlagenverwaltung.
Diese kostenlose Buchhaltungssoftware ist auch ohne umfangreiche Buchführungskenntnisse leicht bedienbar, denn die Benutzeroberfläche lässt sich auf den Anfänger- oder Profi-Modus einstellen. Support erhalten Sie über ein Kontakt-Formular. Auf der Website gibt es eine umfangreiche Dokumentation und ein Forum.
Das Programm funktioniert ohne Eintragungen in der Registrierdatenbank und installiert auch keine Laufzeitbibliotheken in das Systemverzeichnis. Es läuft deshalb in jedem Ordner, optional ebenso auf einem externen Datenträger. Aktuell ist diese kostenlose Buchhaltungssoftware nur für Windows verfügbar, mithilfe von VMWare oder Virtualbox lässt sie sich aber auch mit macOS und Linux nutzen.
Papierkram
Papierkram ist ein cloudbasiertes Tool zur vorbereitenden Buchführung, das in 4 verschiedenen Tarifen zur Verfügung steht, auch als kostenfreie Free-Variante. Diese kostenlose Buchführungssoftware ist für einen Benutzer konzipiert und eignet sich für nebenberufliche Gründer, Soloselbstständige und kleine Unternehmen.
Sie können die Software gut als Rechnungsprogramm kostenlos nutzen. Denn es lassen sich damit unbegrenzt Angebote sowie Rechnungen im PDF-Format erstellen und downloaden oder direkt aus dem Programm heraus versenden. Für alle Dokumente ist die Gestaltung eigener Vorlagen möglich, die in der kostenlosen Version allerdings auch das Papierkram-Logo enthalten. Weiterhin wird der CSV-Export aller Angebote und Rechnungen unterstützt. Sie können Zahlungsziele zentral definieren, Brutto- sowie Nettorechnungen erstellen und diese bei Bedarf rechtskonform stornieren. Korrekte Rechnungen für ausländische Kunden lassen sich ebenfalls erstellen.
Die kostenlose Buchhaltungssoftware eignet sich für die Erfassung aller laufenden Einnahmen und Ausgaben. Sie können dafür die Kleinunternehmerregelung aktivieren. Schnittstellen für den DATEV- und ELSTER-Export oder ein Steuerberaterzugang sind in der kostenfreien Version nicht vorhanden, aber sämtliche Daten lassen sich im CSV-Format exportieren. Eine REST-API gibt es nur für zwei der kostenpflichtigen Tarife. Die Ausgabe der EÜR, der Umsatzsteuer-Voranmeldung, der Umsatzsteuer-Jahresansicht und der BWA ist nicht möglich.
Enthalten sind weiterhin Funktionen zur Projektverwaltung, von denen viele Dienstleister profitieren. Dazu gehören unter anderem die Budgetkontrolle, die Dokumenten- und Finanzübersicht je Projekt, die Zeiterfassung im Browser sowie die Übertragung der Projektzeiten in die Rechnungen. Sie können beliebig viele Projekte anlegen, Ihre Aufgaben filtern und den Zeitreport je Woche abrufen.
Der Upload-Speicherplatz ist auf 100 MB beschränkt und eine mobile App gibt es ebenfalls nur für die kostenpflichtigen Tarife. Die kostenlose Buchhaltungssoftware hat eine übersichtliche, leicht bedienbare Benutzeroberfläche. In einem Dashboard sehen Sie wichtige Informationen über aktive Projekte, letzte Dokumente, Ihre Produktivität und Finanzen. Supportanfragen sind über das Kundenkonto möglich. Darüber hinaus stehen Video-Tutorials und ein umfangreicher FAQ-Bereich zur Verfügung.
Zervant
Zervant ist vorwiegend ein Programm zur Angebots- und Rechnungserstellung. Da es damit aber die vorbereitende Buchhaltung unterstützt, ist die Software ebenfalls Teil des Testvergleichs. Es handelt sich um eine Cloudlösung, für die ein kostenloser und 3 kostenpflichtige Tarife angeboten werden.
Die Gratis-Version ist auf 5 Kunden beschränkt. Sie können bis zu 5 Rechnungen im PDF-Format direkt aus Zervant per E-Mail versenden. Unbeschränkt kostenfrei hingegen ist die Erstellung von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen, die Sie selbst versenden. In der kostenlosen Version sind weiterhin Funktionen zur Angebotserstellung und Zeiterfassung vorhanden. Auch eine mobile App ist inklusive, mit der Sie von unterwegs Rechnungen erstellen können.
Falls Sie Kreditkartenzahlungen von Kunden automatisch erfassen lassen möchten, brauchen Sie einen Business-Account bei Stripe, da dieser Anbieter die Zahlungen abwickelt. Den Einnahmenbericht können Sie herunterladen.
Mit Zervant erstellen Sie auch ohne Vorkenntnisse intuitiv Angebote und Rechnungen. Bei Fragen können Sie sich im FAQ-Bereich auf der Website informieren oder online eine Support-Anfrage stellen.
Das Programm eignet sich für Selbstständige und Gründer mit wenigen Kunden, aufgrund der Zeiterfassungsfunktion auch gut für Dienstleister. Von den kostenlosen XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen profitieren Sie, wenn Sie häufig für öffentliche Auftraggeber arbeiten.
Vor- und Nachteile von kostenloser Buchhaltungssoftware
Wägen Sie bei der Entscheidung für oder gegen eine kostenlose Buchhaltungssoftware die Vor- und Nachteile gegeneinander ab. Bedenken Sie dabei die konkreten Ansprüche Ihres Unternehmens und gleichen Sie diese mit dem Funktionsumfang der einzelnen Angebote ab.
Die Erfüllung der GoBD-Vorgaben ist auch mit den kostenlosen Basisversionen der inländischen, kommerziellen Lösungen in der Regel kein Problem. Einige Anbieter lassen ihre kostenpflichtige Buchführungssoftware von Wirtschaftsprüfern GoBD-zertifizieren. Wenn kein Zertifikat vorhanden ist, bedeutet das aber nicht, dass Sie mit dem Programm die GoBD-Vorgaben nicht erfüllen können. Häufig finden Sie Informationen zu diesem Thema auf den jeweiligen Websites.
Die Open-Source-Software GnuCash arbeitet allerdings nicht automatisch GoBD-konform. Es ist jedoch möglich, dies mit bestimmten Einstellungen und Maßnahmen sicherzustellen.
Buchhaltungssoftware mit kostenloser Testversion
Je nach Art des Unternehmens und der vorhandenen Buchführungskenntnisse kann eine kostenlose Buchhaltungssoftware eine gute Lösung sein. Häufig eignet sich jedoch ein kostenpflichtiges Programm aufgrund des größeren Funktionsumfangs besser. Viele dieser Angebote können Sie kostenlos und unverbindlich testen.
Lexware Office
Die Buchhaltungssoftware Lexware Office richtet sich an Freiberufler, Selbstständige und kleine Unternehmen und kann für eine Dauer von 30 Tagen kostenlos getestet werden. Lexware Office eignet sich sowohl für die einfache als auch für die doppelte Buchführung. Die übersichtliche Benutzeroberfläche, Eingabehilfen, Plausibilitätschecks und die automatisierte Belegerfassung mit der App ermöglichen intuitives Arbeiten.
Wenn Sie das Programm im Rahmen der kostenlose Testphase überzeugt hat, können Sie zwischen vier Preismodellen zwischen 6,90 € und 29,90 € pro Monat mit unterschiedlichem Funktionsumfang wählen. In jedem Fall sind neben den üblichen Buchführungsfunktionen eine Offene-Posten-Übersicht, ein GoBD-konformes Langzeitbelegarchiv und die automatische Umsatzsteuerprognose enthalten. Es lassen sich mehrere Bankkonten anbinden, wobei auch der Zahlungsabgleich für alle Ein- und Ausgänge unterstützt wird. Offene Rechnungen bezahlen Sie direkt aus der Buchhaltungssoftware heraus.
Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater können Sie die elektronische Pendelakte nutzen oder ihm direkt einen Online-Zugang zu Ihrer Buchführung gewähren. ELSTER- und DATEV-Module sind ebenfalls vorhanden. Je nach Preismodell gibt es noch weitere Funktionen, zum Beispiel die Anlagenverwaltung, ein elektronisches Kassenbuch oder die Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen.
SevDesk
Auch die Buchhaltungssoftware von Sevdesk können Sie kostenlos testen. Sie registrieren sich für eine 14-tägige Testphase, in der Ihnen der gesamte Funktionsumfang der kostenpflichtigen Tarife zur Verfügung steht. Da diese automatisch endet, müssen Sie nicht aktiv kündigen. Wenn Sie die Software weiter nutzen möchten, schließen Sie nach dem Ablauf des Testzeitraums einen Vertrag für die gewünschte Version ab.
Bei dieser Software handelt es sich um eine Cloudlösung für die Angebots- und Rechnungserstellung, Zahlungsverwaltung, Belegorganisation und Vorerfassung der Geschäftsvorfälle. Sie eignet sich für Selbstständige und kleine Einzelunternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern. Es gibt drei Tarife, wobei die teureren zusätzliche Funktionen wie Warenwirtschaft, Kassenbuch oder Anlagenbuchhaltung enthalten. Da eine öffentliche API geboten wird, sind zahlreiche Erweiterungen von Drittanbietern erhältlich. Das Programm läuft unter Windows und macOS.
Die unkomplizierte Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro ist über DATEV- sowie ADDISON-Schnittstellen möglich und bei Bedarf können Sie einen Steuerberaterzugang einrichten. Die Umsatzsteuervoranmeldungen lassen sich aus dem Programm heraus an das Finanzamt übermitteln. Dafür gibt es eine ELSTER-Schnittstelle.
Lexware
Wenn Sie die Buchhaltungssoftware von Lexware innerhalb von 30 Tagen nach der Bestellung wieder kündigen, müssen Sie nichts dafür bezahlen. Auch die Rechnung wird erst zu diesem Zeitpunkt fällig. Dabei arbeiten Sie von Anfang an mit der Vollversion. Lexware Buchhaltung ist eine Desktop-Software für kleine und mittlere Unternehmen, die sich auch für Selbstbucher eignet. Falls Sie eine Cloudlösung bevorzugen, könnte Lexware Office vom selben Anbieter für Sie interessant sein.
Es gibt für Lexware 6 Tarife mit unterschiedlichem Funktionsumfang, wobei sowohl Einzel- als auch Mehrplatzlösungen angeboten werden. In jedem Fall stehen Funktionen für die einfache und doppelte Buchführung, das integrierte Online-Banking sowie ELSTER- und DATEV-Schnittstellen zur Verfügung. Je nach Preismodell können Sie weitere Funktionen nutzen, etwa für das Kassenbuch, die Anlagenverwaltung und die Umsatzsteuer-Jahreserklärung.
Integriert sind mehrere Kontenrahmen für unterschiedliche Branchen. Eingabehilfen und Plausibilitätsprüfungen sparen Zeit und helfen bei der Fehlervermeidung. Bei Bedarf lassen sich weitere Lexware-Produkte integrieren, etwa für die Warenwirtschaft oder Lohnrechnung.
KI in Buchhaltungssoftware bringt folgende Vorteile mit sich:
Fazit: Kostenlose Buchhaltungssoftware für Selbstständige
Inwiefern sich ein kostenloses Buchhaltungsprogramm für Selbstständige, Unternehmen oder als Vereinssoftware eignet, hängt von den individuell benötigten Funktionen ab. Darauf haben nicht nur Anzahl und Komplexität der Geschäftsvorfälle Einfluss. Ebenso spielt eine Rolle, wie ie Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro organisiert werden soll und welches Buchführungswissen die Nutzer mitbringen.
Der größte Vorteil der freien Programme besteht in der Kostenersparnis. Nachteilig sind der tendenziell geringere Funktionsumfang, Automatisierungsgrad und Support. Für wen es kein Problem ist, diese Mankos durch eigene Kompetenz und zusätzlichen Aufwand zu kompensieren, dem kann kostenlose Buchhaltungssoftware in der Gründungsphase oder auch dauerhaft alle notwendigen Funktionen bieten.
