Freelancer werden: Tipps für eine erfolgreiche Selbstständigkeit

Schnellcheck Freelancer: Das Wichtigste zum Start

Freelancer sind Selbstständige, die persönlich für verschiedene Unternehmen per Vertrag vereinbarte Aufgaben erfüllen. Sie arbeiten eigenverantwortlich und beschäftigen keine Mitarbeiter.

Freelancer vs. Arbeitnehmer - wo sind die Unterschiede?

Während für Arbeitnehmer der Arbeitsvertrag gilt, arbeiten Freelancer auf der Basis eines Dienst- oder Werkvertrags. Sie sind für mehrere Unternehmen tätig, oft zeitlich begrenzt und projektbezogen. Freie Mitarbeiter organisieren ihre Arbeit selbst, während Angestellte den Weisungen des Arbeitgebers folgen müssen.

Beim Freelancing erhalten Sie eine Bezahlung für den konkreten Auftrag. Arbeitnehmer in Festanstellung haben hingegen Anspruch auf ein regelmäßiges Entgelt, bezahlte Urlaubs- und Feiertage sowie Lohnfortzahlung bei Krankheit.

Sind Freelancer und Freiberufler das Gleiche?

Häufig wird im Zusammenhang mit Freelancern aufgrund des ähnlichen Wortklangs der Begriff „Freiberufler“ synonym verwendet. Das ist jedoch nicht korrekt, da beide Ausdrücke unterschiedliche Sachverhalte beschreiben.

Freiberufler sind Selbstständige, die einen der in § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG aufgeführten Berufe ausüben. Für diese gelten andere Vorschriften hinsichtlich der Buchführung und Besteuerung als für Gewerbetreibende.

Viele Freiberufler können als Freelancer arbeiten, da sie hoch qualifiziert sind. Sie haben aber ebenso andere Optionen. Zum Beispiel beschäftigen Steuerberater und Ärzte mit eigener Kanzlei beziehungsweise Praxis Personal und bieten ihre Leistungen auch Privatpersonen an. Das ist für das Freelancer untypisch.

Andererseits gibt es Freelancer, die keine Freiberufler sind, sondern gewerbliche Leistungen anbieten. Beispiele dafür sind Buchhalter, Handelsvertreter oder Pharmaberater.

Welche Gründe gibt es für den Weg als freier Mitarbeiter?

Die Entscheidung für das Freelancing wird von persönlichen Prioritäten bestimmt. Hier sind einige Beispiele dafür, was Fachkräfte zu dieser Wahl veranlassen kann:

Welche Voraussetzungen muss ich als Freelancer erfüllen?

Wenn Sie Freelancer werden möchten, brauchen Sie vor allem die für die geplante Tätigkeit notwendigen Kenntnisse und Erfahrungen. Je stärker Ihre Fähigkeiten auf dem Markt nachgefragt werden, desto größer sind Ihre Erfolgschancen.

Da Sie für die Organisation Ihrer Arbeit verantwortlich sind, ist gutes Selbstmanagement wichtig. Sie müssen Ihre Zeit effizient nutzen und sich motivieren können. Für die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden kommt es auf gute kommunikative Fähigkeiten an. Das für das Freelancing wichtige unternehmerische Know-how können Sie erwerben.

Es ist empfehlenswert, dass Sie von Anfang an Rücklagen für weniger produktive Zeiten bilden. Denken Sie vor dem Beginn Ihrer Selbstständigkeit auch an die notwendigen Anmeldungen beim Finanzamt und eventuell beim Gewerbeamt. Dieses Thema wird weiter unten noch näher erläutert.

Welche Tätigkeitsfelder machen als Freelancer Sinn?

Es gibt viele Berufe, die sich für das Freelancen eignen. Grundsätzlich nutzen Unternehmen meist dann diese Möglichkeit, wenn sie Expertenleistungen für Projekte brauchen.

Leben als Freelancer: Vor- und Nachteile

Folgende Zusammenfassung soll Ihnen dabei helfen, Vor- und Nachteile gegeneinander abzuwägen, die das Arbeitsleben eines Freelancers mit sich bringt.

Freelancer werden in 10 Schritten

Im Vergleich zu anderen unternehmerischen Tätigkeiten gelten für freie Mitarbeiter einige Besonderheiten. Folgende Tipps geben Ihnen Orientierung, wenn Sie Freelancer werden möchten.

Schritt 1: Angebot definieren

Was Sie als Freelancer anbieten, hängt sowohl von Ihren Fähigkeiten ab als auch davon, welche Leistungen auf dem Markt nachgefragt werden. Wägen Sie ab, wie breit Ihr Angebot sein soll. Denn zum einen möchten Sie sich als Experte etablieren, zum anderen aber auch die Nachfrage möglichst vieler Kunden abdecken.

Zeigen Sie, welche Probleme Sie mit ihrem Angebot lösen und worin der Nutzen für Ihre Kunden liegt. Beziehen Sie auch ein Alleinstellungsmerkmal in Ihr Wertversprechen ein, mit dem Sie sich von Ihrer Konkurrenz abheben. Das können Spezialkenntnisse oder besondere Erfahrungen sein.

Schritt 2: Planung & Marktanalyse

Für welche Unternehmen wollen Sie arbeiten? Recherchieren Sie, welche Leistungen Ihre Zielgruppe häufig nachfragt. Mögliche Recherchequellen sind Vermittlungsplattformen für Freelancer.

Analysieren Sie auch Ihre Konkurrenz. Wer bietet ähnliche Dienstleistungen an wie Sie? Welche Konditionen und Preise sind üblich?

Schritt 3: Anmeldungen & Rechtliches

Gewerbetreibende müssen ihre Selbstständigkeit beim Gewerbeamt anmelden. Dafür fallen Kosten an, die sich je nach Stadt oder Gemeinde unterscheiden.

Das Gewerbeamt informiert die IHK oder Handwerkskammer. Dort sind Sie Pflichtmitglied. In den ersten beiden Jahren und bis zu einem bestimmten Einkommen müssen Sie jedoch keine IHK-Beiträge zahlen. Auch für einige Freiberufler kann die Mitgliedschaft in einer Standeskammer verpflichtend sein, etwa für beratende Ingenieure und Architekten.

Eventuell ist auch ein Handelsregistereintrag notwendig. Das gilt für Einzelunternehmer, die nicht mehr die Voraussetzungen eines Kleingewerbes erfüllen. Kapitalgesellschaften wie die GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) werden immer in das Handelsregister eingetragen.

Sowohl Freiberufler als auch Gewerbetreibende müssen das Finanzamt über ihren Schritt in die Selbstständigkeit informieren. Die Anmeldung können Sie kostenfrei online vornehmen, indem Sie über das Elster-Portal den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben. Sie erhalten daraufhin vom Finanzamt Ihre Steuernummer.

Grundsätzlich haben Selbstständige die Wahl zwischen der gesetzlichen und der privaten Krankenversicherung. Eine Besonderheit gilt für künstlerische und publizistische Berufe, die über die Künstlersozialkasse (KSK) in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung versichert sind. Diese Mitgliedschaft müssen Sie beantragen. Die KSK zahlt Zuschüsse zu Ihren Sozialversicherungsbeiträgen.

Melden Sie sich auch bei Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft. Nicht in jedem Fall besteht für Freelancer Versicherungspflicht in der gesetzlichen Unfallversicherung. Die Berufsgenossenschaft beurteilt, ob für Ihre Tätigkeit eine Anmeldung notwendig ist.

Schritt 4: Home-Office: ja oder nein?

Nicht alle, aber viele Freelancer können Ihrer Arbeit von zu Hause aus nachgehen. Klären Sie zunächst, ob das möglich ist, oder ob Sie ein repräsentatives Büro brauchen. Falls Sie komplett remote arbeiten können, wägen Sie ab, ob sich das Home-Office für Sie eignet.

Die wesentlichen Vorteile eines Home-Office liegen im Wegfall von zusätzlichen Mietkosten und Wegezeiten. Sie brauchen jedoch zu Hause einen geeigneten Arbeitsplatz. Wenn Sie sich dort isoliert fühlen, ist ein Coworking-Space die bessere Option.

Schritt 5: Versicherungen für die Freelance-Tätigkeit

Fehler bei der Arbeit lassen sich nie hundertprozentig ausschließen, können aber beim Kunden zu Vermögensschäden führen. Deshalb ist für die meisten Freelancer eine Berufshaftpflichtversicherung empfehlenswert. Falls Sie im Zusammenhang mit Ihrer Arbeit auch für Personen- und Sachschäden haftbar gemacht werden können, sichern Sie sich mit einer Betriebshaftpflichtversicherung dagegen ab.

Sinnvoll ist weiterhin eine Rechtsschutzversicherung. Denn im Rahmen der Arbeit als Freelancer kann es zu Rechtsstreitigkeiten kommen. Denken Sie auch an Ihre Berufsunfähigkeitsversicherung. Falls Sie aufgrund einer Krankheit dauerhaft arbeitsunfähig werden, können Sie damit weiterhin Ihren Lebensunterhalt abdecken.

Schritt 6: Akquise & Netzwerken

Networking ist für Freelancer eine der wirkungsvollsten Methoden der Kundengewinnung. Dafür gibt es sowohl online als auch offline verschiedene Möglichkeiten. Zum einen bieten sich berufliche Portale wie LinkedIn und Xing an, wo Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Fähigkeiten und Referenzen präsentieren können.

Aber auch andere Social-Media-Plattformen eignen sich für das Netzwerken. Pflegen Sie dort ein eigenes Profil, engagieren Sie sich in fachlich relevanten Communities und interagieren Sie mit Interessenten. Offline können Sie durch den Besuch von Branchenveranstaltungen und die Pflege vorhandener Kontakte netzwerken.

Schritt 7: Honorar kalkulieren

Orientieren Sie sich bei der Kalkulation Ihrer Preise zunächst daran, was Ihre Konkurrenten für ähnliche Leistungen verlangen. Daraus leiten Sie ab, mit welchen Preisen Sie am Markt starten können. Es gibt grundsätzlich zwei Optionen der Honorarberechnung: Pauschalpreise und die zeitabhängige Berechnung mit Tages- oder Stundensätzen.

Mit Ihren Einnahmen müssen Sie mindestens Ihre laufenden Betriebsausgaben und Ihre Lebenshaltung finanzieren können.

Schritt 8: Verträge für Freelancer

Als Freelancer schließen Sie mit Ihren Kunden Verträge ab. Dafür gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten: den Werkvertrag und den Dienstvertrag.

Mit einem Werkvertrag verpflichten Sie sich, ein vereinbartes Ergebnis zu liefern. Es zählt der Erfolg Ihrer Arbeit. Beispiele dafür sind die Entwicklung einer individuellen Software für ein Unternehmen, das Design eines Logos oder das Verfassen eines Artikels.

Bei einem Dienstvertrag zahlt der Kunde dafür, dass Sie eine Dienstleistung erbringen. Dabei wird kein bestimmtes Ergebnis vereinbart, sondern es steht allein die Leistung im Mittelpunkt. Sie schulden nicht den Erfolg. Beispiele dafür sind IT-Support, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit oder die Durchführung eines Team-Coachings.

Schritt 9: Marketing-Tipps für Freelancer

Damit potenzielle Kunden auf Sie aufmerksam werden, müssen Sie mit Marketingmethoden arbeiten, die zu Ihrer Zielgruppe passen.

Schritt 10: Professionelle Buchführung

Verwenden Sie für die Aufzeichnungen Ihrer Geschäftsvorfälle eine geeignete Software. Sie können Buchführungsaufgaben auch an Profis delegieren, etwa ein Buchführungs- oder Steuerbüro. Eröffnen Sie ein Geschäftskonto, damit Sie die geschäftlichen Zahlungsvorgänge von den privaten trennen können.

Viele Freelancer dürfen Ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln. Dabei zeichnen Sie die Einnahmen und Ausgaben fortlaufend auf und geben mit Ihrer Einkommensteuererklärung die Anlage EÜR ab. Diese Möglichkeit besteht generell für alle Freiberufler. Gewerbetreibende Einzelunternehmer mit einem Jahresumsatz bis zu 800.000 € und einem Jahresgewinn bis zu 80.000 € dürfen ebenfalls die EÜR verwenden. Bei einem höheren Umsatz oder Gewinn besteht die Pflicht zur doppelten Buchführung und Bilanzierung. Kapitalgesellschaften müssen in jedem Fall bilanzieren.

Orientieren Sie sich beim Aufbau Ihrer Selbstständigkeit an unserer Checkliste, die Sie hier herunterladen können.

Brauche ich als Freelancer einen Businessplan?

Auch wenn viele Freelancer mit vergleichsweise geringem Risiko gründen können, ist ein Businessplan unbedingt empfehlenswert. Mit dieser Planung bereiten Sie sich gut auf Ihre Gründung vor. Darüber hinaus brauchen Sie den Businessplan, wenn Sie einen Kredit oder Fördermittel beantragen möchten. Folgende Bestandteile gehören dazu:

Finanzen im Blick als freier Mitarbeiter

Eine solide Finanzplanung ist unbedingt empfehlenswert und auch Teil Ihres Businessplans. Sie müssen dafür die Anfangsinvestitionen, die laufenden Kosten und die voraussichtlichen Einnahmen prognostizieren.

Für den Start brauchen viele Freelancer Computertechnik, Büroausstattung, Arbeitsmittel und eine Website. Welche laufenden Kosten typischerweise entstehen, lesen Sie im nächsten Abschnitt. Beziehen Sie auch den Bedarf für Ihre private Lebensführung in die Finanzplanung ein.

Nicht ganz einfach ist die Prognose der Einnahmen. Orientieren Sie sich dafür an den Erfahrungen anderer Freelancer aus Ihrem Arbeitsbereich. Informieren Sie sich auch über öffentliche Zuschüsse, Gründerkredite und ähnliche Fördermittel.

Mit welchen laufenden Kosten müssen Sie rechnen?

Welche laufenden Kosten Sie bei Ihrer Finanzplanung beachten müssen, hängt auch von der Art und dem Ort ihrer Tätigkeit ab. Typisch sind folgende Positionen:

Was kann man als Freelancer verdienen?

Die Verdienstmöglichkeiten als Freelancer hängen hauptsächlich von der Branche und der Art der Tätigkeit ab. Erfahrungen, Engagement und unternehmerisches Geschick haben ebenso einen Einfluss darauf wie die Wettbewerbssituation und die Konjunkturentwicklung.

Wenn Sie über stark nachgefragte Fähigkeiten verfügen, die Ihre Mitwettbewerber nur selten anbieten, können Sie gut verdienen. Die Spanne für den Stundensatz liegt etwa zwischen 60 und 130 Euro, wobei Freelancer in der Managementberatung und der IT-Branche am besten verdienen.

Diese Steuern müssen Sie als Freelancer zahlen

Der Gewinn aus Ihrer Tätigkeit als Einzelunternehmer ist einkommensteuerpflichtig. Zu ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung geben Sie als Freiberufler die Anlage S und als Gewerbetreibender die Anlage. G mit ab. Falls Sie eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) gegründet haben, ist Ihr Unternehmen eine Kapitalgesellschaft und damit körperschaftsteuerpflichtig.

Grundsätzlich müssen Freelancer Umsatzsteuer berechnen und abführen. Nur Kleinunternehmer, deren Jahresumsatz unter 22.000 € liegt, sind von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Das spart vor allem Verwaltungsaufwand.

Gewerbetreibende Freelancer sind gewerbesteuerpflichtig. Die Besteuerungsgrundlage wird nach einem speziellen Berechnungsschema ermittelt. Als Einzelunternehmer profitieren Sie dabei von einem Freibetrag in Höhe von 24.500 €. Es ist für Selbstständige generell empfehlenswert, eine professionelle Steuerberatung in Anspruch zu nehmen.

Rechtsformen für Selbstständige und Unternehmer

Freelancer arbeiten typischerweise allein in der Rechtsform des Einzelunternehmens. Wie bereits erläutert, unterscheidet man hier zwischen Freiberuflern und Gewerbetreibenden. Was die gewerblichen Einzelunternehmen betrifft, lässt sich noch zwischen Kleingewerbetreibenden und den in das Handelsregister eingetragenen Kaufleuten differenzieren.

Für ein Kleingewerbe ist kein in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb notwendig. Das trifft auf viele Freelancer zu, da diese kein Personal beschäftigen und meist auch mit einem vergleichsweise geringen Unternehmensvermögen arbeiten. Bei einem hohen Einkommen, das die Grenzen der Buchführungspflicht überschreitet, kann aber Eintragungspflicht bestehen.

Auch eine GmbH oder eine UG (haftungsbeschränkt) können Sie allein gründen, sodass sich diese Rechtsformen grundsätzlich eignen, wenn Sie Freelancer werden möchten. Ein Motiv dafür kann sein, das Privatvermögen zu schützen, denn Sie haften nur mit dem Unternehmensvermögen für geschäftliche Verbindlichkeiten.

Achtung: Scheinselbstständigkeit

Scheinselbstständige sind zwar formell selbstständig, aber in einer ähnlichen Art und Weise wie Arbeitnehmer für einen Kunden tätig. Scheinselbstständigkeit kann vor allem für den Auftraggeber hohe Nachforderungen von Sozialabgaben zur Folge haben.

Das Zusammenspiel mehrerer Faktoren bestimmt, ob eine Tätigkeit als echte Selbstständigkeit oder Scheinselbstständigkeit gilt. Achten Sie darauf, nicht mehr als 5/6 Ihres Einkommens nur von einem Kunden zu beziehen. Auch Ihre unternehmerische Freiheit spricht für eine echte Selbstständigkeit. Das heißt, Sie organisieren Ihre Arbeit eigenverantwortlich, der Auftraggeber ist Ihnen gegenüber nicht weisungsberechtigt und Sie sind nicht fest in dessen Organisationsstruktur eingebunden.

Haupt- oder nebenberuflich als Freelancer starten

Ein hauptberuflicher Start bietet sich an, wenn Sie arbeitssuchend gemeldet sind, vor allem wenn Sie den Gründungszuschuss beantragen können. Auch falls Sie genügend finanzielle Rücklagen haben, und fehlendes Einkommen für eine gewisse Zeit ersetzen können, ist das eine gute Ausgangsposition für eine hauptberufliche Freelancer-Tätigkeit.

Der Vorteil dieser Option besteht darin, dass Sie sich voll auf Ihre neue Aufgabe konzentrieren können und schneller Erfolge erzielen. Das ist günstig für Tätigkeiten, die einen hohen Zeitaufwand für einzelne Projekte erfordern, wie beispielsweise von beratenden Experten, Projektmanagern und Architekten.

Falls Sie nicht das Risiko eingehen möchten, Ihre Festanstellung zu kündigen, oder wenn Sie Ihre Chancen als Freelancer zunächst testen wollen, ist ein nebenberuflicher Start günstig. Dieser eignet sich für kleinere Aufgaben, wie sie von Übersetzern, Textern, Programmierern und Grafikdesignern erledigt werden können.

Was Sie bei einer nebenberuflichen Tätigkeit wissen sollten

Wenn Sie nebenberuflicher Freelancer werden möchten, darf Ihnen Ihr Arbeitgeber diese Tätigkeit nicht verbieten, sofern Sie Ihren Hauptberuf weiter uneingeschränkt ausüben können und Ihrem Arbeitgeber keine Konkurrenz machen. Informieren Sie ihn darüber. Für Beamte gelten in dieser Hinsicht strengere Regeln.

Von der Sozialversicherungspflicht sind Sie bei einer nebenberuflichen Selbstständigkeit befreit. Dafür sollten Sie 20 Wochenstunden nicht überschreiten. Für die Einordnung als neben- oder hauptberuflich spielen jedoch noch weitere Faktoren eine Rolle. Erkundigen Sie sich dazu vorab bei Ihrer Krankenkasse.

Grundsätzlich sind auch Anmeldungen beim Finanzamt und gegebenenfalls beim Gewerbeamt notwendig. Falls Sie jedoch die Tätigkeit als Freelancer zunächst testen möchten und sich noch nicht dauerhaft dafür entscheiden, brauchen Sie diese nicht vorzunehmen.

Für eine dauerhafte Nebentätigkeit gelten alle Aufzeichnungs- und Steuerpflichten wie für eine hauptberufliche Selbstständigkeit. Bei einem Jahresumsatz bis 22.000 € greift die Kleinunternehmerregelung.

Gründungszuschuss der Arbeitsagentur sichern

Wenn Sie hauptberuflicher Freelancer werden möchten, können Sie eventuell den Gründungszuschuss erhalten. Dazu müssen Sie arbeitssuchend gemeldet sein und Arbeitslosengeld beziehen. Stellen Sie noch vor der offiziellen Gründung den Antrag bei Ihrer Agentur für Arbeit. Voraussetzung ist eine tragfähige Geschäftsidee, die Sie mit dem Businessplan nachweisen.

Wenn Ihnen der Gründungszuschuss gewährt wird, erhalten Sie 6 Monate lang Ihr zuletzt bezogenes Arbeitslosengeld und zusätzlich 300 € für die Sozialversicherung. Danach stellen Sie einen neuen Antrag und können für weitere 9 Monate 300 € beziehen.

In unserem AVGS-Coaching unterstützen wir Sie auch bei der Beantragung von Fördermitteln.

Nachhaltig als Freelancer arbeiten: Rücklagen & Krisenmanagement

Freelancer sind selbst für ihr Krisenmanagement verantwortlich, im besten Fall vorausschauend. Identifizieren Sie mögliche Probleme, etwa die Zahlungsunfähigkeit wichtiger Kunden, branchenspezifische Risiken oder die Auswirkungen von allgemeinen wirtschaftlichen Entwicklungen. Es kann jederzeit zu Situationen kommen, die Freelancer vor existenzgefährdende Probleme stellen.

Von Anfang an sollten Sie Rücklagen bilden, die in Krisenzeiten mehrere Monate lang die laufenden Kosten und den Einkommensverlust abdecken können. Weiterhin ist es empfehlenswert, sich nicht von einzelnen Großkunden abhängig zu machen und möglichst in unterschiedlichen Branchen zu arbeiten, um die Auswirkungen von Krisen abzufedern. Legen Sie Wert auf eine kontinuierliche Liquiditätsplanung und denken Sie dabei auch an Steuervoraus- oder -nachzahlungen.

Fazit: Freelancer werden - so geht`s

Wenn Sie eigenverantwortlich arbeiten möchten und Ihnen berufliche Erfüllung wichtig ist, können Sie Freelancer werden. Mit einer passenden Qualifikation und gefragten Fähigkeiten bietet Ihnen diese Form der Selbstständigkeit die Chance, auf der Basis eigener Interessen und Fähigkeiten zu arbeiten.

Diese Arbeitsweise erfordert Organisationstalent, Durchhaltevermögen und die Fähigkeit zur Selbstmotivation. Wenn Ihnen Selbstverwirklichung wichtiger ist als Sicherheit und Sie gern in unterschiedlichen Bereichen tätig sein möchten, kann die Arbeit als Freelancer eine gute Lösung für Sie sein.