Das Wichtigste auf einen Blick
Die Freistellungsbescheinigung muss spätestens im Zeitpunkt der Zahlung vorliegen, bei Abschlagszahlungen vor jeder einzelnen Teilzahlung. Wird sie erst mit der Schlussrechnung vorgelegt, bleibt die Pflicht zum Steuerabzug für die gezahlten Abschläge bestehen. Laut BMF-Schreiben soll eine Haftungsinanspruchnahme aber auch dann unterbleiben, wenn der Auftraggeber keinen Abzug vorgenommen hat und ihm nachträglich eine bereits im Zeitpunkt der Zahlung gültige Bescheinigung nachgereicht wird.
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Was ist eine Freistellungsbescheinigung?
Die Freistellungsbescheinigung ist ein Dokument des Finanzamts, das den Auftraggeber einer Bauleistung von der Pflicht zum Steuerabzug befreit. Nach § 48b EStG hat das zuständige Finanzamt auf Antrag des Leistenden „eine Bescheinigung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck zu erteilen, die den Leistungsempfänger von der Pflicht zum Steuerabzug befreit", wenn der zu sichernde Steueranspruch nicht gefährdet erscheint.
Abgekürzt heißt sie FSB. Beantragt wird sie vom Leistenden, also dem Bauunternehmen, Handwerksbetrieb oder Subunternehmer. Genutzt wird sie vom Auftraggeber, der sie prüft und aufbewahrt. Nach § 48b Abs. 3 EStG enthält sie:
Bauabzugsteuer: Warum Auftraggeber 15 Prozent einbehalten
Die Freistellungsbescheinigung ergibt nur im Zusammenhang mit der Bauabzugsteuer Sinn, auch Bauabzugssteuer geschrieben. Das Gesetz spricht vom „Steuerabzug bei Bauleistungen". § 48 Abs. 1 Satz 1 EStG verpflichtet den Leistungsempfänger, „von der Gegenleistung einen Steuerabzug in Höhe von 15 Prozent für Rechnung des Leistenden vorzunehmen".
Gegenleistung ist nach § 48 Abs. 3 EStG „das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer". Nach dem BMF-Schreiben vom 19.07.2022 gilt das auch im Fall des § 13b UStG. Ein Solidaritätszuschlag wird auf den Abzugsbetrag nicht erhoben.
So wirkt die Bauabzugssteuer auf eine Rechnung, wenn keine Freistellungsbescheinigung vorliegt:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Rechnungsbetrag brutto (Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer) | 11.900,00 Euro |
| Steuerabzug 15 Prozent der Gegenleistung | 1.785,00 Euro |
| Auszahlung an den Leistenden | 10.115,00 Euro |
Der Betrag wird nach § 48c EStG angerechnet, fehlt bis dahin aber in der Liquidität.
Der Auftraggeber meldet den Abzugsbetrag nach § 48a Abs. 1 EStG elektronisch bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Monats an, in dem er gezahlt hat. Am selben Tag ist der Betrag fällig und an das für den Leistenden zuständige Finanzamt abzuführen. Eine Stundung ist laut BMF-Schreiben ausgeschlossen.
Welche Bauleistungen betroffen sind
Den Begriff definiert § 48 Abs. 1 Satz 3 EStG weit: „Bauleistungen sind alle Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen."
Das BMF-Schreiben nennt als Beispiele den Einbau von Fenstern, Türen, Bodenbelägen und Heizungsanlagen sowie fest mit dem Gebäude verbundener Einrichtungsgegenstände. Auch die Installation einer Photovoltaikanlage an oder auf einem Gebäude ist danach eine Bauleistung.
Keine Bauleistungen sind laut BMF ausschließlich planerische Leistungen, etwa von Statikern, Architekten oder Vermessungsingenieuren, außerdem Labordienstleistungen und reine Bauüberwachung, Prüfung von Bauabrechnungen sowie Ausschreibungen und Vergaben.
Nach § 48 Abs. 1 Satz 4 EStG gilt auch als Leistender, wer „über eine Leistung abrechnet, ohne sie erbracht zu haben". Das kann etwa einen Generalunternehmer betreffen, der Subunternehmer einsetzt und selbst abrechnet. Mehr dazu im Beitrag zum Arbeiten mit Subunternehmern. Zudem unterliegt laut BMF die Vergütung auch dann dem Steuerabzug, wenn jemand nur ausnahmsweise eine Bauleistung an einen Unternehmer erbringt. Daraus folgt, dass auch Betriebe außerhalb des Baugewerbes betroffen sein können.
Wer die Bauabzugsteuer einbehalten muss und wann nicht
Einbehalten muss der Leistungsempfänger, wenn er Unternehmer im Sinne des § 2 UStG oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist. Das BZSt nennt ausdrücklich auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG, pauschal versteuernde Land- und Forstwirte nach § 24 UStG und Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen, einschließlich der Vermietung von Grundstücken und Gebäuden. Daraus folgt: Auch Vermieter und Kleinunternehmer können zur Bauabzugssteuer verpflichtet sein. Privatpersonen ohne Unternehmereigenschaft nennt § 48 Abs. 1 EStG nicht als Leistungsempfänger.
Der Steuerabzug entfällt in diesen Fällen:
| Ausnahme | Voraussetzung | Norm |
|---|---|---|
| Freistellungsbescheinigung | im Zeitpunkt der Gegenleistung gültige FSB liegt vor | § 48 Abs. 2 EStG |
| Freigrenze 5.000 Euro | Gegenleistung im Kalenderjahr voraussichtlich nicht höher | § 48 Abs. 2 Nr. 2 EStG |
| Freigrenze 15.000 Euro | Leistungsempfänger führt ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG aus und Gegenleistung im Kalenderjahr voraussichtlich nicht höher | § 48 Abs. 2 Nr. 1 EStG |
| Zweiwohnungsregel | Leistungsempfänger vermietet nicht mehr als zwei Wohnungen, gilt für Bauleistungen an diesen Wohnungen | § 48 Abs. 1 Satz 2 EStG |
Für die Freigrenzen sind die Bauleistungen für denselben Leistungsempfänger im Kalenderjahr zusammenzurechnen. Laut BMF ist der Verzicht auf den Abzug nur zulässig, wenn keine weiteren Zahlungen an denselben Auftragnehmer zu erwarten sind oder die Zahlungen insgesamt unter der Freigrenze bleiben; wird sie später doch überschritten, ist der unterlassene Steuerabzug nachzuholen. Praktisch heißt das: Wer regelmäßig mit denselben Handwerkern arbeitet, verlässt sich besser auf die Freistellungsbescheinigung als auf die Freigrenze.
Wer eine Freistellungsbescheinigung braucht
Beantragen sollte sie jeder, der Bauleistungen an Unternehmer oder juristische Personen des öffentlichen Rechts erbringt, zum Beispiel Bauunternehmen, Elektriker, Dachdecker, Subunternehmer und Solarteure.
Wer gründet, sollte die FSB früh einplanen, denn oberhalb der Freigrenze zahlt der Auftraggeber ohne Bescheinigung nur 85 Prozent aus. Hinweise zum Start findest du in den Ratgebern Baufirma gründen, selbstständig im Handwerk und Kleingewerbe im Handwerk. Voraussetzung ist eine Steuernummer, denn sie steht auf der Bescheinigung. Ausführliche Informationen dazu findest du in unserem Ratgeber „Steuernummer im Kleingewerbe“.
Freistellungsbescheinigung beantragen: So gehst du vor
Die Freistellungsbescheinigung beantragst du beim zuständigen Finanzamt, also dem Finanzamt, das dich als Leistenden führt. Das BMF-Schreiben stellt klar: „Der Antrag bedarf keiner Form." Die Finanzverwaltung NRW nennt die Wege: Du kannst die Bescheinigung „elektronisch über ELSTER, telefonisch, per Brief oder E-Mail anfordern".
- Antrag an dein eigenes Finanzamt richten, nicht an das des Auftraggebers und nicht an das Bundeszentralamt für Steuern.
- Firmendaten, Steuernummer und Anschrift angeben. Fehlende Angaben ermittelt das Finanzamt laut BMF gegebenenfalls über einen Fragebogen; Gründer kennen das Prinzip vom Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
- Versand abwarten. Das Finanzamt versendet die Freistellungsbescheinigung in Papierform; das BZSt stellt nach eigener Angabe keine aus.
- Dem Auftraggeber eine Kopie geben. Außer bei auftragsbezogenen Bescheinigungen genügt eine Kopie oder elektronische Übermittlung.
Laut Behördenportal Bremen werden die Bescheinigungen inzwischen in einem neuen technischen Verfahren maschinell erstellt und zentral versandt und können deshalb „nicht mehr sofort ausgestellt und ausgehändigt werden"; die Ausstellung ist dort gebührenfrei. Plane Postlaufzeit ein.
Tipp
Beantrage die Freistellungsbescheinigung gleich nach Erhalt der Steuernummer, nicht erst, wenn der erste Auftraggeber danach fragt. So vermeidest du einen Einbehalt bei den ersten Abschlagszahlungen.
Für ausländische Bauunternehmen gelten Besonderheiten, etwa zum inländischen Empfangsbevollmächtigten; ein Doppelbesteuerungsabkommen schützt nach § 48d EStG nicht vor dem Einbehalt. Details klärst du mit einer Steuerberatung.
Voraussetzungen und Gründe für eine Ablehnung
Das Finanzamt erteilt die Freistellungsbescheinigung, wenn der Steueranspruch nicht gefährdet erscheint. Nach § 48b Abs. 2 EStG soll sie außerdem erteilt werden, „wenn der Leistende glaubhaft macht, dass keine zu sichernden Steueransprüche bestehen", laut BMF etwa bei Existenzgründern ohne voraussichtlichen Gewinn.
Eine Gefährdung liegt nach § 48b Abs. 1 Satz 2 EStG insbesondere vor, wenn der Leistende Anzeigepflichten nach § 138 AO oder Mitwirkungspflichten nach § 90 AO nicht erfüllt oder als ausländisches Unternehmen den Nachweis der Ansässigkeit nicht erbringt. Laut BMF-Schreiben kann eine Gefährdung auch bei wiederholten Steuerrückständen oder wiederholt verspäteten Steuererklärungen vorliegen. Dann kann das Finanzamt die Freistellungsbescheinigung kurz befristet oder auftragsbezogen erteilen.
Lehnt das Finanzamt ab, erlässt es einen Ablehnungsbescheid mit Begründung, gegen den der Einspruch statthaft ist. Eine erteilte FSB kann für die Zukunft widerrufen werden, wenn der Steueranspruch gefährdet erscheint.
Gültigkeit, Folgebescheinigung und Verlust
Zur Gültigkeit sagt das BMF-Schreiben: Die Freistellungsbescheinigung kann „auf bestimmte Zeit, längstens jedoch für einen Zeitraum von drei Jahren, oder bezogen auf einen bestimmten Auftrag erteilt werden". Sie gilt ab dem Tag der Ausstellung. Eine rückwirkende Geltung nennen die geprüften Vorschriften nicht.
| Art der Bescheinigung | Geltungsdauer | Vorlage beim Auftraggeber |
|---|---|---|
| Befristet | höchstens drei Jahre ab Ausstellung | Kopie oder elektronische Übermittlung genügt |
| Auftragsbezogen | nur für den genannten Auftrag | Aushändigung der Bescheinigung |
| Neugründung | vorrangig auftragsbezogen; sonst in der Regel nur, bis das Abgabe- und Zahlungsverhalten beurteilt werden kann (laut BMF grundsätzlich spätestens ein Jahr nach Antrag) | je nach Art wie oben |
Nach Ablauf beantragst du die Freistellungsbescheinigung neu. Sechs Monate vor Ablauf kann laut BMF eine Folgebescheinigung erteilt werden, deren Geltungsdauer an die bisherige anknüpft. Bei Verlust erteilt das Finanzamt eine Ersatzbescheinigung gleichen Inhalts mit gleicher Sicherheitsnummer.
Tipp
Trage das Ablaufdatum deiner Freistellungsbescheinigung in den Kalender ein und setze eine Erinnerung sechs Monate vorher. So beantragst du die Folgebescheinigung rechtzeitig.
Freistellungsbescheinigung prüfen: Online-Bestätigung beim BZSt
Der Leistungsempfänger ist laut BMF-Schreiben verpflichtet, die Freistellungsbescheinigung zu überprüfen, insbesondere auf Dienstsiegel und Sicherheitsnummer.
Am einfachsten ist die Online-Bestätigung im EIBE-Portal des Bundeszentralamts für Steuern. Grundlage ist § 48b Abs. 6 EStG: Das BZSt speichert die Daten der Bescheinigungen und erteilt dem Leistungsempfänger per elektronischer Abfrage Auskunft. Die Abfrage ist laut BZSt kostenlos; aus Gründen des Datenschutzes ist eine einmalige Registrierung nötig. Für die Einzelabfrage FSB im EIBE-Portal brauchst du:
Eine Prüfung nur mit dem Namen oder nur mit der Steuernummer ist laut BZSt nicht möglich. Alternativ fragst du beim ausstellenden Finanzamt an; laut BMF erfolgt dann grundsätzlich keine schriftliche Bestätigung.
Wer die Gültigkeit im Zeitpunkt der Zahlung per EIBE-Abfrage oder beim Finanzamt geprüft hat, handelt laut BMF „in der Regel" nicht grob fahrlässig. Eine Verpflichtung zur regelmäßigen Prüfung besteht nach dem BMF-Schreiben nicht. Daraus folgt: bei Vorlage prüfen und vor größeren Zahlungen das Ablaufdatum im Blick behalten.
Hinweis
Drucke das Ergebnis der EIBE-Abfrage aus und lege es zur Kopie der Freistellungsbescheinigung. Die Bescheinigungen beziehungsweise Kopien sind laut BZSt grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren (vgl. § 147 Abs. 3 AO).
Was passiert ohne gültige Freistellungsbescheinigung?
Liegt keine gültige Freistellungsbescheinigung vor und greift keine Ausnahme, muss der Auftraggeber 15 Prozent einbehalten, anmelden und abführen. Unterlässt er das, haftet er nach § 48a Abs. 3 EStG für den nicht oder zu niedrig abgeführten Betrag, laut BMF grundsätzlich unabhängig von einem Verschulden.
Eine später nachgereichte FSB hebt die Pflicht zum Steuerabzug nicht auf. Laut BMF soll eine Inanspruchnahme aber auch dann unterbleiben, wenn die nachgereichte Bescheinigung bereits im Zeitpunkt der Zahlung gültig war. Über die Haftung entscheidet das Finanzamt ohnehin nach pflichtgemäßem Ermessen. Eine erst nach der Zahlung ausgestellte FSB fällt nicht unter diese Regel, weil sie erst ab Ausstellung gilt.
Umgekehrt schützt eine vorliegende Freistellungsbescheinigung, wenn der Auftraggeber auf ihre Rechtmäßigkeit vertrauen konnte. Das entfällt, wenn sie durch unlautere Mittel oder falsche Angaben erwirkt wurde und ihm das bekannt oder grob fahrlässig unbekannt war.
Anrechnung und Erstattung beim Leistenden
Für den Leistenden ist der Einbehalt keine zusätzliche Steuer. § 48c Abs. 1 EStG regelt die Anrechnung nacheinander auf die angemeldete Lohnsteuer, die Vorauszahlungen auf Einkommen- oder Körperschaftsteuer, die Einkommen- oder Körperschaftsteuer des Leistungsjahres und die selbst abzuführenden Abzugsbeträge. Wie das im Einzelunternehmen wirkt, erklärt der Beitrag zu den Steuern im Einzelunternehmen.
Bleibt ein Betrag übrig, kann unter den Voraussetzungen des § 48c Abs. 2 EStG eine Erstattung beantragt werden, und zwar bis zum Ablauf des zweiten Kalenderjahres nach dem Jahr der Anmeldung.
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Abgrenzung: § 13b UStG, Kapitalerträge und andere Bescheinigungen
§ 13b UStG: Bei Bauleistungen schuldet unter Umständen der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer, wenn er selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt. Davon ist nach § 13b Abs. 5 Satz 2 UStG auszugehen, wenn das Finanzamt eine eigene, auf längstens drei Jahre befristete Bescheinigung erteilt hat, ein anderes Dokument als die FSB. Da das BMF-Schreiben den Steuerabzug ausdrücklich auch im Fall des § 13b UStG anwendet, folgt daraus: Beide Regeln können im selben Auftrag nebeneinander gelten.
Kapitalerträge: Bei Zinsen und Dividenden geht es nach § 44a Abs. 2 EStG um den Freistellungsauftrag nach amtlichem Muster oder eine Nichtveranlagungs-Bescheinigung des Wohnsitzfinanzamts. Diese Freistellung betrifft den Kapitalertragsteuerabzug, nicht den Steuerabzug bei Bauleistungen.
Unbedenklichkeitsbescheinigung: Sie ist ein anderes Dokument als die Freistellungsbescheinigung.
Häufig gestellte Fragen
1. Wie lange ist eine Freistellungsbescheinigung gültig?
2. Was passiert, wenn keine Freistellungsbescheinigung vorliegt?
3. Kann ich die Freistellungsbescheinigung über ELSTER beantragen?
4. Wie lange dauert es, eine Freistellungsbescheinigung zu bekommen?
5. Was ist der Unterschied zwischen § 13b UStG und § 48b EStG?
6. Braucht der Auftraggeber das Original?
Fazit
Im Ergebnis entscheidet die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG bei Bauleistungen oberhalb der Freigrenzen, ob der Leistende 100 oder 85 Prozent seiner Rechnung erhält, und für den Auftraggeber über die Haftung nach § 48a Abs. 3 EStG. Leistende beantragen die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG formlos und halten sie mit einer Folgebescheinigung aktuell; Auftraggeber prüfen sie im EIBE-Portal. Bei ausländischen Subunternehmern, Generalunternehmer-Ketten oder einer Ablehnung ziehe eine Steuerberatung hinzu. Mehr im Überblick Steuern für Selbstständige und im Bereich Finanzen.
Dein nächster Schritt: Als Leistender stellst du den Antrag über ELSTER oder per E-Mail an dein Finanzamt. Als Auftraggeber registrierst du dich einmalig im EIBE-Portal und prüfst jede neue Bescheinigung vor der ersten Zahlung.
