Das Wichtigste auf einen Blick
Was Regelbesteuerung bedeutet
„Regelbesteuerung" ist kein Begriff aus dem Gesetz; § 19 Abs. 3 UStG spricht vom Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) „unterliegt" der Unternehmer „damit der Besteuerung nach den allgemeinen Vorschriften des Gesetzes". Der UStAE nennt das auch „Option zur Regelbesteuerung".
Die Regelbesteuerung ist also der Normalfall der Umsatzsteuer, die Kleinunternehmerregelung die Ausnahme. In der aktuellen Fassung ist diese als Steuerbefreiung ausgestaltet: Umsätze eines Kleinunternehmers sind steuerfrei, solange die Umsatzgrenzen eingehalten sind. Wer regelbesteuert ist, weist auf steuerpflichtige Umsätze Umsatzsteuer aus, gibt Umsatzsteuervoranmeldungen und eine Umsatzsteuererklärung ab und führt die Steuer an das Finanzamt ab. Im Gegenzug entsteht der Anspruch auf den Vorsteuerabzug.
Regelbesteuerung und Kleinunternehmerregelung im Vergleich
Voraussetzungen der Regelung und Berechnung des Gesamtumsatzes erklärt der Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.
| Punkt | Kleinunternehmerregelung | Regelbesteuerung |
|---|---|---|
| Rechnungen | kein Steuerausweis, Hinweis auf § 19 UStG | Steuersatz und Steuerbetrag, 19 % oder 7 % |
| Vorsteuerabzug | nein | ja, mit ordnungsgemäßer Rechnung |
| Umsatzsteuervoranmeldungen | keine | quartalsweise oder monatlich |
| Umsatzsteuererklärung | keine Erklärungspflicht nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG | jährlich als Steueranmeldung |
| Umsatzgrenze | Vorjahr bis 25.000 Euro, laufendes Jahr bis 100.000 Euro | keine |
| Bindung | keine | bei freiwilligem Verzicht mindestens fünf Kalenderjahre |
| E-Rechnungen an Geschäftskunden | immer als sonstige Rechnung zulässig | E-Rechnungspflicht im Inland, mit Übergangsfristen |
Wann die Regelbesteuerung Pflicht ist
Der Wechsel zur Regelbesteuerung ist Pflicht, sobald eine der Umsatzgrenzen aus § 19 Abs. 1 UStG überschritten ist. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten, ohne Umsätze mit Anlagevermögen.
Grenze im Vorjahr: Lag der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr über 25.000 Euro, bist du im laufenden Jahr das ganze Jahr regelbesteuert. Das gilt nach dem UStAE auch dann, wenn du im laufenden Jahr unter 25.000 Euro bleibst.
Grenze im laufenden Jahr: Lag das Vorjahr nicht über 25.000 Euro, bleiben deine Umsätze steuerfrei, solange der Gesamtumsatz im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 Euro nicht überschreitet. Nach dem UStAE ist bereits der Umsatz, mit dem die 100.000-Euro-Grenze überschritten wird, nicht mehr steuerfrei.
Die Finanzverwaltung nennt dazu ein Beispiel: Unternehmer A hatte im Vorjahr 20.000 Euro Gesamtumsatz und im laufenden Jahr bislang 80.000 Euro. Ein neuer Kunde bestellt für 40.000 Euro und zahlt sofort. Mit der Vereinnahmung überschreitet A die Grenze, und schon dieser Umsatz unterliegt in voller Höhe der Regelbesteuerung.
Ab dem Überschreiten gelten die allgemeinen Erklärungspflichten. Vor dem Übergang ausgeführte Umsätze bleiben grundsätzlich steuerfrei, auch wenn das Geld später eingeht, außer wenn du die Umsatzgrenze im laufenden Jahr überschreitest.
Tipp
Prüfe deinen Jahresumsatz laufend in der Buchhaltung gegen die Grenze von 100.000 Euro, im Gründungsjahr gegen 25.000 Euro. Der Umsatz, der die Grenze überschreitet, ist bereits steuerpflichtig.
Sonderfall Gründungsjahr
Wer im Laufe eines Kalenderjahres gründet, hat kein Vorjahr; maßgeblich ist dann der tatsächliche Gesamtumsatz des laufenden Jahres. Nach dem UStAE ist im Jahr der Aufnahme der Tätigkeit „die Grenze von 25.000 € und nicht die Grenze von 100.000 €" maßgebend.
Daraus folgt für Gründer, dass sie im Gründungsjahr bereits mit dem Umsatz, der die Grenze von 25.000 Euro überschreitet, in die Regelbesteuerung wechseln.
Freiwilliger Wechsel zur Regelbesteuerung: Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung
Auch wer die Umsatzgrenzen einhält, kann freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln, indem er dies gegenüber dem Finanzamt nach § 19 Abs. 3 UStG erklärt.
Frist: Die Erklärung ist möglich bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres. Rechnerisch heißt das: Den Verzicht für 2025 kannst du bis zum 28. Februar 2027 erklären, den für 2026 bis zum 29. Februar 2028, weil 2028 ein Schaltjahr ist.
Wirkung: Der Verzicht wirkt ab Beginn des Besteuerungszeitraums, für den er gelten soll; bei Tätigkeitsbeginn im laufenden Jahr nach dem UStAE ab Beginn der Tätigkeit. Eine Folge daraus: Ein rückwirkender Verzicht erfasst auch Umsätze, die du in diesem Jahr bereits ohne Umsatzsteuer abgerechnet hast. Kläre das vorab mit deiner Steuerberatung.
Form: Nach dem UStAE ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Eine eindeutige schriftliche Erklärung ist dennoch sinnvoll, damit du später belegen kannst, für welches Kalenderjahr der Verzicht gilt. Ein kurzes Textbeispiel:
Achtung!
Der Verzicht kann auch ohne ausdrückliches Schreiben entstehen. Berechne in einer Voranmeldung oder in der Steuererklärung für das Kalenderjahr die Steuer nach den allgemeinen Vorschriften, sieht die Finanzverwaltung darin nach dem UStAE grundsätzlich einen Verzicht, mit fünfjähriger Bindung. Verbleiben Zweifel, kann eine Option zur Regelbesteuerung nicht angenommen werden.
Bindungsfrist: fünf Jahre und was danach gilt
Der Verzicht ist unwiderruflich erklärt und bindet dich mindestens für fünf Kalenderjahre. Die Bindungsfrist beginnt nach dem UStAE mit dem ersten Kalenderjahr, für das die Erklärung gilt. Rechnerisch ist also gebunden, wer ab 2025 verzichtet, für die Jahre 2025 bis 2029.
Danach gilt der Verzicht weiter, ohne neue Fünfjahresfrist. Du kannst ihn mit Wirkung vom Beginn eines folgenden Kalenderjahres widerrufen, nicht rückwirkend. Im Beispiel wäre die Rückkehr zur Kleinunternehmerregelung also frühestens ab 1. Januar 2030 möglich, sofern die Umsatzgrenzen eingehalten sind. Ein Wechsel, der sich für ein Jahr lohnt, gilt also mindestens fünf.
Vorteile der Regelbesteuerung
Welche Vorteile die Regelbesteuerung bringt, hängt von Kundenstruktur und Investitionen ab:
- Vorsteuerabzug: Du ziehst die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen als Vorsteuer ab. Das zählt vor allem bei Investitionen und hohen Betriebsausgaben.
- Neutral für Geschäftskunden: Vorsteuerabzugsberechtigte Geschäftskunden holen sich die ausgewiesene Umsatzsteuer über ihre eigene Voranmeldung zurück. Netto kostet deine Leistung für sie gleich viel.
- Keine Grenzbeobachtung: Wachstum löst keinen ungeplanten Wechsel mitten im Jahr aus.
Nachteile der Regelbesteuerung
Die Nachteile wiegen umso schwerer, je höher der Anteil an Privatkunden und je geringer deine Ausgaben sind:
Ein vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Zahlen und 19 % zeigt den Mechanismus:
| Beispiel (vereinfacht) | Kleinunternehmer | Regelbesteuerung, Geschäftskunde | Regelbesteuerung, Privatkunde, gleicher Endpreis |
|---|---|---|---|
| Rechnungsbetrag | 10.000,00 Euro | 11.900,00 Euro | 10.000,00 Euro |
| darin Umsatzsteuer | 0,00 Euro | 1.900,00 Euro | 1.596,64 Euro |
| Dein Nettoerlös | 10.000,00 Euro | 10.000,00 Euro | 8.403,36 Euro |
| Vorsteuer aus Laptop, 1.190 Euro brutto | nicht abziehbar | 190,00 Euro | 190,00 Euro |
Beim Geschäftskunden bleibt dein Erlös gleich, beim Privatkunden sinkt er bei gleichem Endpreis spürbar. Eine feste Schwelle, ab der sich der Wechsel lohnt, nennen die geprüften Quellen nicht; rechne deine Zahlen mit deiner Steuerberatung durch. Für die Umrechnung hilft der Umsatzsteuer-Rechner.
Folgen für Rechnungen und Preise
Als Kleinunternehmer weist du das Entgelt in einer Summe aus, mit Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). Nach dem Wechsel entfällt dieser Hinweis. Die Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG unter anderem den anzuwendenden Steuersatz und den Steuerbetrag enthalten. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro genügen nach § 33 UStDV Steuersatz und Bruttobetrag. Der allgemeine Steuersatz beträgt 19 Prozent, der ermäßigte 7 Prozent.
Auch die E-Rechnung wird zum Thema. Kleinunternehmer dürfen Rechnungen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format wie PDF (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Regelbesteuerte Unternehmer müssen Rechnungen an andere Unternehmer im Inland grundsätzlich als E-Rechnungen ausstellen; Übergangsfristen laufen bis 31. Dezember 2026, bei einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis 800.000 Euro bis 31. Dezember 2027.
Bei den Preisen bietet sich für Geschäftskunden netto zuzüglich Umsatzsteuer an. Bei Privatkunden entscheidest du, ob du den Endpreis anhebst oder die Steuer selbst trägst.
Achtung!
Weist du als Kleinunternehmer Umsatzsteuer aus, ohne auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet zu haben, schuldest du den ausgewiesenen Betrag trotzdem (§ 14c Abs. 2 UStG), ohne Vorsteuerabzug.
Vorsteuerabzug nach dem Wechsel
Für Umsätze nach § 19 UStG schließt § 15 Abs. 2 und 3 UStG den Vorsteuerabzug aus. Mit dem Übergang zur Regelbesteuerung entsteht der Anspruch, wenn du eine ordnungsgemäße Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 UStG).
Entscheidend ist der Zeitpunkt. Nach dem UStAE ist nur die Steuer für Leistungen abziehbar, die nach dem Übergang an dich ausgeführt wurden. Steuer für frühere Bezüge bleibt ausgeschlossen, auch wenn du die Gegenstände erst danach verwendest.
§ 15a UStG betrifft damit vor allem größere Investitionen. Der Berichtigungszeitraum beträgt fünf Jahre ab der erstmaligen Verwendung, bei Grundstücken zehn Jahre. Für jedes Kalenderjahr ist dabei ein Fünftel beziehungsweise ein Zehntel der Vorsteuer zugrunde zu legen. Ein vereinfachtes Beispiel: Wurde eine Maschine mit 5.000 Euro Vorsteuer ein Jahr vor dem Wechsel erstmals verwendet, kommen für die verbleibenden Berichtigungsjahre jeweils 1.000 Euro, also ein Fünftel der Vorsteuer, für eine Berichtigung in Betracht.
Hinweis
Für Käufe vor dem Wechsel gibt es nur die Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG. Der Übergang gilt als Änderung der Verhältnisse; eine Berichtigung zu deinen Gunsten ist nur unter den dortigen Voraussetzungen möglich und entfällt nach § 44 UStDV, wenn die Vorsteuer je Wirtschaftsgut 1.000 Euro nicht übersteigt.
Umsatzsteuervoranmeldung und Jahreserklärung
Mit der Regelbesteuerung übermittelst du Umsatzsteuervoranmeldungen elektronisch bis zum zehnten Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums; die Vorauszahlung ist am selben Tag fällig. Den Rhythmus regelt § 18 Abs. 2 UStG:
Im Jahr des gesetzlichen Wechsels unterbleibt nach dem UStAE eine Befreiung von den vierteljährlichen Voranmeldungen.
Zusätzlich gibst du für jedes Kalenderjahr eine Umsatzsteuererklärung als Steueranmeldung ab. Grundsätzlich gilt die Soll-Versteuerung nach vereinbarten Entgelten. Auf Antrag ist jedoch die Ist-Versteuerung möglich, etwa bei einem Vorjahres-Gesamtumsatz von bis zu 800.000 Euro oder bei Freiberuflern.
Wechsel zur Regelbesteuerung: Schritt für Schritt
- Anlass klären: gesetzlicher Wechsel nach Grenzüberschreitung oder freiwilliger Verzicht ab einem Kalenderjahr?
- Entscheidung rechnen: Besteuerungsform wählen nach Kundenstruktur, geplante Investitionen und fünfjährige Bindung prüfen, idealerweise mit Steuerberatung.
- Verzicht erklären: eindeutige schriftliche Erklärung an das Finanzamt, Kopie aufbewahren.
- Rechnungen umstellen: Hinweis auf § 19 UStG entfernen, Steuersatz und Steuerbetrag ausweisen, E-Rechnungspflicht bei Geschäftskunden beachten.
- Preise anpassen: Angebote auf netto zuzüglich Umsatzsteuer oder neue Bruttopreise umstellen.
- Buchhaltung einrichten: Umsatzsteuer und Vorsteuer getrennt erfassen, Fristen für Voranmeldungen eintragen.
- Altfälle prüfen: größere Investitionen vor dem Wechsel auf eine Berichtigung nach § 15a UStG prüfen lassen.
Häufig gestellte Fragen
1. Was ist besser, Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?
2. Wie lange bin ich an die Regelbesteuerung gebunden?
3. Wie beantrage ich die Regelbesteuerung?
4. Kann man rückwirkend auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
5. Wann muss ich als Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung wechseln?
6. Kann ich wieder zur Kleinunternehmerregelung zurückwechseln?
7. Was ist der Unterschied zwischen Regelbesteuerung und Differenzbesteuerung?
8. Kann man gleichzeitig Kleinunternehmer und regelbesteuert sein?
Fazit
Die Regelbesteuerung ist der Normalfall der Umsatzsteuer. Pflicht wird sie, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 25.000 Euro lag oder im laufenden Jahr 100.000 Euro übersteigt; im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 Euro. Freiwillig wechselst du über den Verzicht, der dich mindestens fünf Kalenderjahre bindet. Aus den Vor- und Nachteilen folgt als Tendenz: Der Wechsel zur Regelbesteuerung passt eher zu Selbstständigen mit überwiegend Geschäftskunden und nennenswerten Investitionen; bei überwiegend Privatkunden und geringen Ausgaben kann er den Erlös drücken.
Dein nächster Schritt: Prüfe deinen bisherigen Jahresumsatz gegen die Grenzen und stelle Kundenstruktur und geplante Investitionen für die nächsten fünf Jahre zusammen. Mit diesen Zahlen kann deine Steuerberatung einschätzen, ob der freiwillige Wechsel für dich sinnvoll ist.
