Das Wichtigste auf einen Blick
Was ist ein Buchungssatz?
Ein Buchungssatz ist die eindeutige Buchungsanweisung für einen einzelnen Geschäftsvorfall: welche Konten, welche Seite, welcher Betrag. Grundlage ist immer ein Beleg, etwa Rechnung, Kassenbon oder Kontoauszug. Dazu gehören außerdem Datum, Belegnummer und Buchungstext.
§ 238 Abs. 1 HGB und § 145 Abs. 1 AO verlangen, dass sich die Geschäftsvorfälle „in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen“. Nach § 146 Abs. 1 AO sind Buchungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen; § 239 Abs. 2 HGB nennt dieselben Anforderungen ohne das Wort „einzeln“.
Den Gesamtüberblick bietet Buchführung einfach erklärt. Hier geht es nur um den einzelnen Buchungssatz.
Warum jeder Geschäftsvorfall mindestens zwei Konten betrifft
In der doppelten Buchführung hat jeder Geschäftsvorfall zwei Seiten. Bezahlst du einen Lieferanten, sinken deine Verbindlichkeiten und dein Bankguthaben. Deshalb sind immer mindestens zwei Konten betroffen: eines im Soll, eines im Haben.
Jedes Konto lässt sich als T-Konto darstellen, links Soll, rechts Haben. Beispiel Bankkonto (Annahme):
| Soll (Bank) | Haben (Bank) |
|---|---|
| Einlage 5.000,00 € | Zahlung an Lieferanten 1.190,00 € |
Die Zahlung steht im Bankkonto auf der Haben-Seite und zugleich auf der Soll-Seite der Verbindlichkeiten: eine Sollbuchung und eine Habenbuchung in gleicher Höhe. Wie daraus Bilanz und GuV entstehen, erklärt Bilanz erstellen: Grundlagen und Aufbau.
Aufbau eines Buchungssatzes: Soll an Haben
Das Schema: zuerst die Konten auf der Soll-Seite, dann das Wort „an“, danach die Konten auf der Haben-Seite. Ein Kunde überweist 2.380,00 € auf eine offene Rechnung (Annahme). Der Buchungssatz lautet:
Bank 2.380,00 € an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 2.380,00 €
Die Bank nimmt im Soll zu, die Forderungen LuL im Haben ab. Soll-Summe gleich Haben-Summe: das ist die zentrale Kontrolle.
Hinweis
„Soll an Haben“ und die Seitenlogik der Konten sind Konventionen der doppelten Buchführung. Die geprüften Vorschriften in HGB und AO nennen diese Formel nicht; sie verlangen eine nachvollziehbare, vollständige und richtige Buchführung.
Die vier Kontoarten und ihre Soll- und Haben-Seite
Auf welcher Seite gebucht wird, hängt von der Kontoart ab. Bestandskonten erfassen Vermögen und Schulden und münden in die Bilanz. Erfolgskonten erfassen Aufwendungen und Erträge und münden in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV-Konto). § 242 HGB unterscheidet diese beiden Rechenwerke.
| Kontoart | Beispiele | Zugang | Abgang |
|---|---|---|---|
| Aktivkonto | Bank, Kasse, Forderungen | Soll | Haben |
| Passivkonto | Eigenkapital, Verbindlichkeiten | Haben | Soll |
| Aufwandskonto | Wareneingang, Bürobedarf | Soll | Haben |
| Ertragskonto | Umsatzerlöse | Haben | Soll |
Eine Eselsbrücke: Vermögen und Aufwand wachsen im Soll, Kapital, Schulden und Erträge wachsen im Haben. Privatkonten sind Unterkonten des Eigenkapitals: Entnahmen im Soll, Einlagen im Haben. Im Zweifel entscheidet die Kontoart, nicht die Merkhilfe.
Buchungssätze bilden in fünf Schritten
So bildest du jeden Buchungssatz:
- Konten bestimmen: Welche Konten verändert der Geschäftsvorfall laut Beleg?
- Kontoart klären: Aktivkonto, Passivkonto, Aufwandskonto oder Ertragskonto?
- Zunahme oder Abnahme: Steigt der Wert auf dem Konto oder sinkt er?
- Seite festlegen: Die Tabelle oben zeigt, ob Soll oder Haben.
- Betrag prüfen: Stimmt die Soll-Summe mit der Haben-Summe überein, und passt sie zum Beleg?
Beispiel: Bürobedarf für 59,50 € brutto, bar bezahlt (Annahme). Bürobedarf ist ein Aufwandskonto und nimmt zu, also Soll. Die Vorsteuer ist ein Aktivkonto und nimmt zu, also Soll. Die Kasse ist ein Aktivkonto und nimmt ab, also Haben. Kontrolle: 50,00 € plus 9,50 € ergibt 59,50 €.
Einfacher Buchungssatz
Ein einfacher Buchungssatz betrifft genau zwei Konten. Typisch sind Vorgänge ohne Umsatzsteuer wie Einlagen oder Zahlungen offener Rechnungen. Beispiel: Du überweist eine Lieferantenrechnung über 1.190,00 € (Annahme). Der Buchungssatz lautet Verbindlichkeiten LuL 1.190,00 € an Bank 1.190,00 €.
Zusammengesetzter Buchungssatz
Tipp
Im DATEV-Kontenrahmen tragen Konten wie „Wareneingang 19 % Vorsteuer“ oder „Erlöse 19 % USt“ die Kontenfunktion AV (automatische Errechnung der Vorsteuer) oder AM (automatische Errechnung der Umsatzsteuer). Dort erfasst du den Bruttobetrag, die Software spaltet die Steuer ab. Die Eingabe wirkt einfach, fachlich bleibt der Buchungssatz zusammengesetzt.
Buchungssätze mit Umsatzsteuer und Vorsteuer
Der Regelsatz beträgt 19 % (§ 12 Abs. 1 UStG), der ermäßigte Satz 7 % (§ 12 Abs. 2 UStG); für beide gibt es eigene Konten. Netto, Steuer und Brutto übernimmst du aus der Rechnung; eine Rechnung nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG weist Steuersatz und Steuerbetrag aus.
Die Vorsteuer darfst du nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG abziehen, wenn die Leistung für dein Unternehmen erbracht wurde und du eine ordnungsgemäße Rechnung besitzt. Auf die Zahlung kommt es nur bei Anzahlungen an. Grundlagen: Umsatzsteuer und vorsteuerabzugsberechtigt.
Beim Verkauf bestimmt die Art der Versteuerung, wann die Umsatzsteuer entsteht. Bei der Soll-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du geleistet hast (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG), bei der Ist-Versteuerung mit Ablauf des Zeitraums, in dem das Geld eingeht (Buchst. b). Die Ist-Versteuerung gibt es auf Antrag, etwa bei höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr oder für freiberufliche Umsätze (§ 20 Satz 1 Nr. 1 und 3 UStG). Mehr dazu unter Ist-Versteuerung und Soll-Versteuerung.
Hinweis
Kleinunternehmer haben nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Für Eingangsleistungen zu steuerfreien Umsätzen ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Daraus folgt: Erlöse ohne Umsatzsteuerkonto, Einkäufe brutto ohne Vorsteuerkonto. Mehr zur Kleinunternehmerregelung.
Buchungssätze Beispiele: 10 typische Geschäftsvorfälle für Gründer
Die folgenden Buchungssätze für Gründer zeigen die Sicht der doppelten Buchführung. Annahmen: Einzelunternehmen, Regelbesteuerung mit Soll-Versteuerung, 19 % Umsatzsteuer, frei gewählte Beträge.
| Nr. | Geschäftsvorfall | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Bareinlage bei Gründung | Bank | Privateinlagen | 5.000,00 € |
| 2 | Wareneinkauf auf Ziel | Wareneingang 1.000,00 €, Vorsteuer 190,00 € | Verbindlichkeiten LuL | 1.190,00 € |
| 3 | Bezahlung Lieferant | Verbindlichkeiten LuL | Bank | 1.190,00 € |
| 4 | Verkauf auf Rechnung | Forderungen LuL | Erlöse 2.000,00 €, Umsatzsteuer 380,00 € | 2.380,00 € |
| 5 | Zahlungseingang Kunde | Bank | Forderungen LuL | 2.380,00 € |
| 6 | Bürobedarf bar | Bürobedarf 50,00 €, Vorsteuer 9,50 € | Kasse | 59,50 € |
| 7 | Bürostuhl (GWG) | GWG 400,00 €, Vorsteuer 76,00 € | Bank | 476,00 € |
| 8 | Büroeinrichtung | Büroeinrichtung 2.000,00 €, Vorsteuer 380,00 € | Bank | 2.380,00 € |
| 9 | Privatentnahme Geld | Privatentnahmen | Bank | 500,00 € |
| 10 | Warenentnahme | Privatentnahmen | Entnahme Waren 100,00 €, Umsatzsteuer 19,00 € | 119,00 € |
Auf den Automatikkonten Wareneingang, Erlöse und Entnahme Waren erfasst du in der Software den Bruttobetrag.
Kontonummern aus SKR 03 und SKR 04 richtig einsetzen
Die Nummern stammen aus den DATEV-Kontenrahmen SKR 03 (Prozessgliederungsprinzip) und SKR 04 (Abschlussgliederungsprinzip), gültig für 2026. Dein Kontenplan leitet sich aus einem dieser Rahmen ab.
| Konto | SKR 03 | SKR 04 |
|---|---|---|
| Kasse | 1000 | 1600 |
| Bank | 1200 | 1800 |
| Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | 1400 | 1200 |
| Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | 1600 | 3300 |
| Abziehbare Vorsteuer 19 % | 1576 | 1406 |
| Umsatzsteuer 19 % | 1776 | 3806 |
| Privatentnahmen allgemein | 1800 | 2100 |
| Privateinlagen | 1890 | 2180 |
| Wareneingang 19 % Vorsteuer | 3400 | 5400 |
| Erlöse 19 % USt | 8400 | 4400 |
| Entnahme durch den Unternehmer (Waren) 19 % USt | 8910 | 4620 |
| Geringwertige Wirtschaftsgüter | 0480 | 0670 |
| Büroeinrichtung | 0420 | 0650 |
| Bürobedarf | 4930 | 6815 |
| Abschreibungen auf Sachanlagen | 4830 | 6220 |
Bei Ziffern muss „im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen“ (§ 239 Abs. 1 HGB, § 146 Abs. 3 Satz 3 AO). Beispiel 1800: im SKR 03 Privatentnahmen, im SKR 04 Bank.
Achtung!
Prüfe vor jeder übernommenen Kontonummer, welcher Kontenrahmen in deiner Software eingestellt ist.
Buchungssätze in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Nicht jeder Gründer muss doppelt buchen. Buchführungspflichtig sind Kaufleute (§ 238 HGB). Einzelkaufleute sind befreit, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 800.000 € Umsatzerlöse und 80.000 € Jahresüberschuss haben; bei Neugründung genügt der erste Stichtag (§ 241a HGB). Steuerlich kommt § 141 AO für gewerbliche Unternehmer mit mehr als 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn hinzu, ab dem Wirtschaftsjahr nach Mitteilung des Finanzamts.
Wer nicht buchführungspflichtig ist, kann den Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln (§ 4 Abs. 3 EStG). Mehr zur Einnahmenüberschussrechnung und zur einfachen Buchführung.
In der Buchhaltungssoftware entstehen trotzdem Buchungssätze. Der DATEV-Kontenrahmen führt sogar Konten, die ausschließlich für die Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG gebucht werden sollen. Der Unterschied liegt im Zeitpunkt: Einnahmen zählen im Jahr des Zuflusses, Ausgaben im Jahr der Zahlung (§ 11 EStG). Für die Beispiele 2 und 4 heißt das: Beim Bilanzierer wirkt schon die Rechnung, in der EÜR erst die Zahlung aus Beispiel 3 und 5. GWG- und AfA-Regeln gelten auch in der EÜR (§ 4 Abs. 3 Satz 3 EStG).
Hinweis
Als EÜR-Rechner musst du nicht doppelt buchen. Für den Gewinn zählt grundsätzlich, wann Geld fließt; Anschaffungen des Anlagevermögens wirken über GWG-Sofortabzug oder AfA (§ 4 Abs. 3 Satz 3 EStG).
Fehlbuchungen korrigieren statt löschen
Falsche Buchungen darfst du nicht löschen oder überschreiben: § 239 Abs. 3 HGB und § 146 Abs. 4 AO verbieten Veränderungen, durch die „der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist“.
Als Methode dient die Stornobuchung: den fehlerhaften Buchungssatz mit vertauschten Seiten erneut buchen, danach den richtigen erfassen. Beispiel (Annahme): Der Bürobedarf aus Beispiel 6 wurde als Wareneingang gebucht. Storno: Kasse 59,50 € an Wareneingang 50,00 € und Vorsteuer 9,50 €. Neu: Bürobedarf 50,00 € und Vorsteuer 9,50 € an Kasse 59,50 €.
Achtung!
Korrigiere nur per Gegenbuchung mit Beleg und Buchungstext, damit ein sachverständiger Dritter den Vorgang nachvollziehen kann.
Typische Fehler beim Buchungssatz
Hilfe bieten die Beiträge zur Buchhaltungssoftware und zu Buchhaltung automatisieren.
Häufig gestellte Fragen
1. Was ist ein einfacher Buchungssatz?
2. Was ist ein zusammengesetzter Buchungssatz?
3. Was bedeutet „Soll an Haben“?
4. Wie bildet man einen Buchungssatz?
5. Müssen Gründer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung Buchungssätze bilden?
6. Wie kann man Buchungssätze am besten lernen und üben?
Fazit
Buchungssätze folgen einer festen Logik: Kontoart bestimmen, Richtung klären, Soll an Haben notieren, Summen prüfen. EÜR-Rechner müssen nicht doppelt buchen, verstehen damit aber, was ihre Software tut. Mehr unter Buchhaltung für Gründer.
Dein nächster Schritt: Nimm drei Belege aus dem letzten Monat, bilde für jeden den Buchungssatz und prüfe, welcher Kontenrahmen in deiner Software eingestellt ist. Bei Fragen zur Gewinnermittlung hilft eine Steuerberatung, zu finden über Steuerberater finden.
