Das Wichtigste auf einen Blick
Was ist eine Privatentnahme?
Das Einkommensteuergesetz spricht nicht von „Privatentnahme", sondern von Entnahmen. § 4 Abs. 1 Satz 2 EStG: „Entnahmen sind alle Wirtschaftsgüter (Barentnahmen, Waren, Erzeugnisse, Nutzungen und Leistungen), die der Steuerpflichtige dem Betrieb für sich, für seinen Haushalt oder für andere betriebsfremde Zwecke im Laufe des Wirtschaftsjahres entnommen hat."
Der Begriff Privatentnahme betont die Richtung: vom Betriebsvermögen ins Privatvermögen, etwa per Überweisung vom Geschäftskonto aufs private Girokonto oder als Ware für den Eigenbedarf.
Abzugrenzen sind Betriebsausgaben. Nach § 4 Abs. 4 EStG sind das „die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind". Zahlst du Wohnungsmiete oder Lebensmittel für die Familie vom Firmenkonto, liegt eine Privatentnahme vor.
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Für wen Privatentnahmen gelten
Privatentnahmen betreffen Unternehmensformen, bei denen Inhaber und Betrieb steuerlich nicht getrennt sind:
Bei gewerblich tätigen Personengesellschaften zählt § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG die „Gewinnanteile der Gesellschafter" zu deren gewerblichen Einkünften, ebenso Vergütungen für die Tätigkeit im Dienst der Gesellschaft. Entnimmt ein Gesellschafter Geld, mindert das den steuerlichen Gewinn deshalb nicht.
Gesellschaftsrechtlich gibt es bei OHG und KG Grenzen. Nach § 122 HGB kann der Anspruch auf Auszahlung des Gewinnanteils nicht geltend gemacht werden, „soweit die Auszahlung zum offenbaren Schaden der Gesellschaft gereicht". Für Kommanditisten gilt § 172 Abs. 4 HGB: Entnimmt ein Kommanditist Gewinnanteile, während sein Kapitalanteil durch Verlust unter der Haftsumme liegt, oder sinkt er durch die Entnahme darunter, kann die Haftung gegenüber Gläubigern wieder aufleben. Details regelt der Gesellschaftsvertrag; lass ihn rechtlich prüfen. Grundlagen bietet der Beitrag zur GbR-Gründung.
Für Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG gibt es keine Privatentnahme im beschriebenen Sinn, denn die Gesellschaft hat nach § 13 Abs. 1 GmbHG „selbständig ihre Rechte und Pflichten". Zusätzlich gilt § 30 Abs. 1 Satz 1 GmbHG: „Das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderliche Vermögen der Gesellschaft darf an die Gesellschafter nicht ausgezahlt werden." Gesellschafter erhalten Geld deshalb über ein Gehalt als Geschäftsführer, eine Gewinnausschüttung oder ein Darlehen. Wer einfach Geld vom Konto der GmbH nimmt, riskiert eine verdeckte Gewinnausschüttung, die nach § 8 Abs. 3 Satz 2 KStG das Einkommen nicht mindert. Mehr im Beitrag zur GmbH-Gründung.
Arten der Privatentnahme: Geld, Sachen, Nutzungen und Leistungen
Aus der gesetzlichen Aufzählung lassen sich vier Gruppen bilden:
| Art | Beispiel | Wert Einkommensteuer | Umsatzsteuer (Regelbesteuerung) |
|---|---|---|---|
| Geldentnahme (Barentnahme) | Überweisung aufs Privatkonto, Bargeld aus der Kasse | Nennbetrag | keine |
| Sachentnahme | Warenentnahme aus dem Lager, Laptop für die Familie | Teilwert | ja, wenn der Gegenstand zum Vorsteuerabzug berechtigt hat |
| Nutzungsentnahme | private Nutzung von Firmenwagen oder Maschine | z. B. 1-Prozent-Regel beim Kfz | ja, soweit die Ausgaben zum Vorsteuerabzug berechtigt haben |
| Leistungsentnahme | Mitarbeiter arbeiten am Privathaus des Inhabers | Selbstkosten | ja |
Was ist eine Privateinlage?
Die Privateinlage ist das Gegenteil. § 4 Abs. 1 Satz 8 EStG: „Einlagen sind alle Wirtschaftsgüter (Bareinzahlungen und sonstige Wirtschaftsgüter), die der Steuerpflichtige dem Betrieb im Laufe des Wirtschaftsjahres zugeführt hat".
Sacheinlagen, etwa ein privat gekaufter Laptop, bewertest du nach § 6 Abs. 1 Nr. 5 EStG mit dem Teilwert im Zeitpunkt der Zuführung. Wurde der Gegenstand in den letzten drei Jahren vor der Einlage privat angeschafft, gelten höchstens die Anschaffungskosten, bei abnutzbaren Wirtschaftsgütern gekürzt um die Abschreibung für die Zeit bis zur Einlage.
Eine Privateinlage erhöht den Gewinn nicht. Beim Betriebsvermögensvergleich wird sie vom Vermögenszuwachs abgezogen (§ 4 Abs. 1 Satz 1 EStG).
Privatentnahme und Steuer: warum sie keine Betriebsausgabe ist
Eine Privatentnahme senkt die Einkommensteuer nicht. Kosten des Haushalts und der Lebensführung dürfen nach § 12 Nr. 1 EStG nicht abgezogen werden.
Bilanzierer ermitteln den Gewinn nach § 4 Abs. 1 Satz 1 EStG als Unterschiedsbetrag der Betriebsvermögen, „vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um den Wert der Einlagen". Die Entnahme verringert das Betriebsvermögen, wird aber wieder hinzugerechnet.
EÜR-Rechner ermitteln den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben. Eine Geldentnahme ist weder Einnahme noch Ausgabe. Beide Verfahren erklärt der Beitrag zur Gewinnermittlung für Gründer.
Hinweis
Das Finanzamt besteuert den Gewinn, nicht das, was du entnimmst. Entnimmst du weniger als den Gewinn, zahlst du trotzdem Einkommensteuer auf den vollen Gewinn. Entnimmst du mehr, sinkt die Steuer nicht.
Daraus folgt: Ein „Unternehmerlohn" ist beim Einzelunternehmer nicht als Betriebsausgabe abziehbar.
Sachentnahme bewerten: Teilwert und Umsatzsteuer
Bei Sachentnahmen trennst du zwei Werte.
Einkommensteuer: Entnahmen sind nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 1 EStG „mit dem Teilwert anzusetzen". Teilwert ist der Betrag, den ein Erwerber des ganzen Betriebs im Gesamtkaufpreis für das einzelne Wirtschaftsgut ansetzen würde, wenn er den Betrieb fortführt (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 EStG). Maßgeblich ist diese Definition, nicht automatisch ein Marktwert. Liegt der Teilwert eines entnommenen Anlageguts über dem Buchwert, erhöht die Differenz den Gewinn.
Umsatzsteuer: Die Entnahme eines Gegenstands ist nach § 3 Abs. 1b Satz 1 Nr. 1 UStG einer Lieferung gegen Entgelt gleichgestellt, wenn der Gegenstand zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt hat. Als Einordnung: Die unentgeltliche Wertabgabe gleicht den früheren Vorsteuerabzug aus. Bemessungsgrundlage ist nach § 10 Abs. 4 UStG der Einkaufspreis zuzüglich Nebenkosten zum Zeitpunkt der Entnahme, mangels Einkaufspreis die Selbstkosten. Die Umsatzsteuer gehört nicht dazu.
Die Steuer entsteht nach § 13 Abs. 1 Nr. 2 UStG mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Entnahme. Die Wertabgabe gehört also in die Umsatzsteuervoranmeldung dieses Monats oder Quartals, unabhängig von Soll- oder Ist-Versteuerung.
Beispiel einer Warenentnahme (vereinfacht, mit Annahmen):
| Annahme / Position | Wert |
|---|---|
| Rechtsform, Gewinnermittlung | Einzelunternehmen, EÜR, Regelbesteuerung |
| Voranmeldungszeitraum | monatlich, Entnahme im März |
| Entnommene Ware | Kaffeemaschine aus dem Lager eines Elektrohändlers |
| Einkaufspreis netto | 300 Euro |
| Teilwert (Annahme) | entspricht dem Einkaufspreis: 300 Euro |
| Umsatzsteuer 19 % | 57 Euro, Voranmeldung März |
| Betriebseinnahme in der EÜR | 300 Euro, Umsatzsteuer gesondert |
Für Lebensmittel nach Anlage 2 UStG gilt der ermäßigte Satz von 7 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Beispiel mit Annahmen: Eine regelbesteuerte Bäckerei (Einzelunternehmen, EÜR, monatliche Voranmeldung) entnimmt selbst gebackenes Brot; mangels Einkaufspreis gelten die Selbstkosten, angenommen 50 Euro. Die Umsatzsteuer beträgt 3,50 Euro.
Hinweis
Kleinunternehmer zahlen auf Sachentnahmen keine Umsatzsteuer, weil ihre Umsätze nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind und sie keinen Vorsteuerabzug haben. Die einkommensteuerliche Entnahme zum Teilwert bleibt. Mehr zur Kleinunternehmerregelung.
Pauschbeträge für Warenentnahmen in Lebensmittelhandel und Gastronomie
Bestimmte Branchen können Warenentnahmen monatlich pauschal verbuchen, statt jede einzeln aufzuzeichnen. Für 2026 gilt das BMF-Schreiben vom 23. Dezember 2025. Die Werte gelten vom 1. Januar bis 31. Dezember 2026, als Jahreswert je Person ohne Umsatzsteuer (Auswahl):
| Gewerbezweig | ermäßigter Satz | voller Satz | insgesamt |
|---|---|---|---|
| Bäckerei | 1.671 € | 214 € | 1.885 € |
| Fleischerei/Metzgerei | 1.487 € | 567 € | 2.054 € |
| Gaststätten mit kalten und warmen Speisen | 3.173 € | 828 € | 4.001 € |
| Café und Konditorei | 1.610 € | 598 € | 2.208 € |
Für Kinder bis zum vollendeten 2. Lebensjahr entfällt der Ansatz, bis zum vollendeten 12. Lebensjahr gilt die Hälfte. Individuelle Zu- oder Abschläge, etwa für Urlaub, sind nicht zulässig. Die Pauschalen gelten nur für Nahrungsmittel und Getränke; Tabakwaren, Kleidung oder Elektrogeräte sind einzeln aufzuzeichnen. Für andere Jahre gilt das jeweilige BMF-Schreiben.
Nutzungsentnahme und Leistungsentnahme
Eine Nutzungsentnahme liegt vor, wenn du einen betrieblichen Gegenstand privat nutzt, ohne ihn aus dem Betriebsvermögen zu nehmen. Beispiel Firmenwagen: Wird ein Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt, ist die private Nutzung nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG je Kalendermonat mit 1 Prozent des inländischen Listenpreises bei Erstzulassung zuzüglich Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen.
Bei höchstens 50 Prozent betrieblicher Nutzung ist der private Nutzungswert laut Anleitung zur Anlage EÜR 2025 „mit dem auf die nicht betrieblichen Fahrten entfallenden Anteil an den Gesamtaufwendungen für das Kfz zu bewerten". Der private Anteil eines gemischt genutzten Gegenstands ist eine Nutzungsentnahme. Umsatzsteuerlich ist die private Verwendung nach § 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG eine sonstige Leistung, wenn der Gegenstand zum Vorsteuerabzug berechtigt hat.
Eine Leistungsentnahme entsteht, wenn der Betrieb für dich privat Dienstleistungen erbringt, laut Anleitung zur Anlage EÜR etwa Arbeiten am Privatgrundstück durch Arbeitnehmer des Betriebs. Bei solchen Aufwandsentnahmen sind laut Anleitung die Selbstkosten anzusetzen; umsatzsteuerlich greift § 3 Abs. 9a Nr. 2 UStG mit den entstandenen Ausgaben als Bemessungsgrundlage. Kleinunternehmer zahlen auch hier keine Umsatzsteuer.
Privatentnahme buchen: Bilanz und EÜR im Vergleich
Wie du eine Privatentnahme buchst, hängt von der Gewinnermittlung ab. Grundlagen der Buchführung findest du im Bereich Buchhaltung für Gründer.
| Vorgang | Bilanz (§ 4 Abs. 1 EStG) | EÜR (§ 4 Abs. 3 EStG) |
|---|---|---|
| Geldentnahme | über das Privatkonto, Abschluss über das Eigenkapital | keine Betriebsausgabe, gesondert aufzeichnen |
| Sachentnahme | vereinfacht: Privat an Erlöse aus unentgeltlicher Wertabgabe und Umsatzsteuer | Betriebseinnahme, Umsatzsteuer gesondert |
| Privateinlage | über das Privatkonto | keine Betriebseinnahme, gesondert aufzeichnen |
In der Bilanz führst du ein Privatkonto als Unterkonto des Eigenkapitals. Eine Geldentnahme buchst du vereinfacht „Privat an Bank": Entnahmen stehen im Soll des Privatkontos, Einlagen im Haben. Am Jahresende wird das Privatkonto über das Eigenkapitalkonto abgeschlossen. Mehr unter Bilanz erstellen.
In der EÜR berührt eine reine Geldentnahme die Rechnung nicht. Sach-, Nutzungs- und Leistungsentnahmen setzt du als Betriebseinnahme ohne Umsatzsteuer an, die Umsatzsteuer darauf gesondert. Die Anleitung zur Anlage EÜR 2025 verlangt, Entnahmen und Einlagen „unabhängig vom Vorliegen von Schuldzinsen einzutragen", ausdrücklich auch „Geldentnahmen und -einlagen". Die Formularseite erklärt der Beitrag zur Anlage EÜR, das Verfahren insgesamt der zur Einnahmenüberschussrechnung.
Achtung!
Ohne getrenntes Geschäftskonto gelten laut Anleitung zur Anlage EÜR sämtliche Betriebseinnahmen auch als Entnahmen und sämtliche Betriebsausgaben auch als Einlagen. Mehr dazu im Beitrag, ob ein Geschäftskonto für Selbstständige Pflicht ist.
Wie hoch darf eine Privatentnahme sein? Überentnahmen und Schuldzinsen
Die geprüften Vorschriften nennen für Einzelunternehmer keine gesetzliche Höchstgrenze für Privatentnahmen.
Nach § 4 Abs. 4a EStG ist eine Überentnahme „der Betrag, um den die Entnahmen die Summe des Gewinns und der Einlagen des Wirtschaftsjahres übersteigen". Dann sind Schuldzinsen teilweise nicht abziehbar: typisiert 6 Prozent aus der Überentnahme des Jahres zuzüglich der Überentnahmen und abzüglich der Unterentnahmen früherer Jahre, höchstens die um 2.050 Euro verminderten Schuldzinsen des Wirtschaftsjahres. Zinsen für Darlehen zur Anschaffung oder Herstellung von Anlagevermögen bleiben abziehbar. Die Regel gilt auch bei der EÜR (§ 4 Abs. 4a Satz 6 EStG).
Beispiel (vereinfacht, Einzelunternehmen, ein Jahr ohne Vorjahre):
| Position | Betrag |
|---|---|
| Gewinn | 40.000 € |
| Einlagen | 5.000 € |
| Entnahmen | 60.000 € |
| Überentnahme (60.000 − 45.000) | 15.000 € |
| 6 % der Überentnahme | 900 € |
| Schuldzinsen (Kontokorrent, kein Investitionsdarlehen) | 4.000 € |
| Höchstbetrag (4.000 − 2.050) | 1.950 € |
| Hinzurechnung zum Gewinn | 900 € |
Übersteigen die Schuldzinsen 2.050 Euro, ist bei Einzelunternehmen laut Anleitung zusätzlich die Anlage SZ beizufügen.
Bei OHG und KG gelten zusätzlich § 122 und § 172 Abs. 4 HGB. Wer dauerhaft mehr entnimmt, als der Betrieb erwirtschaftet, gefährdet die Liquidität. Mehr zum Liquiditätsengpass.
Privatentnahmen richtig dokumentieren
Tipp
Erstelle den Eigenbeleg am Tag der Entnahme. Die steuerliche Aufbewahrungsfrist endet für Buchungsbelege nach acht Jahren, sofern die Unterlagen nicht für eine offene Festsetzungsfrist bedeutsam sind (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Typische Fehler bei Privatentnahmen
Häufig gestellte Fragen
1. Zählt eine private Entnahme zum Gewinn?
2. Muss ich Steuern auf eine Privatentnahme zahlen?
3. Wie hoch darf eine Privatentnahme sein?
4. Welches Konto nutze ich für Privatentnahmen?
5. Wird eine Privateinlage versteuert?
6. Können GmbH-Gesellschafter Privatentnahmen tätigen?
7. Was ist der Unterschied zwischen Privatentnahme und Unternehmerlohn?
Fazit
Die Privatentnahme ist beim Einzelunternehmer und in Personengesellschaften der Weg, Geld und Werte ins Privatvermögen zu holen. Sie ist keine Betriebsausgabe; die Einkommensteuer richtet sich nach dem Gewinn. Sach-, Nutzungs- und Leistungsentnahmen musst du bewerten und bei Regelbesteuerung mit Umsatzsteuer belegen, wenn der Gegenstand zum Vorsteuerabzug berechtigt hat. Folgerung für die Höhe: Eine gesetzliche Obergrenze nennen die geprüften Vorschriften nicht, Überentnahmen können aber den Schuldzinsenabzug kosten.
Dein nächster Schritt: Trenne Geschäftskonto und Privatkonto, kennzeichne jede Entnahme und erstelle für Sachentnahmen einen Eigenbeleg. Bei Bewertungsfragen hilft ein Steuerberater.
