Einfach rechtskonforme Rechnungen erstellen

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 24 Januar, 2024
Lesezeit Minuten.
Ganz egal, ob es sich um ein großes oder ein kleines Unternehmen handelt – derjenige, der eine Leistung für ein anderes Unternehmen bzw. eine juristische Person erbracht hat, ist in Deutschland verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Eine Rechnungslegungspflicht gegenüber Privatpersonen gibt es jedoch nicht. Gemäß § 14 des deutschen Umsatzsteuergesetz (kurz: UStG) mit den §§ 31-34 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (kurz: UStDV) werden Rechnungen als Dokumente eingestuft, die über eine erbrachte Leistung abrechnen – auch, wenn der Ausdruck „Rechnung“ nicht explizit verwendet wird.  

Eine deutsche Rechnung richtig ausstellen

Fehlen relevante Informationen auf den ausgestellten Rechnungen oder werden falsche Angaben gemacht, reagiert das Finanzamt oft empfindlich und verweigert den sogenannten Vorsteuerabzug. Laut § 14 UStG muss eine ausgestellte Rechnung, die folgenden Angaben enthalten: Name und Anschrift des Rechnungsstellers, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers, den zu zahlenden Rechnungsbetrag einschließlich Mehrwertsteuer, Angabe zur Leistung, für die die Zahlung gefordert wird, das Datum der Leistungserbringung, die Rechnungs- und Umsatzsteuernummer, eventuell gewährte Rabatte oder Skonti. Kleinunternehmer sollten dringend einen Hinweis auf § 19 UstG auf die Rechnung schreiben

Ein kostenfreies und einfach verwendbares Rechnungsprogramm sollte flexibel nutzbar sein, sodass alle UnternehmerInnen – ganz unabhängig davon, ob es sich um einen Kleinunternehmer, einen Selbstständigen oder ein Großunternehmen handelt – problemlos und lediglich mit ein paar Klicks die fälligen Rechnungen zu erstellen. Die Nutzung eines Rechnungsprogrammes überzeugt durchaus, wenn es darum geht, eine effektive, moderne und schnelle Lösung für die Rechnungsstellung zu haben.

Übersicht über die erstellten Rechnungen Es ist eine recht komplexe Angelegenheit, den Überblick über die ausgestellten Rechnungen zu behalten. Es gibt die Aufbewahrungspflicht für die bereits gezahlten Rechnungen, auf der anderen Seite ist es notwendig, den Überblick über die noch ausstehenden Rechnungen zu behalten. In einem Rechnungsprogramm wird immer der aktuelle Stand angezeigt. 

Mahnungen, Zahlungserinnerungen und Gutschriften erteilen

Oftmals kommt es zu einer Verspätung der Zahlungen. Mit Rechnungsprogrammen können diese Vorgänge optimal verwaltet werden. Eine eingesetzte Software kann beispielsweise helfen, Rechnungen zu ändern, das Erteilen von Zahlungserinnerungen und Mahnungen können automatisiert werden. 

Einfach rechtskonforme Rechnungen erstellen_TB

Einfach rechtskonforme Rechnungen erstellen, Bildquelle: Selbststaendigkeit.de

Vorlagen für spezielle Rechnungen

Ist es notwendig, eine Rechnung in einer anderen Währung, ohne Umsatzsteuer oder im Reverse-Charge-Verfahren – worunter ein Wechsel der Steuerschuldnerschaft nach § 13 ff UstG gemeint ist – zu erstellen, sollten solche Spezialfälle der Rechnungserstellung berücksichtigt werden. Sie lassen sich über ein Rechnungsprogramm problemlos erstellen und korrigieren. 

Automatische Unternehmensberichte

Ein Rechnungsprogramm bietet – im Gegensatz zu den einzeln gespeicherten Rechnungen – die Chance, den aktuellen Status des Unternehmens im Blick zu behalten. Es lassen sich Fragen zu den Umsätzen und den in Rechnung gestellten Leistungen beantworten. Gleichzeitig kann ermittelt werden, welches Produkt der Bestseller ist. 

Ein online verfügbares Rechnungsprogramm schafft gleichzeitig auch die Möglichkeit, über das Internet zu bezahlen. Dazu werden Zahlungshinweise direkt über die Rechnung zur Verfügung gestellt, sodass Kreditkartenzahlung möglich wird. Bezahlte Rechnungen werden nach Zahlung als bezahlt markiert. 

Kleinbetragsrechnungen werden gesondert behandelt

Ein weiterer Ausnahmefall in Deutschland sind die sogenannten Kleinbetragsrechnungen mit einer Rechnungssumme von höchstens 250 Euro brutto. An dieser Stelle greift § 33 UStDV, aus dem hervorgeht, dass nur die folgenden Angaben aus der Rechnung hervorgehen müssen:

  • Name und Anschrift des Unternehmens, das die Rechnung ausgestellt hat
  • Datum der Rechnungserstellung
  • Menge und Art der gelieferten Ware
  • Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung bzw. Dienstleistung
  • Steuersatz der Umsatzsteuer
  • Eventuell Hinweis auf die Befreiung von der Steuer

Kleinbetragsrechnungen müssen allerdings nicht den Namen des Empfängers, die Rechnungs- und Steuernummer sowie den Ausweis der Umsatzsteuer enthalten. Geschäftskunden können allerdings auch die Kleinbetragsrechnungen für den Vorsteuerabzug geltend machen.

Besonderheit: Die Rechnung für Kleinunternehmer

Für Kleinunternehmen, die in Deutschland aktiv sind, sieht § 19 Umsatzsteuergesetz eine Ausnahmeregelung vor, da es bei einem Verdienst von höchstens 22.000 Euro im Jahr der Gründung und 50.000 Euro in den Folgejahren von der Umsatzsteuer befreit wird. Bei der Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist es jedoch unbedingt erforderlich, dass auf der Rechnung ein Hinweis gegeben wird, dass diese Regelung zum Einsatz kommt, beispielsweise „Nach § 19 UstG wird keine Umsatzsteuer erhoben“. Wer sich für den Verzicht auf die Berechnung der Umsatzsteuer entscheidet, ist für fünf Jahre daran gebunden.


Weitere hilfreiche Beiträge

Diese Fehler sind oft in Rechnungen zu finden Vor allem bei Jungunternehmen, die erste Rechnungen erstellen, kommen oft Fehler auf. Diese Mehr lesen...

Die häufigsten Fehler bei der Rechnungserstellung

Markteintritt Die Phase des Markteintritts ist besonders wichtig. In diesem Stadium muss entschieden werden, in welcher rechtlichen Ausgestaltung Ihr Unternehmen in Mehr lesen...

Beratung und Begleitung beim Eintritt in den deutschen Markt

Wer muss eine Inventur durchführen? Die Inventur ist eine im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelte kaufmännische Pflicht, die allerdings auch dem Schutz des Mehr lesen...

Inventur – Was ist das und worauf ist zu achten?
Jetzt mit Roul Radeke, dem Autor dieses Beitrags vernetzen:

Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

Die wichtigsten Artikel und mehr direkt in Ihr Postfach!
  • Unverzichtbares Gründerwissen
  • Wertvolle Tipps für Selbstständige
  • Exklusive Angebote für Ihr Business
* Ja, ich möchte den Newsletter. Die Einwilligung kann jederzeit im Newsletter widerrufen werden. Datenschutzerklärung.
Success message!
Warning message!
Error message!