Inventur – Was ist das und worauf ist zu achten?

Verfasst von Roul Radeke. Zuletzt aktualisiert am 24 Januar, 2024
Lesezeit Minuten.
Schweißperlen treibt der Gedanke an die Inventur so manchem Kaufmann auf die Stirn. Sie ist zeitaufwendig, stört den Geschäftsbetrieb und führt zu Differenzen, die aufgeklärt und berichtigt werden müssen. Was genau hinter dem Begriff der Inventur steht und zu beachten ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.  

Wer muss eine Inventur durchführen?

Die Inventur ist eine im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelte kaufmännische Pflicht, die allerdings auch dem Schutz des Kaufmanns dient, weil sie ihn zwingt, das aktuelle Betriebsvermögen zu ermitteln und zu kennen. Diese Kenntnis läuft nämlich im Tagesgeschäft Gefahr, unterzugehen und deshalb verheerende Folgen für das Handelsunternehmen zu haben. Die Pflicht zur Inventur gilt aber nur für alle Selbstständigen, die dem HGB unterliegen. Körperlicher Aufwand bei ihrer Durchführung oder steuerliche Folgen treten dahinter zurück.

Von der Pflicht zur Aufstellung eines Inventars sind alle Einzelkaufleute befreit, „die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 500.000 Euro Umsatzerlöse und 50.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen“ (§241a HGB). Gründer erhalten diese Befreiung bereits, sofern sie diese Werte am ersten Abschlussstichtag nach der Gründung nicht überschreiten.

Definition der Inventur

Die Inventur ist für Selbstständige, die über die Eigenschaft eines Kaufmanns verfügen, verbindlich in den Vorschriften §§ 240 ff HGB geregelt. Dabei handelt es sich um die vollständige Aufnahme aller Vermögensgegenstände und aller Verbindlichkeiten zum Zeitpunkt des Bilanzstichtages. Die Feststellung der körperlichen Gegenstände erfolgt nach den Methoden des Zählen, Wägens und Messens. Die immateriellen Güter werden nach den vorgeschriebenen Bewertungsvorschriften bewertet und in Urkunden festgehalten. Den Abschluss bildet ein von den die Inventur durchführenden Personen unterschriebenes Dokument, das die Ergebnisse zum vorgeschriebenen feststellt.

Die Inventur belegt den Ist-Stand des Vermögens eines Unternehmens, während die Buchführung den Soll-Stand des Vermögens angibt. Bei Differenzen ist das Soll dem Ist anzupassen, also die Buchführung nach dem Ergebnis der Inventur zu korrigieren. Deshalb soll eine Inventur auch überprüfen, ob die Buchhaltung fehlerfrei ist und den tatsächlichen Verhältnissen des Unternehmens entspricht. Zudem kann sie Anlass zur Aalyse von Differenzen sein, insbesondere wenn sie negativ sind. So könnte dem Schwund in den Beständen ein Diebstahlzugrundeliegen. Das bedeutet auch, dass die Inventur nicht von Personen gemacht werden darf, die mit den Gegenständen der Inventur im Tagesgeschäft zu tun haben.

Definition des Inventars

Das Inventar ist die Summe des Vermögens eines Handelsbetriebes, das der Kaufmann „zu Beginn seines Handelsgewerbes“ (§ 240 Abs. 1 HGB) aufzulisten hat. In den Folgejahren nach der Gründung ist das Inventar das Ergebnis der jeweiligen Inventur.

Das Inventar ist die vermögensrechtliche Grundlage jeder Bilanz und folgt daher ihrer Aufteilung des Vermögens:

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Inventur – Was ist das und worauf ist zu achten? Selbststaendigkeit.de

Anlagevermögen

Zum Anlagevermögen zählen die Gegenstände, „die dauernd dem Geschäftsbetrieb … dienen“ (§ 247 Abs.2 HGB). Das Anlagevermögen unterteilt sich in die Sachanlagen, das immaterielle Vermögen und die Finanzanlagen.

Umlaufvermögen

Das Umlaufvermögen besteht aus den Vorräten, Forderungen und sonstigen Vermögensgegenständen, Wertpapieren und liquiden Mitteln.

Diese teilen sich wiederum wie folgt auf:

Vorräte:

  • Rohstoffe, Hilfsstoffe und Betriebsstoffe
  • unfertige Erzeugnisse und unfertige Leistungen
  • fertige Produkte und Waren
  • Anzahlungen

Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände:

  • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
  • Forderungen gegenüber verbundenen Unternehmen
  • Forderungen gegenüber Unternehmensbeteiligungen
  • sonstige Vermögensgegenstände

Wertpapiere:

  • Anteile an verbundenen Unternehmen
  • eigene Anteile
  • sonstige Wertpapiere

Liquide Mittel:

  • Kassenbestände
  • Schecks und Wechsel
  • Guthaben bei der Bundesbank
  • Guthaben bei sonstigen Kreditinstituten

Schulden

Hier wird zwischen langfristigen und kurzfristigen Schulden unterschieden.

Langfristige Schulden:

  • Hypotheken
  • Darlehen

Kurzfristige Schulden:

  • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
  • Sonstige Verbindlichkeiten

Daraus folgt: Inventar = Anlagevermögen + Umlaufvermögen – Schulden.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Die Inventur hat den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) zu genügen. Dazu heißt es: „Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden“ (§ 239 Abs.2 HGB). Die Aufzeichnungen sind klar und übersichtlich zu führen. Sie haben der Vorsicht zu genügen und auf die Fortführung des Unternehmens ausgerichtet sein. Unterbewertungen haben zum Gläubigerschutz den Vorrang, so dass die Inventur die immateriellen Güter im Zweifel niedriger anzusetzen hat.

Arten der Inventur

Die Stichtaginventur und die permanente Inventur sind die beiden Arten einer Inventur.

1. Stichtaginventur

Die Stichtaginventur soll an dem Tag vor oder dem Tag nach dem Bilanzstichtag stattfinden. Der Bilanzstichtag ist der letzte Tag eines Geschäftsjahres. „Die Dauer eines Geschäftsjahres darf zwölf Monate nicht überschreiten“ (§ 240 Abs. 2 HGB). Damit ist das Geschäftsjahr gesetzlich nicht auf das Kalenderjahr festgelegt, obwohl für die meisten Firmen das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr identisch ist. Die Stichtaginventur hat den Zweck der Effektivität, weil sie in einem kurzen Zeitraum stattfindet.

Inventur

Stichtaginventur und die permanente Inventur sind die beiden Arten einer Inventur, Selbststaendigkeit.de

Wenn in besonderen Fällen, etwa aus Gründen der Produktion, dieser enge Zeitraum zu kurz ist, kann er auf zehn Tage vor oder zehn Tage nach dem Bilanzstichtag ausgeweitet werden. Allerdings müssen Bestandsveränderungen zwischen dem Beginn oder Ende der Inventur und dem Bilanzstichtag gesondert ausgewiesen werden.

2. Permanente Inventur

Die permanente Inventur ist zwar auch auf den Bilanzstichtag ausgerichtet, sie findet aber permanent statt. Die Zeitpunkte der Inventurarbeiten können unterjährig festgelegt werden, so dass sie die Produktionszeiten oder die Höhe der Lagerbestände berücksichtigen.

Güterbewegungen können aber auch so inventurmäßig bearbeitet werden, dass die Zugänge und Abgänge dokumentiert und an die Bilanzbuchhaltung im Zeitpunkt der Bewegung gemeldet werden. Der Einsatz der permanenten Inventur ermöglicht nicht nur einen störungsfreien Geschäftsbetrieb, sondern erlaubt zudem einen ständigen Einblick in die Vermögensverhältnisse des Unternehmens.

Vereinfachungen der Inventur

In § 241 HGB sind die Vereinfachungsverfahren der Inventur geregelt.

1. Stichproben

Statt einer Vollerfassung sind Stichproben zulässig, wenn „der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert“ (§ 241 Abs.1 HGB) auch mathematisch ermittelt werden kann.

2. Wertfortschreibung

Dasselbe gilt für ein besonderes Inventar, sofern die Inventur bei Anwendung der GoB durch Fortschreibungsverfahren oder Rückrechnungsverfahren gesichert ist. (§ 241 Abs.3 Ziff.2 HGB)

3. Verlegte Inventur

In bestimmten Fällen ist es zulässig, die Inventur zu verlegen, und zwar drei Monate vor das Ende des Geschäftsjahres oder zwei Monate danach. Die Werte müssen aber auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben oder rückgerechnet werden.

Planung der Inventur

Die Planung ist das Herzstück der Inventur.

Mit der Zeitplanung sollte zwei Monate vor der Inventur begonnen werden. Sie sollte nicht nur Beginn, Ende und Dauer enthalten, sondern auch das Tagesgeschäft einbeziehen.

Die Personalplanung muss zunächst festlegen, ob interne oder externe Prüfer bestellt werden sollen, die auch die Organisation der Inventur übernehmen können. Ebenso sind die Arten der Ausbildung und Einweisung zu planen.

Die Größe des Unternehmens erfordert die Auswahl der Methode der Inventur.

Die Planung der Inventurbereiche sichert die Zeitplanung und die Personalplanung ab.

Fazit

Die Inventur ist die Pflicht eines jeden Kaufmanns, der ihre Schrecken vorauseilen. Sie ist aber auch die Gelegenheit, die tatsächlichen Vermögensverhältnisse der Firma zu betrachten und Schlüsse daraus zu ziehen. Die Differenzen zwingen nicht nur die Buchhaltung zur Prüfung und Korrektur, sondern geben auch Anlass, ihren Gründen, insbesondere des Schwundes von Gegenständen nachzugehen. Die Inventur verliert aber schnell ihr scheinbar böses Gesicht, wenn Erleichterungen, vielleicht mit professioneller Hilfe, wahrgenommen werden.


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Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer von Selbststaendigkeit.de. Das Onlineportal bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching) sowie digitale Produkte für die Selbstständigkeit.

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