Das Wichtigste auf einen Blick
Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine Steueranmeldung für einen Monat oder ein Quartal. Nach § 18 Absatz 1 Satz 1 UStG hat der Unternehmer eine Voranmeldung zu übermitteln, „in der er die Steuer für den Voranmeldungszeitraum (Vorauszahlung) selbst zu berechnen hat".
In der Umsatzsteuervoranmeldung stellst du die Umsatzsteuer auf deine Umsätze und die abziehbare Vorsteuer für bezogene Leistungen mit ordnungsgemäßer Rechnung (§ 15 Absatz 1 UStG) gegenüber. Ist die Umsatzsteuer höher, entsteht eine Zahllast, die du zahlst. Ist die Vorsteuer höher, ergibt sich ein Überschuss zu deinen Gunsten.
Nach § 168 AO steht eine Steueranmeldung einer Steuerfestsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung gleich. Deine UStVA wirkt damit wie ein Steuerbescheid unter Vorbehalt der Nachprüfung; einen gesonderten Bescheid nennt § 168 AO dafür nicht als Voraussetzung. Führt sie zu einer Erstattung, gilt das erst, wenn das Finanzamt zustimmt.
Steuersätze und Grundlagen erklärt der Überblick zur Umsatzsteuer, weitere Steuerthemen bündelt der Bereich Finanzen. Wann du Vorsteuer abziehen darfst, lies unter vorsteuerabzugsberechtigt.
Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?
Zur Abgabe verpflichtet ist grundsätzlich jeder Regelunternehmer, also jeder Unternehmer mit umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen außerhalb der Kleinunternehmerregelung. Ausgenommen ist, wen das Finanzamt nach § 18 Absatz 2 Satz 3 UStG befreit hat.
Kleinunternehmer sind grundsätzlich ausgenommen. Nach § 19 Absatz 1 UStG sind ihre Umsätze steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Die Erklärungspflichten aus § 18 Absatz 1 bis 4 UStG finden dann keine Anwendung. Details erklärt der Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.
Eine Ausnahme regelt § 18 Absatz 4a UStG: Auch wer ausschließlich Steuer etwa nach § 13b Absatz 5 UStG schuldet, gibt Voranmeldungen ab, aber nur für die Zeiträume, in denen diese Steuer zu erklären ist.
Beim Überschreiten der Grenzen kommt es auf das Jahr an. Lag dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 25.000 Euro, folgt daraus: Ab dem 1. Januar des laufenden Jahres bist du kein Kleinunternehmer mehr und gibst ab dem ersten Voranmeldungszeitraum Voranmeldungen ab, ohne Eintrag in Zeile 12. Im laufenden Jahr endet die Kleinunternehmerregelung, wenn dein Umsatz 100.000 Euro überschreitet, bei Gründung im laufenden Jahr schon bei mehr als 25.000 Euro. Für diese beiden Fälle trägst du nach der BMF-Anleitung 2026 in Zeile 12 das Datum des Umsatzes ein, mit dem die Grenze überschritten wurde.
Voranmeldungszeitraum: monatlich oder vierteljährlich
§ 18 Absatz 2 UStG legt drei Stufen fest:
| Steuer des Vorjahres | Voranmeldungszeitraum | Abgabe bis |
|---|---|---|
| mehr als 9.000 Euro | Kalendermonat | 10. des Folgemonats |
| bis 9.000 Euro | Kalendervierteljahr | 10. nach Quartalsende |
| nicht mehr als 2.000 Euro | Befreiung möglich | nur wenn das Finanzamt dich befreit |
Der Regelfall ist das Kalendervierteljahr.
Die Befreiung bei höchstens 2.000 Euro ist eine Kann-Regel: Das Finanzamt „kann" befreien. Solange dir keine Befreiung vorliegt, gib weiter ab.
Eine Besonderheit gilt bei Erstattungen. Ergab sich im Vorjahr ein Überschuss zu deinen Gunsten von mehr als 9.000 Euro, darfst du nach § 18 Absatz 2a UStG den Monat wählen. Dazu gibst du bis zum 10. Februar eine Umsatzsteuervoranmeldung für Januar ab; die Wahl bindet dich für das Kalenderjahr. Die Neugründer-Regel aus § 18 Absatz 2 Satz 6 UStG gilt dabei entsprechend. Daraus folgt: Wer hohe Vorsteuerbeträge hat, etwa durch Investitionen, kann Erstattungen so monatlich anmelden.
Umsatzsteuervoranmeldung für Gründer und Neugründungen
§ 18 Absatz 2 Satz 4 UStG sieht bei Aufnahme der Tätigkeit im laufenden und folgenden Kalenderjahr den Kalendermonat als Voranmeldungszeitraum vor. Für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ist diese Regel jedoch durch § 18 Absatz 2 Satz 6 UStG ausgesetzt: Im Gründungsjahr ist die voraussichtliche Steuer des laufenden Jahres maßgebend, im Folgejahr wird die tatsächliche Steuer des Vorjahres in eine Jahressteuer umgerechnet. Daraus folgt: Liegt dieser Wert bei höchstens 9.000 Euro, melden auch Gründer vierteljährlich. Siehe auch: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Achtung!
Die Neugründer-Ausnahme gilt laut Wortlaut von § 18 Absatz 2 Satz 6 UStG nur bis zum Besteuerungszeitraum 2026. Ob sie verlängert wird, ist offen (Stand der Norm am 24.09.2026). Ohne Verlängerung gälte ab 2027 wieder Satz 4, also monatliche Abgabe im Gründungs- und Folgejahr (Folgerung aus dem Wortlaut). Kläre den Voranmeldungszeitraum für 2027 mit deinem Finanzamt oder deiner Steuerberatung.
Monatlich melden nach § 18 Absatz 2 Satz 5 UStG außerdem Vorratsgesellschaften ab Beginn der Tätigkeit und übernommene Firmenmäntel ab der Übernahme, jeweils im laufenden und folgenden Jahr.
Umsatzsteuervoranmeldung Frist und Fälligkeit
Die Frist steht im Gesetz: Die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung muss bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums erfolgen, und nach § 18 Absatz 1 Satz 4 UStG ist am selben Tag die Vorauszahlung fällig. Monatszahler melden also bis zum 10. des Folgemonats.
Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, endet die Frist nach § 108 Absatz 3 AO mit Ablauf des nächsten Werktags. Für die restlichen Termine 2026 ergibt sich ohne Dauerfristverlängerung:
| Voranmeldungszeitraum | Regulärer Termin | Fristende |
|---|---|---|
| September oder 3. Quartal 2026 | Samstag, 10.10.2026 | Montag, 12.10.2026 |
| Oktober 2026 | Dienstag, 10.11.2026 | Dienstag, 10.11.2026 |
| November 2026 | Donnerstag, 10.12.2026 | Donnerstag, 10.12.2026 |
| Dezember oder 4. Quartal 2026 | Sonntag, 10.01.2027 | Montag, 11.01.2027 |
Regionale Feiertage können einen Termin im Einzelfall weiter verschieben. Eine gesonderte Schonfrist für die Abgabe nennen die geprüften Vorschriften nicht.
Mehr Zeit mit der Dauerfristverlängerung
Ist dir der 10. zu knapp, kannst du eine Dauerfristverlängerung beantragen. Nach § 46 UStDV verlängert das Finanzamt auf Antrag die Fristen für Abgabe und Zahlung um einen Monat. Monatszahler leisten dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres (§ 47 UStDV), die bei der Vorauszahlung für den letzten Voranmeldungszeitraum des Jahres angerechnet wird. Antrag, Sondervorauszahlung und Widerruf erklärt der Beitrag zur Dauerfristverlängerung.
Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER abgeben: Schritt für Schritt
Nach der BMF-Anleitung 2026 ist die Umsatzsteuervoranmeldung authentifiziert zu übermitteln. Dafür benötigst du ein Zertifikat, das du „nach kostenloser Registrierung unter www.elster.de" erhältst. Nur auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten auf die elektronische Übermittlung verzichten; dann gibst du auf Papier nach amtlichem Vordruck ab.
Der Ablauf in sechs Schritten:
- Registrieren: Lege kostenlos ein Benutzerkonto bei ELSTER an.
- Zertifikat erhalten: Das Zertifikat benötigst du für die authentifizierte Übermittlung.
- Formular wählen: Wähle das ELSTER Formular „Umsatzsteuer-Voranmeldung" für Jahr und Zeitraum.
- Beträge eintragen: Bemessungsgrundlagen, also Nettoumsätze, in vollen Euro; Umsatzsteuer und Vorsteuer stets mit Cent.
- Prüfen: Gleiche die Werte vor dem Absenden mit deiner Buchhaltung ab.
- Senden und ablegen: Übermittle die UStVA ans Finanzamt und bewahre das Übermittlungsprotokoll auf.
Achtung!
Laut BMF kann die ELSTER-Registrierung bis zu zwei Wochen dauern. Starte direkt nach der Gründung oder dem Wechsel in die Regelbesteuerung, damit du deine erste Frist nicht verpasst.
Unterstützt deine Buchhaltungssoftware die amtliche Schnittstelle, übermittelst du die UStVA auch direkt aus der Software.
Zahllast oder Erstattung berechnen: ein Beispiel
Die Berechnung folgt § 16 UStG: Von der Umsatzsteuer auf deine Umsätze ziehst du die abziehbare Vorsteuer des Zeitraums ab. Das Ergebnis ist die Umsatzsteuerzahllast oder ein Überschuss.
Annahmen: Eine Unternehmerin meldet vierteljährlich, versteuert nach vereinbarten Entgelten und rechnet ausschließlich mit 19 Prozent Umsatzsteuer ab. Die Beträge sind frei gewählt.
| Position | 3. Quartal 2026 | 4. Quartal 2026 |
|---|---|---|
| Nettoumsätze (volle Euro) | 30.000 € | 5.000 € |
| Umsatzsteuer bei 19 % | 5.700,00 € | 950,00 € |
| abziehbare Vorsteuer | 1.235,40 € | 3.420,00 € |
| Ergebnis | 4.464,60 € Zahllast | −2.470,00 € Überschuss |
Im 3. Quartal überweist sie die Umsatzsteuerzahllast von 4.464,60 Euro bis zum 12.10.2026. Im 4. Quartal war die Vorsteuer höher, etwa wegen einer Anschaffung. Den Überschuss trägt sie laut Vordruck mit Minuszeichen ein; die Erstattung geht auf das dem Finanzamt benannte Konto, soweit nicht mit Steuerschulden verrechnet wird.
Hinweis
Ein Überschuss wird nach der BMF-Anleitung erst nach Zustimmung des Finanzamts (§ 168 AO) ausgezahlt, dafür ohne gesonderten Antrag. Plane die Erstattung deshalb nicht fest für den Tag der Abgabe ein.
Soll- und Ist-Versteuerung in der Voranmeldung
Welche Umsätze in eine Umsatzsteuervoranmeldung gehören, hängt von der Versteuerungsart ab. Regel ist die Soll-Versteuerung: Nach § 16 Absatz 1 UStG ist die Steuer nach den vereinbarten Entgelten zu berechnen. Sie entsteht nach § 13 Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe a UStG mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde; Anzahlungen gehören in den Zeitraum ihrer Vereinnahmung.
Bei der Ist-Versteuerung berechnest du die Steuer nach den vereinnahmten Entgelten; sie entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht (§ 13 Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe b UStG). Das Finanzamt kann sie nach § 20 UStG auf Antrag gestatten, insbesondere bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro oder für Umsätze aus einem freien Beruf. Daraus folgt ein Liquiditätsvorteil: Du führst die Umsatzsteuer erst ab, wenn der Kunde bezahlt hat. Mehr dazu im Beitrag Ist-Versteuerung und Soll-Versteuerung.
Folgen bei verspäteter Abgabe oder Zahlung
Bei verspäteter Abgabe kann das Finanzamt nach § 152 Absatz 1 AO einen Verspätungszuschlag festsetzen. Macht der Erklärungspflichtige glaubhaft, dass die Verspätung entschuldbar ist, ist davon abzusehen; das Verschulden eines Vertreters wird ihm zugerechnet. Für monatlich oder vierteljährlich abzugebende Steueranmeldungen gilt nach § 152 Absatz 8 AO kein fester Satz. Berücksichtigt werden Dauer und Häufigkeit der Fristüberschreitung sowie die Höhe der Steuer. Höchstens beträgt der Zuschlag 25.000 Euro.
Tipp
Erteile dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat. Dann gilt die Zahlung nach § 224 Absatz 2 Nummer 3 AO am Fälligkeitstag als entrichtet, und du musst den Überweisungstermin nicht selbst im Blick behalten.
Bei verspäteter Zahlung fällt nach § 240 AO für jeden angefangenen Monat ein Säumniszuschlag von 1 Prozent an, berechnet auf den rückständigen Betrag, abgerundet auf den nächsten durch 50 Euro teilbaren Betrag. Im Beispiel oben wären das bei 4.464,60 Euro Rückstand 1 Prozent von 4.450 Euro, also 44,50 Euro je angefangenem Monat. Bei einer Säumnis bis zu drei Tagen wird kein Säumniszuschlag erhoben. Diese Zahlungsschonfrist gilt nicht bei Übergabe oder Übersendung von Zahlungsmitteln wie Bargeld oder Schecks.
Umsatzsteuervoranmeldung korrigieren
Voranmeldung und Umsatzsteuer-Jahreserklärung im Vergleich
Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuer-Jahreserklärung sind beides Steueranmeldungen, erfüllen jedoch unterschiedliche Aufgaben:
| Merkmal | Umsatzsteuervoranmeldung | Umsatzsteuererklärung |
|---|---|---|
| Zeitraum | Monat oder Quartal | Kalenderjahr oder kürzerer Zeitraum |
| Rechtsgrundlage | § 18 Abs. 1 und 2 UStG | § 18 Abs. 3 UStG |
| Ergebnis | Vorauszahlung oder Überschuss | Jahressteuer oder Überschuss |
| Zahlung | 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums | Unterschiedsbetrag einen Monat nach Eingang |
Das Ausfüllen erklärt der Beitrag zur Umsatzsteuererklärung, für Kleinunternehmer der Beitrag zur Umsatzsteuererklärung als Kleinunternehmer.
Typische Fehler und wie du sie vermeidest
Häufig gestellte Fragen
1. Wann muss die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden?
2. Muss ich die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich abgeben?
3. Wann ist die Umsatzsteuervoranmeldung für das 3. Quartal 2026 fällig?
4. Was passiert, wenn man die Umsatzsteuervoranmeldung zu spät abgibt?
5. Wie berechnet man die Umsatzsteuervoranmeldung?
6. Was ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung?
7. Müssen Kleinunternehmer eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?
8. Kann ich eine falsche Umsatzsteuervoranmeldung korrigieren?
Fazit
Grundsätzlich müssen Regelunternehmer Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und die entsprechende Umsatzsteuer entrichten. Abgabe und Zahlung sind jeweils bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig; fällt dieser auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag. Ob die Voranmeldung monatlich oder vierteljährlich abzugeben ist, richtet sich grundsätzlich nach der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres; maßgeblich ist dabei insbesondere die Grenze von 9.000 Euro. Für Existenzgründer gilt bis Ende 2026 eine Sonderregelung, bei der auf die voraussichtliche Steuer des laufenden Jahres abgestellt wird. Ohne eine gesetzliche Verlängerung dieser Regelung würde ab 2027 für Existenzgründer wieder grundsätzlich die monatliche Abgabe gelten.
Dein nächster Schritt: Prüfe deinen Voranmeldungszeitraum und trage die nächsten Termine, den 12.10.2026 und den 11.01.2027, in deinen Kalender ein. Fehlt dir noch ein ELSTER-Zugang, starte die Registrierung heute.
