Das Wichtigste auf einen Blick
Was Zahlungsbedingungen sind
Zahlungsbedingungen, auch Zahlungskonditionen oder Zahlungsmodalitäten genannt, sind die vertraglichen Regeln zur Bezahlung einer Leistung. Sie klären, wann der Kunde zahlen muss, wie er zahlt und zu welchen Konditionen. Typische Bestandteile sind:
Klare Zahlungsbedingungen sichern Ihre Liquidität. Sie sind die Basis Ihrer Liquiditätsplanung und helfen, Zahlungsausfälle früh zu erkennen. Das gilt auch für Händler, die Ware verkaufen.
Zahlungsziel, Zahlungsfrist und Fälligkeit: die Unterschiede
Zahlungsziel, Zahlungsfrist und Fälligkeit werden im Alltag häufig gleichgesetzt, beschreiben aber unterschiedliche Aspekte der Zahlung. Die folgende Übersicht grenzt die Begriffe voneinander ab und ordnet auch den Zahlungsverzug ein.
| BEGRIFF | BEDEUTUNG | BEISPIEL |
|---|---|---|
| Fälligkeit | Zeitpunkt, ab dem Sie die Zahlung verlangen dürfen | sofort oder am 15. Oktober 2026 |
| Zahlungsziel | vereinbarter Zeitraum bis zur Zahlung | 14 Tage netto |
| Zahlungsfrist | Frist, innerhalb der gezahlt werden muss | zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum |
| Verzug | Kunde zahlt trotz Fälligkeit und weiterer Voraussetzungen nicht | ab Mahnung oder nach Ablauf eines Kalenderdatums |
Mit einem Zahlungsziel gewähren Sie Ihrem Kunden praktisch einen kurzen Lieferantenkredit: Er erhält Ihre Leistung oder Ware und zahlt später. Das Zahlungsziel verschiebt die Fälligkeit nach hinten. Nach § 271 Abs. 2 BGB darf der Kunde trotzdem früher zahlen, Sie dürfen die Zahlung aber nicht vor Ablauf verlangen.
„14 Tage netto" bedeutet: Der volle Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Tagen zu begleichen. „Netto" meint hier nicht ohne Umsatzsteuer, sondern ohne Skontoabzug.
Was gilt, wenn nichts vereinbart ist
Ein verbreiteter Irrtum ist die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Das BGB regelt es anders.
§ 271 Abs. 1 BGB regelt: „Ist eine Zeit für die Leistung weder bestimmt noch aus den Umständen zu entnehmen, so kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen, der Schuldner sie sofort bewirken." Ohne Vereinbarung ist Ihre Rechnung also sofort fällig.
Die Zahl 30 steht in § 286 Abs. 3 BGB. Sie regelt, wann ein Kunde spätestens in Verzug gerät: wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung zahlt.
Für bestimmte Vertragsarten nennt das Gesetz eigene Zeitpunkte. Beim Dienstvertrag, etwa einer Beratung, ist die Vergütung nach § 614 BGB „nach der Leistung der Dienste zu entrichten", bei Abrechnung nach Zeitabschnitten nach deren Ablauf. Beim Werkvertrag, etwa einer Website, ist sie nach § 641 Abs. 1 BGB „bei der Abnahme des Werkes zu entrichten".
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Wo Sie Zahlungsbedingungen vereinbaren: Angebot, Vertrag, AGB und Rechnung
Zahlungsbedingungen sind Teil des Vertrags. Der einfachste Weg ist das Angebot. Nimmt der Kunde es an, sind die darin genannten Bedingungen vereinbart. Ein Muster bietet unsere Angebotsvorlage für Kleinunternehmer. Bei größeren Aufträgen gehören Anzahlung, Teilrechnungen und Fälligkeitsregeln in einen schriftlichen Vertrag.
Wer immer gleiche Konditionen verwendet, regelt sie in seinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Gegenüber Verbrauchern werden AGB nach § 305 Abs. 2 BGB nur Bestandteil des Vertrags, wenn Sie bei Vertragsschluss ausdrücklich auf sie hinweisen, der Kunde zumutbar von ihrem Inhalt Kenntnis nehmen kann und mit ihrer Geltung einverstanden ist. Gegenüber Unternehmern gilt diese Vorschrift nach § 310 Abs. 1 BGB nicht; auch dort sollten Sie Ihre AGB aber bei Vertragsschluss einbeziehen, etwa mit einem Hinweis im Angebot. Praxisempfehlung: AGB erst mit der Rechnung zu schicken, ist zu spät.
Eine gute Rechnung nennt Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Bankverbindung und Fälligkeitsdatum. Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG nennen kein Zahlungsziel, für Ihr Forderungsmanagement ist es aber sinnvoll.
Steht eine Frist erstmals auf der Rechnung, schafft sie Klarheit für den Rechnungsempfänger und wirkt praktisch wie eine Zahlungsaufforderung mit Termin. Ob der Kunde nach Ablauf dieser einseitig gesetzten Frist ohne Mahnung in Verzug gerät, hängt davon ab, was vorher vereinbart war. Vereinbaren Sie den Termin deshalb von Anfang an.
Wie lang darf ein Zahlungsziel sein?
Ob 7, 10, 14 oder 30 Tage ist Verhandlungssache. Das Gesetz setzt vor allem Grenzen nach oben.
| SITUATION | GRENZE | NORM |
|---|---|---|
| Zahlungsziel zwischen Unternehmen | mehr als 60 Tage nur ausdrücklich und nicht grob unbillig | § 271a Abs. 1 BGB |
| Öffentlicher Auftraggeber | mehr als 30 Tage nur ausdrücklich und sachlich gerechtfertigt, mehr als 60 Tage unwirksam | § 271a Abs. 2 BGB |
| Überprüfungs- oder Abnahmefrist | mehr als 30 Tage nur ausdrücklich und nicht grob unbillig | § 271a Abs. 3 BGB |
| Einkaufs-AGB eines Unternehmers | mehr als 30 Tage Zahlungszeit im Zweifel unangemessen lang | § 308 Nr. 1a BGB |
| Prüffrist in Einkaufs-AGB eines Unternehmers | mehr als 15 Tage im Zweifel unangemessen lang | § 308 Nr. 1b BGB |
Die 60 Tage laufen ab Empfang der Gegenleistung oder, wenn danach eine Rechnung zugeht, ab deren Zugang. Ist eine solche Vereinbarung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam (§ 271a Abs. 4 BGB). Die Grenzen aus § 271a Abs. 1 bis 3 BGB gelten nicht für Abschlags- und Ratenzahlungen und nicht, wenn ein Verbraucher zahlt (§ 271a Abs. 5 BGB).
Für Selbstständige ist § 308 Nr. 1a BGB besonders interessant: Gibt ein großer Auftraggeber in seinen Einkaufs-AGB ein langes Zahlungsziel vor, ist eine Zahlungszeit von mehr als 30 Tagen im Zweifel unangemessen lang. Die Regel schützt Sie als Leistungserbringer im B2B-Bereich. Für Bauverträge mit vereinbarter VOB/B gelten eigene Zahlungsregeln.
Vorkasse, Anzahlung und Abschlagszahlung
Bei Vorkasse, also Vorauszahlung, zahlt der Kunde, bevor Sie leisten oder die Ware versenden. Ohne Vereinbarung gilt das Gegenteil: Nach § 320 Abs. 1 BGB kann jede Seite ihre Leistung verweigern, bis die andere ihre erbringt, es sei denn, sie ist zur Vorleistung verpflichtet. Daraus folgt: Vorkasse muss vereinbart werden.
Eine Anzahlung ist ein Teil des Preises, der vor Beginn der Arbeit fällig wird. Sie reduziert Ihr Ausfallrisiko und finanziert Material oder Vorarbeiten. Vereinbaren Sie die Höhe individuell. Ob und in welcher Höhe eine Anzahlungsklausel in AGB gegenüber Verbrauchern wirksam ist, hängt vom Einzelfall ab. Lassen Sie solche Klauseln rechtlich prüfen.
Bei Werkverträgen können Sie nach § 632a Abs. 1 BGB eine Abschlagszahlung „in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen" verlangen. Bei Projekten über mehrere Monate stellen Sie so Teilrechnungen nach Meilensteinen und am Ende eine Schlussrechnung.
Achtung!
Vorkasse und Anzahlung müssen vereinbart sein, am besten schon im Angebot. Fehlt eine entsprechende Vereinbarung, sind Leistung und Gegenleistung grundsätzlich Zug um Zug, also gleichzeitig, zu erbringen (§ 320 BGB).
Skonto als Anreiz für schnelle Zahlung
Skonto ist ein Preisnachlass für Kunden, die innerhalb einer kurzen Zahlungsfrist zahlen. Eine typische Formulierung: „Zahlbar innerhalb von 10 Tagen mit 2 % Skonto, innerhalb von 30 Tagen netto." Ihre Kunden wählen, ob sie schnell zahlen oder das volle Zahlungsziel nutzen.
Ein vereinbarter Skonto muss als im Voraus vereinbarte Entgeltminderung auf der Rechnung stehen (§ 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG). Ob sich Skonto lohnt, hängt von Ihrer Marge ab.
Wann Ihr Kunde in Verzug gerät
Fälligkeit allein begründet noch keinen Zahlungsverzug. § 286 BGB kennt drei Wege in den Verzug.
- Mahnung: Der Kunde kommt in Verzug, wenn er auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht zahlt (§ 286 Abs. 1 BGB). Wie Sie vorgehen, erklären unsere Ratgeber zur Zahlungserinnerung und zum Thema Mahnung schreiben.
- Kalenderdatum: Ist für die Zahlung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt, braucht es keine Mahnung (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Dasselbe gilt für eine angemessene Frist ab einem Ereignis, die sich nach dem Kalender berechnen lässt, etwa „14 Tage nach Lieferung" (Nr. 2). Der Termin muss vereinbart sein.
- 30 Tage nach Rechnung: Ohne Mahnung und Kalenderdatum gerät der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Rechnungszugang zahlt (§ 286 Abs. 3 BGB).
Achtung!
Gegenüber Verbrauchern greift die 30-Tage-Regel nur, wenn Sie in der Rechnung besonders auf diese Folge hingewiesen haben. Fehlt der Hinweis, braucht es eine Mahnung oder einen vereinbarten Kalendertermin.
Hat der Kunde die Verzögerung nicht zu vertreten, tritt kein Verzug ein (§ 286 Abs. 4 BGB).
So berechnen Sie die Zahlungsfrist: Der Tag des auslösenden Ereignisses zählt nicht mit (§ 187 Abs. 1 BGB), die Frist endet mit Ablauf des letzten Tages (§ 188 Abs. 1 BGB). Fällt dieser auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag am Leistungsort, tritt der nächste Werktag an seine Stelle (§ 193 BGB). Beispiel: Die Rechnung geht am Donnerstag, 1. Oktober 2026, zu. Der 30. Tag ist Samstag, der 31. Oktober 2026. Die Frist endet deshalb am Montag, 2. November 2026.
Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale berechnen
Im Verzug ist die Forderung nach § 288 BGB zu verzinsen. Die Höhe richtet sich nach dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank.
| KUNDE | VERZUGSZINS | SATZ (STAND: BASISZINSSATZ AB 1. JULI 2026) |
|---|---|---|
| Verbraucher beteiligt (sowie sonstige Geldschulden) | 5 Prozentpunkte über Basiszinssatz | 6,52 % pro Jahr |
| Geschäftskunde, Entgeltforderung | 9 Prozentpunkte über Basiszinssatz | 10,52 % pro Jahr |
Der Basiszinssatz beträgt seit dem 1. Juli 2026 1,52 Prozent. Er ändert sich nach § 247 BGB zum 1. Januar und 1. Juli jedes Jahres.
[HINWEIS: Die Zinssätze gelten mit Stand 1. Juli 2026. Prüfen Sie vor jeder Zinsberechnung den aktuellen Basiszinssatz bei der Deutschen Bundesbank.]
Rechenbeispiel: Ein Geschäftskunde zahlt eine Rechnung über 5.000 Euro 30 Tage zu spät. Vereinfacht mit 365 Tagen gerechnet: 5.000 Euro × 10,52 % × 30 / 365 = rund 43,23 Euro Verzugszinsen. Bei einem Verbraucher wären es mit 6,52 % rund 26,79 Euro.
Bei Geschäftskunden kommt die 40-Euro-Pauschale hinzu. Nach § 288 Abs. 5 BGB steht sie Ihnen bei Verzug eines Schuldners zu, der kein Verbraucher ist, auch bei Abschlags- und Ratenzahlungen. Sie wird auf einen Schadensersatz angerechnet, soweit dieser in Kosten der Rechtsverfolgung besteht.
Ein im Voraus vereinbarter Ausschluss der Verzugszinsen ist unwirksam, ein Ausschluss der Pauschale im Zweifel grob unbillig; bei Ansprüchen gegen Verbraucher gilt das nicht (§ 288 Abs. 6 BGB).
Zahlungsbedingungen formulieren: Beispiele für Angebot und Rechnung
Die folgenden Formulierungen sind Beispiele. Lassen Sie AGB bei Bedarf rechtlich prüfen.
| SITUATION | FORMULIERUNGSBEISPIEL |
|---|---|
| Sofortige Zahlung | „Der Rechnungsbetrag ist sofort nach Erhalt der Rechnung ohne Abzug fällig." |
| Datum | „Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum 15. Oktober 2026." |
| Zahlungsfrist in Tagen | „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug." |
| Skonto | „Zahlbar innerhalb von 10 Tagen mit 2 % Skonto oder innerhalb von 30 Tagen netto." |
| Anzahlung | „Bei Auftragserteilung wird eine Anzahlung von [Betrag] Euro fällig, der Rest nach Abnahme innerhalb von 14 Tagen." |
| Vorkasse | „Die Lieferung erfolgt nach Zahlungseingang." |
| Teilzahlung | „Abrechnung in drei Teilrechnungen: bei Auftragserteilung, nach Freigabe des Entwurfs und nach Abnahme." |
| Verbraucherhinweis | „Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung, kommen Sie ohne weitere Mahnung in Verzug." |
| SEPA-Lastschrift | „Der Rechnungsbetrag wird zum [Datum] per SEPA-Lastschrift eingezogen." |
Die Zahlungsbedingungen auf der Rechnung stehen am besten direkt unter dem Rechnungsbetrag, zusammen mit IBAN und Verwendungszweck wie der Rechnungsnummer. Für elektronische Rechnungen lesen Sie den Beitrag zur E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Die häufigsten Fehler bei Zahlungsbedingungen
Häufig gestellte Fragen
1. Welche Zahlungsfristen gibt es?
2. Ist ein Zahlungsziel von 7 Tagen zulässig?
3. Was passiert, wenn man eine Rechnung nach 14 Tagen nicht bezahlt?
4. Was heißt Zahlungsbedingung '14 Tage netto'?
5. Was sind die gesetzlichen Zahlungsbedingungen?
6. Wie formuliere ich Zahlungsbedingungen für Vorkasse oder eine Anzahlung?
7. Wann ist eine Rechnung ohne Zahlungsziel fällig?
Fazit
Ohne Vereinbarung ist die Zahlung sofort fällig; die 30 Tage aus § 286 BGB betreffen nur den Verzug. Wer Zahlungsziel, Zahlungsart, Anzahlung und Skonto vor Vertragsschluss festlegt und auf der Rechnung ein klares Fälligkeitsdatum nennt, schafft Transparenz für den Kunden und einen planbaren Cashflow. Bei Zahlungsverzug stehen Ihnen Verzugszinsen und bei Geschäftskunden die 40-Euro-Pauschale zu. Für AGB-Klauseln, Anzahlungen gegenüber Privatkunden und Bauverträge lohnt sich eine Rechtsberatung.
Ihr nächster Schritt: Überarbeiten Sie Ihre Angebots- und Rechnungsvorlage. Ergänzen Sie ein konkretes Zahlungsziel, die Zahlungsart und bei Privatkunden den Verzugshinweis. Zahlen Kunden trotzdem nicht, hilft ein systematisches Forderungsmanagement. Weitere Grundlagen bietet der Bereich Buchhaltung für Gründer.
