Das Wichtigste auf einen Blick
Was ist eine Abschlagszahlung?
Eine Abschlagszahlung ist eine Teilzahlung auf die vereinbarte Gesamtvergütung, die der Auftraggeber leistet, bevor das Projekt abgeschlossen ist. Am Ende gilt: Gesamtsumme minus alle Abschläge ergibt den Restbetrag, den der Kunde mit der Schlusszahlung begleicht.
Der Grund für Abschläge ist die Liquidität. Beim Werkvertrag wird die Vergütung nach § 641 Abs. 1 BGB erst „bei der Abnahme des Werkes" fällig. Ohne Abschlag finanzieren Sie als Auftragnehmer das ganze Projekt vor. Abschläge schließen diese Lücke und senken das Ausfallrisiko.
Nicht gemeint sind die Vorauszahlungen, die das Finanzamt festsetzt (siehe Steuervorauszahlung), und der Abschlag auf das Gehalt.
Abschlagsrechnung, Anzahlungsrechnung, Teilrechnung: die Unterschiede
Nach § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG ist Rechnung „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird".
| BEGRIFF | WANN GESTELLT | GRUNDLAGE | UMSATZSTEUER ENTSTEHT (SOLL) |
|---|---|---|---|
| Abschlagsrechnung | nach erbrachten Teilen, vor Abschluss | § 632a BGB oder Vertrag | mit Ablauf des VAZ der Zahlung |
| Anzahlungsrechnung | vor Beginn der Leistung | Vereinbarung | mit Ablauf des VAZ der Zahlung |
| Akontorechnung | Synonym für Abschlag oder Anzahlung | wie oben | wie oben |
| Teilrechnung | nach gesondert vereinbarter Teilleistung | Vertrag | mit Ausführung der Teilleistung |
| Schlussrechnung / Endrechnung | nach Abschluss des Auftrags | § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG | für den Rest mit Ausführung |
Entscheidend ist der Unterschied zwischen Abschlag und Teilleistung. Teilleistungen liegen nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 3 UStG vor, „wenn für bestimmte Teile einer wirtschaftlich teilbaren Leistung das Entgelt gesondert vereinbart wird". Eine Teilrechnung rechnet einen fertigen Teil endgültig ab. Eine Abschlagsrechnung ist dagegen vorläufig, weil die Leistung als Ganzes noch nicht ausgeführt ist; endgültig wird erst die Schlussrechnung, auch Gesamtrechnung genannt.
Wann Sie eine Abschlagszahlung verlangen dürfen
Werkvertrag: Anspruch nach § 632a BGB
Beim Werkvertrag schulden Sie einen Erfolg, etwa eine fertige Website, ein Gutachten oder eine Reparatur. Nach § 631 Abs. 2 BGB kann Gegenstand des Werkvertrags auch „ein anderer durch Arbeit oder Dienstleistung herbeizuführender Erfolg" sein.
§ 632a Abs. 1 Satz 1 BGB regelt: „Der Unternehmer kann von dem Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen." Eine besondere Klausel brauchen Sie dafür nicht; der Anspruch auf eine Abschlagszahlung folgt aus dem Gesetz. Nach Satz 6 gilt das auch für erforderliche Stoffe oder Bauteile, die angeliefert oder eigens angefertigt und bereitgestellt sind, wenn dem Besteller nach seiner Wahl Eigentum daran übertragen oder Sicherheit geleistet wird.
Dienstvertrag: nur mit Vereinbarung
Beim Dienstvertrag schulden Sie eine Tätigkeit, keinen Erfolg, etwa Beratung nach Stunden. § 614 BGB bestimmt: „Die Vergütung ist nach der Leistung der Dienste zu entrichten. Ist die Vergütung nach Zeitabschnitten bemessen, so ist sie nach dem Ablauf der einzelnen Zeitabschnitte zu entrichten."
Eine Regel wie § 632a BGB enthält § 614 BGB nicht. Daraus folgern wir: Beim Dienstvertrag beruhen Abschläge oder ein Vorschuss auf die Vergütung auf Vereinbarung. Ob Ihr Auftrag Werk- oder Dienstvertrag ist, entscheidet der Inhalt der Vereinbarung, nicht die Überschrift; im Zweifel lassen Sie das rechtlich prüfen.
Wie hoch eine Abschlagszahlung sein darf
Beim gesetzlichen Anspruch ist die Höhe begrenzt auf den Wert der erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen. Eine feste Prozentgrenze nennt § 632a BGB für den allgemeinen Werkvertrag nicht; maßgeblich ist der tatsächliche Projektfortschritt.
Nach § 632a Abs. 1 Satz 5 BGB sind die Leistungen „durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung der Leistungen ermöglichen muss". Ihre Abschlagsrechnung sollte die erbrachten Leistungen also so konkret aufführen, dass der Kunde sie ohne Rückfragen prüfen kann.
Haben Sie eigene Abschläge vereinbart, gilt in erster Linie diese Vereinbarung. Ob eine solche Klausel in Allgemeinen Geschäftsbedingungen wirksam ist, besonders gegenüber Verbrauchern, sollten Sie rechtlich prüfen lassen.
Wann der Kunde den Abschlag verweigern darf
Die Abschlagszahlung steht Ihnen nur für vertragsgemäße Leistungen zu. § 632a Abs. 1 Satz 2 BGB: „Sind die erbrachten Leistungen nicht vertragsgemäß, kann der Besteller die Zahlung eines angemessenen Teils des Abschlags verweigern."
Die Beweislast für die vertragsgemäße Leistung verbleibt nach Satz 3 „bis zur Abnahme beim Unternehmer". Nach § 632a Abs. 1 Satz 4 BGB gilt zudem § 641 Abs. 3 BGB entsprechend: Kann der Besteller Mangelbeseitigung verlangen, darf er einen angemessenen Teil der Vergütung zurückhalten; „angemessen ist in der Regel das Doppelte der für die Beseitigung des Mangels erforderlichen Kosten".
Zahlt der Kunde ohne Grund nicht, gelten die Verzugsregeln. Nach § 286 Abs. 3 BGB kommt er spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung zahlt; gegenüber Verbrauchern nur, wenn die Rechnung besonders auf diese Folge hinweist.
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Abschlagsrechnung schreiben: Pflichtangaben
Vereinnahmen Sie Entgelt für eine noch nicht ausgeführte Leistung, „gelten die Absätze 1 bis 4 sinngemäß" (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG). Jede Abschlagsrechnung und jede Anzahlungsrechnung braucht also die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG:
Kennzeichnen Sie das Dokument als „1. Abschlagsrechnung", nennen Sie die Gesamtsumme des Auftrags und den Bezug zum Angebot. Sind Sie Kaufmann oder führen eine GmbH oder UG, kommen die Angaben auf Geschäftsbriefen nach § 37a HGB oder § 35a GmbHG hinzu, jeweils mit der Ausnahme in Absatz 2.
Für Leistungen an andere Unternehmer verlangt § 14 Abs. 2 UStG eine Rechnung binnen sechs Monaten nach Ausführung der Leistung, bei Ansässigkeit beider Seiten im Inland grundsätzlich als elektronische Rechnung. Übergangsweise erlaubt § 27 Abs. 38 UStG noch Papierrechnungen: bis 31.12.2026 für Umsätze aus 2025 und 2026, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis 31.12.2027 für Umsätze aus 2027. Welche Frist für Sie gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Als Kleinunternehmer mit höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr sind Ihre Umsätze steuerfrei (§ 19 Abs. 1 UStG). Folglich weisen Ihre Abschlagsrechnungen keine Umsatzsteuer aus.
Umsatzsteuer bei Abschlagszahlungen
Beim Thema Abschlagsrechnung und Umsatzsteuer ist entscheidend, ob Sie nach vereinbarten Entgelten (Sollversteuerung) oder nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung) versteuern.
Bei der Sollversteuerung entsteht die Steuer grundsätzlich mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 1 UStG). Für Abschläge gilt Satz 4: Wird das Entgelt oder ein Teil davon vereinnahmt, bevor die Leistung oder Teilleistung ausgeführt ist, entsteht „insoweit die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt oder das Teilentgelt vereinnahmt worden ist". Das ist die Mindest-Ist-Versteuerung. Geht ein Abschlag im März ein, gehört die Umsatzsteuer in die Voranmeldung für März, auch wenn das Projekt erst im Herbst fertig wird.
Achtung!
Wer die Umsatzsteuer aus Abschlägen erst mit der Schlussrechnung anmeldet, meldet bei der Sollversteuerung zu spät. Legen Sie den Steuerbetrag jedes Abschlags sofort für das Finanzamt zurück.
Bei der Ist-Versteuerung entsteht die Steuer ohnehin mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG). Das Finanzamt kann sie nach § 20 UStG auf Antrag gestatten, unter anderem bei einem Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro oder soweit Sie freiberuflich tätig sind.
Wie der Abschlag in Ihrer Buchhaltung erscheint, hängt von der Gewinnermittlung ab. Wer bilanziert, weist erhaltene Anzahlungen in der Bilanz unter den Verbindlichkeiten aus (§ 266 Abs. 3 HGB). Wer seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, erfasst Einnahmen grundsätzlich im Jahr des Zuflusses (§ 11 Abs. 1 EStG). Konten und Buchungssätze stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab.
Vorsteuerabzug beim Auftraggeber
Ist Ihr Kunde vorsteuerabzugsberechtigt, kann er die Umsatzsteuer aus dem Abschlag vor Projektende abziehen. Nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG ist sie „bereits abziehbar, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet worden ist". Fehlt die Abschlagsrechnung, fehlt dem Kunden die Grundlage für den Vorsteuerabzug.
Die Schlussrechnung richtig erstellen
Nach Abschluss des Projekts rechnen Sie mit der Schlussrechnung über die gesamte Leistung ab. § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG verlangt, dass in einer Endrechnung „die vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen" sind, wenn über sie Rechnungen ausgestellt wurden.
Eine korrekte Schlussrechnung hat drei Teile:
- Gesamtleistung mit Entgelt netto, Steuersatz und Steuerbetrag
- Abzug jeder Abschlagsrechnung mit Nummer, Datum, Nettobetrag und Steuerbetrag
- Restbetrag netto, verbleibende Umsatzsteuer und Zahlbetrag brutto
Die Steuer auf den Restbetrag entsteht bei der Sollversteuerung mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie die Leistung ausgeführt haben.
Achtung!
Setzt die Schlussrechnung die Steuerbeträge der Abschläge nicht ab, ist auf Ihren Rechnungen insgesamt mehr Umsatzsteuer ausgewiesen, als Sie für den Umsatz schulden. Daraus folgt das Risiko eines unrichtigen Steuerausweises: Nach § 14c Abs. 1 UStG schuldet der Unternehmer dann „auch den Mehrbetrag". Setzen Sie Netto und Umsatzsteuer der Abschläge getrennt ab.
Praxisbeispiel: Projekt mit zwei Abschlägen und Schlussrechnung
Eine Webdesignerin vereinbart den Relaunch einer Website als Werk für 10.000 Euro netto. Sie versteuert nach vereinbarten Entgelten mit dem Regelsteuersatz von 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG). Vereinbart sind zwei Abschläge nach Design und nach Entwicklung, danach die Schlussrechnung.
| RECHNUNG | NETTO | UMSATZSTEUER 19% | BRUTTO |
|---|---|---|---|
| 1. Abschlagsrechnung (Design) | 3.000,00 € | 570,00 € | 3.570,00 € |
| 2. Abschlagsrechnung (Entwicklung) | 3.000,00 € | 570,00 € | 3.570,00 € |
| Schlussrechnung: Gesamtleistung | 10.000,00 € | 1.900,00 € | 11.900,00 € |
| abzüglich 1. Abschlag | −3.000,00 € | −570,00 € | −3.570,00 € |
| abzüglich 2. Abschlag | −3.000,00 € | −570,00 € | −3.570,00 € |
| Restbetrag Schlussrechnung | 4.000,00 € | 760,00 € | 4.760,00 € |
Die je 570 Euro aus den Abschlägen meldet sie in den Voranmeldungszeiträumen der Zahlungseingänge, die restlichen 760 Euro für den Zeitraum der Fertigstellung. Ist ihr Kunde vorsteuerabzugsberechtigt, zieht er die Steuer aus den Abschlägen ab, sobald Rechnung und Zahlung vorliegen, und die Steuer aus der Schlussrechnung, sobald die Leistung ausgeführt ist und ihm die Rechnung vorliegt (§ 15 Abs. 1 UStG).
Besonderheiten bei Bauverträgen und Verbrauchern
Für Bauverträge gelten eigene Regeln. Beim Verbraucherbauvertrag dürfen Abschläge nach § 632a BGB insgesamt 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung nicht übersteigen, und dem Verbraucher ist bei der ersten Abschlagszahlung eine Sicherheit von 5 Prozent zu leisten (§ 650m Abs. 1 und 2 BGB). Die Schlussrechnung im Bauvertrag muss nach § 650g Abs. 4 BGB prüffähig sein; sie gilt als prüffähig, wenn der Besteller nicht binnen 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen erhebt. Daneben kann die VOB/B vereinbart sein. Wer am Bau arbeitet, sollte seine Verträge rechtlich prüfen lassen.
Häufige Fehler bei Abschlagsrechnungen
Häufig gestellte Fragen
1. Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Abschlagsrechnung?
2. Wann darf eine Abschlagsrechnung gestellt werden?
3. Wie hoch darf eine Abschlagsrechnung sein?
4. Wann entsteht die Umsatzsteuer bei Abschlagsrechnungen?
5. Ist eine Schlussrechnung zwingend notwendig?
6. Was ist eine Anzahlungsrechnung und wie schreibt man sie?
7. Ist eine Abschlagszahlung beim Dienstvertrag zulässig?
Fazit
Die Abschlagszahlung hält Sie bei größeren Projekten liquide. Beim Werkvertrag steht sie Ihnen nach § 632a BGB zu; beim Dienstvertrag setzt sie nach unserer Lesart des § 614 BGB eine Vereinbarung voraus. Jede Abschlagsrechnung braucht alle Pflichtangaben, und die Schlussrechnung setzt alle Abschläge mit Netto und Steuer getrennt ab. Gestaltungsfragen zu Buchung oder E-Rechnung klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Ihr nächster Schritt: Nehmen Sie in Ihr nächstes Angebot einen Zahlungsplan mit zwei oder drei Etappen auf und legen Sie eine Vorlage für Abschlagsrechnungen mit Gesamtsumme, Abschlagsnummer und Steuerbetrag an.
