Das Wichtigste auf einen Blick
Was eine Eröffnungsbilanz ist
§ 242 Abs. 1 HGB verlangt: „Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluß eines jeden Geschäftsjahrs einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluß (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen.“ Gemeint ist die erste Bilanz eines Unternehmens, auch Gründungsbilanz oder Anfangsbilanz genannt.
Für den Inhalt gelten nach § 242 Abs. 1 Satz 2 HGB die Vorschriften des Jahresabschlusses entsprechend, „soweit sie sich auf die Bilanz beziehen“. Eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gehört nicht dazu; sie betrifft den Schluss des Geschäftsjahres (§ 242 Abs. 2 HGB).
Die Aktivseite zeigt die Mittelverwendung: Maschinen, Fahrzeuge, Waren, Forderungen, Bankguthaben. Die Passivseite zeigt die Mittelherkunft: Eigenkapital der Gesellschafter oder Fremdkapital wie Darlehen und Verbindlichkeiten. Beide Seiten ergeben dieselbe Summe.
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Wer eine Eröffnungsbilanz erstellen muss
Die Pflicht folgt aus der Kaufmannseigenschaft:
Bei der GmbH müssen die Geschäftsführer „für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft“ sorgen (§ 41 GmbHG). Steuerlich übernimmt § 140 AO diese Pflicht: Die HGB-Pflichten gelten auch für die Besteuerung.
Eine Ausnahme gilt für Einzelkaufleute (e.K.). Sie sind nach § 241a HGB befreit, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen jeweils nicht mehr als 800.000 € Umsatzerlöse und 80.000 € Jahresüberschuss aufweisen. § 242 Abs. 4 HGB nimmt sie dann auch von der Eröffnungsbilanz aus. Bei einer Neugründung zählen die Werte am ersten Abschlussstichtag. Für OHG, KG, GmbH und UG gilt die Befreiung nicht. Siehe Einzelunternehmen gründen.
Hinweis
Ob ein neues Einzelunternehmen die Grenzen am ersten Abschlussstichtag einhält, steht bei der Gründung noch nicht fest. Wer nahe an den Grenzen plant, sollte vor dem Verzicht auf die Eröffnungsbilanz einen Steuerberater fragen.
Wer keine Eröffnungsbilanz braucht
Selbstständige ohne Buchführungspflicht können ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln. Die EÜR steht nur offen, wer „nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet“ ist, Bücher zu führen. Folgerung: Wer die EÜR nutzen darf, braucht auch keine Eröffnungsbilanz, weil diese an die Buchführungspflicht anknüpft.
Das betrifft vor allem:
In der EÜR gilt das Zufluss- und Abflussprinzip des § 11 EStG, ausdrücklich nicht für Bilanzierer (§ 11 Abs. 1 Satz 5 EStG). Mehr unter Einnahmenüberschussrechnung.
Hinweis
Eine GmbH oder UG kann nicht per EÜR abrechnen, auch wenn ein Freiberufler sie gründet. Als Handelsgesellschaft ist sie zur Buchführung und damit zur Eröffnungsbilanz verpflichtet.
Wann die Eröffnungsbilanz aufzustellen ist
Das Gesetz sagt „zu Beginn seines Handelsgewerbes“. Eine Frist in Tagen oder Monaten nennen die geprüften Vorschriften für die Eröffnungsbilanz nicht. Die Drei-Monats-Frist steht in § 264 Abs. 1 HGB und betrifft wörtlich den Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft „für das vergangene Geschäftsjahr“.
Über § 242 Abs. 1 Satz 2 HGB lässt sich § 243 Abs. 3 HGB entsprechend anwenden: Die Bilanz ist „innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit aufzustellen“.
Schwieriger ist der Stichtag bei einer GmbH. Vor der Eintragung ins Handelsregister besteht sie „als solche nicht“; wer vorher in ihrem Namen handelt, haftet persönlich (§ 11 GmbHG). Zwischen Beurkundung, Geschäftsaufnahme und Eintragung kommen mehrere Zeitpunkte in Frage; die geprüften Vorschriften legen den Eröffnungsstichtag nicht wörtlich fest. Kläre das Datum mit deinem Steuerberater.
Aufbau: Aktiva und Passiva
Die Bilanz einer Kapitalgesellschaft ist nach § 266 Abs. 1 HGB „in Kontoform aufzustellen“: Aktiva links, Passiva rechts. Die Hauptposten nach § 266 Abs. 2 und 3 HGB:
| Aktiva | Passiva |
|---|---|
| A. Anlagevermögen | A. Eigenkapital (u. a. Gezeichnetes Kapital, Kapitalrücklage) |
| B. Umlaufvermögen (u. a. Vorräte, Forderungen, Guthaben bei Kreditinstituten) | B. Rückstellungen |
| C. Rechnungsabgrenzungsposten | C. Verbindlichkeiten |
| D. Aktive latente Steuern | D. Rechnungsabgrenzungsposten |
| E. Aktiver Unterschiedsbetrag aus der Vermögensverrechnung | E. Passive latente Steuern |
Zum Anlagevermögen gehören nur Gegenstände, die „bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen“ (§ 247 Abs. 2 HGB), etwa Maschinen, Computer oder Fahrzeuge. Das Umlaufvermögen umfasst Waren, Forderungen und das Geld auf dem Geschäftskonto. Siehe Anlagenbuchhaltung.
Kleine Kapitalgesellschaften dürfen eine verkürzte Bilanz mit den Posten mit Buchstaben und römischen Zahlen aufstellen, Kleinstkapitalgesellschaften eine mit den Posten mit Buchstaben (§ 266 Abs. 1 HGB). Die Größenklasse bestimmen § 267 und § 267a HGB; bei Neugründung zählt der erste Abschlussstichtag.
Außerdem gelten, entsprechend angewandt, diese Regeln des HGB:
Inventar und was nicht in die Eröffnungsbilanz gehört
Grundlage ist das Inventar. Nach § 240 Abs. 1 HGB hat jeder Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes Grundstücke, Forderungen, Schulden, Bargeld und sonstige Vermögensgegenstände „genau zu verzeichnen“ und dabei ihren Wert anzugeben. Zur Bestandsaufnahme siehe Inventur: Was ist das, worauf ist zu achten?.
Achtung!
Aufwendungen für die Gründung, für die Beschaffung des Eigenkapitals und für den Abschluss von Versicherungsverträgen dürfen nicht als Aktivposten in die Eröffnungsbilanz (§ 248 Abs. 1 HGB). Bezahlte Gründungskosten mindern das Bankguthaben.
Private Gegenstände gehören nur hinein, wenn sie als Einlage ins Unternehmen übertragen werden. Steuerlich sind Einlagen bei Eröffnung eines Betriebs mit dem Teilwert anzusetzen, höchstens mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, wenn das Wirtschaftsgut in den letzten drei Jahren vor der Zuführung aus dem Privatvermögen angeschafft oder hergestellt wurde (§ 6 Abs. 1 Nr. 5 und 6 EStG).
Beispiel: Eröffnungsbilanz einer GmbH
Alle Zahlen sind Annahmen zur Veranschaulichung einer Bargründung:
Nach § 272 Abs. 1 HGB ist das Gezeichnete Kapital „mit dem Nennbetrag anzusetzen“. Die nicht eingeforderten ausstehenden Einlagen werden offen abgesetzt; der Rest erscheint als Posten „Eingefordertes Kapital“.
| Aktiva | Betrag | Passiva | Betrag |
|---|---|---|---|
| Guthaben bei Kreditinstituten | 12.500 € | Gezeichnetes Kapital | 25.000 € |
| ./. nicht eingeforderte ausstehende Einlagen | 12.500 € | ||
| Eingefordertes Kapital | 12.500 € | ||
| Summe | 12.500 € | Summe | 12.500 € |
Fordert die GmbH den Rest ein, bevor er gezahlt ist, steht der Betrag gesondert unter den Forderungen (§ 272 Abs. 1 HGB). Bei Volleinzahlung stehen 25.000 € Bankguthaben einem Gezeichneten Kapital von 25.000 € gegenüber.
Statt Geld können Gesellschafter Sacheinlagen leisten, etwa ein Fahrzeug. Gegenstand und Nennbetrag müssen dann im Gesellschaftsvertrag stehen, dazu kommt ein Sachgründungsbericht (§ 5 Abs. 4 GmbHG). Ein eingebrachtes Fahrzeug, das dauernd dem Geschäftsbetrieb dient, steht im Anlagevermögen. Siehe GmbH-Gründung mit Sacheinlage und zum Ablauf GmbH gründen.
Beispiel: Eröffnungsbilanz einer UG (haftungsbeschränkt)
Die UG ist eine GmbH mit Stammkapital unter 25.000 € (§ 5a Abs. 1 GmbHG). Die Anmeldung darf erst erfolgen, wenn das Stammkapital „in voller Höhe eingezahlt ist“; Sacheinlagen sind ausgeschlossen (§ 5a Abs. 2 GmbHG). Ausstehende Einlagen gibt es daher nicht.
Annahme: Stammkapital 1.000 € (frei gewählt), voll eingezahlt, sonst keine Posten.
| Aktiva | Betrag | Passiva | Betrag |
|---|---|---|---|
| Guthaben bei Kreditinstituten | 1.000 € | Gezeichnetes Kapital | 1.000 € |
| Summe | 1.000 € | Summe | 1.000 € |
Hinweis
Die gesetzliche Rücklage der UG nach § 5a Abs. 3 GmbHG wird in der Bilanz des Jahresabschlusses aus einem Viertel des Jahresüberschusses gebildet. In der Eröffnungsbilanz gibt es noch keinen Jahresüberschuss und damit keinen Rücklagenposten.
Siehe UG gründen.
Eröffnungsbilanz erstellen: Schritt für Schritt
So kannst du eine Eröffnungsbilanz erstellen:
- Stichtag festlegen, bei der GmbH mit Steuerberater und mit Blick auf Beurkundung, Geschäftsaufnahme und Eintragung.
- Inventar aufnehmen: Bankguthaben, Kasse, Maschinen, Waren, Forderungen, Darlehen, jeweils mit Wert.
- Bewerten, bei Einlagen steuerlich nach § 6 Abs. 1 Nr. 5 und 6 EStG.
- Gliedern nach § 266 HGB, bei kleinen Gesellschaften verkürzt.
- Summen prüfen: Aktiva und Passiva müssen gleich sein.
- Unterzeichnen mit Datum (§ 245 HGB).
- Übermitteln als E-Bilanz (§ 5b EStG).
- Aufbewahren im Original.
Danach beginnt die laufende Buchführung. Technisch werden die Anfangsbestände über ein Hilfskonto, das Eröffnungsbilanzkonto (EBK), auf die Bestandskonten übertragen: Aktivkonten erhalten den Anfangsbestand im Soll, Passivkonten im Haben. Eine Buchhaltungssoftware kann diese Buchungen aus den Anfangsbeständen erzeugen.
Eröffnungsbilanz und Schlussbilanz im Vergleich
Die Schlussbilanz entsteht zum Ende jedes Geschäftsjahres und bildet mit der GuV den Jahresabschluss (§ 242 Abs. 3 HGB). Das Geschäftsjahr darf zwölf Monate nicht überschreiten (§ 240 Abs. 2 HGB). Die Eröffnungsbilanz bei Gründung steht am Anfang, ohne GuV, und beruht auf dem Inventar.
Verbunden sind beide durch die Bilanzidentität: „Die Wertansätze in der Eröffnungsbilanz des Geschäftsjahrs müssen mit denen der Schlußbilanz des vorhergehenden Geschäftsjahrs übereinstimmen“ (§ 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB). Daraus folgt: Die Eröffnungsbilanz jedes neuen Geschäftsjahres entspricht der Schlussbilanz des Vorjahres. Dieser Bilanzzusammenhang ist Teil der sogenannten Bilanzkontinuität. Wie du die Bilanz zum Jahresende aufstellst, zeigt Bilanz erstellen: Grundlagen, Aufbau und Vorgehensweise.
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Wechsel von der EÜR zur Bilanz
Gewerbliche Unternehmer mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 € Gewinn im Wirtschaftsjahr werden nach § 141 Abs. 1 AO buchführungspflichtig. Anders als bei § 241a HGB genügt eine Grenze. Die Pflicht beginnt mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung des Finanzamts folgt (§ 141 Abs. 2 AO).
Weil § 141 Abs. 1 AO auf § 242 Abs. 1 HGB sinngemäß verweist, ist nach unserer Lesart zum Beginn dieses Wirtschaftsjahres eine Eröffnungsbilanz aufzustellen. Der Wechsel der Gewinnermittlungsart kann steuerliche Korrekturen auslösen; kläre diese vorab mit einem Steuerberater, etwa über Steuerberater finden.
E-Bilanz und Aufbewahrung
Bilanzierer übermitteln den Inhalt der Bilanz nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch (§ 5b Abs. 1 Satz 1 EStG). Das gilt auch für die Eröffnungsbilanz: „Im Fall der Eröffnung des Betriebs sind die Sätze 1 bis 3 entsprechend anzuwenden“ (§ 5b Abs. 1 Satz 4 EStG). Auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten darauf verzichten (§ 5b Abs. 2 EStG).
Die Eröffnungsbilanz ist zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB). Anders als Buchungsbelege darf sie nicht nur als Bild- oder Datenträger-Wiedergabe vorliegen (§ 147 Abs. 2 AO, § 257 Abs. 3 HGB).
Tipp
Bewahre die unterschriebene Eröffnungsbilanz im Original auf. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Die steuerliche Aufbewahrungsfrist endet nach zehn Jahren, sofern die Bilanz nicht für Steuern von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Häufig gestellte Fragen
1. Wer muss eine Eröffnungsbilanz erstellen?
2. Wann muss eine Eröffnungsbilanz erstellt werden?
3. Welches Datum hat die Eröffnungsbilanz einer GmbH?
4. Was gehört in eine Eröffnungsbilanz?
5. Braucht auch eine UG eine Eröffnungsbilanz?
6. Was ist der Unterschied zwischen Eröffnungsbilanz und Schlussbilanz?
7. Muss die Eröffnungsbilanz ans Finanzamt?
8. Wie lange muss ich die Eröffnungsbilanz aufbewahren?
Fazit
Die Eröffnungsbilanz ist Pflicht für Kaufleute und Handelsgesellschaften, also für jede GmbH und UG. Freiberufler und nicht eingetragene Kleingewerbetreibende mit EÜR brauchen sie nach unserer Lesart nicht. Inhaltlich folgt sie den Bilanzregeln des Jahresabschlusses: Kontoform, vollständig, ohne Verrechnung, ohne Gründungskosten. Bei teilweise eingezahltem GmbH-Stammkapital zeigt die Passivseite den Posten „Eingefordertes Kapital“, bei der UG steht das voll eingezahlte Stammkapital dem Bankguthaben gegenüber. Weil die geprüften Vorschriften keine feste Frist nennen, folgern wir: Stelle die Bilanz zügig nach dem Start auf.
Dein nächster Schritt: Erstelle ein Inventar zum Gründungszeitpunkt und lege mit deinem Steuerberater den Stichtag fest. Weitere Grundlagen findest du im Bereich Buchhaltung für Gründer und unter Buchhaltung für Selbstständige.
