Hochzeitsplaner werden: Wie wird man Weddingplaner?

Schnellcheck: Traumberuf Hochzeitsplaner

Sie suchen ganz bestimmte Informationen zur Selbstständigkeit als Hochzeitsplanerin oder -planer? Hier sind einige der am häufigsten gestellten Fragen zu diesem Thema.

Das macht ein Eventmanager Hochzeit

Vorbereitung und Durchführung von Hochzeiten sind mit viel organisatorischem Aufwand verbunden, den Sie als Hochzeitsplanerin oder -planer den Brautpaaren abnehmen. Dabei stimmen Sie den Leistungsumfang fr den schönsten Tag im Leben individuell mit Ihren Kunden ab. Sie können die gesamte Hochzeit organisieren oder auch nur bestimmte Arbeiten übernehmen.

In einem ersten Beratungsgespräch klären Sie die Wünsche und Vorstellungen der Brautleute zu ihrer Hochzeit, vereinbaren die Aufgaben und ein Gesamtbudget. Dabei stehen Sie dem Paar beratend zur Seite und bringen Vorschläge ein. Während der Vorbereitungsphase stimmen Sie sich regelmäßig ab. Folgendes kann zu den Aufgaben eines Hochzeitsplaners gehören:

Ausbildung und Studium: So werden Sie Hochzeitsplaner

Offiziell brauchen Sie für die Arbeit als Wedding Planner keine besondere Ausbildung. Eine Selbstständigkeit als Hochzeitsplaner ohne Know-how oder Erfahrung ist jedoch nicht empfehlenswert.

Verschiedene Institutionen bieten Kurse an, die auf diesen Beruf vorbereiten und häufig mit einem Zertifikat abschließen. So können Sie beim ILS ein Fernstudium für Hochzeits- und Veranstaltungsplanung absolvieren. Ebenso führen viele regionale Industrie- und Handelskammern eine Ausbildung zum Hochzeitsplaner durch.

Auch verschiedene Berufsausbildungen und Studiengänge bilden eine gute Grundlage für den Start als Hochzeitsplanerin oder -planer. Dazu gehören die Ausbildung für Veranstaltungskaufleute oder ein Eventmanagement-Studium, am besten mit Spezialisierung auf Hochzeiten. Auch Tourismusmanagement oder BWL eignen sich als Studienfächer, möglichst mit dem Schwerpunkt Veranstaltungsmanagement. Empfehlenswert sind ergänzende Kurse, die noch vorhandene Lücken füllen.

Praktische Erfahrungen, die Sie zum Beispiel durch Anstellungen oder Praktika bei Eventagenturen sammeln können, stärken Ihr Selbstvertrauen. Wenn Sie bereits im gastronomischen Bereich einer beliebten Location für Hochzeiten gearbeitet haben, ist das ebenfalls nützlich.

Diese Voraussetzungen brauchen Sie als Wedding Planner

Als Hochzeitsplaner müssen Sie Events organisieren, Finanz- und Zeitbudgets einhalten, Konditionen verhandeln sowie Verträge abschließen können. Wissen über Traditionen und Trends der Hochzeitsbranche ist ebenfalls wichtig. Eine besondere Bedeutung hat die Beherrschung der gängigen Marketinginstrumente zur Kundengewinnung, u.a. im Bereich Social Media, denn Sie bauen als Hochzeitsplaner keinen klassischen Kundenstamm auf.

Eine Leidenschaft für Hochzeiten sollten Sie als Weddingplaner ebenfalls mitbringen. Mit Kreativität und Liebe zum Detail entwickeln Sie ansprechende Konzepte. Unverzichtbar sind Serviceorientierung, Zuverlässigkeit und Organisationstalent, denn Sie müssen komplexe Events mit vielen Aufgaben und Beteiligten managen.

Ein offenes Wesen, Kontaktfreude, Empathie sowie Kenntnisse in Gesprächstechniken sind beste Voraussetzungen dafür, dass Sie die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Kunden richtig erfragen und verstehen können. Auch gegenüber den eingebundenen Dienstleistern ist die Fähigkeit zur klaren, verbindlichen Kommunikation wichtig.

Sie arbeiten oft unter hohem Druck und müssen entsprechend belastbar und stressresistent sein. Da Eheschließungen sehr emotionale Ereignisse sind, brauchen Sie Geduld und eine ruhige Ausstrahlung, um am Tag der Hochzeit ausgleichend auf nervöse Brautleute und Familienmitglieder einwirken zu können.

In 7 Schritten zur Gründung in der Hochzeitsplanung

Wenn Sie selbstständiger Wedding Planner werden möchten, kommt es auf ein gutes Konzept und systematisches Vorgehen an. Folgende Schritte zeigen Ihnen, woran Sie denken müssen:

1. Konzept & Nische finden

Der Bedarf an professionellen Hochzeitsplanerinnen und -planern steigt, aber auch die Anzahl der Konkurrenten. Es ist deshalb empfehlenswert, eine Nische zu suchen, mit der Sie sich von Ihren Mitwettbewerbern abheben können. Analysieren Sie, ob es im regionalen Markt noch ungenutzte Möglichkeiten gibt. Überlegen Sie auch, welches Thema Sie besonders anspricht. Hier sind einige Ideen für Hochzeitskonzepte, auf die Sie sich spezialisieren können:

Kommunizieren Sie auf Ihrer Website aber auch, was Sie nicht anbieten möchten. So schließen Sie von Anfang an falsche Erwartungen aus. Zum Beispiel liegt es nicht jedem, Hochzeiten in weit entfernten Ländern zu organisieren.

2. Anmeldung der Selbstständigkeit

Als Weddingplaner betreiben Sie ein Gewerbe, weshalb Sie Ihr Unternehmen beim Gewerbeamt der Stadt oder Gemeinde gebührenpflichtig anmelden müssen. Danach meldet sich die IHK bei Ihnen. Hier sind Sie Pflichtmitglied, wenn auch zu Beginn meist noch beitragsfrei.

Beim Finanzamt müssen Sie sich mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung anmelden. Das ist kostenlos online über das ELSTER-Portal möglich. Sie erhalten danach Ihre Steuernummer, die Sie auch für die Rechnungsstellung brauchen.

Melden Sie sich darüber hinaus bei der Berufsgenossenschaft (VBG) an, selbst wenn Sie keine Mitarbeiter beschäftigen. Kümmern Sie sich auch um Ihre persönliche Krankenversicherung.

3. Businessplan schreiben

Den Businessplan brauchen Sie, wenn Sie Finanzierungen oder Fördermittel beantragen möchten. Er dient aber auch Ihrer eigenen Orientierung, weil Sie die Gründung als Wedding Planner damit gründlich vorbereiten.

Der Businessplan beginnt mit einer Executive Summary. Das ist eine kurze Zusammenfassung der Geschäftsidee und der wichtigsten Fakten. Danach stellen Sie sich mit Ihrer Motivation, Ihren Qualifikationen und Erfahrungen vor.

Es folgt die Markt- und Wettbewerbsanalyse, die sich in der Regel auf den regionalen Markt bezieht. Beschreiben Sie diesen, einschließlich der Zielkunden. Analysieren Sie auch andere Hochzeitsplaner als Wettbewerber und identifizieren Sie Marktlücken, die Ihr Nischenangebot füllen kann.

Beschreiben Sie Ihr Geschäftskonzept, wie oben bereits erläutert. Erklären Sie auch, wie Sie mit Ihren Leistungen Geld verdienen. Danach fassen Sie im Realisierungsfahrplan die wichtigsten Gründungsschritte jeweils mit ihrem Zeitrahmen zusammen.

Es folgt der Abschnitt Organisation, Rechtsform und Personal. Die Gründung erfolgt meist, wenn auch nicht unbedingt, als Einzelunternehmen mit kleingewerblichem Charakter und noch ohne Mitarbeiter.

Im Bereich Marketing beschreiben Sie Ihre Markenidentität und mit welchen Methoden Sie als Hochzeitsplaner Kunden gewinnen möchten. Dazu lesen Sie weiter unten noch mehr.

Es folgt der Finanzplan mit sechs Teilplänen, wozu unter anderem Umsatz- und Kostenprognosen für die ersten Monate und Jahre gehören, ebenso eine Rentabilitätsvorschau und eine Liquiditätsplanung. Sie ermitteln auf diesem Weg auch Ihr notwendiges Startkapital und planen die Finanzierung aus eigenen Mitteln und mit Darlehen.

Zum Businessplan gehört weiterhin die SWOT-Analyse. Sie untersuchen damit die Stärken und Schwächen Ihres Vorhabens sowie Chancen und Bedrohungen, die sich aus Ihrem Umfeld ergeben. Eine Stärke kann die Spezialisierung auf ein gefragtes Konzept sein, eine Schwäche die noch fehlende Erfahrung. Chancen resultieren möglicherweise aus der Kooperation mit hervorragenden Hochzeitsdienstleistern und Bedrohungen aus konjunkturellen Krisen.

4. Mitgliedschaft im Bund Deutscher Hochzeitsplaner

Für Hochzeitsplaner gibt es mit dem BDH einen Berufsverband. Dieser bietet Unterstützung in vielerlei Hinsicht, zum Beispiel durch Weiterbildungsangebote, Networking-Veranstaltungen und die Möglichkeit, sich auf der Website zu präsentieren.

Der Verband möchte die Professionalität der Hochzeitsplanung fördern und bietet deshalb Zertifizierungen an. Das kann das Vertrauen Ihrer potenziellen Kunden stärken. Die Mitgliedschaft ist kostenpflichtig.

5. Marketingstrategie definieren

Eine wirkungsvolle Marketingstrategie ist für den Erfolg als Hochzeitsplanerin oder -planer besonders wichtig, da Ihre Leistungen in der Regel nicht wiederholt von den gleichen Kunden in Anspruch genommen werden. Empfehlungen zufriedener Brautpaare zeigen jedoch oft Wirkung.

Entwickeln Sie ein Corporate Design inklusive Logo, Farbpalette und Schriftarten, oder beauftragen Sie eine Agentur für Grafikdesign damit. Das erhöht den Wiedererkennungswert Ihrer Marke.

Wichtig ist eine benutzerfreundliche und suchmaschinenoptimierte Website. Veröffentlichen Sie dort neben Leistungsbeschreibungen und Kontaktdaten auch Fotos, die Anregungen liefern, später ebenso Referenzen zufriedener Kunden. Ein Blog mit suchmaschinenoptimierten Texten zu interessanten Hochzeitsthemen kann die Aufmerksamkeit auf Ihre Angebote lenken.

Social-Media-Marketing hat ebenfalls großes Potenzial, da Sie auf diese Weise sichtbar bleiben, Ihre eigene Person präsentieren und so Vertrauen zu potenziellen Kunden aufbauen. Posten Sie regelmäßig Fotos, Videos sowie Tipps rund und das Thema Hochzeit und interagieren Sie mit Ihren Followern auf Social Media.

Starten Sie vor allem zu Beginn Ihrer selbstständigen Tätigkeit als Wedding Planner Werbekampagnen mit Anzeigen in sozialen Netzwerken und mit Google Ads. Aber auch Printwerbung in Hochzeitsmagazinen oder Lokalzeitungen kann sich lohnen.

Nehmen Sie an Hochzeitsmessen in Ihrer Region teil. Denn hier informieren sich angehende Brautpaare und Sie haben gute Chancen, deren Aufmerksamkeit auf Ihr Angebot als Hochzeitsplaner zu lenken.

In der Hochzeitsbranche hat es sich bewährt, mit anderen Dienstleistern wie Floristen, Fotografen oder Caterern zu kooperieren. Sie können beispielsweise gegenseitige Empfehlungen aussprechen oder Visitenkarten und Flyer auslegen.

6. Geschäftskonto eröffnen

Eröffnen Sie ein Geschäftskonto, um geschäftliche von privaten Zahlungsvorgängen trennen zu können. Entscheiden Sie sich zwischen einem reinen Online- oder Filialbank-Konto. Prüfen Sie, ob wichtige Funktionen wie Lastschrifteinzug, Bargeldeinzahlung und Integrationsmöglichkeiten für Buchführungssoftware vorhanden sind.

Vergleichen Sie die Gebühren für die Kontoführung, einzelne Vorgänge und Karten. Überprüfen Sie auch, für welche Rechtsformen das jeweilige Kontomodell konzipiert ist.

7. Buchhaltung einführen

Für die Einrichtung Ihrer Buchhaltung können Sie sich in einem Steuerbüro beraten lassen, das nach Absprache auch bestimmte Buchführungsarbeiten übernimmt, ebenso die Jahresabschlüsse und Steuererklärungen.

Verwenden Sie ein passendes Buchführungstool. Bewahren Sie für alle Einnahmen und Ausgaben die Belege auf und archivieren Sie diese vorschriftsmäßig.

Hochzeitsplaner werden: Diese Möglichkeiten gibt es

Wenn Sie Hochzeitsplanerin oder -planer werden möchten, haben Sie dafür grundsätzlich drei Möglichkeiten. Sie können im Angestelltenverhältnis arbeiten, Franchisepartner werden oder eine unabhängige Selbstständigkeit aufbauen. Jede dieser Varianten hat ihre Vorteile und Nachteile. Wofür Sie sich entscheiden, hängt von Ihren persönlichen Zielen, Ihrer Risikobereitschaft und der bevorzugten Arbeitsweise ab.

Eine Anstellung als Hochzeitsplaner ist bei einigen größeren Eventagenturen möglich. Sie kann auch der Vorbereitung einer Selbstständigkeit dienen. Von Vorteil ist das regelmäßige Einkommen inklusive Sozialversicherung und das im Vergleich zur Selbstständigkeit nicht vorhandene finanzielle Risiko. Sie sind jedoch weisungsgebunden und können nicht selbst über die Projektauswahl, Ihre Arbeitsweise und die Arbeitszeiten entscheiden. Insgesamt haben Sie weniger Freiheiten und auf längere Sicht ist das Verdienstpotenzial geringer.

Als Franchisenehmer sind Sie ebenfalls selbstständig. Sie arbeiten als Hochzeitsplaner unter einer bereits etablierten Marke und profitieren vom zentralen Marketing des Franchisegebers. Dabei erhalten Sie Unterstützung in vielen Bereichen, etwa durch Ausbildungen, Hilfe bei organisatorischen Angelegenheiten oder der Finanzierung. Dafür müssen Sie vorgegebene Standards einhalten und eine Einstiegsgebühr sowie laufende Franchiseabgaben zahlen. Sie starten einfacher, sind aber in Ihrer unternehmerischen Freiheit eingeschränkt und die Gebühren schmälern laufend Ihren Gewinn.

Wenn Sie unabhängig selbstständig arbeiten, haben Sie maximale unternehmerische Freiheit und Verantwortung. Sie können uneingeschränkt eigene Entscheidungen treffen und kreativ sein. Es fallen keine Gebühren an und Sie bauen Ihre Marke als Weddingplaner selbst auf. Allerdings ist der Start ohne Unterstützung deutlich schwieriger und riskanter.

Wie sind die Zukunftsaussichten für Hochzeitsplaner?

Als selbstständiger Wedding Planner haben Sie grundsätzlich gute Erfolgschancen. Tendenziell heiraten Paare heute im höheren Alter. Daher ist mehr Geld für große und aufwendige Feiern vorhanden, aber weniger Zeit für die Vorbereitung.

Die Konkurrenz wächst jedoch ebenfalls. Deshalb müssen Sie als Hochzeitsplaner gefragte Nischen bedienen und flexibel auf Trends reagieren. Ein weiteres Risiko besteht in möglichen wirtschaftlichen Krisen, die häufig zum Verschieben von Hochzeitsfeiern oder geringeren Budgets führen. Kalkulieren Sie Auftragsflauten ein und bilden Sie dafür ausreichend Rücklagen.

Was kostet eine Gründung als Hochzeitsplaner?

Als Hochzeitsplaner können Sie mit vergleichsweise wenig Kapital gründen. Denn Sie brauchen zu Beginn weder ein eigenes Büro noch Personal. Größere Ausgaben verursacht zunächst die Aus- oder Weiterbildung. Kosten fallen weiterhin für die Erstellung und Wartung der Website, Grafikdesign, Steuer- und eventuell Rechtsberatung sowie die Gewerbeanmeldung an.

Sie brauchen IT-Ausstattung inklusive Software, Telefon und Internet. Planen Sie zum Start auch ausreichend Ressourcen für das Marketing ein. Wichtig ist ein Fahrzeug, da Sie viele Termine wahrnehmen und mitunter kleinere Transporte erledigen müssen. Falls Sie noch keins haben, kalkulieren Sie die Anschaffung oder das Leasing mit ein, ebenso den Kraftstoffverbrauch und die Wartung.

Denken Sie auch an Versicherungen, vor allem an eine auf selbstständige Hochzeitsplaner zugeschnittene Haftpflichtversicherung. Falls Sie einen Kredit aufnehmen werden, kalkulieren Sie die Zinsen als Kosten mit ein.

Was verdient man als Hochzeitsplaner?

Das Einkommen eines Hochzeitsplaners hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie Ihrem Leistungsangebot, dem Budget des Hochzeitspaares sowie dem Umfang der gebuchten Unterstützung. In der Regel verlangen Hochzeitsplaner 15 - 20 % des Hochzeitsbudgets für Ihre Leistungen. Somit können Sie Bruttoeinkünfte von 1.000 bis 5.000 Euro pro Hochzeit rechnen. Steuern lässt sich der Verdienst natürlich auch mit der Anzahl der Veranstaltungen, die Sie pro Jahr betreuen. 

Fazit: Erfolgreiche Hochzeitsplanerin werden

Der Beruf des Hochzeitsplaners kann sehr erfüllend sein, da Sie damit andere Menschen glücklich machen, eigene Ideen für ein besonderes Ja Wort umsetzen und sich bei jedem Auftrag auf etwas Neues einlassen. Damit Sie langfristig Erfolg haben können, entwickeln Sie Ihre eigene Nische und achten Sie auf eine gute Reputation.