Airbnb-Vermieter werden: Ein Leitfaden

Was ist Airbnb und wie funktioniert es für Vermieter?

Airbnb ist ein Onlineportal, über das Sie Unterkünfte für Kurzzeitaufenthalte zur Vermietung anbieten können. Hier inserieren private und gewerbliche Vermieter die unterschiedlichsten Unterkünfte, von Gästezimmern über Ferienwohnungen bis zu Hausbooten.

Als Vermieter können Sie auf der Plattform kostenlos ein Nutzerkonto erstellen und ein oder mehrere Inserate für die Ferienwohnungen veröffentlichen. Sie legen selbst fest, wann Ihre Unterkunft verfügbar ist und zu welchem Preis Sie diese vermieten möchten.

Gebühren fallen nur nach einer erfolgreichen Buchung an. Dabei können Sie aus zwei Varianten wählen: Entweder Sie teilen sich die Gebühr mit den Gästen oder übernehmen sie vollständig. Der Gast zahlt die Miete an Airbnb und Sie erhalten den Betrag von dort meist 24 Stunden nach dem Check-in. Da die Plattform weltweit bekannt ist, profitieren Sie von einer sehr hohen Reichweite.

Grundsätzlich können Sie nicht nur eigene, sondern auch angemietete Wohnungen oder Zimmer anbieten. Ihr Vermieter muss jedoch ausdrücklich zustimmen. Das ermöglicht beispielsweise während Ihres eigenen Urlaubs, einer Geschäftsreise oder eines Auslandssemesters zusätzliche Einnahmen. Ebenso eignen sich mitunter einzelne Zimmer Ihrer Wohnung für die dauerhafte Untervermietung.

Voraussetzungen für eine Airbnb-Vermietung

Wenn Sie über Airbnb vermieten möchten, sollten Sie eine ausgeprägte Serviceorientierung und Kontaktfreude mitbringen, ebenso gute kommunikative Fähigkeiten. Unterschätzen Sie nicht den zeitlichen Aufwand, der mit einer Vermietung verbunden ist. Sie müssen Anfragen schnell beantworten können, Check-ins sowie die Reinigung koordinieren, Ersatzbeschaffungen und Wartungsarbeiten vornehmen.

Falls Sie wenig Zeit haben oder nicht in der Nähe wohnen, können Sie einzelne Aufgaben wie die Reinigung auch an Dienstleister auslagern. Wenn Sie planen, eine Wohnung dauerhaft als Ferienwohnung zu nutzen, informieren Sie sich, ob das in Ihrer Stadt erlaubt ist. Denn vor allem in Großstädten gilt häufig das Zweckentfremdungsverbot. Prüfen Sie auch, ob eine Nutzungsänderung notwendig ist.

Die Wohnung vorbereiten: Renovieren und ausstatten

Renovierungen sind sowohl vor Beginn der Vermietung als auch später regelmäßig empfehlenswert. Denn ein gepflegter Eindruck der Unterkunft ist wichtig, damit Ihre Gäste sich dort wohlfühlen. Achten Sie bei der Ausstattung mit Möbeln und Einrichtungsgegenständen auf Komfort, ansprechendes Design und Strapazierfähigkeit. Legen Sie auch Wert auf Beleuchtungslösungen, die eine Wohlfühlatmosphäre schaffen.

Wenn Familien zu Ihrer Zielgruppe gehören, denken Sie an eine kleinkindgerechte Ausstattung. Dazu zählen unter anderem ein Kinderbett, ein Hochstuhl und geschützte Steckdosen. Falls die Möglichkeit besteht, können Sie als zusätzlichen Service beispielsweise einen kostenlosen Parkplatz oder Leihfahrräder anbieten und sich damit von Ihrer Konkurrenz abheben. 

Airbnb-Konto und Inserat erstellen - so geht's

Wenn Sie auf Airbnb noch kein Konto als Gastgeber haben, registrieren Sie sich. Dazu erfolgt auch eine Überprüfung Ihrer Identität mithilfe Ihres Personalausweises oder Reisepasses. Sobald das Konto eingerichtet ist, können Sie für Ihre Unterkünfte Inserate erstellen.

Inserat erstellen und verwalten

Nachdem Sie sich eingeloggt haben, klicken Sie auf „Jetzt dein Inserat erstellen“ und folgen den Anweisungen. Diese führen Sie durch den Prozess, in dem Sie alle notwendigen Informationen angeben. Folgendes gehört dazu:

Achten Sie auf präzise und korrekte Angaben, damit bei Ihren Gästen keine falschen Erwartungen entstehen. Denn diese erhöhen das Risiko schlechter Bewertungen.

Auch nach der Erstellung des Inserats müssen Sie sich regelmäßig darum kümmern. Falls Buchungsanfragen eintreffen, benachrichtigt Sie Airbnb. Sie können Sofortbuchungen einrichten, die automatisch akzeptiert werden. Es ist aber auch möglich, jede Anfrage vor der Bestätigung manuell zu prüfen. Reagieren Sie schnell auf Anliegen der Gäste, sowohl vor der Buchung als auch während des Aufenthalts.

Änderungen des Inserats sind jederzeit möglich. Achten Sie vor allem darauf, den Kalender aktuell zu halten, um Doppelbuchungen zu vermeiden. Hier können Sie auch Zeiträume manuell blockieren, etwa wenn Sie die Unterkunft selbst nutzen möchten oder auch für die Reinigung zwischen den Aufenthalten.

Konkurrenzanalyse durchführen

Damit Sie Ihr Angebot auf Airbnb optimal positionieren und sich von Ihrer Konkurrenz abheben können, müssen Sie diese zunächst analysieren. Suchen Sie nach Inseraten, die Sie als direkte Konkurrenz betrachten können. Das sind Unterkünfte eines ähnlichen Typs in der Nähe Ihres Standorts. Analysieren Sie, welche Ausstattungen, Zusatzleistungen und Kapazitäten geboten werden.

Überprüfen Sie, wie Gäste Ihre Konkurrenten bewertet haben und lesen Sie die Kommentare. Das kann Hinweise darauf geben, was den Kunden besonders wichtig ist und worin die hauptsächlichen Kritikpunkte bestehen.

Analysieren Sie die Auslastung und auf welche Zielgruppen sich die Konkurrenz konzentriert, etwa auf Geschäftsreisende, Familien oder Paare. Mithilfe dieser Informationen können Sie sich bewusst von Ihren Wettbewerbern abheben.

Auf Preis-Einstellungen zurückgreifen

Mit dem sogenannten Smart-Pricing unterstützt Sie Airbnb bei der Preisfindung, wenn Sie das möchten. Diese Funktion passt die Preise auf der Basis der Nachfrage, der Saison und lokaler Events dynamisch an. Sie müssen deshalb nicht selbst Ihre Konkurrenz und den Markt überwachen, um möglichst lukrativ vermieten zu können.

Definieren Sie einen Mindestpreis und nutzen Sie zusätzlich Smart-Pricing. Auch wenn Sie Ihre Preise lieber manuell festlegen, nehmen Sie Anpassungen vor, sodass Sie in Zeiten hoher Nachfrage vom höheren Preis profitieren.

Wenn Sie Gäste ansprechen möchten, die gern länger bleiben und dadurch eine stabilere Auslastung sichern, bieten Sie Wochen- und Monatsrabatte an. Sie können auch eine Mindestaufenthaltsdauer bestimmen. Ob das empfehlenswert ist, hängt von der Marktsituation ab. Frühbucher- und Last-Minute-Rabatte sind ebenso möglich wie die Festlegung von Gebühren für die Reinigung oder zusätzliche Gäste.

Gästebewertungen sind das A und O

Bewertungen auf Airbnb beeinflussen Ihre Erfolgschancen sehr stark. Denn mit einer guten Durchschnittsbewertung erzielen Sie eine bessere Sichtbarkeit auf der Plattform. Auch orientieren sich viele Interessenten an den Erfahrungen anderer. Fragen Sie deshalb Ihre Gäste nach dem Aufenthalt, wie es ihnen gefallen hat, und bitten Sie um eine Bewertung.

Sofort-Buchungen und aktualisierter Kalender

Es ist empfehlenswert, Sofort-Buchungen zu aktivieren, da diese Variante von den Gästen bevorzugt wird und auch die Position in den Suchergebnissen verbessert. Dabei wird jede Buchung automatisch bestätigt, ohne dass Sie diese manuell prüfen und annehmen müssen. Das Risiko besteht darin, dass Sie die Gäste nicht vor der Bestätigung überprüfen können.

Mit dem Buchungskalender verwalten Sie die Verfügbarkeit Ihrer Unterkunft und koordinieren die Buchungen. Interessenten können ihn sehen und erkennen, in welchen Zeiträumen die Unterkunft noch frei ist. Halten Sie den Kalender aktuell, denn die Gäste verlassen sich darauf. Wenn Sie langfristig geplante Buchungen bevorzugen, geben Sie ihn für viele Monate im Voraus frei.

Falls Sie nicht nur auf Airbnb inserieren, sondern auch auf anderen Buchungsportalen für Kurzzeitvermietungen, nutzen Sie die Funktion zur automatischen Kalender-Synchronisierung. Alternativ können Sie auch einen Channel-Manager verwenden. Das ist eine Software, die noch umfangreichere Synchronisierungsfunktionen bietet.

Privat oder gewerblich vermieten - die Unterschiede

Die Unterscheidung zwischen privater und gewerblicher Vermietung beeinflusst Ihre rechtlichen und steuerlichen Verpflichtungen. Die Abgrenzung ist nicht immer einfach, denn mehrere Faktoren haben Einfluss darauf, ob Ihre Mieteinnahmen als gewerblich oder privat eingestuft werden. Fragen Sie deshalb im Zweifel beim Gewerbeamt nach.

Grundsätzlich sprechen die regelmäßige Vermietung und eine dauerhafte Gewinnerzielungsabsicht für gewerbliche Einnahmen. Auch ein täglicher Zimmerservice, Frühstücksangebot und jederzeit verfügbares Personal weisen darauf hin.

Nach einem Urteil des FG Berlin-Brandenburg (20.10.2010, Az. 14 K 1355/06 B) gelten die für Ferienwohnungen übliche Endreinigung sowie die Bereitstellung von Bettwäsche und Handtüchern allein jedoch nicht als Merkmale einer gewerblichen Vermietung.

Typisch für einen privaten Vermieter ist das gelegentliche Anbieten einer Unterkunft, etwa die Vermietung der eigenen Wohnung während des Urlaubs oder einer Ferienwohnung für einige Monate im Jahr. Falls mehrere Immobilien speziell zum Zweck der Vermietung angeschafft wurden, liegt auf jeden Fall ein Gewerbe vor.

Aber auch wenn Sie nur eine Ferienwohnung besitzen und diese über das ganze Jahr an verschiedene Gäste vermieten, können Sie als gewerblicher Vermieter eingestuft werden. In diesem Fall ist eine Gewerbeanmeldung bei der Stadt- oder Gemeindeverwaltung notwendig.

Airbnb: Was Sie zu Steuern & Co. wissen sollten

Wenn Sie gewerblich vermieten, müssen Sie regelmäßig nach den gesetzlichen Vorschriften Buch führen. Eröffnen Sie zu diesem Zweck ein Geschäftskonto und verwenden Sie eine geeignete Buchhaltungssoftware. Steuerliche Beratung ist empfehlenswert.

Steuern als privater Airbnb-Gastgeber

Als privater Airbnb-Vermieter geben Sie Ihre Einnahmen bei der Einkommensteuererklärung in der Anlage V für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung an. Die Abgabe einer Steuererklärung ist Pflicht. Sie müssen für Kurzzeitvermietungen weiterhin die Anlage V-Fewo ausfüllen. Falls Sie selbst gemietete Räume untervermieten, ist auch die Anlage V-Sonstiges erforderlich.

In der Anlage V können Sie Werbungskosten eintragen, die dann von den Mieteinnahmen abgezogen werden, etwa für Abschreibungen und Erhaltungsaufwendungen. Für gelegentliche Vermietungen gibt es eine Freigrenze von 520 € pro Jahr. Erst wenn diese Grenze überschritten wird, sind die Einnahmen steuerlich relevant, dann aber der gesamte Betrag.

Die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung fließen in das gesamte zu versteuernde Einkommen ein, zu dem auch Ihr Gehalt oder weitere Einkunftsarten gehören können. Solange dieses Gesamteinkommen unter dem Grundfreibetrag liegt, müssen Sie keine Steuern zahlen. Der Grundfreibetrag pro Person liegt im Jahr 2024 bei 11.604 Euro. Für zusammenveranlagte Paare gilt das Doppelte, also 23.208 Euro.

Steuer als gewerblicher Airbnb-Vermieter

Als gewerblicher Airbnb-Vermieter geben Sie den auf der Basis Ihrer Buchführung ermittelten Gewinn in der Anlage G zur Einkommensteuererklärung als Einkünfte aus Gewerbebetrieb an. Dabei werden die Betriebsausgaben bereits bei der Gewinnermittlung von den Einnahmen abgezogen.

Falls Sie im größeren Umfang vermieten und dafür eine Kapitalgesellschaft gegründet haben, etwa eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt), ist auf Unternehmensebene statt der Einkommensteuer die Körperschaftsteuer relevant und Sie müssen die KSt-Erklärung abgeben.

Nach § 4 Nr. 12 UStG sind Mieteinnahmen zwar grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit. Die Kurzzeitvermietung von Wohn- und Schlafräumen an Fremde schließt der Gesetzestext jedoch explizit von der Befreiung aus. Eventuell können Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn Ihr Umsatz 22.000 € pro Jahr nicht übersteigt. Dann sind Sie nicht umsatzsteuerpflichtig und müssen auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.

Gewerbetreibende sind grundsätzlich gewerbesteuerpflichtig. Berechnungsgrundlage für die Gewerbesteuer ist der Gewerbeertrag, der durch mehrere Hinzurechnungen und Kürzungen aus dem Gewinn berechnet wird. Einzelunternehmen und Personengesellschaften können davon noch einen Freibetrag von 24.500 € abziehen. Eine Gewerbesteuererklärung müssen Sie nur abgeben, wenn Ihr Gewerbeertrag diesen Freibetrag übersteigt.

Vorschriften für Kurzzeitvermietungen

Im Zusammenhang mit Kurzzeitvermietungen sind einige gesetzliche Bestimmungen zu beachten, wobei es regionale Unterschiede gibt. Ein Beispiel dafür ist das Zweckentfremdungsverbot. Dieses verfolgt das Ziel, dass Wohnungen in Städten mit knappem Wohnraum nicht in Ferienunterkünfte umgewandelt werden sollen.

Deshalb ist vor allem in großen Städten wie Berlin, München und Hamburg die Kurzzeitvermietung nicht oder nur eingeschränkt erlaubt, mit oder ohne Genehmigung. Informieren Sie sich über die genauen lokalen Vorschriften, denn diese unterscheiden sich. In Gegenden mit ausreichend Wohnraum gibt es keine Einschränkungen.

Übernachtungssteuer

Einige Städte verlangen eine Übernachtungssteuer beziehungsweise Kulturförderabgabe. Das ist unter anderem in Berlin, Köln, Leipzig, Hamburg und Frankfurt am Main der Fall und gilt sowohl für Übernachtungen in Hotels als auch bei privaten Vermietern. Die Bestimmungen dazu unterscheiden sich von Stadt zu Stadt.

So steigern Sie Ihren Umsatz mit Airbnb

Die meisten Menschen sind bereit, für eine kurzfristige Reiseunterkunft mehr zu zahlen als für regulären Wohnraum. Deshalb kann die Vermietung über Airbnb lukrativ sein. Mit einer guten Strategie optimieren Sie Ihre Einnahmen.

Tipp 1: Finden Sie den richtigen Übernachtungspreis

Starten Sie mit einem relativ niedrigen Preis, damit Sie erste Buchungen und positive Bewertungen erhalten. Nutzen Sie danach Smart-Pricing und legen Sie den Mindestpreis in einer Höhe fest, dass sich die Vermietung rentiert. Großen Einfluss auf den Preis haben die Lage, die Ausstattung und die Jahreszeit.

Tipp 2: Überzeugen Sie mit besonderem Service

Bleiben Sie erreichbar und reagieren Sie schnell auf Anfragen. Bei den Gästen kommt es gut an, wenn sie bei ihrer Ankunft kleine Aufmerksamkeiten wie Getränke oder Snacks vorfinden. Eine umfangreiche Ausstattung mit Küchenutensilien, Hygiene- und Toilettenartikeln bringt ebenfalls Pluspunkte. Stellen Sie einen Ordner mit Informationsmaterial zur Unterkunft und zur Umgebung mit persönlichen Tipps und lokalen Empfehlungen zusammen.

Tipp 3: Gewinnen Sie Stammgäste

Versuchen Sie, eine persönliche Bindung zu Ihren Gästen aufzubauen, damit diese Ihre Unterkunft wiederholt nutzen. Versenden Sie nach dem Aufenthalt eine personalisierte Dankesnachricht mit besonderen Angeboten für erneute Buchungen, zum Beispiel einem Rabatt oder einer Zusatzleistung. Vor allem Geschäftsreisende und digitale Nomaden, die Ihre Stadt wiederholt aus beruflichen Gründen besuchen, werden häufig zu Stammkunden.

Tipp 4: Erhalten Sie positive Airbnb-Bewertungen

Gute Bewertungen beeinflussen Ihre Erfolgschancen als Gastgeber auf Airbnb sehr stark. Voraussetzung dafür ist die Zufriedenheit der Kunden. Deren Erwartungen sollten erfüllt und im besten Fall übertroffen werden. Ermutigen Sie Ihre Gäste, nach dem Aufenthalt eine Bewertung abzugeben.

Diese Versicherungen brauchen Sie als Airbnb-Vermieter

Airbnb bietet mit Air Cover für Gastgeber einen gewissen Versicherungsschutz bei Sachschäden und Haftpflichtansprüchen im Zusammenhang mit der Vermietung. Dieser ersetzt aber nicht in jedem Fall eine zusätzliche Versicherung.

Achten Sie auf ausreichenden Versicherungsschutz in den Bereichen Haftpflicht, Hausrat und Gebäudeversicherung inklusive Gebäude-Haftpflichtversicherung. Überprüfen Sie Ihre bestehenden Verträge und stellen Sie sicher, dass diese die Risiken aus Vermietungen über Airbnb mit abdecken.

Fazit: Lohnt sich eine Vermietung über Airbnb?

Bei guter Auslastung sind Kurzzeitvermietungen rentabler als die Dauervermietung. Dabei hat der Standort einen großen Einfluss auf die Nachfrage und die erzielbaren Preise.

Wenn Sie Airbnb-Vermieter werden, nutzen Sie eine Plattform mit benutzerfreundlichen Funktionen und globaler Reichweite. Sie eignet sich für ein gelegentliches Zusatzeinkommen ebenso wie für die hauptberufliche gewerbliche Vermietung.