Das Wichtigste auf einen Blick
Grundlagen der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Abs. 1 UStG ist keine eigene Unternehmensform, sondern eine Sonderregelung im Umsatzsteuergesetz. Sie befreit Sie von der Pflicht, Umsatzsteuer zu erheben und abzuführen. Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Umsatzgrenzen:
| ZEITRAUM | VORJAHR | LAUFENDES JAHR |
|---|---|---|
| Bis 2024 | 22.000 € | 50.000 € (Prognose) |
| Ab 2025 | 25.000 € | 100.000 € (tatsächlich) |
Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist ein Wahlrecht. Sie üben dieses beim Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER aus. Die Entscheidung bringt Vorteile und Nachteile mit sich:
Vorteile:
Nachteile:
Die Regelung gilt unabhängig von der Rechtsform. Ob Einzelunternehmer, Freiberufler, GbR, UG oder GmbH – entscheidend ist allein, dass Sie die Umsatzgrenzen einhalten.
Pflichtangaben und §-Hinweis auf der Rechnung
Als Kleinunternehmer unterliegen Sie denselben Pflichtangaben wie alle anderen Unternehmer. Nach § 14 UStG müssen auf jeder Rechnung Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift sowie die des Rechnungsempfängers, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Art und der Umfang der Leistung, der Leistungszeitraum oder das Lieferdatum sowie der Rechnungsbetrag (Entgelt) enthalten sein.
Der wesentliche Unterschied: Sie dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Auf Ihrer Kleinunternehmerrechnung entspricht Brutto gleich Netto. Eine Trennung ist weder nötig noch erlaubt.
Der zentrale Punkt: Ein eindeutiger Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist zwingender Bestandteil jeder Rechnung.
Fehlt dieser Hinweis oder ist er unklar formuliert, drohen Rückfragen und Beanstandungen durch das Finanzamt, Probleme beim Vorsteuerabzug Ihrer Geschäftskunden sowie im schlimmsten Fall eine Umsatzsteuerpflicht nach § 14c UStG.
Hinweis:
Bei Rechnungen bis 250 € brutto gelten nach § 33 UStDV reduzierte Pflichtangaben. Dennoch sollte der Hinweis auf § 19 UStG auch hier nicht fehlen, um Unklarheiten von vornherein zu vermeiden.
Konkrete Formulierungen für den Hinweis nach § 19 UStG
Hier finden Sie praxiserprobte Mustertexte auf Deutsch und Englisch, die Sie direkt auf Ihren Rechnungen verwenden können.
Deutsche Musterformulierungen
Die folgenden Sätze erfüllen alle Anforderungen und sind rechtssicher:
- „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”
- „Gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.”
- „Es erfolgt kein Ausweis der Umsatzsteuer nach § 19 UStG.”
- „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.”
- „Nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.”
Englische Varianten für internationale Kunden
Für Rechnungen an Kunden im Ausland empfehlen sich zweisprachige Hinweise:
- „According to section 19 of the German VAT Act (UStG), no VAT is charged.”
- „No VAT is shown on this invoice due to the small business regulation (§ 19 UStG).”
- „VAT exempt pursuant to § 19 UStG (small business exemption).”
Platzierung und Konsistenz
Der genaue Wortlaut ist frei wählbar, solange „§ 19 UStG” eindeutig genannt wird und klar hervorgeht, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird.
Platzieren Sie den Hinweis idealerweise unter der Summenübersicht, im Fußbereich der Rechnung sowie gut lesbar und nicht versteckt.
Verwenden Sie denselben Hinweistext konsequent auf allen Ausgangsrechnungen. Das erzeugt ein einheitliches, rechtssicheres Bild und erleichtert Ihre Rechnungsstellung.
Sonderfälle: Ausland, E-Rechnung und Anpassungen der Formulierung
Rechnungen innerhalb der EU
Bei Rechnungen an Unternehmer innerhalb der EU kann die USt-IdNr. des Kunden relevant werden. Auch als Kleinunternehmer sollten Sie das Reverse-Charge-Verfahren kennen: Bei bestimmten B2B-Leistungen geht die Steuerschuld auf den Empfänger über. Hier ergänzen Sie den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” oder „Reverse Charge”.
Leistungen in Drittländer
Bei Kunden in der Schweiz, den USA oder anderen Drittländern kombinieren Sie den Hinweis nach § 19 UStG mit eventuell nötigen zollrechtlichen Vermerken. Die Rechtsgrundlage für die Steuerbefreiung bleibt § 19 UStG.
E-Rechnung und digitale Formate
2026 sind E-Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland teilweise verpflichtend.
Bei elektronischen Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD integrieren Sie den Hinweis im sichtbaren PDF-Dokument als Textbaustein sowie in den XML-Daten mit korrekter Kennzeichnung der Steuerfelder (Steuersatz 0, Steuerbefreiungsgrund).
Tipp:
In einem Rechnungsprogramm wie Lexware, DATEV oder sevDesk hinterlegen Sie Ihren Standardtext im Fußbereich. Bei Unsicherheiten zur korrekten Einrichtung empfiehlt sich die Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.
Typische Fehler bei der Formulierung und wie Sie diese vermeiden
Fehler 1: Umsatzsteuer trotz Kleinunternehmerstatus ausweisen
Weisen Sie auf einer Rechnung „inkl. 19 % MwSt.” aus, obwohl Sie Kleinunternehmer sind, schulden Sie diese Steuer dem Finanzamt. Nach § 14c UStG entsteht die Steuerschuld allein durch den Ausweis – unabhängig vom tatsächlichen Zahlungseingang. Die Korrektur erfordert eine berichtigte Rechnung.
Fehler 2: Unvollständiger Hinweis
Formulierungen wie „umsatzsteuerfrei” oder „0 % MwSt.” ohne Nennung von § 19 UStG genügen nicht. Das Finanzamt kann die Rechnung beanstanden, und Ihr Kunde hat keine klare Rechtsgrundlage für seine Buchhaltung.
Fehler 3: Widersprüchliche Angaben
Steht in der Summenzeile „Brutto inkl. 19 % MwSt.”, aber im Fußbereich der Kleinunternehmer-Hinweis, liegt ein Widerspruch vor. Solche Rechnungen müssen Sie vollständig korrigieren und neu ausstellen.
Tipp:
Arbeiten Sie mit einer festen Vorlage oder einem Muster, das den korrekten Hinweis enthält, prüfen Sie jede Rechnung vor dem Versand auf vollständige und richtige Angaben und entfernen Sie bei einem Wechsel zur Regelbesteuerung rechtzeitig den § 19-Hinweis aus allen Vorlagen, während Sie den korrekten Umsatzsteuerausweis ergänzen. Ergänzend empfiehlt sich die Nutzung einer Checkliste für die Erstellung Ihrer Rechnungen.
Häufig gestellte Fragen
1. Muss der genaue Wortlaut im Gesetz verwendet werden, oder darf ich den Hinweis frei formulieren?
2. Reicht es, wenn ich nur „umsatzsteuerfrei” oder „inkl. MwSt. 0 %” schreibe?
3. Wie formuliere ich den Hinweis, wenn ich neben deutschen auch internationale Kunden habe?
4. Muss der Hinweis auch auf Kleinbetragsrechnungen unter 250 € stehen?
5. Was passiert, wenn ich vergessen habe, den Hinweis aufzunehmen?
6. Kann ich den § 19-Hinweis auch auf meiner Website oder in Angeboten verwenden?
Fazit
Eine klare und einheitliche Formulierung zum § 19 UStG ist entscheidend für rechtssichere Kleinunternehmerrechnungen und schützt vor Rückfragen oder Beanstandungen. Trotz Steuerbefreiung gelten die vollständigen Pflichtangaben nach § 14 UStG, ergänzt um den obligatorischen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Mit wenigen standardisierten Formulierungen lassen sich Fehler zuverlässig vermeiden.
Wichtig ist, Rechnungsvorlagen regelmäßig an rechtliche Änderungen anzupassen – etwa bei neuen Umsatzgrenzen oder einem Wechsel zur Regelbesteuerung. Prüfen Sie daher Ihre Vorlagen sorgfältig und halten Sie diese aktuell. Bei Unsicherheiten hilft professionelle Beratung, um Ihre Buchhaltung dauerhaft korrekt und effizient zu führen.
