Das Wichtigste auf einen Blick
Hinweis
Wer seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, bildet keine Rückstellungen. Das steht nicht wörtlich im Gesetz, sondern folgt aus § 4 Abs. 3 in Verbindung mit § 11 Abs. 2 EStG: Die EÜR kennt keine Bilanz und damit keinen Passivposten, und eine Ausgabe wirkt erst in dem Jahr, in dem du sie bezahlst.
Was sind Rückstellungen?
Eine Rückstellung ist ein Posten auf der Passivseite der Bilanz. Sie erfasst Verpflichtungen und Verluste, die bis zum Bilanzstichtag entstanden sind, deren Bestehen oder Höhe aber noch ungewiss ist. Die Definition ergibt sich aus § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB: „Rückstellungen sind für ungewisse Verbindlichkeiten und für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften zu bilden."
Zur Einordnung: Rückstellungen dienen der periodengerechten Gewinnermittlung. Der Aufwand erscheint im Geschäftsjahr seiner Verursachung, nicht erst bei der Auszahlung. Die Bildung von Rückstellungen mindert deshalb den Gewinn des alten Jahres.
Eine Verbindlichkeit steht nach Grund und Höhe fest, etwa eine erhaltene Rechnung. Bei einer Rückstellung ist offen, ob die Verpflichtung besteht oder eintritt oder wie hoch sie ausfällt. Beide sind Fremdkapital, werden aber getrennt ausgewiesen.
Ergänzend gilt das Vorsichtsprinzip des § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB: Alle vorhersehbaren Risiken und Verluste, die bis zum Abschlussstichtag entstanden sind, sind zu berücksichtigen, „selbst wenn diese erst zwischen dem Abschlußstichtag und dem Tag der Aufstellung des Jahresabschlusses bekanntgeworden sind".
Wer Rückstellungen bilden muss: nur Bilanzierer
Ob du bilanzierst, hängt von Rechtsform, Kaufmannseigenschaft und Größe ab:
Nach § 140 AO gilt eine handelsrechtliche Buchführungspflicht auch für die Besteuerung. Freiberufler nennt § 141 Abs. 1 AO nicht; gründen sie eine GmbH oder UG, bilanziert die Gesellschaft. Den Aufbau der Bilanz zeigt der Beitrag Bilanz erstellen.
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Rückstellungen in der EÜR: warum es sie dort nicht gibt
Wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist und keine Bücher führt, kann nach § 4 Abs. 3 Satz 1 EStG als Gewinn „den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen". Für Ausgaben gilt § 11 Abs. 2 Satz 1 EStG: „Ausgaben sind für das Kalenderjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind." Für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben enthält Satz 2 eine Sonderregel.
Daraus folgt: Die EÜR hat keine Passivseite für eine Rückstellung, und eine ungewisse Verpflichtung wirkt erst, wenn du zahlst. Die Rechnung für den Jahresabschluss mindert deinen Gewinn im Jahr der Zahlung. Das ist eine Folgerung aus beiden Vorschriften, kein wörtlicher Gesetzessatz. Mehr dazu im Beitrag zur Einnahmenüberschussrechnung und im Bereich Buchhaltung für Gründer.
Arten von Rückstellungen nach § 249 HGB
§ 249 HGB zählt die zulässigen Arten von Rückstellungen abschließend auf. Nach Absatz 2 dürfen Rückstellungen für andere Zwecke nicht gebildet werden.
| Art | Rechtsgrundlage | Kennzeichen | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten | § 249 Abs. 1 S. 1 HGB | Verpflichtung gegenüber Dritten, Höhe oder Eintritt offen | Abschlusskosten, Prozessrisiko, Gewährleistung |
| Drohverlustrückstellungen | § 249 Abs. 1 S. 1 HGB | Verlust aus einem schwebenden Geschäft zeichnet sich ab | Auftrag, dessen Kosten den vereinbarten Preis übersteigen |
| Aufwandsrückstellungen | § 249 Abs. 1 S. 2 HGB | keine Verpflichtung gegenüber Dritten, nur gesetzlich genannte Fälle | Instandhaltung, Abraumbeseitigung, Kulanz |
In der Bilanz einer Kapitalgesellschaft erscheinen die Rückstellungen nach § 266 Abs. 3 HGB in drei Posten: Pensionsrückstellungen, Steuerrückstellungen und sonstige Rückstellungen. Folgerung aus dieser Gliederung: Was weder Pensionen noch Steuern betrifft, gehört zu den sonstigen Rückstellungen.
Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten
Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten, auch Schuldrückstellungen oder Verbindlichkeitsrückstellungen genannt, bilden die erste Gruppe des § 249 Abs. 1 HGB. Der Wortlaut des § 249 HGB setzt eine Verbindlichkeit voraus, also eine Verpflichtung gegenüber einem Dritten, etwa einem Kunden, Vertragspartner oder dem Staat, die ungewiss ist, dem Grunde oder der Höhe nach. Ob eine Rückstellung im Einzelfall zulässig ist, hängt zusätzlich von Anforderungen aus Rechtsprechung und Finanzverwaltung ab, die dieser Überblick nicht darstellt; kläre das mit deinem Steuerberater.
Beispiele folgen unten im Abschnitt für Gründer.
Aufwandsrückstellungen und drohende Verluste
Drohverlustrückstellungen betreffen schwebende Geschäfte, also Verträge, die beide Seiten noch nicht erfüllt haben. Kostet deine Leistung erkennbar mehr als die vereinbarte Gegenleistung, etwa bei einem Festpreisauftrag, ist handelsrechtlich eine Rückstellung zu bilden.
Aufwandsrückstellungen sind die Ausnahme von der Regel, dass eine Rückstellung eine Verpflichtung gegenüber Dritten voraussetzt. § 249 Abs. 1 Satz 2 HGB schreibt sie in zwei Fällen vor:
Eine unterlassene Reparatur, die bei einem Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr im Januar des Folgejahres erledigt wird, führt also zu einer Rückstellung. Wird sie später nachgeholt, folgt aus § 249 Abs. 2 HGB, dass dafür keine Rückstellung gebildet werden darf.
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Rückstellungen in der Bilanz: Ausweis und Bewertung
Auf der Passivseite stehen die Rückstellungen nach dem Gliederungsschema des § 266 Abs. 3 HGB unter B, zwischen dem Eigenkapital (A) und den Verbindlichkeiten (C). Das Schema gilt unmittelbar für Kapitalgesellschaften.
Für die Höhe gilt § 253 Abs. 1 Satz 2 HGB. Rückstellungen sind „in Höhe des nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrages anzusetzen". Die Höhe der Rückstellung ist also eine Schätzung. Halte deren Grundlagen fest, etwa Angebote, frühere Rechnungen oder die Einschätzung eines Anwalts.
Abzinsung von langfristigen Rückstellungen
Langfristige Rückstellungen werden abgezinst. Handels- und Steuerrecht regeln die Abzinsung von Rückstellungen unterschiedlich:
| Merkmal | Handelsbilanz | Steuerbilanz |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 253 Abs. 2 HGB | § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e EStG |
| Abzinsung, wenn | Restlaufzeit von mehr als einem Jahr | Laufzeit am Bilanzstichtag zwölf Monate oder mehr |
| Zinssatz | durchschnittlicher Marktzinssatz der vergangenen sieben Geschäftsjahre (Altersversorgung: zehn) | 5,5 Prozent |
| Festlegung | Deutsche Bundesbank, monatliche Bekanntgabe | Gesetz |
| Keine Abzinsung | Restlaufzeit bis zu einem Jahr | unter zwölf Monaten, verzinsliche Verpflichtungen, Anzahlungen, Vorausleistungen |
Die 5,5 Prozent stehen im heutigen Wortlaut des § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e EStG (abgerufen am 24.09.2026). Folgerung: Eine Rückstellung, deren Laufzeit am Bilanzstichtag weniger als zwölf Monate beträgt, etwa für die Abschlusskosten, ist in keiner der beiden Bilanzen abzuzinsen.
Steuerliche Grenzen: Was in der Steuerbilanz nicht erlaubt ist
Nach § 5 Abs. 1 EStG richtet sich die Steuerbilanz von Gewerbetreibenden nach den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung. Das Steuerrecht setzt aber eigene Grenzen:
Achtung!
Handelsbilanz und Steuerbilanz weichen bei Rückstellungen voneinander ab. Eine Drohverlustrückstellung, die im Handelsrecht Pflicht ist, ist steuerlich verboten (§ 5 Abs. 4a EStG). Die Gewerbesteuer steht zwar als Steuerrückstellung in der Handelsbilanz, ist aber nach § 4 Abs. 5b EStG keine Betriebsausgabe und mindert den steuerlichen Gewinn nicht.
Rückstellungen Beispiele für Gründer
Die folgenden Beispiele für Rückstellungen können jeden Bilanzierer treffen. Die Höhe im Einzelfall klärst du mit deinem Steuerberater.
Kosten des Jahresabschlusses
Wer bilanziert, muss nach § 242 HGB oder § 141 AO einen Abschluss aufstellen. Die Pflicht besteht am Bilanzstichtag, die Rechnung folgt im neuen Jahr: eine öffentlich-rechtliche ungewisse Verbindlichkeit. Welche Beratungskosten einbezogen werden dürfen, klärt der Steuerberater.
Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Nach § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB sind Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und sonstige Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs der Entstehung (§ 147 Abs. 4 AO) und läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern mit offener Festsetzungsfrist von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Daraus kann eine Rückstellung für künftige Aufbewahrungskosten entstehen, deren Berechnung der Steuerberater übernimmt.
Gewerbesteuer
Die voraussichtliche Gewerbesteuer des abgelaufenen Jahres erscheint in der Bilanz als Gewerbesteuerrückstellung unter den Steuerrückstellungen. Steuerlich ist sie nach § 4 Abs. 5b EStG keine Betriebsausgabe. Mehr unter Gewerbesteuer ab wann, Gewerbesteuer und, für die GmbH, Körperschaftsteuer.
Ausstehende Rechnungen, Gewährleistung und Prozesse
Fehlt am Bilanzstichtag die Rechnung für eine Leistung aus dem Dezember, erfasst die Rückstellung den geschätzten Rechnungsbetrag. Für Mängel an gelieferten Produkten innerhalb der Garantiezeit bildest du eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten; Nacharbeiten ohne rechtliche Verpflichtung fallen unter die Kulanz nach § 249 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 HGB. Verklagt dich ein Kunde, kommen für Gerichts- und Anwaltskosten und einen möglichen Schadensersatz Prozessrückstellungen in Betracht.
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Rückstellungen bilden und auflösen: so gehst du vor
Rückstellungen bildest du im Rahmen des Jahresabschlusses:
- Verpflichtungen sammeln: Verträge, Reklamationen, Rechtsstreitigkeiten, gesetzliche Pflichten.
- Voraussetzungen prüfen: Ist die Verpflichtung bis zum Bilanzstichtag entstanden, ungewiss und von § 249 HGB erfasst?
- Höhe schätzen: den notwendigen Erfüllungsbetrag ermitteln.
- Rückstellungen buchen: Der Buchungssatz für die Bildung lautet generisch „Aufwand an Rückstellung".
- Später auflösen: Die Auflösung von Rückstellungen erfolgt bei Inanspruchnahme oder wenn der Grund entfallen ist.
Bei Inanspruchnahme lautet der Buchungssatz „Rückstellung an Bank". Ist die Zahlung niedriger als die Rückstellung, entsteht in Höhe der Differenz ein betrieblicher Ertrag; ist sie höher, zusätzlicher Aufwand im neuen Jahr. Zieht der Kunde seine Forderung zurück, löst du die Rückstellung über Ertrag auf. Du darfst Rückstellungen auflösen, „soweit der Grund hierfür entfallen ist" (§ 249 Abs. 2 Satz 2 HGB). Die Konten hängen von deinem Kontenrahmen ab.
Tipp
Sammle schon im Dezember Unterlagen zu offenen Punkten wie Angebote, Reklamationen und Anwaltsschreiben. Eine Liste aller Rückstellungen mit Grund, Betrag und Schätzgrundlage, auch Rückstellungsspiegel genannt, erleichtert die Abstimmung mit dem Steuerberater und Rückfragen in einer Betriebsprüfung.
Rückstellung oder Rücklage: der Unterschied
Eine Rückstellung erfasst eine Verpflichtung gegenüber Dritten und ist Fremdkapital. Eine Rücklage ist Eigenkapital; Gewinnrücklagen dürfen nach § 272 Abs. 3 Satz 1 HGB nur aus Beträgen bestehen, die „aus dem Ergebnis gebildet worden sind".
| Merkmal | Rückstellung | Rücklage |
|---|---|---|
| Kapitalart | Fremdkapital | Eigenkapital |
| Ausweis nach § 266 Abs. 3 HGB | Passivseite B | Passivseite A |
| Wirkung auf den Gewinn | Bildung mindert den Gewinn | wird aus dem Ergebnis gebildet |
| Anlass | Verpflichtung oder drohender Verlust | Gewinn bleibt im Unternehmen |
| Rechtsgrundlage | § 249 HGB | § 272 HGB |
Private Rücklagen sind etwas anderes, siehe Rücklagen für Selbstständige. Auch der Investitionsabzugsbetrag ist keine Rückstellung; er wird unter Gewinn mindern im Einzelunternehmen erklärt.
Typische Fehler bei Rückstellungen
Aus den Vorschriften ergeben sich diese Fallen:
Häufig gestellte Fragen
1. Was sind Rückstellungen einfach erklärt?
2. Welche drei Arten von Rückstellungen gibt es?
3. Wann darf man keine Rückstellung bilden?
4. Wie hoch darf eine Rückstellung sein?
5. Kann ich in der EÜR Rückstellungen bilden?
6. Was sind sonstige Rückstellungen? Beispiele
Fazit
Rückstellungen bringen ungewisse Verpflichtungen und drohende Verluste ins richtige Geschäftsjahr. Wer bilanziert, muss sie nach § 249 HGB bilden, mit dem notwendigen Erfüllungsbetrag bewerten und langfristig abzinsen; die Steuerbilanz ist enger. Für EÜR-Rechner folgt aus § 4 Abs. 3 und § 11 Abs. 2 EStG, dass sie keine Rückstellungen bilden: Bei ihnen zählt die Zahlung.
Dein nächster Schritt: Kläre, ob du bilanzierst oder per EÜR rechnest. Als Bilanzierer sammelst du vor dem Abschluss alle offenen Verpflichtungen und stimmst die Rückstellungen mit einem Steuerberater ab.
