Das Wichtigste auf einen Blick
Was eine Honorarrechnung ist
Das Umsatzsteuergesetz kennt keine Honorarrechnung als eigene Form. § 14 Absatz 1 UStG definiert: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird." Ob du dein Dokument Honorarrechnung, Honorarabrechnung, Honorarnote oder Rechnung nennst, ändert nichts an den Anforderungen.
Der Begriff Honorar steht für die Vergütung freier Berufe und selbstständiger Honorarkräfte, im Unterschied zum Gehalt eines Arbeitnehmers. Die Honorarrechnung ist die Rechnung über eine Dienstleistung, die du als Selbstständige erbracht hast.
Der Unterschied zur normalen Rechnung liegt nicht in der Form, sondern im Inhalt. Viele Berufsgruppen auf Honorarbasis bewegen sich im Bereich von Steuerbefreiungen oder ermäßigtem Steuersatz. Genau hier entstehen die typischen Fehler.
Wer eine Honorarrechnung stellt
Honorarrechnungen schreiben vor allem Freiberufler. § 18 Absatz 1 Nummer 1 EStG zählt dazu die selbstständige wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit sowie Katalogberufe wie Ärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure, Architekten, Steuerberater, Heilpraktiker, Journalisten, Dolmetscher und Übersetzer.
Daneben stellen viele weitere Selbstständige Honorarrechnungen: Dozenten und Trainer, Coaches, Künstler, Designer oder Texter. Ob jemand Freiberufler oder Gewerbetreibender ist, spielt für die Rechnungsregeln keine Rolle; die Pflichtangaben nach dem UStG gelten für beide gleich. Zur Einordnung: Freiberufler oder Kleingewerbe.
Hinweis
Wer dauerhaft nur für einen Auftraggeber auf Honorarbasis arbeitet, sollte das Risiko der Scheinselbstständigkeit prüfen. Mehr dazu unter Scheinselbstständigkeit.
Für einige Kammerberufe wie Architekten, Ärzte oder Rechtsanwälte können eigene Gebührenordnungen gelten; deren Vorgaben klärst du mit deiner Kammer.
Pflichtangaben einer Honorarrechnung nach § 14 UStG
§ 14 Abs. 4 UStG listet auf, was eine Rechnung enthalten muss. Nutze die Tabelle als Checkliste, wenn du eine Honorarrechnung erstellst:
| Nr. | Pflichtangabe | Praxis in der Honorarrechnung |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und deinem Auftraggeber | Name und Anschrift beider Seiten |
| 2 | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Eine der beiden Nummern genügt |
| 3 | Ausstellungsdatum | Rechnungsdatum |
| 4 | Fortlaufende Rechnungsnummer | Einmalig vergeben |
| 5 | Umfang und Art der sonstigen Leistung | Konkrete Leistungsbeschreibung |
| 6 | Zeitpunkt der Leistung | Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum |
| 7 | Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Befreiungen | Nettobetrag je Steuersatz |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung | 19 %, 7 % oder Befreiungshinweis |
| 9 | Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers | Nur in Sonderfällen des § 14b |
| 10 | Angabe „Gutschrift" | Nur wenn der Auftraggeber die Rechnung ausstellt |
Bei der Steuernummer reicht die vom Finanzamt erteilte Nummer; alternativ gibst du die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an, die das Bundeszentralamt für Steuern erteilt. Wie du diese erhältst, erklärt der Beitrag Umsatzsteuer-ID beantragen. Welche Besonderheiten für Kleinunternehmer gelten und welche Nummer auf ihren Rechnungen stehen sollte, erfährst du im Ratgeber zur Steuernummer auf der Rechnung.
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein und die Rechnung einmalig identifizieren. Jahr plus laufende Nummer erfüllt das.
Die Leistungsbeschreibung ist die häufigste Schwachstelle. „Beratung" allein beschreibt weder Umfang noch Art. Besser: „Workshop Social-Media-Strategie, 2 Tage, 12. und 13. März".
Unterschrift, Bankverbindung und Zahlungsziel stehen nicht in der Liste. Sie sind keine Pflichtangaben nach dem UStG, gehören aber aus praktischen Gründen in jede Honorarrechnung. Die Gutschrift ist ein Sonderfall: Nach § 14 Absatz 2 Satz 5 UStG darf ein unternehmerischer Auftraggeber die Rechnung selbst ausstellen, „sofern dies vorher vereinbart wurde".
Honorarrechnung mit Umsatzsteuer: 19 oder 7 Prozent
Im Normalfall weist du Umsatzsteuer aus. Nach § 12 Absatz 1 UStG beträgt die Steuer „für jeden steuerpflichtigen Umsatz 19 Prozent der Bemessungsgrundlage". Das gilt für Beratung, Coaching, Training und die meisten anderen Leistungen.
Der ermäßigte Satz von 7 Prozent greift nach § 12 Absatz 2 Nummer 7 Buchstabe c UStG für „die Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten, die sich aus dem Urheberrechtsgesetz ergeben". Für Texter, Fotografen, Journalisten oder Künstler heißt das: Soweit du Nutzungsrechte an einem geschützten Werk einräumst, kommt der ermäßigte Satz in Betracht. Eine pauschale Regel „Kreative rechnen mit 7 Prozent" gibt es nicht. Enthält ein Auftrag zusätzlich andere Leistungen, schlüssele das Entgelt nach Steuersätzen auf. Die Abgrenzung im Einzelfall klärst du mit der Steuerberatung.
Dein Auftraggeber braucht die korrekte Rechnung für seinen Vorsteuerabzug; dieser setzt nach § 15 Absatz 1 Nummer 1 UStG voraus, dass er eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt. Den Bruttobetrag berechnest du mit dem Umsatzsteuer-Rechner.
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Honorarrechnung ohne Umsatzsteuer
Bei Leistungen im Inland ist eine Honorarrechnung ohne Umsatzsteuer nur zulässig, wenn der Umsatz steuerfrei ist. Ein zweiter Fall ohne deutsche Umsatzsteuer sind Geschäftskunden im EU-Ausland, bei denen die Steuer der Kunde schuldet (siehe Reverse Charge unten). Bei steuerfreien Umsätzen verlangt § 14 Absatz 4 Nummer 8 UStG statt Steuersatz und Steuerbetrag einen Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt. Drei Befreiungen kommen bei Honorarkräften häufig vor.
Heilberufe: Nach § 4 Nummer 14 Buchstabe a UStG sind Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin steuerfrei, die im Rahmen der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker, Physiotherapeut, Hebamme oder einer ähnlichen heilberuflichen Tätigkeit durchgeführt werden. Befreit ist die Heilbehandlung selbst, nicht jede Tätigkeit eines Arztes; ob eine Leistung darunter fällt, klärst du mit der Steuerberatung.
Unterricht: § 4 Nummer 21 UStG befreit unter anderem „die unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienenden Unterrichtsleistungen selbständiger Lehrer" an Hochschulen, öffentlichen Schulen und bestimmten privaten Bildungseinrichtungen sowie Schul- und Hochschulunterricht durch Privatlehrer.
Kleinunternehmer: Wer die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG erfüllt, ist ebenfalls von der Umsatzsteuer befreit. Mehr dazu erfährst du im nächsten Abschnitt.
Hinweis
Dozenten und Trainer sind nicht automatisch umsatzsteuerfrei. Die Befreiung nach § 4 Nr. 21 UStG hängt davon ab, wo und für wen du unterrichtest und ob die Leistung unmittelbar dem Schul- oder Bildungszweck dient. Kläre dies vorab mit der Steuerberatung.
Als Befreiungshinweis genügt ein Satz mit der konkreten Vorschrift, zum Beispiel: „Steuerfreie Unterrichtsleistung gemäß § 4 Nr. 21 UStG."
Kleinunternehmer: Honorarrechnung nach § 19 UStG
Viele Honorarkräfte starten mit der Kleinunternehmerregelung. Nach § 19 Absatz 1 UStG ist ihr Umsatz steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Wer auf die Regelung verzichtet, ist daran mindestens fünf Kalenderjahre gebunden.
Die Honorarrechnung eines Kleinunternehmers braucht nach § 34a UStDV nur diese Mindestangaben:
Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt sind hier nicht vorgeschrieben, erleichtern aber deine Buchhaltung. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnung zudem immer als PDF oder auf Papier übermitteln.
Achtung!
Weise als Kleinunternehmer nie Umsatzsteuer aus, auch nicht versehentlich über eine Vorlage. Nach § 14c Absatz 2 UStG schuldet, wer einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, den ausgewiesenen Betrag. Du musst die Steuer dann an das Finanzamt abführen.
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du unter Kleinunternehmer-Rechnung schreiben, Formulierungen für den Hinweistext unter § 19 UStG Formulierung und Grundlagen unter Umsatzsteuer bei Kleinunternehmen.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Für kleine Honorare gilt eine Vereinfachung. Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, braucht nach § 33 UStDV nur deinen Namen und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz oder einem Befreiungshinweis. Auch Kleinbetragsrechnungen dürfen immer als PDF oder auf Papier übermittelt werden.
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Auftraggeber im EU-Ausland: Reverse Charge
Arbeitest du für ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat, wird die Leistung nach § 3a Absatz 2 UStG in der Regel dort ausgeführt, wo der Empfänger sein Unternehmen betreibt, und die Steuer schuldet der Kunde. Deine Honorarrechnung enthält dann keine deutsche Umsatzsteuer, muss aber nach § 14a Absatz 1 UStG die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" sowie deine USt-IdNr. und die des Kunden tragen und bis zum 15. des Folgemonats ausgestellt werden. Für Kleinunternehmer gelten Besonderheiten; stimme Auslandsfälle mit der Steuerberatung ab.
E-Rechnung: Was für Honorarrechnungen gilt
§ 14 Absatz 1 UStG unterscheidet zwei Formate. Eine E-Rechnung wird „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen" und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Papier und ein normales PDF aus Word oder Excel sind eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung.
Die E-Rechnungspflicht folgt aus § 14 Absatz 2 Satz 2 UStG: Leistest du an ein anderes Unternehmen und ist der Umsatz nicht nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei, musst du innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Sitzen beide Seiten im Inland, ist das eine E-Rechnung. Übergangsfristen regelt § 27 Absatz 38 UStG:
| Leistung ausgeführt | Papier oder PDF zulässig bis | Bedingung |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | 31. Dezember 2026 | PDF nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 2027 | 31. Dezember 2027 | Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro; PDF nur mit Zustimmung |
Ausnahmen betreffen viele Honorarkräfte: Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, und steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG fallen nicht unter diese Pflicht. Alle anderen sollten früh auf eine Buchhaltungssoftware umstellen, die E-Rechnungen erzeugt. Mehr für Kleinunternehmer unter E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Honorarrechnung-Muster: So ist sie aufgebaut
Das folgende Honorarrechnung-Muster zeigt den Aufbau für eine Leistung mit 19 Prozent Umsatzsteuer. Eine fertige Honorarrechnung Vorlage als Word-Datei findest du im Beitrag Rechnungsvorlage; hier geht es um die Blöcke und ihre Reihenfolge.
| Block | Inhalt im Muster |
|---|---|
| Kopf | Dein vollständiger Name, Anschrift, Kontaktdaten |
| Empfänger | Vollständiger Name und Anschrift des Auftraggebers |
| Rechnungsdaten | Rechnungsnummer 2026-014, Rechnungsdatum, Steuernummer oder USt-IdNr. |
| Betreff | „Honorarrechnung" plus Projekt |
| Leistung | Moderation Strategieworkshop, 20 Stunden à 80 Euro |
| Leistungszeitraum | 2. bis 4. März 2026 |
| Summen | Netto 1.600,00 Euro, Umsatzsteuer 19 % 304,00 Euro, Rechnungsbetrag 1.904,00 Euro |
| Steuerhinweis | Entfällt bei 19 %; bei Befreiung Hinweis mit Vorschrift |
| Zahlungsbedingungen | Zahlungsziel, Bankverbindung, Verwendungszweck |
Als Kleinunternehmer entfällt die Umsatzsteuerzeile; der Rechnungsbetrag entspricht dem Entgelt, der Steuerhinweis nennt § 19 UStG. Bei steuerfreiem Unterricht steht dort der Hinweis auf § 4 Nr. 21 UStG, bei einer Rechteeinräumung weist du den Anteil mit 7 Prozent gesondert aus. Ob du die Honorarrechnung in Word, Excel oder einer Software erstellst, ist egal. Prüfe jede Vorlage vor dem ersten Einsatz, ob die Steuerzeile zu deinem Status passt.
Zahlungsziel, Verzug und Aufbewahrung
Ein Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe, schafft aber Klarheit. Zahlt der Auftraggeber nicht, gilt § 286 Absatz 3 BGB: Der Schuldner kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist.
Tipp
Rechnest du mit Privatkunden ab, etwa bei Coaching oder Nachhilfe, nimm den Verzugshinweis in die Honorarrechnung auf, zum Beispiel: „Sie kommen ohne weitere Mahnung in Verzug, wenn Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung zahlen."
Die Aufbewahrung regelt § 14b Absatz 1 UStG: Kopien aller ausgestellten und alle erhaltenen Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung.
Häufige Fehler und ihre Folgen
Häufig gestellte Fragen
1. Was ist der Unterschied zwischen einer Honorarrechnung und einer normalen Rechnung?
2. Was ist eine Honorarnote?
3. Wann darf ich eine Honorarrechnung ohne Umsatzsteuer schreiben?
4. Kann ich als Privatperson eine Honorarrechnung schreiben?
5. Muss eine Honorarrechnung unterschrieben werden?
6. Ist die Rechnung eines Dozenten automatisch umsatzsteuerfrei?
7. Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Honorarrechnungen?
8. Wie lange muss ich eine Honorarrechnung aufbewahren?
Fazit
Die Honorarrechnung ist keine Sonderform, sondern eine normale Rechnung mit den Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG. Freiberufler und Honorarkräfte sollten drei Punkte sauber lösen: den richtigen Steuersatz oder die Steuerbefreiung mit Hinweis, eine konkrete Leistungsbeschreibung mit Leistungszeitpunkt und das passende Format, denn für Geschäftskunden im Inland wird die E-Rechnung zur Pflicht.
Dein nächster Schritt: Lege ein Muster mit allen Pflichtangaben an, lass Steuersatz oder Befreiung einmal von der Steuerberatung prüfen und kläre, ab wann deine Geschäftskunden E-Rechnungen erhalten müssen.
