Mitarbeiterschulung: Personal kreativ weiterbilden und selbst profitieren

Sie fragen sich, wie sinnvoll es ist, Ihren Arbeitnehmern Weiterbildungen zu bezahlen? Sie wollen (verpflichtende) Themen motivierend an Ihre Mitarbeiter vermitteln? Oder Sie tragen in einem Unternehmen HR-Verantwortung und möchten wissen, worauf es bei der Organisation der Mitarbeiterschulung ankommt? Lesen Sie in diesem Artikel, worin der Nutzen von Schulungen besteht, welche Formate und motivierenden Techniken es gibt, und wie Sie die passenden auswählen. Weiterhin erfahren Sie wichtige Details zu den Kosten von Weiterbildungsmaßnahmen.

Inhaltsverzeichnis

Mitarbeiterschulung – die drei wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie möchten die Mitarbeiterschulung in Ihrem Unternehmen organisieren und suchen dafür Informationen und Anregungen? Folgende FAQ-Antworten helfen Ihnen beim Einstieg in das Thema:

  • Was ist ein Schulungskonzept?
    Das ist der Plan für eine bestimmte Bildungsmaßnahme, der u. a. Zielgruppe, Lernziele, Schulungsmethode und Materialien umfasst.
  • Warum soll ich Schulungen für Mitarbeiter organisieren?
    Einige sind gesetzlich vorgeschrieben, bei anderen besteht der Nutzen für das Unternehmen vor allem in besserer Arbeit, Mitarbeitermotivation oder Wettbewerbsfähigkeit.
  • Welche Schulungsformen für Mitarbeiter gibt es?
    Einige Beispiele für Schulungsformate sind Seminare, Workshops, Konferenzen oder E-Learning-Angebote.

Lesen Sie im nächsten Abschnitt, warum die Mitarbeiterschulung so wichtig ist, und sich der Aufwand dafür lohnt.

7 gute Gründe, weshalb Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig schulen sollten

Eine Mitarbeiterschulung verursacht Kosten, oft in nicht unerheblichem Ausmaß. Trotzdem lohnt sie sich und zum Teil ist sie unverzichtbar. Das sind die Gründe dafür:

7 gute Gründe, weshalb Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig schulen sollten

  1. Kompetente Arbeitnehmer mit umfassenden Kenntnissen und Fähigkeiten arbeiten effizienter, da sie z. B. bessere Entscheidungen treffen, Probleme ohne fremde Hilfe lösen können oder sich schneller in neue Aufgaben einarbeiten.
  2. Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt, wenn ihnen der Arbeitgeber Fortbildungsmöglichkeiten eröffnet und so ihr Leistungspotenzial aktiviert. Das fördert die Arbeitsmotivation.
  3. Arbeitszufriedenheit und Motivation tragen wiederum zur Mitarbeiterbindung bei, verhindern Fluktuation und halten die erworbenen Kompetenzen im Unternehmen.
  4. In einer Zeit schneller Veränderungen und technischer Neuerungen müssen Kenntnisse und Fähigkeiten regelmäßig aufgefrischt und erweitert werden. Das ist in vielen Fällen eine Voraussetzung für den anhaltenden Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit.
  5. Durch die vorausschauende Weiterbildung der Mitarbeiter wird Ihr Unternehmen in Zukunft weniger vom Fachkräftemangel betroffen sein.
  6. Sie können sich auf dem Arbeitsmarkt als Arbeitgeber profilieren, der die berufliche Entwicklung seiner Angestellten fördert. Das ermöglicht die schnellere Besetzung offener Stellen.
  7. Weiterbildungen bringen neue Impulse ins Unternehmen und können zu dessen Innovationsfähigkeit beitragen.

Es gibt ganz unterschiedliche Möglichkeiten, eine Mitarbeiterschulung durchzuführen. Lesen Sie im nächsten Abschnitt mehr über die verschiedenen Formate.

Arten von Mitarbeiterschulungen im Überblick

Eine Mitarbeiterschulung kann gesetzlich vorgeschrieben sein oder wird vom Unternehmen freiwillig organisiert. Für Pflichtschulungen gibt es genaue Vorgaben hinsichtlich der betroffenen Personen, der Regelmäßigkeit und des Teilnahme- bzw. Leistungsnachweises. Beispiele dafür sind Weiterbildungen zu den Themen Datenschutz / DSGVO, Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie in bestimmten Branchen zum Umgang mit Gefahrstoffen oder zur Lebensmittelhygiene. Die freiwilligen Schulungen orientieren sich am Bildungsbedarf im Unternehmen.

Eine Mitarbeiterschulung lässt sich auf unterschiedliche Art und Weise realisieren. Je nach Bildungsziel, Art und Anzahl der Teilnehmer sowie den zur Verfügung stehenden Ressourcen kann sich eines der folgenden Formate am besten eignen:

  • Externe Fortbildung
    Das sind Lehrveranstaltungen, oft auch zu Pflichtthemen, die von unternehmensexternen Anbietern organisiert werden. Sie müssen diese nur für einzelne Mitarbeiter buchen und bezahlen.
  • Inhouse-Seminar
    Dieses wird in Ihrem Unternehmen durchgeführt, entweder von unternehmensinternen oder -externen Dozenten. Es lohnt sich für größere Teilnehmergruppen.
  • Workshop
    Bei einem Workshop stehen praktische Fragen bzw. das gemeinsame Sammeln von Ideen oder Erarbeiten von konkreten Lösungen im Mittelpunkt.
  • Coaching
    Ein Coach begleitet entweder eine Einzelperson oder ein kleines Team über einen längeren Zeitraum beratend, um ein bestimmtes Problem zu lösen oder Dinge zu verbessern.
  • Vermittlung von Schlüsselqualifikationen
    Hierbei werden fachübergreifende Kompetenzen trainiert, weshalb Angestellte mit unterschiedlichen beruflichen Hintergründen teilnehmen können. Im Wesentlichen geht es um die Methoden-, Sozial- und Selbstkompetenz.
  • Konferenzen
    Mitarbeiter mit Expertenwissen erweitern auf Konferenzen nicht nur ihre aktuellen Kenntnisse, sondern knüpfen auch für das Unternehmen wichtige Kontakte.
  • Jobrotation
    Das ist der zeitlich begrenzte Tausch von Arbeitsplätzen. Das Ziel besteht darin, dass die Mitarbeiter unternehmerische Abläufe besser verstehen.
  • E-Learning
    Von Videokonferenzen über Online-Kurse bis hin zu Lern-Apps, digitale Möglichkeiten können Ihr Bildungskonzept wirkungsvoll ergänzen. In Kombination mit Präsenzveranstaltungen spricht man von Blended Learning.
  • Umschulungen
    Während eine Fortbildung die Kenntnisse und Fähigkeiten der Mitarbeiter erweitert, hat die Umschulung einen komplett anderen Beruf bzw. eine andere Position im Unternehmen zum Ziel. Sie kann z. B. durch eine Umstrukturierung notwendig geworden sein.

So finden Sie das passende Format

Für die Effizienz der Mitarbeiterschulung ist es wichtig, ein passendes Format auszuwählen. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

  • Ermitteln Sie den Bildungsbedarf. Für Pflichtschulungen gibt es klare Vorschriften. In allen anderen Fällen müssen Sie darauf achten, dass die Mitarbeiterschulung die Lücke zwischen vorhandenen und benötigten Fähigkeiten möglichst passgenau schließt.
  • Schlüsseln Sie auf, für wen Sie Weiterbildungen organisieren müssen, und ob für bestimmte Veranstaltungen jeweils eine Gruppe gebildet werden kann. Je nach Zielgruppe können Sie auch auf spezielle Programme für zurückgreifen.
  • Auf welche Weise lassen sich die benötigten Kenntnisse am besten vermitteln? Was spricht die Zielgruppe an? Ist eine Präsenzveranstaltung besser oder kommen auch E-Learning-Angebote infrage?
  • Gibt es geeignete Kurse, Seminare oder Vorträge externer Anbieter, oder möchten / können Sie einzelne Veranstaltungen lieber intern organisieren?
  • Passt die Mitarbeiterschulung zu Ihrem Budget, und wie sieht das Kosten-Nutzen-Verhältnis aus?

Erfahren Sie im folgenden Abschnitt, wie Sie Ihr Schulungskonzept mit besonders ansprechenden Techniken bereichern können.

7 Ideen für motivierende und kreative Arten der Mitarbeiterschulung

Eine Mitarbeiterschulung ist nur dann effizient, wenn die Inhalte auf eine wirkungsvolle Weise vermittelt werden. Integrieren Sie deshalb Methoden, die besonders viel Spaß und Motivation bringen. Hier sind einige Beispiele dafür:

7 Ideen für motivierende und kreative Arten der Mitarbeiterschulung

  1. E-Learning
    Ob als Lernprogramm, mobile App oder Webinar, E-Learning eignet sich für das Selbststudium, ermöglicht es aber auch, Lehrveranstaltungen online durchzuführen. Auf dem Markt gibt es viele vorgefertigte Lösungen. Mit der passenden Autorensoftware kann aber auch eigenes Personal ohne Programmierkenntnisse intuitiv unternehmensspezifische Lehrinhalte erstellen.
  2. Gamification
    Auf viele Menschen wirkt es motivierend, wenn die Vermittlung von Lehrinhalten durch spielerische Elemente unterstützt wird, z. B. Ranglisten, Quests oder Auszeichnungen. Das ist vor allem im Zusammenhang mit computerbasierten Lernprogrammen bekannt, kann aber auch unabhängig davon funktionieren.
  3. Videos oder Tonaufnahmen
    Mit Videos lassen sich viele Sachverhalte sehr anschaulich darstellen, und auch Audio-Angebote können Wissen vermitteln. Bauen Sie einen Pool mit Material zu häufig benötigten Inhalten auf.
  4. Planspiele
    Planspiele simulieren Situationen mit hohem Praxisbezug, in denen die Teilnehmer agieren und Entscheidungen treffen müssen. Sie erkennen die Auswirkungen ihres Handelns und lernen daraus.
  5. Rollenspiele
    Rollenspiele eignen sich ebenfalls gut dazu, praxisrelevante Situationen zu trainieren. Sie verbessern die Fähigkeit, sich in andere Personen hineinzuversetzen, und unterstützen die Reflexion des eigenen Verhaltens.
  6. Haptisches Lernen
    Je nach Art und Zielgruppe einer Präsenz-Schulung bietet es sich an, mit greifbaren Gegenständen wie Modellen, Lehrmaterialien zum Anfassen oder Gegenständen aus dem Arbeitsalltag Wissen zu vermitteln. Das spricht vor allem den haptischen Lerntyp an.
  7. Von Mitarbeitern generierte Inhalte
    Schaffen Sie den Rahmen dafür, dass Mitarbeiter ihr Wissen unkompliziert an Kollegen weitergeben können, z. B. über ein unternehmensinternes Forum, einen Blog oder eine Betriebszeitung.

Es ist erstrebenswert, dass sich Ihr Personal auch aus eigener Motivation heraus Wissen aneignen und dafür auf vielfältige Angebote Ihres Unternehmens zurückgreifen kann.

Erfahren Sie in dem folgenden Video welchen Fehler Sie bei einer Mitarbeiterschulung vermeiden sollten:

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Kosten für die Mitarbeiterschulung

Regelmäßige Mitarbeiterschulung ist wichtig, verursacht aber auch Kosten. Achten Sie auf ein gutes Aufwand-Nutzen-Verhältnis und ziehen Sie auch Fördermöglichkeiten in Betracht.

Kostenfaktoren und Kalkulationsbeispiele

Die Gesamtkosten einzelner Bildungsangebote hängen von vielen Faktoren ab. Bedenken Sie bei Ihrer Kostenplanung und Budgetierung für die Mitarbeiterschulung Folgendes:

  • Format der Mitarbeiterschulung (Seminar, Konferenz, E-Learning)
  • Umfang (Anzahl der Termine und Stunden)
  • Bezahlung externer Dozenten
  • interner Personalaufwand in Form von Opportunitätskosten für entgangene Arbeitsleistung (für Teilnehmer, interne Dozenten, Organisation der Mitarbeiterschulung)
  • Inhalte (höhere Kosten z. B. bei Expertenwissen, notwendigen Lizenzen oder besonders hoher Nachfrage nach diesem Thema)
  • gegebenenfalls Prüfungsgebühren
  • Inhouse- oder externe Schulung
  • Präsenz- oder Online-Veranstaltungen bzw. Blended Learning
  • Anzahl der Teilnehmer
  • Kosten für Tools und Materialien bzw. Aufwand für eigene Entwicklungen (Software, Schulungsunterlagen, Lernvideos)
  • Spesen (Reise- und Übernachtungskosten, Verpflegung)

Kalkulations-Beispiel: Seminar

Es soll eine eintägige Schulung für 30 Mitarbeiter mit einer externen Dozentin durchgeführt werden. Da das Unternehmen selbst keinen geeigneten Seminarraum hat, muss es einen mieten. Vereinfachend wird in diesem Beispiel von einem durchschnittlichen Teilnehmer-Stundenlohn ausgegangen, der bei 20 € liegen soll. Das bedeutet, 20 € * 8 Stunden * 30 Mitarbeiter ergeben 4.800 € Opportunitätskosten für den Arbeitszeitverlust. Die Kalkulation könnte so aussehen:

Miete für Raum und Technik 200,00 €
Lehrmaterialien für 30 Mitarbeiter 150,00 €
Dozentenhonorar 800,00 €
Reisekosten der Dozentin 100,00 €
Direkte Kosten gesamt 1.250,00 €
Arbeitszeitverlust der Teilnehmer (Opportunitätskosten) 4.800,00 €
Interner Organisationsaufwand (Opportunitätskosten) 150,00 €
Gesamtaufwand 6.200,00 €

Kalkulations-Beispiel: Online-Kurs

Zwei Mitarbeiter bilden sich mithilfe eines zweitägigen Online-Selbstlernkurses weiter. Diesen bucht das Unternehmen bei einem externen Anbieter. Geeignete Räumlichkeiten und Technik sind vorhanden. Der Stundenlohn für Mitarbeiter 1 soll bei 24,35 € und der für Mitarbeiter 2 bei 19,40 € liegen. Die Opportunitätskosten für den Arbeitszeitverlust ergeben sich aus folgender Berechnung: (24,35 € * 16 Stunden) + (19,40 € *16 Stunden) = 700 €. Folgende Ausgaben fallen an:

Kursgebühren für 2 Mitarbeiter 1.000 €
Arbeitszeitverlust der Teilnehmer (Opportunitätskosten)
Interner Organisationsaufwand (Opportunitätskosten) 50 €
Gesamtaufwand 1.750 €

Fördermöglichkeiten und steuerliche Fragen

Lassen Sie sich vom Arbeitgeberservice der Arbeitsagentur über Fördermöglichkeiten für Weiterbildungen Ihres Personals beraten, vor allem, wenn diese durch den Strukturwandel notwendig werden. Denn durch das Qualifizierungsgesetz in Verbindung mit dem Arbeit-von-Morgen-Gesetz sind Zuschüsse zu den Weiterbildungskosten und zum Arbeitsentgelt möglich, sofern Sie als Arbeitgeber die Weiterbildung kofinanzieren. Beispielsweise können bei Kleinstunternehmen mit maximal 10 Mitarbeitern bis zu 100 % der Weiterbildungskosten und 90 % des Arbeitsentgeltes während der Weiterbildung bezuschusst werden. Darüber hinaus gibt es für Ihre Mitarbeiter Fördermöglichkeiten wie das Aufstiegs-BAföG, das Aufstiegsstipendium oder das Weiterbildungsstipendium, die unter bestimmten Voraussetzungen deren berufliche Entwicklung unterstützen.

Als Arbeitgeber können Sie die von Ihnen getragenen Ausgaben für Weiterbildungen Ihrer Mitarbeiter als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Für Ihre Arbeitnehmer sind diese Leistungen gemäß § 3 Nr. 19 EStG steuerfrei, sodass Sie dafür auch keine Lohnsteuer abführen müssen. Falls Arbeitnehmer beruflich relevante Weiterbildungen selbst bezahlen, können sie die Kosten dafür in ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten angeben. Das betrifft auch Reise- und Übernachtungskosten, eine Verpflegungspauschale, Arbeitsmittel sowie Prüfungsgebühren.

5 Tipps für eine gelungene Mitarbeiterschulung

Die Mitarbeiterschulung soll mit einem angemessenen Aufwand alle notwendigen Fähigkeiten nachhaltig vermitteln. Damit diese Anforderungen erfüllt werden können, achten Sie auf Folgendes:

Tipp 1: Ganzheitlich planen

Legen Sie der Planung Ihrer Mitarbeiterschulung ein Gesamtkonzept zugrunde, das sowohl den zukünftigen Bedarf an Kenntnissen und Fähigkeiten im Unternehmen als auch die Interessen und vorhandenen Kompetenzen der Mitarbeiter sowie die materiellen Ressourcen berücksichtigt. Mit Hilfe von Mitarbeiterbeurteilungen können Sie gezielt Informationen über Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter einholen. Bedenken Sie dabei, wohin sich das Unternehmen entwickeln soll.

Tipp 2: Mitarbeiter einbeziehen

Beziehen Sie die Angestellten in Ihre Planung ein, indem Sie das Thema Weiterbildung z. B. in Mitarbeitergesprächen regelmäßig ansprechen, und somit mehr über die Voraussetzungen, Interessen und Erwartungen der jeweiligen Person erfahren.

Tipp 3: Zielgerichtet weiterbilden

Unterbreiten Sie Ihren Angestellten nicht pauschal Bildungsvorschläge, sondern stimmen Sie diese immer auf konkrete Zielgruppen bzw. einzelne Mitarbeiter ab.

Tipp 4: Passendes Format auswählen

Analysieren Sie in jedem Fall, mit welchem Bildungsformat sich die jeweiligen Kenntnisse am besten vermitteln lassen.

Tipp 5: Effizienz der Weiterbildungsmaßnahmen überwachen

Werten Sie die Effizienz der Mitarbeiterschulungen aus, wofür sich kurz nach den Maßnahmen Befragungen der Teilnehmer anbieten, z. B. zur subjektiven Bewertung des erworbenen Wissens. Auf längere Sicht können Sie in vielen Fällen auch direkt messbare Größen wie die Umsatzentwicklung oder Fluktuation zugrunde legen.

Die Fülle an Bildungsformaten bietet viele Möglichkeiten, das Personal passgenau weiterzubilden. Ein gewisser Rechercheaufwand lohnt sich deshalb. Bleiben Sie dabei offen für neue Ideen und Methoden.

Fazit: Mitarbeiterschulung bedarfsgerecht planen

Die Weiterbildung bringt nicht nur viele Vorteile für ihre Mitarbeiter, sondern ist in den meisten Branchen eine wichtige Voraussetzung für den anhaltenden Erfolg von Unternehmen. Da Bildungsmaßnahmen auch eine finanzielle Belastung verursachen, kommt es auf die bedarfsgerechte Planung an, wofür auch zukünftige Entwicklungen bedacht werden müssen. Legen Sie in jedem Fall Wert auf ein zum Inhalt und zur Zielgruppe passendes Format der Mitarbeiterschulung sowie auf motivierende Lerntechniken.

Roul Radeke von Selbststaendigkeit.de

Roul Radeke

Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer des 2015 gegründeten Onlineportals Selbststaendigkeit.de und bei radeke-interim.de. Das Onlineportal Selbststaendigkeit.de bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching), digitale Produkte für die Selbstständigkeit und zahlreiche Werbemöglichkeiten.