IT-Outsourcing: Ein kurzer Überblick
Es gibt verschiedene Formen des IT-Outsourcing. Oft geht es darum, IT-Infrastruktur zur Verfügung zu stellen. Dabei ist es möglich, dem Unternehmen exklusive Ressourcen zu vermieten oder Cloud-Dienste anzubieten. Beim Cloud-Computing nutzen mehrere Unternehmen vorhandene Strukturen nach Bedarf. Man spricht dabei auch von Infrastructure as a Service (IaaS).
Das Unternehmen vereinbart mit dem IT-Dienstleister in einem Vertrag Art und Umfang der Leistungen, Kosten und Haftungsfragen. Es ist möglich, die Inhouse-IT komplett auszulagern oder sie durch das Outsourcing zu entlasten. Spezialisierte Firmen bieten ihren Kunden Leistungen einer klassischen IT-Abteilung. Ein Beispiel dafür ist der Hamburger IT-Dienstleister Sentinel, der für viele Firmen ein verlässlicher externer Berater und Partner ist. Aber warum lohnt sich IT-Outsourcing? Je nach Art des Unternehmens können die folgenden 10 Gründe dafür ausschlaggebend sein.
Vorteil 1: Geringere Kaptalbindung
In eine komplette eigene Inhouse-IT muss ein Unternehmen viel investieren, sowohl in Technik als auch in die räumlichen Voraussetzungen und das Fachpersonal. Das bindet große Mengen an Kapital. Vor allem für kleinere Unternehmen kann das problematisch sein.
Mit IaaS stehen die notwendigen Strukturen ohne umfangreiche eigene Start-Investitionen zur Verfügung. Zusätzliche reduzieren externe IT-Dienst- und Beratungsleistungen den Bedarf an spezialisiertem Personal, das nicht nur teuer, sondern oft auch schwer zu finden ist.
Vorteil 2: Planbarkeit der Kosten
Kosten, die für das IT-Outsourcing anfallen, sind vertraglich geregelt. Standardisierte Arbeitsabläufe und die Protokollierung erledigter Aufgaben bieten eine hohe Kostentransparenz. Das erleichtert die Planung und Budgetierung.
Hat das Unternehmen nur eine interne IT-Abteilung, ist es für die Behebung von Störungen selbst verantwortlich. Zusätzlich entstehen Kosten für regelmäßige Ersatzinvestitionen und für die Weiterbildung der Mitarbeiter, was beim IT-Outsourcing für den Auftraggeber ebenfalls kein Thema ist.
Vorteil 3: Entlastung der IT-Mitarbeiter
IT-Outsourcing muss nicht bedeuten, die eigene IT-Abteilung abzuschaffen. Vielmehr kann das Auslagern von Standardarbeiten dazu beitragen, die unternehmensinternen IT-Spezialisten zu entlasten.
Diese haben dann mehr Zeit, sich um individuelle Aufgaben zu kümmern, die sich nicht oder nur mit großem Aufwand an externe Dienstleister delegieren lassen. Dabei geht es oft um Dinge, die ganz besonders zur Weiterentwicklung des Unternehmens beitragen.
Vorteil 4: Höhere Zuverlässigkeit
IT-Störungen können hohe Verluste zur Folge haben. Dieses Risiko trägt ein Unternehmen mit eigener IT-Abteilung selbst. Besonders problematisch wird es, wenn in einem kleinen Unternehmen der einzige IT-Experte ausfällt. Die gleiche Problematik ereilt auch junge Existenzgründungen. IT-Dienstleister sind hingegen meist rund um die Uhr erreichbar. Es gibt mehrere Ansprechpartner, die auf der Basis von IT-Dokumentationen für jeden Kunden wissen, was bei Problemen zu tun ist.
Bei einer IaaS-Nutzung wird die Erreichbarkeit vertraglich geregelt. Für Ausfälle, die darüber hinausgehen, könnte das Unternehmen vom Dienstleister Schadenersatz fordern. Entsprechend sicher und stabil ist aber auch die eingesetzte Technik.
Der Wert eines Unternehmens wird heute an Daten und Systemen – Outsourcing ist eine gute Lösung, Selbststaendigkeit.de
Vorteil 5: Skalierbar und flexibel
Dieser Vorteil bezieht sich speziell auf IaaS. Unternehmen, die damit arbeiten, können die Nutzungsintensität der gebuchten Ressourcen an schwankende Bedürfnisse anpassen.
So ist es kein Problem, wenn in Spitzenzeiten mehr Serverkapazität oder Arbeitsspeicher benötigt werden. Auch die Reduzierung der Leistungen und damit der Kosten ist unkompliziert.
Vorteil 6: Neueste Technik
Die IT entwickelt sich rasant. Für viele Unternehmen bringt es Vorteile, diesen Entwicklungen zu folgen. Durch die Nutzung von IaaS lassen sich die dafür notwendigen Investitionen zum Teil umgehen. Trotzdem steht immer die neueste Technologie zur Verfügung, da professionelle IT-Dienstleister darauf Wert legen.
Bei der Inanspruchnahme anderer Leistungen im Rahmen des IT-Outsourcing profitieren Firmen von der Beratung durch gut informierte IT-Experten. Diese kennen die neuesten Möglichkeiten und können einschätzen, was sich für das Unternehmen lohnt.
Vorteil 7: Know-how vom Spezialisten
Inhouse-IT-Experten müssen über ein sehr breites Wissen verfügen, weshalb Unternehmen auch regelmäßig in Weiterbildung investieren. Trotzdem kann es zu Situationen kommen, in denen Spezialkenntnisse gefragt sind. Denn die IT ist ein komplexes Thema, bei dem regelmäßig Neuentwicklungen zu beachten sind.
IT-Outsourcing mindert auch dieses Problem. Denn für die Dienstleister arbeiten Spezialisten, die sich auf ihrem Gebiet perfekt auskennen. Von diesem Know-how profitieren die Kunden bei Inanspruchnahme der Leistungen.
Vorteil 8: Sicherheit und Compliance
Wie bei allen anderen IT-Spezialthemen bietet das IT-Outsourcing hinsichtlich der IT-Security und der damit einhergehende Compliance ebenfalls Vorteile. IT-Dienstleister kennen die Angriffspunkte, Vorschriften und Methoden und sind in dieser Beziehung auf dem neuesten Stand. Sowohl hinsichtlich der angebotenen Leistungen als auch im Rahmen von Beratungen unterstützen sie Unternehmen dabei, ihre IT-Sicherheit zu optimieren.
Leistungen wie die unverzügliche Installation von Updates, die professionelle Datensicherung oder die regelmäßige Suche nach Sicherheitslücken werden vertraglich vereinbart und gehen nicht im Arbeitsalltag unter.
Vorteil 9: Datenschutz
Als Unternehmer müssen Sie AGB erstellen, und Ihren Kunden zugänglich machen. Wenn Sie eine eigene Firmenwebsite betreiben, brauchen Sie eine Datenschutzerklärung. Sollten Sie noch keine Datenschutzerklärung haben, hilft Ihnen diese Muster-Datenschutzerklärung weiter. Unabhägngig davon sollten Sie für alle Fragen im Zusammenhang mit der Existenzgründung auch die Möglichkeiten der geförderten Beratung nutzen.
So muss es unter bestimmten Bedingungen im Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten geben. Diese Funktion lässt sich ebenfalls auslagern, damit sich die Mitarbeiter auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.
Vorteil 10: Haftung
Wenn IT-Störungen zu Datenverlusten oder anderen Schäden führen, muss das Unternehmen grundsätzlich dafür haften. Ist der Schaden jedoch auf den Fehler eines IT-Dienstleisters zurückzuführen, kann dieser unter bestimmten Umständen dafür zur Verantwortung gezogen werden.
Voraussetzung ist aber, dass ein vertragswidriges Verhalten vorlag. Deshalb kommt es bei Verträgen mit IT-Dienstleistern auf detaillierte und sorgfältige Formulierungen an.
Fazit: IT-Dienstleistungen nach Maß
Für das IT-Outsourcing existieren verschiedene Möglichkeiten, von IaaS über Wartungsarbeiten bis hin zur individuellen Beratung. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von den technischen Ressourcen und vom Spezialwissen der externen Dienstleister.
