Worauf basiert die Projektzeiterfassung?
Gemeint ist mit der Projektzeiterfassung die systematische Aufzeichnung der Zeit, die Mitarbeiter während bestimmter Phasen in einem laufenden Projekt aufwenden. Diese Dokumentation kann manuell erfolgen, was allerdings relativ komplex und fehleranfällig ist, oder es kann sich digitaler Lösungen bedient werden. Spezielle Projektzeiterfassungssoftware lässt sich heutzutage relativ einfach in bestehenden IT-Systeme einbinden. Dadurch wird es immer einfacher, die Zeit effektiv und lückenlos zu messen und zu dokumentieren. Bei der Projektzeiterfassung geht es allerdings um weit mehr als nur um aufgewendete Stunden, eine innovative Softwarelösung kann auch bei der angemessenen Verteilung und Zuweisung von benötigten Ressourcen unterstützen. Die Zeit, aber auch der Platz, die Mitarbeiter und deren spezielle Fähigkeiten, werden auf diese Weise bestmöglich genutzt. Daraus wird schnell klar, dass sich aus dieser Methode eine enorme Zahl an Vorteilen für ein Unternehmen ergibt.
Ein Schritt hin zu mehr Transparenz
Transparenz bei komplexen Projekten – das ist ein Vorteil für alle Beteiligten. Je transparenter jeder Schritt angelegt ist, desto einfacher ist es, mögliche Fehlerquellen zu erkennen und die betroffenen Prozesse zu optimieren. Wie ist das Verhältnis vom Arbeitsaufwand zu den Ergebnissen und wie ernst nehmen es die Beteiligten an einem Prozess mit der Rechenschaftspflicht? Engpässe lassen sich mittels der Projektzeiterfassung schneller denn je identifizieren und das unterstützt Führungskräfte natürlich enorm bei der Zusammenstellung eines gewinn- und ergebnisorientierten Teams. Mittels der erhobenen Daten werden Arbeitsabläufe deutlich gestrafft. Wertvolle Zeit wird nicht mehr länger verschwendet und Projekte werden schneller denn je abgewickelt. Das mag zuerst so klingen, als würde es sich bei der Projektzeiterfassung um ein Überwachungsinstrument handeln. Dem ist allerdings nicht so, ganz im Gegenteil ist es die Aufgabe dieses Tools, die Arbeit gerecht auf allen Schultern und gemäß den Fähigkeiten zu verteilen. Im Idealfall wird der Einzelne deutlich entlastet und mehr denn je in ein starkes Team eingebunden.
Arbeitsabläufe zeigen sich, je mehr Daten gesammelt und ausgewertet wurden, schon nach kurzer Zeit deutlich optimiert. Gerade, wenn es um die Einhaltung fester Budgets geht, zeigt die Projektzeiterfassung, ob ein gestecktes Ziel erreicht wird, oder ob in die laufenden Prozesse zum Zwecke der Optimierung eingegriffen werden muss. Nicht mehr länger müssen so die Kosten überschritten werden, was das eigene Unternehmen verständlicherweise zu einem vertrauensvollen und verlässlicheren Partner für den Auftraggeber macht. Selbst profitiert ein Unternehmen von der Projektzeiterfassung, da sich so genau die Rentabilität für einen selbst in Echtzeit errechnen lässt. Nichts ist enttäuschender als ein Projekt, das eventuell im Budget geblieben ist, sich aber für das eigene Unternehmen als nicht rentabel herausgestellt hat.
Der entscheidende Faktor – warum die Projektzeiterfassung immer wichtiger wird. Bildquelle: Depositphotos.com
Zufriedene Mitarbeiter mit mehr Erfolgserlebnissen
Wie bereits kurz angesprochen, hilft die Projektzeiterfassung bei einer gerechteren Verteilung der Arbeitslast. Überarbeitung muss vermieden werden und das gelingt nur, wenn jedes Mitglied in einem Team entsprechend den Anforderungen an sie oder ihn und aufgrund der mitgebrachten Talente und Qualifikationen mit Arbeit versorgt wird. Das verhindert Diskrepanzen in den Teams und auch, dass die Hierarchien dafür sorgen, dass die Arbeit nach unten abgewälzt wird. Diese Mechanismen führen dazu, dass sich die eigenen Mitarbeiter bald mehr wertgeschätzt fühlen, wodurch auch die Mitarbeitermotivation steigt. Im Idealfall verbessern sich also mit der Projektzeiterfassung die Bedingungen am Arbeitsplatz alsbald deutlich. Das führt ebenfalls dazu, dass sich die eigenen Mitarbeiter schneller mit dem eigenen Unternehmen oder mit den angebotenen Dienstleistungen oder Produkten identifiziert.
Die erfasste Zeit und die Daten und Erkenntnisse, die sich daraus gewinnen lassen, führen zu stärkeren Teams, die besser und schneller miteinander agieren. Jeder im Team steht im Fokus und jedes Mitglied ist in der Lage, genau dort anzupacken, wo die eigenen Fähigkeiten am ehesten zu einem Fortschritt beitragen. Die Mitglieder eines Teams gewinnen eher und schneller das Vertrauen zueinander und wissen, dass die Last auf sämtlichen Schultern gleichmäßig verteilt ist. Schließlich ist die Projektzeiterfassung damit ebenso ein Werkzeug, das für die Einhaltung der Rechte der eigenen Mitarbeiter garantiert.
Ein umfassendes Tool – abgestimmt auf die eigenen Bedürfnisse
Mittlerweile sind Softwarelösungen zur digitalen Erfassung der Projektzeit keine Seltenheit mehr. Wer nun selbst über die Implementierung eines solchen Tools nachdenkt, der sollte unbedingt vergleichen und überprüfen, was zur eigenen Branche, zur Arbeitsweise und zur Größe des eigenen Unternehmens passt. Wächst das Tool mit einem mit und wieso lässt es sich an die Gegebenheiten anpassen? Es lohnt sich, bei einem Vergleich ins Detail zu gehen, denn die Vielzahl an dargelegten Vorteilen hat es verdient, dass dieses Thema mit aller Seriosität angegangen wird.
Die Projektzeit mag zu Beginn wie ein einfaches Instrument erscheinen, doch es verbirgt sich weit mehr dahinter, wie sich schnell bei allen Unternehmen, die auf genau ein solches Tool setzen, herausstellt.
