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Sind Sie vorsteuerabzugsberechtigt? Der Leitfaden zum Vorsteuerabzug für Unternehmer

Wenn Sie sich als Gründer mit den Finanzen und Steuern Ihres Unternehmens beschäftigen, taucht auch die Frage auf, ob Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind. Im folgenden Artikel erfahren Sie, was man unter der Vorsteuer versteht, für wen sie eine Rolle spielt und in welchen Fällen Wahlmöglichkeiten bestehen.

Inhaltsverzeichnis

Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer, Vorsteuer: Was bedeuten diese Begriffe?

Wenn Unternehmen Waren liefern oder Leistungen erbringen, sind diese Umsätze in den meisten Fällen steuerpflichtig, sodass 19 % oder 7 % des Nettopreises als Umsatzsteuer (USt) an das Finanzamt gehen. In der Land- und Forstwirtschaft gelten zum Teil andere Steuersätze. Der Begriff Mehrwertsteuer ist nur eine andere Bezeichnung für die Umsatzsteuer. Er findet in den steuerrechtlichen Gesetzen und Richtlinien keine Verwendung mehr, steht aber auf vielen Rechnungen und Quittungen.

Vorsteuer nennt man die USt, die Sie als Unternehmer mit der Begleichung der Rechnungen an Ihre Lieferanten und Dienstleister zahlen. Die gezahlte Vorsteuer können Sie sich vom Finanzamt wieder erstatten lassen, sofern Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind. Daher spricht man hier auch vom Vorsteuerabzug.

In der Praxis erfolgt eine Verrechnung der Vorsteuer mit der Umsatzsteuer, die Sie von Ihren Kunden für Waren oder Leistungen vereinnahmt haben und daher dem Finanzamt schulden. Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen ist die USt deshalb nur ein durchlaufender Posten ohne Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg.

Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt?

Egal ob Sie gewerblich, freiberuflich oder land- und forstwirtschaftlich tätig sind – wenn Sie regelmäßig Einnahmen aus Ihrer Tätigkeit erzielen, sind Sie Unternehmer und damit grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig und auch vorsteuerabzugsberechtigt.

Privatpersonen sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Sie tragen letztendlich als Verbraucher die Umsatzsteuerlast. Auch wenn Sie als Unternehmer private Einkäufe tätigen, dürfen Sie die darauf entfallende Vorsteuer nicht von der Umsatzsteuerschuld Ihres Unternehmens abziehen.

Darüber hinaus gibt es auch Unternehmen, die nicht umsatzsteuerpflichtig und dadurch nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind. Das sind einerseits Kleinunternehmen, die gesetzlich definierte Umsatzgrenzen nicht überschreiten. Andererseits gilt das auch für Unternehmen, die bestimmte, von der Steuer befreite Leistungen, erbringen.

Umsatzsteuerpflichtige und damit vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen müssen monatlich oder quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldungen vornehmen und nach Ende des Wirtschaftsjahres eine Umsatzsteuererklärung an das Finanzamt übermitteln. Der Rhythmus der Voranmeldungen richtet sich nach der Unternehmensgröße. Eine Umsatzsteuervoranmeldung enthält die im vergangenen Monat oder Quartal von den Kunden eingenommene Umsatzsteuer sowie die an Lieferanten und Dienstleister gezahlte Vorsteuer. Beides wird verrechnet, sodass es zu einer Nachzahlung oder Erstattung kommen kann. Für Unternehmer ist mit der Umsatzsteuervoranmeldung eine entsprechende – manchmal auch recht zeitaufwendige – Arbeit verbunden.

Welche Unternehmen sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt?

Wie bereits erwähnt, gibt es Unternehmen, die nicht umsatzsteuerpflichtig und damit auch nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind. Das sind zum einen die Kleinunternehmer. Wenn der Jahresumsatz die in § 19 UStG genannten Grenzen (17.500 Euro im Vorjahr und 50.000 Euro im laufenden Kalenderjahr) nicht übersteigt, ist das Unternehmen grundsätzlich umsatzsteuerbefreit und nicht vorsteuerabzugsberechtigt – sofern es sich denn für die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung entscheidet. Zweck dieser Regelung ist es, Kleinunternehmern den Aufwand zu ersparen, der mit der separaten Erfassung der Umsatz- und Vorsteuer, den Voranmeldungen und der Umsatzsteuererklärung einhergeht.

Wer als Kleinunternehmer eine Rechnung schreibt, darf darauf keine Umsatzsteuer ausweisen. Zusätzlich ist auf die Kleinunternehmereigenschaft und die damit verbundene Steuerbefreiung hinzuweisen. Es ist jedoch möglich, auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung zu verzichten und sich für die Regelbesteuerung zu entscheiden. In diesem Fall ist dann auch der Kleinunternehmer vorsteuerabzugsberechtigt. Dafür genügt ein Antrag beim Finanzamt. Allerdings ist der Unternehmer danach fünf Jahre lang an diese Entscheidung gebunden.

Unabhängig von der Kleinunternehmerregelung sind in § 4 Nr. 8 bis 28 UStG verschiedene steuerfreie Umsätze aufgezählt, die den Vorsteuerabzug ebenfalls ausschließen.

Dazu gehören unter anderem:

  • bestimmte Finanzdienstleistungen (§ 4 Nr. 8 UStG),
  • Vermittlung und Betreuung von Versicherungsverträgen (§ 4 Nr. 10 UStG),
  • Vermietung und Verpachtung (§ 4 Nr. 12 UStG),
  • Heilbehandlungen durch Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker, Hebammen, Physiotherapeuten und ähnliche Berufsgruppen (§ 4 Nr. 14 UStG),
  • Schul- und Bildungsdienste (§ 4 Nr. 21 und 22 UStG).

Für einige dieser Umsätze besteht gemäß § 9 UStG die Möglichkeit, auf die Steuerbefreiung zu verzichten, um den Vorsteuerabzug nutzen zu können.

Wer ausschließlich steuerfreie Leistungen erbringt, ist nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Komplizierter ist es, wenn ein Unternehmer sowohl steuerfreie als auch steuerpflichtige Umsätze erzielt. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Arzt neben der Diagnose, Heilung und Prävention (steuerfrei) auch Forschungsarbeiten, Gutachten oder Schönheitsoperationen (steuerpflichtig) zu seinen Einnahmequellen zählt. Entscheiden Sie in so einem Fall am besten mit der Unterstützung Ihres Steuerberaters, ob oder zu welchem Anteil gezahlte Vorsteuerbeträge mit einer steuerpflichtigen Leistung in Zusammenhang stehen und deshalb abziehbar sind.

Beispiele zur Ermittlung der Umsatzsteuer-Zahllast oder Vorsteuererstattung

Die folgenden Beispiele zeigen die Logik bei der Ermittlung von Umsatzsteuerzahllast oder -guthaben auf:

1. Beispiel: Der Maschinenteile-Fertiger

Ein Betrieb produziert Maschinenteile. Der Umsatz (netto) lag im Mai bei 35.000 Euro. Der Unternehmer hat bei jeder Rechnung 19 % USt aufgeschlagen und somit von seinen Kunden 6.650 Euro USt eingenommen. Im gleichen Monat hat er Material gekauft und Dienstleistungen in Anspruch genommen, unter anderem für Marketing, Telekommunikation und Hausmeisterarbeiten. Dafür zahlte er brutto 23.800 Euro inklusive 3.800 Euro Vorsteuer. Der Betrieb führt also umsatzsteuerpflichtige Umsätze aus und ist vorsteuerabzugsberechtigt. Im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung werden die eingenommene Umsatzsteuer und die gezahlte Vorsteuer saldiert: 6.650 Euro – 3.800 Euro = 2.850 Euro. Den Betrag von 2.850 Euro muss er für diesen Monat ans Finanzamt zahlen.

2. Beispiel: Die Heilpraktikerin

Eine Heilpraktikerin mit eigener Praxis in Berlin bietet die im Rahmen ihrer Tätigkeit üblichen Heilbehandlungen an. Im Februar hatte sie einen Umsatz von 64.498 Euro (netto). Im gleichen Monat hat sie Waren gekauft, Dienstleistungen in Anspruch genommen und höhere Investitionen in die Praxis vorgenommen. Insgesamt hat sie dafür 42.847 Euro inklusive 6.841,12 Euro USt Vorsteuer gezahlt. Da sie umsatzsteuerfreie Umsätze i.S.d. § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG erzielt, ist sie nicht vorsteuerabzugsberechtigt und kann die bezahlten Vorsteuern i.H.v. 6.841,12 Euro daher nicht in Abzug bringen.

3. Beispiel: Der Schneider

Ein Schneider ist Kleinunternehmer. Er hat im 3. Quartal eines Jahres Kleidung und Änderungsleistungen für 3.540 Euro verkauft und Material für 869 Euro (brutto) gekauft. Mit seinen Einkäufen hat er 139 Euro USt gezahlt, die er nicht als Vorsteuer abziehen kann. Er muss auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

Würde der Schneider auf die Kleinunternehmereigenschaft verzichten, müsste er auf seine Preise 19 % aufschlagen und hätte in dem Quartal Bruttoeinnahmen von 4.213 Euro inklusive 673 Euro USt erzielt. Er wäre vorsteuerabzugsberechtigt, sodass er 534 Euro (673 Euro – 139 Euro) an das Finanzamt abführen müsste.

Wann lohnt der Verzicht auf Kleinunternehmerregelung und Vorsteuerabzug?

Die Befreiung der Kleinunternehmer von der Umsatzsteuerpflicht soll diesen hauptsächlich den umfangreichen Verwaltungsaufwand ersparen. Aus wirtschaftlichen Gründen kann es in bestimmten Fällen trotzdem sinnvoll sein, auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Denn wie auch Privatpersonen sind Kleinunternehmer die wirtschaftlichen Träger der Umsatzsteuer. Allerdings gelten die gezahlten Umsatzsteuerbeträge in diesem Fall als Betriebsausgaben, die wiederum die Einkommensteuerlast mindern.

Es lässt sich nicht pauschal sagen, ob die Kleinunternehmerregelung empfehlenswert ist oder nicht. Bei dieser Entscheidung spielen mehrere Aspekte eine Rolle. Folgende Gegebenheiten sprechen dafür, auf die Kleinunternehmereigenschaft zu verzichten und stattdessen die Regelbesteuerung inklusive der Berechtigung zum Vorsteuerabzug zu wählen:

  • regelmäßig größere Einkäufe, beispielsweise Waren für den Einzelhandel
  • hoher Investitionsbedarf, zum Beispiel in den ersten drei Jahren nach der Gründung
  • hauptsächlich Geschäftskunden

Wenn Sie vorwiegend für Privatkunden arbeiten, kann die Kleinunternehmereigenschaft auch ein Vorteil sein, da Sie Ihre Leistungen oder Produkte günstiger anbieten können als die umsatzsteuerpflichtige Konkurrenz. Gegenüber Geschäftskunden besteht dieser Vorteil nicht, denn diese können Ihre Rechnungen nicht für den Vorsteuerabzug nutzen.

Fazit zum Vorsteuerabzug: Für die meisten Unternehmen sinnvoll

Nur umsatzsteuerpflichtige Unternehmen sind vorsteuerabzugsberechtigt. Für diese ist die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten, der den Unternehmenserfolg nicht beeinflusst.

Als Kleinunternehmer sind Sie grundsätzlich nicht umsatzsteuerpflichtig und nicht vorsteuerabzugsberechtigt, können aber die Anwendung der Regelbesteuerung beantragen. Ihr Steuerberater unterstützt Sie bei dieser Entscheidung. Unabhängig von der Unternehmensgröße berechtigt auch das Erbringen bestimmter steuerfreier Leistungen nicht zum Vorsteuerabzug.

Roul Radeke von Selbststaendigkeit.de

Roul Radeke

Roul Radeke ist Gründer und Geschäftsführer des 2015 gegründeten Onlineportals Selbststaendigkeit.de und bei radeke-interim.de. Das Onlineportal Selbststaendigkeit.de bietet Existenzgründern und Unternehmern News aus der Gründer- und Unternehmerszene, hilfreiches Wissen für die Gründung und Führung von Unternehmen, geförderte Existenzgründungsberatung (AVGS-Coaching), digitale Produkte für die Selbstständigkeit und zahlreiche Werbemöglichkeiten.