Das Wichtigste auf einen Blick
Was ist die doppelte Buchführung (Doppik)?
Die doppelte Buchführung, kurz Doppik, ist ein System, in dem alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens auf Konten erfasst werden. „Doppelt" heißt nicht, dass du alles zweimal aufschreibst. Gemeint ist, dass jede Buchung zwei Seiten hat: Ein Betrag steht auf einem Konto im Soll und auf einem Gegenkonto im Haben. Doppelte Buchführung, doppelte Buchhaltung und Doppik bedeuten dasselbe.
HGB und AO verwenden keinen dieser Begriffe. Das HGB verlangt Bücher nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (§ 238 HGB) und zum Jahresende Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (§ 242 HGB). Die doppelte Buchführung liefert beide unmittelbar aus den Konten. Daraus folgt: Die doppelte Buchführung ist der zweckmäßige Weg, diese Pflichten zu erfüllen, ausdrücklich vorgeschrieben ist sie aber nicht.
Einen allgemeinen Überblick gibt der Beitrag Buchführung einfach erklärt. Weitere Grundlagen findest du im Bereich Buchhaltung für Gründer.
Das Grundprinzip: Jeder Geschäftsvorfall wird zweimal gebucht
Ein Geschäftsvorfall ist jeder Vorgang, der Vermögen, Schulden oder Erfolg eines Unternehmens verändert, etwa ein Einkauf oder eine Zahlung. Die Grundregel der doppelten Buchführung lautet: Jeder Geschäftsvorfall wird auf mindestens zwei Konten gebucht, einmal im Soll und einmal im Haben, mit demselben Betrag.
Daraus ergeben sich zwei Eigenschaften der Doppik. Erstens ist die Summe aller Soll-Buchungen gleich der Summe aller Haben-Buchungen; stimmen die Summen nicht überein, steckt irgendwo ein Fehler. Zweitens wird der Erfolg auf zwei Wegen ermittelt: über die Veränderung des Vermögens in der Bilanz und über die Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen in der GuV.
Die Kurzform einer Buchung heißt Buchungssatz und folgt dem Muster „Soll an Haben": Zuerst nennst du das Konto im Soll, dann das Gegenkonto im Haben.
Konten, Soll und Haben verstehen
Ein Konto ist eine Rechnung mit zwei Seiten. Die linke Seite heißt Soll, die rechte Haben. Dargestellt werden Konten als T-Konten.
Auf welche Seite ein Betrag gehört, hängt von der Kontenart ab:
| Kontenart | Zugang | Abgang | Abschluss in |
|---|---|---|---|
| Aktivkonto (Bank, Kasse, Büroausstattung) | Soll | Haben | Bilanz, Aktivseite |
| Passivkonto (Eigenkapital, Darlehen) | Haben | Soll | Bilanz, Passivseite |
| Aufwandskonto (Miete, Büromaterial) | Soll | Haben | GuV |
| Ertragskonto (Umsatzerlöse, Zinserträge) | Haben | Soll | GuV |
Merkregel für Soll und Haben: Aktivkonten und Aufwandskonten wachsen im Soll, Passivkonten und Ertragskonten wachsen im Haben. Ein Zahlungseingang auf dem Geschäftskonto steht also im Soll des Kontos Bank.
Bestandskonten und Erfolgskonten
Bestandskonten zeigen Vermögen und Kapital. Aktivkonten erfassen das Vermögen, etwa Maschinen, Forderungen, Bank und Kasse. Passivkonten zeigen die Herkunft der Mittel: Eigenkapital oder Fremdkapital wie Darlehen.
Erfolgskonten erfassen, was den Gewinn verändert. Aufwandskonten sammeln Aufwendungen wie Miete oder Löhne, Ertragskonten Erträge wie Umsatzerlöse. Zum Ende des Geschäftsjahres werden sie über das GuV-Konto abgeschlossen; der Saldo geht als Gewinn oder Verlust in das Eigenkapital ein.
Die Konten ordnet ein Kontenrahmen, etwa SKR 03 oder SKR 04.
Ein einfaches Beispiel für die doppelte Buchführung
Das folgende Beispiel zeigt drei Geschäftsvorfälle. Annahmen: ein neu gegründeter, bilanzierender Einzelkaufmann; Beträge frei gewählt, ohne Umsatzsteuer. Die Bank hat einen Anfangsbestand von 5.000 Euro aus einer Einlage, die Kasse 300 Euro.
| Nr. | Geschäftsvorfall | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Büroausstattung per Überweisung gekauft | Büroausstattung | Bank | 1.500 Euro |
| 2 | Kunde zahlt für eine Leistung | Bank | Umsatzerlöse | 2.000 Euro |
| 3 | Büromaterial bar bezahlt | Büromaterial | Kasse | 100 Euro |
Im T-Konto Bank stehen im Soll der Anfangsbestand von 5.000 Euro und der Eingang von 2.000 Euro, im Haben die Zahlung von 1.500 Euro und der Schlussbestand von 5.500 Euro. Beide Seiten ergeben 7.000 Euro.
Vorfall 1 ändert den Gewinn nicht, Vorfall 2 erhöht ihn um 2.000 Euro, Vorfall 3 mindert ihn um 100 Euro. Die GuV zeigt also einen Gewinn von 1.900 Euro, und um genau diesen Betrag wächst das Eigenkapital in der Bilanz.
Bilanz und GuV als Ergebnis der doppelten Buchführung
§ 242 HGB verlangt vom Kaufmann eine Eröffnungsbilanz, zum Schluss jedes Geschäftsjahres eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung als Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge. „Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung bilden den Jahresabschluß."
Die Bilanz ist eine Stichtagsaufnahme. Auf der Aktivseite stehen Anlage- und Umlaufvermögen, auf der Passivseite Eigenkapital und Schulden (§ 247 Abs. 1 HGB). Beide Seiten sind gleich groß, denn jedes Vermögen ist mit eigenem oder fremdem Kapital finanziert. Die GuV zeigt dagegen den Zeitraum: alle Aufwendungen und Erträge eines Geschäftsjahres und als Ergebnis den Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag.
Für GmbH und UG gelten Zusatzvorschriften für Kapitalgesellschaften: Bilanz in Kontoform, GuV in Staffelform (§ 266, § 275 HGB) und grundsätzlich ein Anhang und ein Lagebericht (§ 264 HGB). Wie eine Bilanz aufgebaut ist, erklärt der Beitrag Bilanz erstellen: Grundlagen und Aufbau. Steuerlich übermitteln Bilanzierer Bilanz und GuV elektronisch an das Finanzamt (§ 5b EStG).
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Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist
Nach § 238 HGB ist jeder Kaufmann zur Buchführung verpflichtet. Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt (§ 1 Abs. 1 HGB). Dafür muss der Betrieb nach Art oder Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordern (§ 1 Abs. 2 HGB); eine Umsatzgrenze nennt das Gesetz nicht. Handelsgesellschaften wie OHG und KG sind ebenfalls erfasst (§ 6 Abs. 1 HGB). GmbH und UG gelten als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG), und ihre Geschäftsführer müssen für die ordnungsmäßige Buchführung sorgen (§ 41 GmbHG). Über § 140 AO gilt die handelsrechtliche Pflicht auch für die Besteuerung.
§ 141 AO erfasst zusätzlich gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nicht schon nach Handelsrecht buchführungspflichtig sind. Sie müssen Bücher führen, wenn sie nach den Feststellungen der Finanzbehörde mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn aus Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr hatten. Eine überschrittene Grenze reicht.
Die Pflicht nach § 141 AO beginnt nicht automatisch mit dem Überschreiten der Grenze, sondern mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung des Finanzamts folgt. Sie endet erst, nachdem das Finanzamt festgestellt hat, dass die Voraussetzungen nicht mehr vorliegen. Bereite die Umstellung nach der Mitteilung mit deiner Steuerberatung vor.
| Unternehmensform | Pflicht zur doppelten Buchführung | Fundstelle |
|---|---|---|
| Einzelkaufmann (e. K.) | Ja, außer bei Befreiung | § 238, § 241a HGB |
| Kleingewerbe ohne Registereintrag | Nur nach § 141 AO, nach Mitteilung | § 1 Abs. 2, § 2 HGB; § 141 AO |
| Freiberufler | Weder nach HGB noch nach § 141 AO | § 1 HGB; § 141 AO |
| GbR ohne Handelsgewerbe | Nicht nach HGB; bei Gewerbe § 141 AO möglich | § 105 HGB; § 141 AO |
| OHG, KG | Ja | § 6, § 105, § 161 HGB |
| GmbH, UG | Ja | § 13 Abs. 3, § 41 GmbHG |
Achtung!
GmbH und UG sind unabhängig von Umsatz und Gewinn immer zur doppelten Buchführung verpflichtet. Die Befreiung des § 241a HGB gilt nur für Einzelkaufleute, nicht für OHG, KG oder Kapitalgesellschaften.
Wenn du eine GmbH gründest oder eine UG gründest, plane die Bilanzierung deshalb von Anfang an ein. Eine GbR ohne Handelsgewerbe ist nach § 105 HGB keine OHG und folglich nach HGB nicht buchführungspflichtig.
Wer keine doppelte Buchführung machen muss
Einzelkaufleute brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen jeweils nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen (§ 241a HGB). Bei Neugründung genügt der erste Stichtag. Anders als bei § 141 AO müssen hier beide Werte eingehalten sein. Mehr dazu unter Einzelunternehmen gründen.
Kleingewerbetreibende, deren Betrieb keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert, sind keine Kaufleute und damit nicht nach HGB buchführungspflichtig. Sie dürfen sich ins Handelsregister eintragen lassen, sind dazu aber „berechtigt, aber nicht verpflichtet" (§ 2 HGB). Mit der Eintragung werden sie Kaufmann. Mehr unter Kleingewerbe oder Gewerbe.
Freiberufler betreiben kein Gewerbe. Sie sind deshalb keine Kaufleute und fallen nicht unter § 141 AO, der nur gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte nennt. Anders ist es, wenn die Tätigkeit in einer GmbH oder UG ausgeübt wird. Mehr dazu unter Freiberufler oder Kleingewerbe.
Hinweis
Wer weder nach HGB noch nach § 141 AO buchführungspflichtig ist und auch freiwillig keine Bücher führt, kann seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, etwa als Freiberufler, Kleingewerbetreibender oder befreiter Einzelkaufmann.
Unterschied zwischen doppelter Buchführung und EÜR
Wer Bücher führt, ermittelt seinen Gewinn per Betriebsvermögensvergleich: Maßgeblich ist die Veränderung des Betriebsvermögens gegenüber dem Vorjahr, vermehrt um Entnahmen und vermindert um Einlagen (§ 4 Abs. 1 EStG). Gewerbetreibende folgen dabei den handelsrechtlichen Grundsätzen (§ 5 Abs. 1 EStG).
Wer nicht buchführungspflichtig ist und auch freiwillig keine Bücher führt, kann den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen (§ 4 Abs. 3 EStG). Das ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, umgangssprachlich auch einfache Buchführung genannt. Für sie zählt der Zahlungszeitpunkt: Einnahmen gehören in das Kalenderjahr, in dem sie zufließen, Ausgaben in das Jahr, in dem sie geleistet werden (§ 11 EStG). Für Bilanzierer gilt dieses Prinzip nicht.
| Merkmal | Doppelte Buchführung | EÜR |
|---|---|---|
| Gewinnermittlung | Betriebsvermögensvergleich (§ 4 Abs. 1, § 5 EStG) | Einnahmen minus Ausgaben (§ 4 Abs. 3 EStG) |
| Zuordnung | Wirtschaftlich, mit Forderungen und Verbindlichkeiten | Nach Zahlungszeitpunkt (§ 11 EStG) |
| Aufzeichnung | Bestands- und Erfolgskonten, Soll und Haben | Einnahmen und Ausgaben |
| Ergebnis | Bilanz und GuV, elektronisch an das Finanzamt | EÜR, ebenfalls elektronisch (§ 60 Abs. 4 EStDV) |
Details findest du unter Einfache Buchführung, Einnahmenüberschussrechnung und Anlage EÜR.
Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung
Die doppelte Buchführung zeigt nicht nur den Gewinn, sondern auch Vermögen, Schulden und Eigenkapital. Sie ordnet den Erfolg dem Jahr zu, zu dem er wirtschaftlich gehört. Der Abgleich von Soll und Haben macht Fehler sichtbar. Bilanz und GuV kannst du außerdem Kreditgebern oder Investoren vorlegen.
Die Nachteile der doppelten Buchführung liegen im Aufwand: Du brauchst Grundwissen über Konten, ein Inventar und einen Jahresabschluss nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, der „klar und übersichtlich" sein muss (§ 243 HGB). Plane dafür eine Buchhaltungssoftware mit Bilanzfunktion oder Unterstützung durch eine Steuerberatung ein.
Freiwillig doppelt buchen: Wann es sich lohnt
Doppelt buchen darfst du auch ohne Pflicht. Die EÜR steht nach § 4 Abs. 3 EStG aber nur Steuerpflichtigen offen, die „auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen". Wer freiwillig bilanziert, ermittelt den Gewinn per Betriebsvermögensvergleich.
Sinnvoll sein kann das, wenn du Kapitalgeber gewinnen willst oder absiehst, dass dein Betrieb die Grenzen des § 141 AO überschreiten wird. Ein Wechsel von der EÜR zur Bilanz ist möglich; die steuerlichen Folgen klärst du vorher mit einem Steuerberater.
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Ordnungsmäßigkeit und Aufbewahrung
Eintragungen müssen „vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet" vorgenommen werden (§ 239 Abs. 2 HGB). Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 AO).
Handelsrecht (§ 257 HGB) und Steuerrecht (§ 147 AO) verlangen die Aufbewahrung von Büchern, Inventaren, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüssen für zehn Jahre und von Buchungsbelegen für acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem etwa die letzte Eintragung gemacht wurde oder der Beleg entstanden ist. Die steuerliche Aufbewahrungsfrist endet jedoch nicht, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Doppelte Buchführung in der Praxis: Software oder Steuerberater
Buchhaltungssoftware kann Gegenbuchung, Grundbuch, Hauptbuch und Auswertungen bis zur Bilanz übernehmen. Programme ohne Lizenzkosten zeigt kostenlose Buchhaltungssoftware, zwei Anbieter vergleicht Lexoffice vs. sevDesk. Tipps zur Automatisierung findest du unter Buchhaltung automatisieren.
Den Jahresabschluss kannst du einer Steuerberatung übertragen, siehe Steuerberater finden. Die Verantwortung für die ordnungsmäßige Buchführung bleibt bei dir.
Häufig gestellte Fragen
1. Was ist die Grundregel der doppelten Buchführung?
2. Wer muss eine doppelte Buchführung machen?
3. Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?
4. Was versteht man unter Doppik?
5. Soll und Haben einfach erklärt: Gibt es eine Eselsbrücke?
6. Welche vier Kontenarten gibt es?
7. Kann ich freiwillig doppelt buchen, obwohl ich die EÜR nutzen dürfte?
8. Wie lange muss ich die Bücher aufbewahren?
Fazit
Verpflichtet zur doppelten Buchführung sind Kaufleute und Handelsgesellschaften, also immer OHG, KG, GmbH und UG, Einzelkaufleute nur, wenn sie die Befreiung des § 241a HGB nicht erfüllen. Die Pflicht nach § 141 AO greift erst nach Überschreiten einer Grenze und Mitteilung des Finanzamts. Daraus folgt: Für Freiberufler, Kleingewerbetreibende und befreite Einzelkaufleute ohne Mitteilung ist die doppelte Buchführung eine Option, keine Pflicht.
Dein nächster Schritt: Prüfe anhand der Tabelle oben, ob deine Rechtsform zur Bilanzierung verpflichtet, und kläre im Zweifel oder vor einem freiwilligen Wechsel mit deiner Steuerberatung, welche Gewinnermittlung für dich gilt.
