Das Wichtigste auf einen Blick
Was eine Quittung ist
Die Quittung ist im Bürgerlichen Gesetzbuch geregelt. § 368 BGB: „Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (Quittung) zu erteilen." Wer die Zahlung leistet, ist der Schuldner. Wer die Zahlung erhält, ist der Gläubiger und stellt die Quittung aus.
Im Alltag heißt auch ein Kassenbon, eine Empfangsbestätigung oder ein Zahlungsnachweis Quittung. Der Kern: Die Quittung dokumentiert den Erhalt einer Leistung, nicht die Forderung.
Für Unternehmen ist die Quittung zusätzlich ein Beleg für die Buchhaltung und kann umsatzsteuerlich als Rechnung gelten.
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Wann du eine Quittung ausstellen musst
§ 368 BGB knüpft die Pflicht an eine Bedingung, sie entsteht auf Verlangen: Fordert der Zahlende eine Quittung, muss der Zahlungsempfänger sie gegen Empfang der Leistung erteilen. Das gilt für jeden Gläubiger, auch für Privatpersonen. Hat der Schuldner ein rechtliches Interesse an einer anderen Form, kann er nach § 368 Satz 2 BGB diese verlangen.
Die Kosten regelt § 369 Abs. 1 BGB: „Die Kosten der Quittung hat der Schuldner zu tragen und vorzuschießen, sofern nicht aus dem zwischen ihm und dem Gläubiger bestehenden Rechtsverhältnis sich ein anderes ergibt."
Zwei weitere Vorschriften sind in der Praxis wichtig:
Unternehmer haben eigene Gründe: Für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen gilt nach § 14 Abs. 2 UStG eine Rechnungspflicht innerhalb von sechs Monaten. Und wer Bücher oder Aufzeichnungen führt, muss nach § 146 Abs. 1 AO Kasseneinnahmen täglich festhalten; eine Quittung mit Durchschlag ist dafür ein einfacher Beleg.
Welche Angaben auf eine Quittung gehören
Die folgende Checkliste ist eine Praxisempfehlung, keine gesetzliche Vorgabe. § 368 BGB schreibt keinen Mindestinhalt vor. Umsatzsteuerliche Pflichtangaben gelten erst, wenn die Quittung umsatzsteuerlich als Rechnung oder Kleinbetragsrechnung dienen soll.
Oft ist von gesetzlichen Pflichtangaben einer Quittung die Rede. Die §§ 368 bis 371 BGB nennen jedoch keine Mindestanforderungen an den Inhalt. Welche Felder auf die Quittung gehören, ergibt sich aus ihrem Zweck: Sie soll beweisen, wer wem wann wofür welchen Betrag gezahlt hat.
Diese Angaben haben sich bewährt:
| Feld | Empfehlung | Grund |
|---|---|---|
| Quittungsnummer | fortlaufend | Zuordnung in der Buchführung |
| Name und Anschrift des Zahlungsempfängers | vollständig | zeigt, wer den Erhalt bestätigt |
| Name des Zahlenden | vollständig | zeigt, wessen Schuld erfüllt ist |
| Betrag | in Zahlen und Worten | erschwert nachträgliche Änderungen |
| Zweck der Zahlung | konkret, z. B. Rechnungsnummer | verhindert Verwechslungen |
| Ort und Datum | Tag der Zahlung | belegt den Zeitpunkt |
| Unterschrift des Empfängers | eigenhändig | stärkt den Nachweis |
| Bei Unternehmern | Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung | umsatzsteuerliche Anforderungen |
Ob die Unterschrift nach der Schriftform des § 126 BGB zwingend ist, sagt § 368 BGB nicht ausdrücklich. Unterschreibe trotzdem immer: Mit Unterschrift lässt sich leichter nachweisen, wer den Empfang bestätigt hat.
Kaufleute und GmbH oder UG sollten zusätzlich die Angaben auf Geschäftsbriefen prüfen. § 37a HGB verlangt auf Geschäftsbriefen an einen bestimmten Empfänger unter anderem Firma, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und Registernummer; § 35a GmbHG verlangt Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und alle Geschäftsführer. Jeweils Absatz 2 nimmt Mitteilungen im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung auf üblichen Vordrucken aus. Ob deine Quittung darunter fällt, ist Auslegung; wer die Angaben in der Vorlage führt, vermeidet diese Frage.
Quittung schreiben: Schritt für Schritt
So füllst du eine Quittung aus, ob auf einem Vordruck oder am Computer:
- Nummer vergeben: eine fortlaufende Quittungsnummer, damit du jede Quittung in der Buchhaltung wiederfindest.
- Betrag eintragen: in Ziffern und in Worten. Unternehmer mit Umsatzsteuer ergänzen Steuersatz und Steuerbetrag.
- Zahlenden benennen: Name oder Firma und Anschrift des Kunden.
- Zweck beschreiben: Menge und Art der Lieferung, Umfang der Dienstleistung oder die zugehörige Rechnungsnummer.
- Ort und Datum: der Tag der Geldübergabe.
- Aussteller eintragen: Name und Anschrift des Empfängers, bei Unternehmern gegebenenfalls die Steuernummer.
- Unterschreiben, und zwar erst, wenn das Geld in deiner Hand ist.
- Original an den Zahlenden, Durchschlag oder Kopie in deine Unterlagen.
Tipp
Schreibe den Betrag immer in Zahlen und Worten und ziehe leere Stellen vor und hinter der Zahl mit einem Strich zu. So kann niemand nachträglich eine Ziffer ergänzen. Ohne Durchschlag oder Kopie fehlt dir der Beleg für die Buchhaltung.
Quittung Muster: So ist die Vorlage aufgebaut
Das folgende Muster zeigt eine Quittungsvorlage, wie ein umsatzsteuerpflichtiges Einzelunternehmen sie für eine Barzahlung unter 250 Euro nutzen kann. Alle Daten sind fiktiv.
| Bereich | Inhalt im Muster |
|---|---|
| Überschrift | Quittung Nr. 2026-041 |
| Betrag | 119,00 Euro, in Worten: einhundertneunzehn Euro |
| darin enthalten | 19 Prozent Umsatzsteuer: 19,00 Euro (Nettobetrag 100,00 Euro) |
| Betrag erhalten von (Zahlender) | Max Mustermann, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt |
| für | 2 Stunden Beratung Buchhaltungseinrichtung am 14.10.2026 |
| Zahlungsempfänger / Aussteller | Erika Beispiel Beratung, Beispielweg 2, 12345 Musterstadt, Steuernummer 000/000/00000 |
| Ort, Datum | Musterstadt, 14.10.2026 |
| Unterschrift | Unterschrift des Empfängers |
Die Zeile mit Steuersatz und Steuerbetrag macht aus diesem Muster zusätzlich eine Kleinbetragsrechnung. Kleinunternehmer und Privatpersonen lassen die Umsatzsteuer weg; der Kleinunternehmer nennt stattdessen die Steuerbefreiung.
Für Rechnungen nutze unsere Rechnungsvorlage.
Quittung, Rechnung und Kleinbetragsrechnung im Vergleich
Zivilrechtlich ist der Unterschied klar, umsatzsteuerlich fließend. § 14 Abs. 1 UStG: „[Eine] Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird." Die Überschrift „Quittung" entscheidet also nicht. Rechnet das Dokument über eine Leistung ab, ist es für das Finanzamt eine Rechnung.
| Merkmal | Quittung | Kleinbetragsrechnung | Rechnung |
|---|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 368 BGB | § 33 UStDV | § 14 UStG |
| Aussage | Zahlung erhalten | Abrechnung bis 250 Euro | Abrechnung über eine Leistung |
| Vorgeschriebene Angaben | keine im BGB | vier Mindestangaben | Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG |
| Vorsteuerabzug | nur, wenn sie zugleich Rechnung ist | ja, durch Aufteilung¹ | ja¹ |
| Typischer Einsatz | Barzahlung, Anzahlung, privater Verkauf | Barverkauf, kleine Beträge | Leistungen jeder Höhe |
¹ Jeweils sofern die übrigen Voraussetzungen des § 15 UStG vorliegen.
Die vollständige Rechnung verlangt nach § 14 Abs. 4 UStG unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Details im Beitrag Rechnung schreiben.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Nach § 33 Satz 1 UStDV muss eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, mindestens enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Ausstellungsdatum,
- die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf.
Kundendaten, Steuernummer und Rechnungsnummer nennt § 33 UStDV nicht. Daraus folgt: Eine Quittung, die diese vier Angaben enthält, ist bis 250 Euro umsatzsteuerlich eine Kleinbetragsrechnung.
Die Vereinfachung gilt nach § 33 Satz 3 UStDV nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG. In diesen Fällen klärst du die Angaben mit deiner Steuerberatung.
Zur E-Rechnung: Nach § 33 Satz 4 UStDV kann eine Kleinbetragsrechnung „abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung" übermittelt werden. Eine sonstige Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG eine Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, etwa als PDF; die elektronische Übermittlung bedarf dabei der Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Daraus folgt: Für eine Quittung bis 250 Euro brauchst du keine E-Rechnung. Mehr zur Pflicht bei höheren Beträgen: E-Rechnung für Kleinunternehmer.
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Vorsteuerabzug aus einer Quittung
Wer als Unternehmer eine Quittung erhält, fragt nach der Vorsteuer. § 15 Abs. 1 UStG: „Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt."
Bei einer Kleinbetragsrechnung teilt der Unternehmer nach § 35 Abs. 1 UStDV den Rechnungsbetrag in Entgelt und Steuerbetrag auf. Aus einer Quittung über 107,00 Euro mit dem Vermerk „inkl. 7 % USt" ergibt sich so ein Entgelt von 100,00 Euro und eine Vorsteuer von 7,00 Euro.
Eine reine Quittung ohne Steuersatz reicht dagegen nicht als Grundlage für den Vorsteuerabzug, weil ihr eine der vier Mindestangaben fehlt. Bitte dann um eine ordnungsgemäße Rechnung. Mehr unter Vorsteuerabzugsberechtigt und im Bereich Umsatzsteuer.
Quittung als Kleinunternehmer ausstellen
Umsätze von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Auf der Quittung steht dann keine Mehrwertsteuer.
Als Kleinbetragsrechnung braucht sie nach § 33 Satz 1 Nr. 4 UStDV stattdessen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Formulierungen findest du unter Kleinunternehmerregelung-Formulierung, die vollständige Rechnung unter Kleinunternehmer-Rechnung schreiben.
Achtung!
Kleinunternehmer dürfen auf einer Quittung keine Umsatzsteuer ausweisen. Nach § 14c Abs. 2 UStG schuldet, wer einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, den ausgewiesenen Betrag. Ein vorgedruckter Quittungsblock mit Feldern wie „+ 19 % MwSt." ist für Kleinunternehmer deshalb fehleranfällig: Lass diese Felder leer oder streiche sie.
Wann Kleinunternehmen Mehrwertsteuer ausweisen dürfen und worauf es bei der Rechnungsstellung ankommt, erklärt unser Beitrag Kleinunternehmen und Mehrwertsteuer ausweisen.
Quittungsblock, Word-Vorlage oder Software
Da § 368 BGB ein schriftliches Empfangsbekenntnis verlangt, ist eine ausgedruckte, unterschriebene Quittung am sichersten. Eine Kleinbetragsrechnung darfst du umsatzsteuerlich auch als PDF versenden, wenn der Empfänger zustimmt.
Quittungen aufbewahren und verbuchen
Für Unternehmer sind Quittungen Buchungsbelege, die nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO acht Jahre aufzubewahren sind. Gilt die Quittung als Rechnung, verlangt § 14b Abs. 1 UStG ebenfalls acht Jahre, für das Duplikat selbst ausgestellter wie für erhaltene Rechnungen. Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Für eine Quittung vom März 2026 endet die steuerliche Aufbewahrungsfrist damit Ende 2034, sofern sie nicht für Steuern bedeutsam ist, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Wer Bücher oder Aufzeichnungen führt, hält Barzahlungen am selben Tag fest, etwa im Kassenbuch (§ 146 Abs. 1 AO). Lege die Durchschläge nach Quittungsnummer ab, damit die Zuordnung auch bei Rückfragen des Finanzamts zur Steuererklärung gelingt. Mehr unter Einfache Buchführung und im Bereich Buchhaltung für Gründer.
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Die häufigsten Fehler
Häufig gestellte Fragen
1. Wie schreibe ich eine Quittung richtig?
2. Kann ich als Privatperson eine Quittung schreiben?
3. Ist eine Quittung auch eine Rechnung?
4. Was muss auf einer Rechnung unter 250 Euro stehen?
5. Müssen Kleinbetragsrechnungen ab 2026 als E-Rechnung ausgestellt werden?
6. Wer trägt die Kosten der Quittung?
7. Wie lange muss ich Quittungen aufbewahren?
Fazit
Zivilrechtlich ist die Quittung nach § 368 BGB ein schriftliches Empfangsbekenntnis, das der Gläubiger auf Verlangen des Schuldners ausstellen muss. Einen konkreten Mindestinhalt schreibt die Vorschrift nicht vor. Angaben wie Betrag in Zahlen und Worten, Name des Zahlenden, Verwendungszweck, Ort, Datum und Unterschrift erhöhen jedoch die Beweiskraft. Enthält die Quittung zusätzlich die nach § 33 UStDV erforderlichen Angaben, kann sie bei einem Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro zugleich als Kleinbetragsrechnung dienen. Kleinunternehmer dürfen dabei keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Bei steuerlichen Sonderfällen empfiehlt sich eine steuerliche Beratung.
Dein nächster Schritt: Erstelle eine Quittungsvorlage mit deinen festen Unternehmensdaten und einer fortlaufenden Nummerierung. Als Kleinunternehmer solltest du außerdem prüfen, ob dein Quittungsblock Felder für den gesonderten Umsatzsteuerausweis enthält, die du in deinem Fall nicht ausfüllen darfst.
