Das Wichtigste auf einen Blick
Was bedeutet Kleinunternehmerregelung und Mehrwertsteuer-Ausweis?
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist eine Vereinfachung im Umsatzsteuerrecht. Sie befreit Unternehmer mit geringen Umsätzen von der Pflicht, Umsatzsteuer zu erheben und ans Finanzamt abzuführen. Im Gegenzug entfällt der Vorsteuerabzug auf Betriebsausgaben.
Der wesentliche Unterschied liegt in der Behandlung der Umsatzsteuer:
| REGELBESTEUERUNG | KLEINUNTERNEHMERREGELUNG |
|---|---|
| Umsatzsteuer wird erhoben und ausgewiesen | Keine Umsatzsteuer wird erhoben oder ausgewiesen |
| Vorsteuerabzug möglich | Kein Vorsteuerabzug |
| Umsatzsteuervoranmeldungen erforderlich | Keine Voranmeldungen nötig |
Hinweis:
Wenn Sie die Frage stellen, ob Sie Mehrwertsteuer ausweisen dürfen, geht es immer um die Entscheidung zwischen diesen beiden Varianten. Im Regelfall bleiben Sie als Kleinunternehmer bei der Befreiung – es sei denn, Sie verzichten freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung.
Wer ist ab 2025 Kleinunternehmer? (Umsatzgrenzen und Beispiele)
Die ab 01.01.2025 geltenden Umsatzgrenzen bestimmen, ob Sie den Kleinunternehmerstatus in Anspruch nehmen können. Hier finden Sie die konkreten Bedingungen und ein praktisches Rechenbeispiel.
Vorjahresumsatz: maximal 25.000 Euro (vereinnahmte Entgelte)
Laufendes Kalenderjahr: voraussichtlicher Umsatz maximal 100.000 Euro
Der Gesamtumsatz umfasst alle steuerbaren Umsätze Ihres einheitlichen Unternehmens. Das gilt für Einzelunternehmer ebenso wie für Personengesellschaften (GbR) oder Kapitalgesellschaften (GmbH, UG). Alle Einnahmequellen werden zusammengezählt.
Bei einer Gründung ab 2025 gilt zunächst automatisch der Kleinunternehmerstatus, solange Sie die 100.000 Euro Grenze im laufenden Jahr nicht überschreiten.
Beispiel: Designer mit wachsendem Geschäft
Ein Freiberufler erzielte 2024 einen Umsatz von 22.000 Euro. Er plant für 2025 mit etwa 60.000 Euro Umsatz.
Für das Jahr 2025 ergibt die Prüfung, dass der Vorjahresumsatz 2024 mit 22.000 Euro unter der Grenze von 25.000 Euro liegt und der erwartete Umsatz für 2025 mit 60.000 Euro ebenfalls unter 100.000 Euro bleibt. Damit sind die Voraussetzungen erfüllt und der Kleinunternehmerstatus bleibt im Jahr 2025 bestehen. Für das Jahr 2026 zeigt sich jedoch ein anderes Bild: Der Vorjahresumsatz 2025 liegt mit 60.000 Euro über der Grenze von 25.000 Euro. Infolgedessen entfällt der Kleinunternehmerstatus, sodass ab 2026 die Regelbesteuerung gilt.
Darf ein Kleinunternehmer Mehrwertsteuer ausweisen?
Die Antwort ist eindeutig: Nein, solange Sie die Anwendung der Kleinunternehmerregelung wählen, dürfen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Weder einen Steuersatz noch einen Steuerbetrag.
Die Konsequenz bei einem Verstoß ist gravierend: Nach § 14c UStG schulden Sie jeden ausgewiesenen Steuerbetrag dem Finanzamt – auch wenn Sie kein Recht hatten, ihn zu berechnen. Das bedeutet: Sie müssen die falsch ausgewiesene Mehrwertsteuer tatsächlich abführen.
Dieses Verbot gilt ausnahmslos für reguläre Ausgangsrechnungen, für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie für Gutschriften und Kassenbelege.
Bei Preisangaben als Kleinunternehmer handelt es sich immer um Endpreise ohne enthaltene Umsatzsteuer. Kommunizieren Sie dies entsprechend in Ihren Angeboten und im Onlineshop.
Typische Fehler beim Mehrwertsteuer-Ausweis von Kleinunternehmern
Fehler 1: Marketingtexte mit MwSt.-Angabe Die Formulierung „inkl. 19 % MwSt.” im Onlineshop oder in Angebotstexten ist steuerlich problematisch, wenn Sie Kleinunternehmer sind. Sie suggerieren damit fälschlicherweise, Umsatzsteuer zu berechnen.
Fehler 2: Professioneller wirken wollen Manche Unternehmer weisen bewusst Umsatzsteuer aus, um seriöser zu erscheinen. Das führt jedoch zu einer unnötigen Steuerschuld.
Fehler 3: Falsche Rechnungsvorlagen Buchhaltungsprogramme haben oft voreingestellte Steuersätze. Deaktivieren Sie diese, wenn die Kleinunternehmerregelung für Sie gilt.
Fehler 4: Korrekturmöglichkeiten unterschätzen Haben Sie eine fehlerhafte Rechnung erstellt, handeln Sie schnell: Erstellen Sie eine Stornorechnung und anschließend eine neue, korrekte Kleinunternehmer Rechnung. So begrenzen Sie die Steuerschuld.
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Wie muss eine Rechnung als Kleinunternehmer aussehen?
Jede Rechnung muss folgende allgemeine Pflichtangaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Beschreibung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren
- Zeitpunkt der Leistung
- Zu zahlender Betrag
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Als Kleinunternehmer weisen Sie keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag aus. Der Rechnungsbetrag ist der Endbetrag.
Sie müssen auf der Rechnung in einem verpflichtenden Hinweis erklären, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
Beispielformulierungen:
Für Onlineshops: Ergänzen Sie im Footer oder bei den Preisangaben: „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.”
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Mehrwertsteuer-Ausweis nach Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung
Wenn Sie freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, ändern sich die Anforderungen an Ihre Rechnungen grundlegend.
Nach schriftlicher Erklärung gegenüber dem Finanzamt (Option nach § 19 Abs. 2/3 UStG) werden alle Ihre Umsätze regulär umsatzsteuerpflichtig. Der Verzicht ist für fünf Kalenderjahre bindend und kann erst danach widerrufen werden.
Ihre Rechnungen müssen dann enthalten:
- Nettobetrag der Leistung
- Anzuwendenden Steuersatz (19 % oder 7 %)
- Umsatzsteuerbetrag separat ausgewiesen
- Bruttobetrag als Gesamtsumme
Hinweis:
Nach der Option besteht die Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung und zur Umsatzsteuerjahreserklärung. Der Aufwand für die Buchhaltung steigt entsprechend.
Folgen beim Überschreiten der Umsatzschwellen und Auswirkung auf den Steuer-Ausweis
Die Kleinunternehmerregelung gilt nur, solange Sie beide Schwellen einhalten: den Vorjahresumsatz unter 25.000 Euro und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro.
Überschreitung der 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr: Ab dem Zeitpunkt der Überschreitung gilt für alle weiteren Umsätze die Regelbesteuerung. Sie müssen ab diesem Moment Umsatzsteuer ausweisen und ans Finanzamt abführen.
Für Umsätze bis zur Schwelle entsteht keine nachträgliche Umsatzsteuerpflicht. Nur für Rechnungen, die nach Überschreitung ausgestellt werden, besteht die Pflicht zum Mehrwertsteuer-Ausweis.
Tipp:
Behalten Sie Ihre Umsätze regelmäßig im Blick – idealerweise monatlich –, klären Sie frühzeitig mit Ihrem Steuerberater den richtigen Zeitpunkt für eine Umstellung und passen Sie rechtzeitig Ihre Rechnungsvorlagen sowie Shop-Texte entsprechend an.
Grenzüberschreitende Leistungen: Mehrwertsteuer und Kleinunternehmerstatus
Bei Dienstleistungen oder Lieferungen ins EU-Ausland und in Drittländer gelten besondere Vorschriften. Hier erfahren Sie, was Sie als Kleinunternehmer beachten müssen.
Der deutsche Kleinunternehmerstatus schützt nicht automatisch vor ausländischer Umsatzsteuerpflicht. Es gilt das Bestimmungslandprinzip: Die Umsatzsteuer wird dort erhoben, wo die Leistung genutzt oder die Ware geliefert wird.
Bei B2C-Verkäufen in andere EU-Staaten gilt eine Schwelle von 10.000 Euro. Überschreiten Sie diese, müssen Sie die lokalen Umsatzsteuersätze des Kundenlandes anwenden.
Möglichkeit: USt-IdNr. und OSS-Verfahren Kleinunternehmer können beim Bundeszentralamt für Steuern eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop) vereinfacht die Meldepflichten bei EU-weiten B2C-Verkäufen.
Bei geplanten EU-weiten Verkäufen sollten Sie vorab steuerliche Beratung einholen, um Risiken zu vermeiden.
EU-weite Kleinunternehmerregelung ab 2025
Seit dem 01.01.2025 existiert eine EU-weit harmonisierte Kleinunternehmerregelung, die bei Umsätzen bis 100.000 Euro in der EU greifen kann.
Beachten Sie dabei, dass zusätzlich die nationalen Schwellenwerte anderer EU-Mitgliedstaaten eingehalten werden müssen. Die Registrierung erfolgt über das Onlineportal des Bundeszentralamt für Steuern. Zudem richtet sich der Ausweis der Mehrwertsteuer im Ausland nach den jeweiligen nationalen Vorschriften.
Hinweis:
Diese Erleichterungen können für Kleinunternehmen mit EU-Kunden interessant sein, erfordern jedoch sorgfältige Prüfung der jeweiligen Bedingungen.
Vor- und Nachteile: Mehrwertsteuer ausweisen oder Kleinunternehmer bleiben?
Die Entscheidung zwischen Kleinunternehmer Regelung und Regelbesteuerung hängt von Ihrer individuellen Situation ab.
Vorteile der Kleinunternehmerregelung:
Nachteile der Kleinunternehmerregelung:
Vorteile der Regelbesteuerung:
Tipp:
Prüfen Sie anhand konkreter Zahlen: Wie hoch sind Ihre geplanten Investitionen? Verkaufen Sie hauptsächlich an Privatkunden oder an Unternehmen? Wie schnell erwarten Sie Umsatzwachstum? Bei Unsicherheit lohnt sich eine steuerliche Beratung vor dem Start.
Häufig gestellte Fragen
1. Ich bin Kleinunternehmer und habe aus Versehen 19 % MwSt. ausgewiesen – was muss ich jetzt tun?
2. Darf ich als Kleinunternehmer freiwillig Umsatzsteuer auf einzelnen Rechnungen ausweisen?
3. Wie und bis wann erkläre ich den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt?
4. Muss ich als Kleinunternehmer trotzdem eine EÜR und Einkommensteuererklärung abgeben?
5. Was schreibe ich konkret in meinen Onlineshop zu den Preisen?
Fazit
Kleinunternehmer dürfen grundsätzlich keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, da ein falscher Ausweis nach § 14c UStG automatisch zu einer Steuerschuld führt. Diese muss an das Finanzamt abgeführt werden, selbst wenn die Erhebung eigentlich nicht zulässig war. Seit 2025 gelten klare Umsatzgrenzen von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr, deren Überschreitung zur Umsatzsteuerpflicht führt. Daher ist es wichtig, Rechnungsvorlagen sowie Shop- und Angebotstexte regelmäßig auf korrekte Angaben und den Hinweis auf § 19 UStG zu prüfen. Ebenso sollten Sie Ihre Umsätze kontinuierlich überwachen, um rechtzeitig auf Veränderungen reagieren zu können. Bei Unsicherheiten ist eine individuelle steuerliche Beratung sinnvoll, da die optimale Entscheidung von Faktoren wie Investitionen, Kundenstruktur und Wachstum abhängt.
