Das Wichtigste auf einen Blick
Was ein Eigenbeleg ist und wann Sie einen erstellen dürfen
Die Buchhaltung kennt zwei Belegarten. Ein Fremdbeleg kommt von außen: die Rechnung des Lieferanten, die Quittung des Händlers, der Kassenbon, der Kontoauszug der Bank. Ein Eigenbeleg entsteht in Ihrem eigenen Unternehmen. Sie dokumentieren darin selbst, was passiert ist, weil niemand sonst es dokumentiert hat.
Die GoBD formulieren den Grundsatz in Randziffer 61 so: „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden." Zweck der Belege ist laut derselben Randziffer, „den sicheren und klaren Nachweis über den Zusammenhang zwischen den Vorgängen in der Realität einerseits und dem aufgezeichneten oder gebuchten Inhalt in Büchern" zu erbringen. Diese Belegfunktion ist nach GoBD die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft Ihrer gesamten Buchführung.
Dahinter steht §146 Abs. 1 AO: Buchungen und Aufzeichnungen sind „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen". Eine Ausgabe ohne jeden Nachweis ist nicht vollständig dokumentiert. Der Eigenbeleg schließt diese Lücke.
Es lohnt sich, zwei Anlässe sauber zu trennen.
Im ersten Fall ist ein Fremdbeleg eigentlich vorgesehen, liegt aber nicht vor. Die Quittung ging verloren, der Automat gab keinen Bon aus, die Rechnung wurde nie zugestellt. Hier ist der Eigenbeleg eine Notlösung und sollte die Ausnahme bleiben.
Im zweiten Fall gibt es naturgemäß keinen Geschäftspartner, der etwas ausstellen könnte. Privateinlagen, Privatentnahmen, interne Umbuchungen oder die Entnahme von Waren aus dem eigenen Lager betreffen nur Ihr Unternehmen. Hier ist der Eigenbeleg das reguläre Instrument der Buchhaltung und kein Makel.
Von der Ausgangsrechnung, die Sie Ihren Kunden schreiben, ist der Eigenbeleg streng zu trennen. Wie Sie Rechnungen korrekt erstellen, steht in unserem Leitfaden zum Rechnung schreiben und in der passenden Rechnungsvorlage. Wie die gebuchte Ausgabe am Jahresende in Ihrer Gewinnermittlung landet, zeigt der Beitrag zur Einnahmenüberschussrechnung.
Pflichtangaben: Was auf dem Eigenbeleg stehen muss
Es gibt keine Vorschrift, die eigene Pflichtangaben speziell für den Eigenbeleg auflistet. Maßgeblich sind die allgemeinen Anforderungen an einen Beleg. GoBD Rz. 77 formuliert sie ausdrücklich: „Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen." Danach folgt die Aufzählung der Inhalte.
| ANGABE | HERKUNFT | WARUM SIE ZÄHLT |
|---|---|---|
| Eindeutige Belegnummer | GoBD Rz. 77, §146 Abs. 1 S. 1 AO, Angabe zwingend | Kriterium für die Vollständigkeitskontrolle und die Zuordnung zur Buchung |
| Belegaussteller und Belegempfänger | GoBD Rz. 77 | Wer hat gezahlt, wer hat das Geld erhalten |
| Betrag beziehungsweise Mengen- und Wertangaben | GoBD Rz. 77, Angabe zwingend | Daraus muss sich der zu buchende Betrag ergeben |
| Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung | GoBD Rz. 77 | Nur relevant bei Zahlungen außerhalb des Euroraums |
| Belegdatum | GoBD Rz. 77, §146 Abs. 1 S. 1 AO, Angabe zwingend | Ordnet den Vorgang chronologisch ein, bei Bargeschäften der Zeitpunkt des Vorfalls |
| Verantwortlicher Aussteller | GoBD Rz. 77, soweit vorhanden | Macht nachvollziehbar, wer den Beleg erstellt hat |
Drei Angaben gehören in der Praxis dazu, auch wenn Rz. 77 sie nicht ausdrücklich aufzählt.
Erstens der Grund für den Eigenbeleg. Warum liegt kein Originalbeleg vor? „Automat ohne Belegausgabe" oder „Quittung beim Transport verloren" ist eine Erklärung, die ein Prüfer nachvollziehen kann. Ohne diesen Satz wirkt jeder Ersatzbeleg beliebig.
Zweitens die Art der Ausgabe in einer Formulierung, die für sich steht. „Parkgebühr Kundentermin Firma Meier, Nürnberg" ist eine Leistungsbeschreibung. „Spesen" ist keine.
Drittens Datum und Unterschrift der Erstellung. Die eigenhändige Unterschrift ist keine gesetzliche Pflichtangabe, sie erfüllt aber genau das Merkmal „verantwortlicher Aussteller" aus Rz. 77 und kostet Sie drei Sekunden.
Hinweis:
Für umsatzsteuerliche Zwecke können weitere Angaben nötig sein. GoBD Rz. 78 verweist dafür ausdrücklich auf die Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG und §33 UStDV. Genau diese Angaben kann ein Eigenbeleg aber nicht liefern, weil sie vom leistenden Unternehmer stammen müssen.
Eigenbeleg-Vorlage zum Ausfüllen
Die folgende Eigenbeleg-Vorlage enthält alle oben hergeleiteten Felder. Übertragen Sie sie einmal in ein Word-Dokument oder eine PDF-Datei und legen Sie den Vordruck in Ihrer Buchhaltung ab. Dann ist die Erstellung im Alltag eine Sache von zwei Minuten.
| FELD | WAS HINEINGEHÖRT | IHR EINTRAG |
|---|---|---|
| Überschrift | „Eigenbeleg" | ........................ |
| Belegnummer | Fortlaufende Nummer, zum Beispiel EB-2026-014 | ........................ |
| Belegdatum | Tag, an dem die Ausgabe angefallen ist | ........................ |
| Zahlungsempfänger | Name und Anschrift, soweit bekannt | ........................ |
| Art der Ausgabe | Konkrete Leistungsbeschreibung, kein Sammelbegriff | ........................ |
| Betriebliche Veranlassung | Projekt, Kunde, Termin oder Anlass | ........................ |
| Betrag | Gezahlter Bruttobetrag in Euro | ........................ |
| Währung | Nur ausfüllen, wenn nicht Euro, dann mit Wechselkurs | ........................ |
| Zahlungsart | Bar, Karte, Überweisung | ........................ |
| Grund für den Eigenbeleg | Warum der Originalbeleg fehlt | ........................ |
| Aussteller | Ihr Name und Ihre Firma | ........................ |
| Datum der Erstellung | Tag, an dem Sie den Beleg schreiben | ........................ |
| Unterschrift | Eigenhändig | ........................ |
So sieht die ausgefüllte Vorlage in einem echten Fall aus:
| FELD | EINTRAG |
|---|---|
| Belegnummer | EB-2026-014 |
| Belegdatum | 3. September 2026 |
| Zahlungsempfänger | Städtischer Parkscheinautomat, Standort Königstraße 12, 90402 Nürnberg |
| Art der Ausgabe | Parkgebühr für 2 Stunden, Automat ohne Belegausgabe |
| Betriebliche Veranlassung | Kundentermin Meier Maschinenbau GmbH, 3. September 2026, 10 bis 12 Uhr |
| Betrag | 4,00 Euro |
| Zahlungsart | Bar, Karte, Überweisung |
| Grund für den Eigenbeleg | Münzautomat druckt keinen Beleg aus |
| Aussteller | Tobias Ziegler, Musterfirma e. K. |
| Datum der Erstellung | 3. September 2026 |
| Unterschrift | Tobias Ziegler |
Typische Fälle aus dem Alltag
Parkgebühren und Münzautomaten
Der Klassiker. Parkscheinautomaten, Waschanlagen, Schließfächer und Trinkwasserspender geben oft keinen Beleg aus. Notieren Sie Standort, Uhrzeit, Betrag und den Termin, zu dem Sie unterwegs waren. Parkgebühren sind kleine Beträge, aber sie summieren sich, und ohne Beleg fallen sie ersatzlos weg.
Trinkgeld
Trinkgeld steht meist nicht auf der Rechnung. Wenn Sie im Restaurant aufrunden, halten Sie den Betrag auf einem Eigenbeleg fest und heften Sie ihn an die Originalrechnung. Der Eigenbeleg ergänzt hier den Fremdbeleg, er ersetzt ihn nicht.
Quittung verloren oder unlesbar
Wenn ein Beleg verloren geht, ist der erste Schritt nicht der Eigenbeleg, sondern die Nachfrage beim Verkäufer. Viele Händler stellen eine Zweitschrift aus, und eine Rechnungskopie ist immer stärker als ein selbst geschriebener Ersatz. Erst wenn das scheitert, greifen Sie zum Eigenbeleg und halten fest, wann und wo Sie die Nachforderung versucht haben.
Privateinlage und Privatentnahme
Wenn Sie privates Geld ins Unternehmen einlegen oder Geld entnehmen, gibt es keinen Dritten, der etwas ausstellt. Hier ist der Eigenbeleg der reguläre Buchungsbeleg. Dasselbe gilt, wenn Sie Waren aus dem Betrieb privat verwenden.
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Die harte Grenze: Mit einem Eigenbeleg gibt es keinen Vorsteuerabzug
Das ist der Punkt, an dem die meisten Selbstständigen Geld verlieren, ohne es zu merken. §15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 UStG sagt es unmissverständlich: „Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt."
Eine solche Rechnung muss die Angaben aus §14 Abs. 4 UStG enthalten, darunter den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers, dessen Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Diese Angaben kann nur der leistende Unternehmer machen. Sie können sie nicht selbst erzeugen, und Sie dürfen sie auch nicht selbst ergänzen.
Die Folge ist klar: Ein selbst ausgestellter Beleg berechtigt grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug. Die Ausgabe bleibt als Betriebsausgabe ansetzbar und mindert Ihren Gewinn. Die darin enthaltene Umsatzsteuer bekommen Sie jedoch nicht vom Finanzamt erstattet.
Drei Abgrenzungen sind wichtig, weil sie regelmäßig verwechselt werden.
Eine Kleinbetragsrechnung nach §33 UStDV, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, braucht weniger Angaben als eine vollständige Rechnung. Sie ist aber weiterhin ein Dokument des leistenden Unternehmers und damit ein Fremdbeleg. Ein Eigenbeleg wird durch einen niedrigen Betrag nicht zur Kleinbetragsrechnung.
Fahrausweise gelten nach §34 UStDV unter bestimmten Voraussetzungen selbst als Rechnung. Ein Bahnticket ist also bereits ein tauglicher Beleg. Werfen Sie es nicht weg und schreiben Sie keinen Eigenbeleg dafür.
Bei Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass verlangt §4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG schriftliche Angaben zu „Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen". Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte ist zusätzlich „die Rechnung über die Bewirtung beizufügen". Ein Eigenbeleg ersetzt diese Gaststättenrechnung nicht.
Achtung!
Wer regelmäßig Vorsteuer aus Eigenbelegen zieht, riskiert bei einer Betriebsprüfung eine Nachzahlung samt Zinsen. Prüfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware daraufhin, ob bei Eigenbelegen versehentlich ein Steuersatz hinterlegt ist.
Wie hoch darf ein Eigenbeleg sein?
Diese Frage taucht in jeder Diskussion auf, und im Umlauf sind zahlreiche angebliche Höchstbeträge. In den für dieses Thema maßgeblichen Vorschriften, also in §§ 146 und 147 AO sowie im Belegteil der GoBD, findet sich keine Betragsgrenze für Eigenbelege.
Was tatsächlich zählt, ist die Plausibilität. Vier Euro Parkgebühr am Automaten sind lebensnah. Ein vierstelliger Betrag für eine Anschaffung, für die es üblicherweise eine Rechnung gibt, ist es nicht. Je höher der Betrag und je untypischer der Vorgang, desto genauer wird ein Prüfer hinsehen und desto besser sollte Ihre Dokumentation sein.
Ebenso wichtig ist die Häufigkeit. Ein Dutzend Eigenbelege über Kleinstbeträge im Jahr sind unauffällig. Wenn ein nennenswerter Teil Ihrer Betriebsausgaben aus selbst geschriebenen Belegen besteht, entsteht ein anderes Bild.
Aufbewahrung und GoBD-konforme Ablage
Ein Eigenbeleg ist ein Buchungsbeleg. §147 Abs. 3 AO ordnet die Fristen klar zu: „Die in Absatz 1 Nummer 1 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen acht Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren." Buchungsbelege stehen in Absatz 1 Nummer 4. Für Ihre Eigenbelege gelten damit acht Jahre, für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre.
Die Frist beginnt nach §147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde. Ein Beleg aus dem Januar liegt also fast neun Jahre bei Ihnen.
Die Aufbewahrung darf digital erfolgen. §147 Abs. 2 AO erlaubt die Wiedergabe „auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern", sofern dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Ein Scan oder ein PDF genügt also, wenn die Ablage revisionssicher ist. Denn §146 Abs. 4 AO verlangt: „Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist."
Die GoBD ergänzen in Rz. 67, dass Belege „zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern" sind, bei Papierbelegen etwa durch laufende Nummerierung und geordnete Ablage (Rz. 68). Übersetzt heißt das: sofort schreiben, sofort nummerieren, sofort ablegen. Ein Eigenbeleg, der drei Monate nach dem Vorgang entsteht, verliert genau die Glaubwürdigkeit, die er herstellen soll.
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Wenn das Finanzamt den Eigenbeleg nicht anerkennt
§158 Abs. 1 AO gibt Ihrer Buchführung einen Vertrauensvorschuss: Buchführung und Aufzeichnungen, „die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen." Dieser Vorschuss entfällt nach Abs. 2, wenn nach den Umständen des Einzelfalls Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden.
Fällt die Beweiskraft weg, greift §162 AO. Danach schätzt die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen, soweit sie sie nicht ermitteln oder berechnen kann, insbesondere dann, wenn der Steuerpflichtige „keine ausreichenden Aufklärungen zu geben vermag" oder erforderliche Aufzeichnungen nicht vorlegen kann. Eine Schätzung fällt selten zu Ihren Gunsten aus.
Praktisch läuft es meist eine Stufe darunter ab: Der Prüfer streicht einzelne Aufwendungen, weil ihm der Nachweis nicht ausreicht. Der Gewinn steigt, die Steuer steigt, dazu kommen Zinsen. Das passiert nicht, weil Eigenbelege verboten wären, sondern weil der konkrete Beleg zu dünn war.
Typische Fehler beim Eigenbeleg erstellen
Häufige Fragen zum Eigenbeleg
1. Ist es erlaubt, einen Eigenbeleg zu erstellen?
2. Werden Eigenbelege vom Finanzamt akzeptiert?
3. Kann ich mit einem Eigenbeleg Vorsteuer geltend machen?
4. Genügt ein Kontoauszug als Beleg?
5. Wie viele Eigenbelege darf ich pro Jahr erstellen?
6. Muss ein Eigenbeleg unterschrieben werden?
Fazit: Der Eigenbeleg ist die Ausnahme, nicht die Regel
Der Eigenbeleg ist ein legitimes und in den GoBD ausdrücklich vorgesehenes Instrument. Wer ihn sauber ausfüllt, zeitnah erstellt und den Grund für das Fehlen des Originals dokumentiert, rettet Betriebsausgaben, die sonst verloren wären. Umsatzsteuerlich bleibt es dabei, dass er keine Rechnung ersetzt und damit keinen Vorsteuerabzug ermöglicht.
Ihr nächster Schritt: Übertragen Sie die Vorlage aus diesem Artikel heute in eine Word- oder PDF-Datei, legen Sie sie in Ihrer Buchhaltung ab und vergeben Sie ein eigenes Nummernkreis-Kürzel wie EB-2026-001. Vereinbaren Sie mit sich selbst eine feste Regel: Fehlt ein Beleg, wird der Eigenbeleg noch am selben Tag geschrieben. Damit ist die Lücke geschlossen, bevor sie zum Problem wird.
