Friendly Reminder: Zahlungserinnerung korrekt und freundlich formuliert – so geht‘s (inkl. Muster)

Schnellcheck Zahlungserinnerung – die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie stehen vor der Aufgabe, eine Zahlungserinnerung zu formulieren? Häufig treten zu diesem Thema folgende Fragen auf:

Lesen Sie im nächsten Abschnitt, warum rechtzeitige Zahlungserinnerungen entscheidend sind und welche Rolle diese im Mahnprozess spielen.

Wann Sie eine Zahlungserinnerung schreiben sollten, dürfen und müssen

In nahezu allen Unternehmen gibt es Probleme mit überfälligen Forderungen. Wenn viele Kunden gleichzeitig in Verzug geraten oder die Außenstände insgesamt hoch sind, folgen daraus oft Schwierigkeiten bei der Begleichung eigener Schulden. Vor allem zu Beginn einer Selbstständigkeit sind häufig noch keine ausreichenden Rücklagen vorhanden, die das abfedern könnten. Eventuell müssen Sie einen Kredit aufnehmen, der wiederum Zinskosten zur Folge hat. Dabei ist eine verspätete Zahlung oftmals mehr ein Irrtum als Absicht. Aus diesen Gründen kommt es auf ein konsequentes Mahnwesen an, und das beginnt mit einer rechtzeitigen Zahlungserinnerung.

In der Buchhaltungssoftware von Lexware Office gibt es zum Beispiel die folgende Aufgabenübersicht, die den Nutzer an die Anzahl der überfälligen Rechnungen erinnert. Die Verknüpfung von Lexware Office mit Ihrem Geschäftskonto ermöglicht eine tägliche Abstimmung zwischen den offenen Rechnungen und Zahlungen. Dies gilt sowohl für Ausgangsrechnungen und Einzahlungen als auch für Eingangsrechnungen und Auszahlungen:

Zeitpunkt der Erinnerung und Zahlungsverzug

Aber ab wann können Sie ein Erinnerungsschreiben schicken? Haben Sie entweder in Ihren AGB oder individuell eine Zahlungsfrist vereinbart? Dann schreiben Sie die Erinnerung nach Ablauf dieser Frist plus 2 bis 3 Tage, da viele Kunden die Bearbeitungszeit der Bank nicht einkalkulieren.

Wenn Sie kein Zahlungsziel vereinbart haben, ist die Zahlung sofort nach der Lieferung oder Leistung fällig. Gemäß § 286 Abs. 3 BGB gerät der Kunde in diesem Fall 30 Tage nach der Fälligkeit in Verzug, sofern er eine Rechnung erhalten, aber noch nicht gezahlt hat. Dann können Sie eine Zahlungserinnerung schreiben.

In diesem Kontext ist der Begriff des Zahlungsverzugs zu klären. Dieser entsteht entweder automatisch 30 Tage nach der Fälligkeit oder wenn der Schuldner eine 1. Mahnung (Zahlungserinnerung) erhalten hat. Daneben gibt es die in § 286 Abs. 2 BGB geregelten Fälle, bei denen der Verzug ohne Mahnung eintritt. Sobald ein Kunde im Zahlungsverzug ist, können Sie Gebühren und Verzugszinsen berechnen, wenn Sie erneut mahnen müssen. Der Verzug ist auch Voraussetzung für die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens. Es entspricht jedoch der kaufmännischen Praxis, zunächst den außergerichtlichen Prozess mit Zahlungserinnerung, 2. Mahnung und 3. Mahnung zu durchlaufen.

Das neue Zahlungsziel

Da viele Schuldner die Zahlung unbeabsichtigt vergessen, bezeichnen Gläubiger die 1. Mahnung üblicherweise als Zahlungserinnerung. Ein Kunde, dem sein Irrtum unangenehm ist, soll nicht zusätzlich brüskiert werden. Rein rechtlich liegt jedoch immer eine Mahnung vor, wenn eindeutig zur Zahlung von überfälligen Schulden aufgefordert wird.

Setzen Sie mit jedem Mahnschreiben ein neues Zahlungsziel. Dafür gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, sondern Sie bestimmen diese Frist individuell. Üblich sind 5 bis 14 Tage nach dem Zugang des Erinnerungsschreibens beim Kunden. Um Missverständnisse zu vermeiden, legen Sie aber unbedingt einen konkreten Termin fest. Dies können Sie im Übrigen auch direkt in Lexware Office umsetzen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, Nachbemerkungen zu verwalten wie der folgende Screenshot zeigt:

Rechtliche Grundlagen für die Zahlungserinnerung

In welcher Form dem Schuldner diese 1. Mahnung zugehen soll ist nicht gesetzlich geregelt. Das bedeutet, Sie können den Kunden per Brief, E-Mail, telefonisch oder im persönlichen Gespräch an die ausstehende Zahlung erinnern. Selbst schlüssiges Verhalten kann als Mahnung interpretiert werden. Empfehlenswert ist die schriftliche Variante per Brief oder E-Mail. Verwenden Sie für die Zahlungserinnerung Muster, wenn Sie Anregungen für die Formulierung brauchen.

Es ist jedoch auch von Ihrer Beziehung zu dem jeweiligen Schuldner abhängig, auf welche Weise Sie ihn am besten an die Zahlung erinnern. Wenn ein Kunde für Ihr Unternehmen besonders wichtig ist oder Sie ihn persönlich kennen, genügt oft ein Telefonanruf, um das Problem unkompliziert zu lösen. Falls Liquiditätsprobleme bestehen, können Sie direkt eine Ratenzahlung anbieten oder das Zahlungsziel verlängern. Alle Kunden mit überfälligen Verbindlichkeiten anzurufen, wäre jedoch zu aufwendig und in vielen Fällen nicht angemessen, speziell im B2C-Bereich.

Inhalt + Form: Das darf bei Zahlungserinnerungen nicht fehlen

Wenn Sie die Erinnerung schreiben, gehen Sie zunächst davon aus, dass der Kunde das Begleichen der Rechnung vergessen hat. Die Formulierungen sollten dementsprechend freundlich sein. Fassen Sie in Ihrem Schreiben alle relevanten Informationen zusammen, sodass der Schuldner die Forderung sofort überprüfen und bezahlen kann. 

Am besten nutzen Sie für die Formulierung Ihrer Zahlungserinnerung Muster. Aus rechtlicher Sicht ist lediglich die klar formulierte Aufforderung zur Zahlung relevant. Gesetzliche Vorschriften gibt es nicht, aber Folgendes sollte das Schreiben im Idealfall beinhalten:

Der folgende Auszug zeigt eine automatisch in Lexware Office generierte Zahlungserinnerung: 

Richten Sie das Erinnerungsschreiben nach Möglichkeit an einen konkreten Ansprechpartner und formulieren Sie ein Gesprächsangebot. Denn eventuell gab es mit der Lieferung Probleme oder der Kunde hat Liquiditätsschwierigkeiten und ist dankbar für Ihr Entgegenkommen. Legen Sie dem Schreiben eine Rechnungskopie bei.

Formulierungen: Beispiele für eine Zahlungserinnerung inkl. Muster-Vorlage

Die Herausforderung beim Schreiben von Zahlungserinnerungen besteht darin, den Kunden zur Zahlung zu bewegen, ohne ihn zu verärgern. Dabei hängt die ideale Art der Formulierung von verschiedenen Faktoren ab. Ob es sich um Geschäfts- oder Privatkunden handelt, welches Alter diese haben und wie lange die Kundenbeziehung besteht, hat ebenso einen Einfluss darauf wie die Branche, in der Ihr Unternehmen angesiedelt ist.

Klassische Zahlungserinnerungen sind höflich und sachlich formuliert. Wenn Sie generell eher eine lockere Kundenkommunikation pflegen, bietet sich eine kreative, humorvolle Formulierung an. Das hat den Vorteil, dass die für den Kunden eher unangenehme Angelegenheit etwas aufgelockert wird. Im Folgenden stehen Ihnen für Ihre Zahlungserinnerung Muster zur Verfügung, die sich für unterschiedliche Voraussetzungen eignen.

Tipp: Nie wieder Stress mit unbezahlten Rechnungen

Kaum ein Unternehmen ist nicht von Zahlungsverzögerungen seiner Kunden betroffen. Verhindern Sie, dass diese zu lang dauern oder in Zahlungsausfälle münden. Dafür kommt es auf rechtzeitige und konsequente Mahnungen an. Eine wichtige Voraussetzung ist, dass Sie den Überblick darüber haben, welche Forderungen noch offen sind.

In dieser Hinsicht hat sich Rechnungs- und Buchhaltungssoftware bewährt. Mit Lexware Office, dem Marktführer in Deutschland, erstellen Sie nicht nur korrekte Rechnungen mit sämtlichen Pflichtbestandteilen. Sie gleicht auch die eingehenden Zahlungen mit den offenen Posten ab und meldet Ihnen, wenn Fristen überschritten wurden. Der folgende Screenshot zeigt zum Beispiel eine Rechnung mit der Belegnummer RE2305001. Dazu können Sie dann sofort eine Zahlungserinnerung mit Vorlagen direkt aus dem Programm heraus erstellen. Hier über Bearbeiten -> Mahnen. Dabei haben Sie direkten Zugriff auf Kundendaten wie die Anschrift, aber auch das Zahlungsverhalten in der Vergangenheit, das auf Liquiditätsprobleme hinweisen kann.

Wenn Sie regelmäßig einen großen Forderungsbestand haben und häufig Probleme mit Zahlungsverzögerungen auftreten, kann sich Factoring lohnen. Dabei verkaufen Sie Ihre laufenden Forderungen, um die eigene Liquidität zu verbessern. Das ist mit Kosten verbunden, beugt aber einem Liquiditätsengpass vor.

FAQ: Häufige Fragen rund um die Zahlungserinnerung

Im Zusammenhang mit verspäteten Zahlungen tauchen regelmäßig unterschiedliche Fragen auf. Hier sind einige Antworten:

In sehr vielen Fällen erreichen Sie mit der Zahlungserinnerung Ihr Ziel und weitere Mahnungen sind kein Thema.

Fazit: Zahlungserinnerung mit Fingerspitzengefühl schreiben

Viele Unternehmen werden häufig damit konfrontiert, dass sich die Zahlungen ihrer Kunden verzögern. Eine Zahlungserinnerung zu schreiben, gehört deshalb zu den regelmäßigen Aufgaben. Bedenken Sie bei der Formulierung, dass Sie den Kunden zum Bezahlen der Rechnung motivieren und nicht verärgern wollen. Dafür ist Fingerspitzengefühl notwendig. Inspiration finden Sie in einer Muster-Vorlage.

Verzichten Sie trotzdem nicht darauf, den außergerichtlichen Mahnprozess konsequent durchzuführen. Nehmen Sie Zahlungsverzögerungen nicht zu lange hin, denn das kann Ihrer eigenen Liquidität ernsthaft schaden. Erfahren Sie hier, wie Sie im nächsten Schritt eine Mahnung schreiben.