Onboarding: Mitarbeitereinführung perfekt vorbereiten – so geht's

Sie stehen als Gründer das erste Mal vor der Aufgabe, neue Angestellte einzuarbeiten? Oder Sie suchen als Arbeitgeber bzw. Personalverantwortlicher Anregungen für das Onboarding? Lesen Sie in diesem Artikel, warum dieser Prozess so wichtig ist und wie er abläuft. Erfahren Sie auch, wie bekannte Unternehmen die Einarbeitung handhaben, wie sie auch online gelingen kann, und was zu ihrem Erfolg beiträgt.

Schnellcheck Onboarding – die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Sie suchen grundlegende Informationen zum Onboarding? Die folgenden Fragen und Antworten liefern einen ersten Überblick:

• Was gehört zum Onboarding?
  Dazu gehören alle Maßnahmen, mit denen die formelle, fachliche, soziale und kulturelle Integration eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen gefördert wird.
• Wie lange dauert ein Onboarding?
  Es kann sich um wenige Wochen oder mehrere Monate handeln. Das hängt stark von der jeweiligen Stelle ab.
• Warum ist die professionelle Mitarbeitereinführung so wichtig?
  Sie ist unter anderem eine wichtige Voraussetzung für die Motivation des neuen Arbeitnehmers, seine schnelle Einsatzfähigkeit, die Qualität seiner Arbeit und die Bindung an das Unternehmen.

Das folgende Video zeigt Ihnen, wie Sie neue Mitarbeiter schnell und effizient einarbeiten:

Erfahren Sie im folgenden Abschnitt, warum jedes Unternehmen Wert auf ein gutes Onboarding legen sollte.

Vorteile und Ziele: Darum ist professionelles Onboarding unerlässlich

Wenn Sie neue Mitarbeiter mit strukturierten Maßnahmen fördern und so aktiv „an Bord holen“, spricht man von Onboarding. Aus den nachstehend genannten Gründen wirkt sich die Qualität dieser Einarbeitungsphase nachhaltig auf den Unternehmenserfolg aus:

• Motivation
  Ein gutes Onboarding fördert die Mitarbeitermotivation nachhaltig. Wer sich wertgeschätzt und unterstützt fühlt, ist dauerhaft zufriedener, leistungsfähiger und engagierter.
• Schnelle Produktivität
  Ein individuelles Onboarding unterstützt den neuen Arbeitnehmer dabei, schnell seine volle Leistungsfähigkeit zu erreichen.
• Arbeitsqualität und Fehlervermeidung
  Auch wenn eine positive Fehlerkultur grundsätzlich zu begrüßen ist, so können Fehler in bestimmten Bereichen weitreichende negative Auswirkungen haben, zum Beispiel wenn es um Sicherheit oder Gesundheit geht. Das Onboarding beugt dem vor, indem entsprechende Richtlinien vermittelt und Einweisungen durchgeführt werden.
• Stressbewältigung
  Wenn gegenseitige Erwartungen, der Entscheidungsspielraum des neuen Mitarbeiters oder die Bedeutung der Arbeitsaufgaben nicht eindeutig geklärt sind, kann das zu leistungsminderndem Stress führen. Gutes Onboarding verhindert diesen, indem die entsprechenden Fragen rechtzeitig geklärt werden.
• Mitarbeiterbindung
  Wenn der neue Arbeitnehmer viel positive Unterstützung bei seiner Integration in das Unternehmen erlebt, entwickelt er eine Loyalität gegenüber diesem. Eine starke Mitarbeiterbindung verringert die Fluktuation und spart Kosten für Recruiting– und Einarbeitungsprozesse.
• Der 1. Eindruck zählt
  Falls der neue Mitarbeiter am ersten Tag mit einer schlechten Organisation konfrontiert wird, die letztendlich von mangelnder Wertschätzung zeugt, kann das bereits die „innere Kündigung“ in Gang setzen, bevor der Mitarbeiter richtig angekommen ist.
• Employer Branding
  Die hervorragende Mitarbeitereinführung eines Unternehmens spricht sich herum und hat positive Auswirkungen auf das Employer Branding.

Onboarding bedeutet nicht nur, dass fachliche Kenntnisse und Fähigkeiten vermittelt werden. Es gehört noch mehr dazu, wie der nächste Abschnitt zeigt.

Onboarding ist nicht gleich Onboarding

Onboarding ist ein komplexer Prozess, der darauf abzielt, den neuen Mitarbeiter umfassend in das Unternehmen zu integrieren. Achten Sie darauf, dass das auf jeder der im Folgenden genannten Ebenen geschieht:

• Formell
  Dazu gehören alle organisatorischen Aufgaben, u. a. das Anlegen der Personalakte, die Vorbereitung des Arbeitsplatzes und die Koordination erster Termine.
• Fachlich
  Hierbei stehen alle Kenntnisse und Fähigkeiten im Mittelpunkt, die der Mitarbeiter für die Ausübung seiner Tätigkeit im Unternehmen braucht. Ausgehend von den vorhandenen Kompetenzen wird ein individueller Einarbeitungsplan erstellt.
• Sozial
  Die gelungene Integration in das Team und gute Kontakte zu wichtigen Ansprechpartnern im Unternehmen sind relevant für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Deshalb fördert professionelles Onboarding gezielt das gegenseitige Kennenlernen sowie die gemeinsame Arbeit an Aufgaben und Projekten.
• Kulturell
  Dabei stehen die Unternehmenskultur und -philosophie im Vordergrund. Der neue Kollege muss mit den Unternehmenswerten und speziellen Verhaltensnormen vertraut gemacht werden, damit er sich integriert fühlt.

Neben dieser inhaltlichen Untergliederung unterteilt man das Onboarding auch zeitlich in 5 Phasen, die Sie im nächsten Abschnitt kennenlernen.

Der Onboarding-Prozess: So läuft die Einarbeitung ab

Auch wenn der Schwerpunkt beim Onboarding auf den ersten Tagen im Unternehmen liegt, so beginnt der gesamte Prozess deutlich früher und dauert auch länger. Man unterscheidet 5 Phasen.

Phase 1: Preboarding

Zum Preboarding gehören alle Maßnahmen, die nach dem Abschluss des Arbeitsvertrags, aber noch vor dem eigentlichen Start des neuen Arbeitnehmers im Unternehmen durchgeführt werden. Eine der wichtigsten Aufgaben in dieser Phase ist die Aufstellung des persönlichen Einarbeitungsplans. Sie können dafür Vorlagen verwenden, sollten diese aber individuell an die konkrete Situation sowie das Wissen und die Erfahrungen des Neueinsteigers anpassen.

Planen Sie, welche Einweisungen, Trainings, Schulungen, Events oder sonstige Maßnahmen durchgeführt werden sollen, und jeweils den Zeitrahmen sowie die dafür verantwortlichen Kollegen. Dazu gehört auch, dass Sie diese informieren sowie Termine aufeinander abstimmen. Beispiele für Aufgaben in diesem Zusammenhang sind:

• Trainer für Routineaufgaben auswählen und Vorgehen abstimmen
• Job Rotation organisieren und mit den involvierten Kollegen besprechen
• externe Weiterbildung buchen

Legen Sie in dieser Phase auch die Personalakte an, kümmern Sie sich um Sozialversicherungs- und Steuerfragen und überprüfen Sie gegebenenfalls, ob die für die Ausübung der Tätigkeit notwendigen Befähigungsnachweise vorhanden sind. Informieren Sie weiterhin das Team, mit dem der neue Kollege direkt zusammenarbeiten wird, und vereinbaren Sie, wer ihm als Mentor zur Seite stehen soll.

Auch die Vorbereitung des Arbeitsplatzes gehört zum Preboarding, damit der neue Mitarbeiter ohne Verzögerung starten kann. Je nach Art der Tätigkeit kann u. a. Folgendes notwendig sein:

• Arbeitsmittel und Materialien bereitstellen
• Dienstkleidung bestellen
• Mitarbeiterausweis, Zugangskarte oder Schlüssel anfordern
• Passwörter bzw. Zugriffsrechte organisieren
• Telefonverzeichnis und E-Mail-Verteiler aktualisieren
• Willkommensgeschenk besorgen (z. B. Snack-Paket, Kaffeetasse, Blumen, Karte)

Halten Sie bereits während des Preboardings Kontakt zum neuen Mitarbeiter. Durch gelegentliche E-Mails oder Briefe zeigen Sie nicht nur, dass er in Ihrem Unternehmen willkommen ist, sondern Sie können ihn bereits mit ersten Informationen versorgen. Unverzichtbar ist die rechtzeitige Mitteilung des Treffpunkts und der Zeit für den ersten Arbeitstag.

Phase 2: 1. Arbeitstag und 1. Woche

Am 1. Arbeitstag und in der darauffolgenden Woche entsteht beim neuen Mitarbeiter der erste prägende Eindruck von Ihrem Unternehmen. In dieser Phase wird er mit vielen Informationen konfrontiert. Achten Sie darauf, ihn nicht zu über- oder unterfordern, sondern alles nach und nach in passenden Schritten zu vermitteln. Es ist empfehlenswert, dass Sie ihm einen übersichtlichen Unternehmensguide mit wichtigen Kontaktdaten, einem Organigramm und FAQ-Antworten übergeben, oder diesen in digitaler Form zur Verfügung stellen.

Nach der persönlichen Begrüßung am vereinbarten Treffpunkt folgt ein Gespräch, in dem grundlegende Abläufe, das Onboarding sowie die konkreten Pläne für die nächsten Tage erklärt werden. Übergeben Sie den persönlichen Einarbeitungsplan. Besprechen Sie gegenseitige Erwartungen, signalisieren Sie Gesprächsbereitschaft und bringen Sie zum Ausdruck, dass Sie sich auf die Zusammenarbeit freuen.

Jetzt ist es Zeit, dass der neue Mitarbeiter sein Team und falls vorhanden seinen Mentor kennenlernt. Wenn die Möglichkeit besteht, bietet sich dafür ein gemeinsames Essen an. Danach oder an einem der folgenden Tage werden bei einem Unternehmensrundgang weitere Abteilungen / Verantwortungsbereiche, die Produkte und wichtige Ansprechpartner vorgestellt.

Dann beginnt die Einarbeitung nach Plan. Nach der ersten Woche ist es Zeit für ein Mitarbeitergespräch, in dem Sie sich über die gewonnenen Erfahrungen austauschen, den Einarbeitungsplan bei Bedarf korrigieren und das bereits Erreichte würdigen.

Phase 3: Orientierung

In der Orientierungsphase wird ein großer Teil des notwendigen Wissens und der Fähigkeiten vermittelt. Je nach Art der Stelle gelingt das u. a. mit folgenden Maßnahmen:

• praktische Anweisungen und Trainings
• Job Rotation
• Eingliederung in Projekte
• Mitarbeiterschulungen
• Einführungsveranstaltungen für neue Mitarbeiter, in denen Produkte, Projekte oder Abteilungen näher vorgestellt werden
• persönliche Treffen mit wichtigen Ansprechpartnern
• Events zur Teambildung

Auch regelmäßige Feedbackgespräche sind in dieser Phase von hoher Bedeutung und sollten in kürzeren Abständen durchgeführt werden, zum Beispiel wöchentlich.

Phase 4: Vertiefung

Nun arbeitet der neue Angestellte bereits weitestgehend selbstständig und übernimmt nach und nach mehr Verantwortung. Ergänzend absolviert er Schulungen, Workshops oder ähnliche Bildungsmaßnahmen zur Vertiefung und Festigung der Fähigkeiten. Wichtig ist weiterhin die soziale Integration durch Teambildung, Konferenzen und Ähnliches.

Feedbackgespräche sind auch jetzt noch relevant, finden aber in größeren Abständen statt. Hier können Sie neben der gemeinsamen Auswertung und der positiven Würdigung des Erreichten auch überprüfen, ob der Einarbeitungsplan angepasst werden sollte.

Phase 5: Detailoptimierung und Mitarbeiterbindung

Widmen Sie sich jetzt verstärkt der Mitarbeiterbindung, damit der gut eingearbeitete Angestellte dem Unternehmen erhalten bleibt. Dazu trägt u. a. Folgendes bei:

• attraktive Entlohnung
• mitarbeitergerechte Arbeitszeitmodelle
• Entwicklungschancen im Unternehmen
• betriebliche Gesundheitsförderung
• Mitgestaltungsmöglichkeiten

Das Onboarding ist weitestgehend abgeschlossen und nur einige Details müssen gegebenenfalls noch korrigiert werden. Um das herauszufinden, werten Sie gemeinsam mit dem neuen Kollegen die bisherige Einarbeitung aus. Oft, aber nicht zwangsläufig, endet mit dieser Phase auch die Probezeit.

Klassische Maßnahmen für gutes Onboarding

Bestimmte Maßnahmen sind typisch für das Onboarding und kommen in vielen Unternehmen zur Anwendung. Das gehört dazu:

• Individueller Einarbeitungsplan
  Der Einarbeitungsplan wird für jeden neuen Mitarbeiter individuell erstellt. Er beinhaltet die sachliche und zeitliche Planung aller Maßnahmen, die im Rahmen des Onboardings durchzuführen sind. Informieren Sie sich auf unserer Seite zum Einarbeitungsplan über die konkreten Inhalte, und nutzen Sie die zugehörige Checkliste!
• Unterstützung bei Formalitäten
  Ob Sozialversicherung, steuerliche Angelegenheiten oder behördlich vorgeschriebene Nachweise, unterstützen Sie Ihren neuen Kollegen bei allen bürokratischen Angelegenheiten, um seinen Aufwand so gering wie möglich zu halten.
• Hilfe bei persönlichen Angelegenheiten
  Falls der neue Mitarbeiter für den Antritt seiner neuen Stelle den Wohnort wechseln muss, bieten Sie Unterstützung bei der Suche nach einer neuen Wohnung und ggf. geeigneten Kinderbetreuungsmöglichkeiten an.
• Mentor zur Seite stellen
  Das ist eine Person aus dem näheren Arbeitsumfeld, die während der Einarbeitungszeit als ständiger Ansprechpartner zur Verfügung steht, und das Onboarding selbst aktiv mitgestaltet.
• Unternehmensrundgang
  Bei einer Führung durch das Unternehmen lernt der neue Mitarbeiter andere Abteilungen, Ansprechpartner und/oder Produkte des Unternehmens kennen. Überlegen Sie, was für die konkrete Stelle besonders wichtig ist, und deshalb ausführlich vorgestellt werden sollte.
• Veranstaltungen
  Größere und mittlere Unternehmen organisieren häufig Präsentationen, Workshops oder Konferenzen speziell für Neueinsteiger. Diese vermitteln nicht nur Informationen, sondern fördern auch den Austausch und das gegenseitige Kennenlernen.
• Zielvereinbarungsgespräch
  Gespräche zur Zielvereinbarung sind nicht nur für neue Mitarbeiter relevant, sondern werden regelmäßig, meist jährlich durchgeführt. Gegen Abschluss der Einarbeitungsphase besprechen Sie mit dem Mitarbeiter seine konkreten beruflichen Ziele für die nächste Etappe.

Das sind die am häufigsten angewendeten Maßnahmen. Vielleich haben Sie oder Ihre Mitarbeiter aber auch eigene Ideen, wie Sie den Einarbeitungsprozess in Ihrem Unternehmen gestalten können. Den individuellen Ideen sind hierbei keine Grenzen gesetzt.

Praxisbeispiele: So läuft die Mitarbeitereinführung in großen Unternehmen

Es gibt viele Möglichkeiten für ein interessantes und individuelles Onboarding, mit dem neuen Kollegen ein optimaler Start ermöglicht wird. Was sich am besten eignet, hängt auch von der Art und Philosophie Ihres Unternehmens ab. Holen Sie sich Anregungen bei bekannten Unternehmen!

Twitter: Vom gemeinsamen Essen bis zum Willkommens-Paket

Bei Twitter frühstücken neue Mitarbeiter an ihrem ersten Arbeitstag mit einem Manager, bevor sie an einem Unternehmensrundgang teilnehmen. Mittags essen sie gemeinsam mit ihrem Team und lernen so ihre direkten Mitarbeiter näher kennen. Am komplett eingerichteten Arbeitsplatz erwartet sie ein Willkommenspaket.

Es gibt Kleingruppen-Meetings, die speziell für Neueinsteiger durchgeführt werden, und allgemeine Informationen zum Unternehmen vermitteln. Zusätzlich werden wöchentlich speziell für neue Mitarbeiter Präsentationen durchgeführt, und zwar abwechselnd von verschiedenen Managern. So können Neueinsteiger nach und nach viele wichtige Ansprechpartner persönlich kennenlernen.

Netflix: Persönliche Kontakte im Fokus

Bei Netflix legt man großen Wert darauf, neue Mitarbeiter von Anfang an in wichtige Projekte einzubinden, um schnelle Erfolgserlebnisse zu schaffen. Alle Neueinsteiger treffen sich zu Beginn persönlich mit Top-Führungskräften.

Der Arbeitsplatz ist beim Start vollständig eingerichtet. Sobald weitere Arbeitsmittel benötigt werden, erhält man diese unkompliziert und schnell über ein Self-Service-Portal. Jedem neuen Kollegen wird für die Zeit der Einarbeitung ein Mentor zugewiesen.

DATEV: Newsletter schon vor dem Start

DATEV informiert neue Mitarbeiter ab 9 Wochen vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn mit wöchentlichen Mails über das Unternehmen und den Arbeitsalltag. Auch direkt nach dem Start gibt es ca. einen Monat lang tägliche eine Mail mit nützlichen Tipps. Zusätzlich können im Intranet alle Informationen und Angebote für neue Mitarbeiter zentral abgerufen werden.

Mehrmals im Jahr wird auf dem IT-Campus in Nürnberg ein „Welcome Day“ für neue Kollegen durchgeführt, was in der pandemiegeprägten Zeit auch online gut funktioniert hat. Das Welcome-Paket am ersten Arbeitstag trägt ebenfalls zu einem angenehmen Start bei.

Facebook: 6 Wochen Bootcamp

Das Onboarding-Programm dauert bei Facebook 6 Wochen. Während dieser Zeit arbeiten die neuen Kollegen, unterstützt von Mentoren, in verschiedenen Teams. So können sie testen, wo ihre besonderen Interessen und Stärken liegen.

Von Anfang an werden die Neueinsteiger gefordert, beispielsweise indem sie innerhalb relativ kurzer Zeit bestimmte Probleme lösen müssen. Sie sollen schnell dazu in der Lage sein, Herausforderungen anzunehmen. Nach diesem sechswöchigen Onboarding-Bootcamp können die Teilnehmer entscheiden, ob und in welchem Bereich sie bei Facebook arbeiten möchten.

Zappos: Unternehmenskultur im Test

Bei Zappos legt man besonders großen Wert darauf, dass neue Mitarbeiter zum Unternehmen passen und gut mit ihren Kollegen harmonieren. Deshalb absolviert jeder vor dem eigentlichen Start einen fünfwöchigen Kurs, bei dem die Unternehmenskultur und -werte im Mittelpunkt stehen.

Erst danach sollen sich die Teilnehmer darauf festlegen, ob sie bei Zappos arbeiten möchten. Um sicherzugehen, dass diese Entscheidung bewusst und ehrlich getroffen wird, bietet ihnen das Unternehmen 2.000 Dollar, falls sie sich dagegen entscheiden.

10 Tipps für gutes Onboarding

Sie fragen sich, worauf Sie beim Onboarding besonders achten müssen und wie sich dieser Prozess effizient gestalten lässt? Beachten Sie dazu folgende Tipps:

Tipp 1: Stets ein offenes Ohr haben

Stehen Sie sowohl dem neuen Mitarbeiter als auch seinen Kollegen als Ansprechpartner zur Verfügung und kommunizieren Sie diese Bereitschaft auch.

Tipp 2: Wertschätzung zeigen

Sparen Sie nicht mit Lob und Anerkennung, denn Wertschätzung von Tag 1 an wirkt motivierend.

Tipp 3: Regelmäßiges Feedback

Planen Sie regelmäßige Feedbackgespräche ein, in denen Sie nicht nur Rückmeldung geben, sondern vor allem den Dialog anregen. Fragen Sie den Mitarbeiter nach seiner Meinung und eventuellen Verbesserungsvorschlägen.

Tipp 4: Nicht an der falschen Stelle sparen

Gutes Onboarding verursacht Aufwand. Dieser lohnt sich aber, wenn man im Gegenzug die positiven Effekte betrachtet.

Tipp 5: Überforderung vermeiden

Der neue Kollege muss während der Einarbeitungszeit viele Informationen und Eindrücke verarbeiten. Planen Sie das Onboarding so, dass diese in sinnvollen Etappen Schritt für Schritt vermittelt werden. So vermeiden Sie demotivierende Überforderung.

Tipp 6: Geeignete Prozesse standardisieren

Für gleichartige Arbeitsstellen lassen sich Teile des Onboardings standardisieren, sodass Sie beispielsweise eine Vorlage für den Einarbeitungsplan erarbeiten oder Prozesse vordefinieren können, die dann individuell angepasst werden.

Tipp 7: Software nutzen

Wenn Sie bereits Software für Ihre Personalverwaltung verwenden, enthält diese möglicherweise auch Funktionen für das Onboarding, oder entsprechende Module sind zusätzlich erhältlich. Das können beispielsweise Checklisten oder die Vorlage für einen Unternehmensguide sein.

Tipp 8: Motivierende Bildungsangebote integrieren

Für das Onboarding spielt die Wissensvermittlung eine wichtige Rolle. E-Learning-Angebote, eventuell auch mit spielerischem Charakter, fördern nicht nur neue Mitarbeiter.

Tipp 9: Ausreichend Vorbereitungszeit einplanen

Das Onboarding muss auch auf organisatorischer Ebene gut vorbereitet werden. Planen Sie realistisch ein, wie viel Zeit etwa für die Bereitstellung von Dienstkleidung oder Lizenzen benötigt wird.

Tipp 10: Schwerpunkte setzen

Überlegen Sie, was in Ihrem Unternehmen und für die konkrete Stelle besonders relevant ist, und richten Sie das Onboarding daran aus. Das können neben den obligatorischen fachlichen Anforderungen beispielsweise die Unternehmenskultur, Problemlösungskompetenz oder Teamfähigkeit sein.

Erfolgreiche Onboarding-Prozesse zu implementieren, erfordert Erfahrung. Hinterfragen Sie deshalb Ihre Maßnahmen, suchen Sie nach Optimierungspotenzialen und holen Sie Feedback von Ihren Angestellten ein.

Fazit: Onboarding als Basis für die erfolgreiche Zusammenarbeit

Die Qualität des Onboardings entscheidet in hohem Maß darüber, wie schnell und gut ein neuer Mitarbeiter produktiv sein kann und sich an das Unternehmen bindet. Deshalb ist es wichtig, dass Sie dabei konzeptionell vorgehen. Orientieren Sie sich an den Besonderheiten der 5 Phasen, gestalten Sie die Inhalte aber so, dass sie zum individuellen Profil Ihres Unternehmens passen. Legen Sie während des gesamten Prozesses besonderen Wert auf einen funktionierenden Informationsfluss und intensiven Dialog.