Change Management einfach erklärt: In 10 Schritten Veränderungen meistern

Neue Wettbewerber? Knappere Ressourcen? Internationalisierung oder Expansion? Wenn im Unternehmen Veränderungen anstehen, hilft das Change Management, erfolgreich mit der neuen Situation umzugehen. Erfahren Sie mehr über Gründe, die Change-Prozesse notwendig werden lassen, theoretische Modelle und in der Praxis notwendige Schritte. Lernen Sie weiterhin wichtige Kommunikationskanäle sowie typische Fehler und Risiken im Change Management kennen.

Schnellcheck Change Management – die wichtigsten Fragen auf einen Blick

In Ihrem Unternehmen stehen Veränderungen an und Sie möchten deshalb mehr über das Change Management wissen? Hier sind die Antworten auf grundlegende Fragen:

• Was ist Change Management?
  

  Es umfasst die Organisation, Durchführung und Überwachung von notwendigen Veränderungs- und Umstrukturierungsprozessen.

• Warum ist Change Management wichtig?

  Change-Prozesse sind komplex und anspruchsvoll, weshalb sie gut geplant und professionell durchgeführt werden müssen.

• Was macht ein Change Manager?

  Change Manager oder Teams übernehmen das Management des gesamten Change-Projekts von der Zieldefinition bis zum Abschluss.

Erfahren Sie im nächsten Abschnitt mehr über das Change Management und die Abgrenzung von der Organisationsentwicklung.

Kurzcheck: Definition Change Management

Das Change Management umfasst die Planung, Durchführung und Kontrolle von Änderungsprozessen, die aufgrund gewandelter Rahmenbedingungen notwendig geworden sind. Es geht darum, vorhandene Strukturen und Abläufe zu verändern, damit das Unternehmen neuen Anforderungen gerecht werden kann. Die allgemeine Schnelllebigkeit der heutigen Zeit erfordert häufige Change-Prozesse. Kleinunternehmen sind davon ebenso betroffen wie internationale Konzerne. Unternehmer sollten daher das Thema dauerhaft im Blick behalten, um frühzeitig agieren zu können, falls ein Wandel bevorsteht. Denn schnelles Reagieren verhindert Zeitdruck und erhöht die Erfolgschancen des gesamtes Change-Prozesses.

Obwohl sich die Organisationsentwicklung ebenfalls mit Veränderungen beschäftigt, unterscheidet sie sich in einigen wichtigen Punkten vom Change Management. Es handelt sich dabei um einen anhaltenden Prozess, während beim Change Management ein konkretes Ziel im Mittelpunkt steht, nach dessen Erreichung das Change-Projekt abgeschlossen ist. Weiterhin beteiligt die Organisationsentwicklung in stärkerem Maße alle Mitarbeiter und berücksichtigt deren Interessen. Das Change Management verfolgt vorwiegend einen Top-down-Ansatz innerhalb der Organisation.

Change Management: Beispiele für den Einsatz

Die Notwendigkeit eines Change-Prozesses ergibt sich immer aus veränderten Rahmenbedingungen und daraus folgenden neuen Anforderungen. Diese Ursachen lösen häufig Veränderungsbedarf aus:

• Technischer Fortschritt

  Typisch hierfür sind die Entwicklungen im Bereich der Digitalisierung, auf deren Grundlage fortwährend neue Möglichkeiten und komplett neue Geschäftsmodelle entstehen. Aber auch Forschungs- und Entwicklungsergebnisse in anderen Bereichen, z. B. innovative Materialien, können Unternehmen der entsprechenden Branchen vor neue Herausforderungen stellen.

• Internationalisierung

  Internationale Kooperationen werden immer wichtiger, was Chancen und Risiken birgt, denen sich die Unternehmen stellen müssen. Zum einen besteht die Möglichkeit, neue Märkte zu erschließen oder zu expandieren. Zum anderen nimmt auch der Druck durch die internationale Konkurrenz zu.

• Gesellschaftliche Veränderungen
  

  Dazu gehört z. B. der demografische Wandel, der sich auf die Nachfrage nach bestimmten Produkten und Leistungen auswirkt. Einen ähnlichen Einfluss hat das gewachsene Umwelt- und Nachhaltigkeitsbewusstsein in der Bevölkerung. Aber nicht nur Veränderungen auf den Absatzmärkten spielen eine Rolle, denn auch die Präferenzen der Mitarbeiter verschieben sich zugunsten der Work-Life-Balance und einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

• Änderungen der Wettbewerbssituation
  

  Wenn ein neuer Wettbewerber in den Markt eintritt, kann eine bedrohliche Konkurrenzsituation entstehen, die eine Neuausrichtung erfordert. Andererseits ist es auch möglich, dass ein Konkurrent aus dem Markt ausscheidet. Wenn sich daraus Chancen entwickeln, sollten diese nicht ungenutzt bleiben. Mit einer regelmäßigen Konkurrenzanalyse lassen sich Chancen und Risiken für Ihre Organisation rechtzeitig erkennen. 

• Politische Veränderungen
  

  Ob Krisen, politische Trends mit Auswirkungen auf Fördermöglichkeiten, neue Regulierungen oder Deregulierungen, betroffene Unternehmen müssen auf entsprechende Veränderungen reagieren.

• Ressourcenverknappung
  

  An erster Stelle stehen hier für viele Unternehmen die finanziellen Ressourcen, deren Mangel zu grundlegenden Veränderungen im Unternehmen führen muss. Daneben können auch andere Ressourcen knapp werden, z. B. Rohstoffe oder Fachkräfte.

• Wandel zu mehr Komplexität
  

  Viele wirtschaftliche Prozesse sind heute hochkomplex. Gründe dafür sind der technische Fortschritt und die damit einhergehenden gewachsenen Ansprüche der Kunden. Das erfordert von vielen Unternehmen eine Spezialisierung und damit Veränderungen.

Für Unternehmen ist es wichtig, diese Dynamiken in ihrem Umfeld rechtzeitig zu erkennen und schnell darauf zu reagieren.

Modelle des Change Managements, die sich in der Praxis bewährt haben

Um den Change-Management-Prozess zu beschreiben und Anregungen für seine Umsetzung zu geben, sind mehrere Modelle entwickelt worden, wovon drei im Folgenden vorgestellt werden. Alle diese Ansätze beschreiben das Veränderungsmanagement als Prozess, der in mehreren Stufen abläuft. Die Anwendung detaillierterer Modelle mit vielen Stufen ist umso sinnvoller, je umfangreicher und komplexer die anstehenden Veränderungen sind.

3-Phasen-Modell von Kurt Lewin

Dieses Modell konzentriert sich darauf, die Widerstände zu minimieren, welche jedem Change-Management-Prozess entgegenstehen. Es bezieht sich allgemein auf Gruppen von Menschen und gilt somit auch für Unternehmen. Lewin beschreibt folgende Phasen:

• Phase1: Unfreezing
  Es geht zunächst darum, durch Analysen, Informationen und Gespräche ein Veränderungsbewusstsein zu schaffen.
• Phase 2: Changing
  Der Veränderungsprozess wird durchgeführt und überwacht. Eine besondere Herausforderung besteht darin, Widerstände zu überwinden.
• Phase 3: Refreezing
  Sobald das Ziel erreicht wurde, müssen sich die Mitarbeiter an die neuen Strukturen gewöhnen und dürfen nicht in alte Muster zurückfallen. Die Stabilisierung der Situation steht hier im Mittelpunkt.

Kritiken an diesem Modell beziehen sich darauf, dass die Refreezing-Phase aufgrund der schnelllebigen Entwicklungen im Unternehmensumfeld an Bedeutung verliert.

5-Stufen-Modell von Wilfried Krüger

Dieses Modell teilt den Change-Prozess in 5 wesentliche Phasen ein. Dabei bezieht es sich speziell auf Unternehmen und Organisationen:

• Initialisierung
  Nach der Feststellung eines Veränderungsbedarfs werden die Führungskräfte auf den Prozess vorbereitet und erste Analysen als Grundlage für die Planung durchgeführt.
• Konzeption
  Der Definition eines oder mehrerer Ziele folgt die Ableitung von Maßnahmen.
• Mobilisierung
  Hier steht die Kommunikation im Mittelpunkt. Alle betroffenen Mitarbeiter müssen informiert, überzeugt und auf die Veränderungen vorbereitet werden.
• Umsetzung
  Die geplanten Maßnahmen werden durchgeführt und überwacht.
• Verstetigung
  Wie auch in der Refreezing-Phase im Lewin-Modell sollen die erreichten Ergebnisse gefestigt werden. Besonderer Wert wird dabei auf die Bereitschaft für mögliche folgende Veränderungsprozesse gelegt.

Das Modell bildet den Rahmen für die flexible Ausgestaltung der einzelnen Schritte entsprechend der individuellen Situation des Unternehmens.

8-Phasen-Modell von John P. Kotter

John P. Kotter hat das Modell von Kurt Lewin weiterentwickelt und 8 Stufen für das Change-Management herausgearbeitet:

• Phase 1: Schaffen des Veränderungsbewusstseins
  Für diesen ersten Schritt ist Überzeugungsarbeit notwendig, die durch Analysen und Szenarien unterstützt werden kann.
• Phase 2: Aufbau des Führungsteams
  In diesem Team sollten alle wichtigen Kompetenzen vertreten sein.
• Phase 3: Entwicklung der Vision und Strategie
  Man legt ein übergeordnetes, langfristiges Ziel fest und leitet daraus Einzelstrategien ab.
• Phase 4: Kommunikation der Vision
  Die Vision wird im gesamten Unternehmen kommuniziert.
• Phase 5: Befähigung der Mitarbeiter
  Betroffene Führungskräfte und Mitarbeiter müssen durch Weiterbildungen oder ähnliche Maßnahmen dazu befähigt werden, den Change-Prozess durchzuführen.
• Phase 6: Kommunikation kurzfristig erzielter Erfolge
  Erfolgserlebnisse motivieren. Deshalb ist es wichtig, bereits nach kurzer Zeit Erfolge zu erzielen und diese auch bekannt zu geben.
• Phase 7: Sichern der Erfolge
  Zwischenerfolge im Veränderungsprozess dürfen nicht wieder verloren gehen.
• Phase 8: Verankerung der Veränderungen in der Unternehmenskultur
  Das Change Management ist erst dann erfolgreich, wenn sich die Veränderungen fest in der Unternehmenskultur verankert haben.

Dieses Modell stellt vor allem den großen Einfluss der Führungskräfte bei der Umsetzung des Change Managements heraus.

Die 10 wichtigsten Schritte für Erfolg im Change Management

Neben den vorgestellten Modellen gibt es noch weitere, die das Change Management beschreiben. Diese unterscheiden sich, gehen aber in jedem Fall von mehreren Stufen aus. In der Praxis haben sich daraus ableitend folgende Schritte bewährt:

1. Erkennen des Veränderungsbedarfs
   

   Wenn Probleme auftreten, eine Krise zu befürchten ist, oder sich bestimmte Entwicklungen im Umfeld auf das Unternehmen auswirken könnten, sollten Sie analysieren, ob es einen Veränderungsbedarf gibt. Das beschränkt sich nicht auf negative Einflüsse. Auch neue Chancen bieten durch einen rechtzeitig durchgeführten Veränderungsprozess lohnenswerte Perspektiven.

2. Anstoßen der Veränderung
   

   Change-Projekte starten nicht von selbst, sondern müssen aktiv angestoßen werden, im Normalfall vom Management oder Ihnen als Gründer. Dabei ist mit Widerstand zu rechnen, da die meisten Menschen lieber am Bewährten und Gewohnten festhalten.

3. Einbeziehung aller Betroffenen
   

   Um den Widerstand so gering wie möglich zu halten, müssen alle vom Veränderungsprozess Betroffenen rechtzeitig informiert werden. So sinkt auch die Gefahr für Gerüchte und Spekulationen.

4. Aufbau und Befähigung des Projektteams
   

   Je nach Größe Ihres Teams, wird das Change-Projekt von Ihnen, einem Change Manager oder bestenfalls von einem Team geleitet, in dem Experten aus verschiedenen betroffenen Bereichen vertreten sind. Diese müssen durch Schulungen, Trainings oder Ähnliches auf ihre Aufgabe vorbereitet werden. Viele Unternehmen nutzen dafür externe Beratung und Unterstützung.

5. Definition eines übergeordneten Ziels
   

   Was soll der Change-Prozess bewirken? Ausgehend vom Veränderungsbedarf wird das übergeordnete Ziel definiert, z. B. Expansion in einen zukunftsweisenden Markt, Anpassung des Produktprogramms an die geänderte Nachfrage oder Kostensenkung in bestimmten Bereichen.

6. Ableitung von Strategien
   

   Welche Maßnahmen sind zur Erreichung des übergeordneten Ziels notwendig? Das Projektteam erarbeitet gemeinsam die Strategien und befragt dafür auch die betroffenen Mitarbeiter.

7. Konkrete Planung
   

   Die Strategie wird verfeinert. Sie legen konkrete Schritte fest, planen Zwischenziele und Termine sowie das Budget. Wo es möglich ist, sollten Sie messbare KPIs festlegen. Diese erleichtern die Erfolgskontrolle.

8. Analyse der Schwachstellen
   

   Bestimmte Risiken, auf die weiter unter noch eingegangen wird, können ein Change-Projekt ausbremsen oder scheitern lassen. Deshalb ist es wichtig, eventuelle Schwachstellen zu analysieren und diesen besondere Aufmerksamkeit zu widmen.

9. Überwachen des Fortschritts
   

   Anhand der festgelegten Zwischenziele und KPIs wird der Erfolg regelmäßig überwacht. Bei Abweichungen sind geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um das Change-Projekt voranzubringen.

10. Erfolge sichern und kommunizieren
    

    Wenn sich gewünschte Veränderungen eingestellt haben, müssen diese mit geeigneten Maßnahmen gefestigt werden. Sonst besteht die Gefahr, dass sich nach und nach wieder der alte Zustand einstellt. Denken Sie auch daran, Erfolge zu kommunizieren, um die Mitarbeiter zu motivieren.

Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil des Change Managements. Erfahren Sie im nächsten Abschnitt mehr über geeignete Kanäle.

Kanäle des Change Managements

Rechtzeitig Transparenz zu schaffen, zu erklären und zu überzeugen - das sind wichtige Voraussetzungen dafür, dass der Change-Prozess gelingen kann. Je mehr sich die Mitarbeiter einbezogen fühlen, desto geringer werden die Widerstände sein. Dabei muss diese Kommunikation nicht nur einseitig ablaufen, sondern es sollte ein Dialog entstehen. Beim Veränderungsmanagement arbeitet man mit verschiedenen Kommunikationskanälen. Dabei eignet sich jede Methode jeweils für bestimmte Situationen und Mitarbeitergruppen:

• Kick-off-Meeting
  

  Das sind Treffen des Projektteams zu Beginn des Change-Prozesses oder einer neuen Etappe. Hier werden der Plan und das weitere Vorgehen besprochen. Motivation ist ein weiterer wichtiger Aspekt.

• Schulungen
  

  Sowohl Führungskräfte als auch betroffene Mitarbeiter können durch Schulungen auf die anstehenden Veränderungen vorbereitet werden. Das betrifft sowohl den Change-Prozess an sich, als auch fachliche Qualifikationen, welche für neue Aufgaben notwendig sind.

• Newsletter, Rundschreiben, Firmenmagazin
  

  Diese Kanäle eignen sich für die Information der breiten Masse, also aller Mitarbeiter des Unternehmens und gegebenenfalls auch anderer Stakeholder.

• Präsentationen, Meetings, Belegschaftsversammlungen
  

  Veranstaltungen können zu Beginn oder während des Projekts über den geplanten Change-Prozess, dessen Notwendigkeit oder erreichte Fortschritte informieren. Sie eignen sich ebenfalls für ein großes Publikum und bieten zudem die Chance auf Rückfragen und Meinungsaustausch.

• Einzel- und Kleingruppengespräche
  

  Gespräche ermöglichen einen intensiven Austausch unter Führungskräften, eventuell auch unter Einbeziehung betroffener Mitarbeiter und externer Berater. Sie bieten die Chance, im Dialog bestimmte Aufgaben und Probleme im Change Management intensiv zu besprechen und zu klären.

• Coaching
  

  In vielen Unternehmen wird das Change Management von externen, auf dieses Thema spezialisierten Coaches begleitet. Auch das Coaching einzelner Teams oder Personen ist vorstellbar.

• Mentorenprogramme
  

  Die Begleitung junger Führungskräfte durch erfahrene Kollegen kann das Veränderungsmanagement ebenfalls unterstützen. Das gilt besonders, wenn die Mentoren bereits Erfahrungen in Change-Projekten gesammelt haben.

• Workshops
  

  In einem Workshop arbeitet eine kleine Gruppe an einem konkreten gemeinsamen Ziel. Beispielsweise kann das die Lösung für ein Problem im Change Management sein. Oder voneinander lernende Teilnehmer entwickeln persönliche Fähigkeiten, die sie für das Projekt brauchen. Typisch ist die Vorbereitung und Leitung des Workshops durch eine Person, oft aus der externen Beratung.

• Teambuilding-Maßnahmen
  

  Geplante Veränderungen bringen oft Unsicherheiten mit sich, die häufig zu Konflikten zwischen den Mitarbeitern führen. Teambuilding-Maßnahmen können dem entgegenwirken und das Team als solches festigen.

Change Management in der Praxis: zwei Beispiele

10 Risiken und häufige Fehler beim Change Management

Veränderungen innerhalb einer Organisation durchzusetzen ist nie einfach, weshalb der Kampf gegen Widerstände und die Überzeugungsarbeit Hauptaufgaben im Veränderungsmanagement sind. Dieses wird durch bestimmte Risiken oder typische Fehler erschwert oder kann sogar scheitern. Das sind die häufigsten Gründe dafür:

1. Keine klare Zieldefinition
   

   Das Ziel darf nicht zu diffus sein, weil die Mitarbeiter sonst den konkreten Nutzen nicht erkennen. Beispiel: Anstatt nur eine Änderung des Produktprogramms in Aussicht zu stellen, sollte das Change Management kommunizieren, dass sich das Unternehmen mit der Umgestaltung der Produktpalette bewusst von dem neuen Konkurrenten abgrenzen möchte.

2. Unzureichende Kommunikation
   

   Gelingende Kommunikation ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für das Change Management, da sich nur so Widerstände gegen Veränderungen auflösen lassen. Dabei sollten Führungskräfte den Mitarbeiten auch Gelegenheit zum Feedback geben. Es ist wichtig, Bedenken und Unsicherheiten nicht zu ignorieren, sondern darauf einzugehen, um diese abzubauen.

3. Zeitdruck
   

   Nur mit einer durchdachten und transparenten Planung kann das Change Management gelingen. Unter Zeitdruck wird oft nachlässig geplant und auch der gesamte Prozess kann nicht stringent genug durchgeführt werden. Deshalb müssen Veränderungsprozesse rechtzeitig angestoßen werden und nicht erst, wenn ernsthafte Probleme oder gar eine Krise abzusehen sind.

4. Fehlende Ressourcen
   

   Veränderungsmanagement funktioniert nicht ohne ausreichend personelle und finanzielle Ressourcen. Diese müssen eingeplant werden, damit das Change-Projekt nicht scheitert.

5. Hierarchien
   

   Wenn in einem Unternehmen noch starre Hierarchien vorhanden sind, besteht eine besonders hohe Gefahr von Machtkämpfen, die den Erfolg des Change-Prozesses gefährden können. Trotzdem sind vor allem in solchen Unternehmen Veränderungen oft dringend notwendig. Das Change Management muss dieses Risiko ganz besonders im Auge behalten.

6. Ignorieren von Konflikten
   

   Konflikte und Widerstände sind Begleiter aller Change-Projekte. Ein Fehler wäre es jedoch, diese einfach zu ignorieren und zu übergehen. Konflikte müssen auf jeden Fall gelöst werden und Widerstand, der ernstgenommen wird, kann sogar eine Quelle für wertvolles Feedback sein.

7. Zu radikale Änderungen
   

   Je radikaler und umfassender die Änderungen im Unternehmen sein sollen, desto schwieriger sind sie umzusetzen. Denn der Widerstand wird in diesem Fall besonders groß sein und der gesamte Prozess des Veränderungsmanagements ist sehr komplex. Wägen Sie deshalb gut ab, was machbar ist.

8. Fehlende Glaubwürdigkeit des Managements
   

   Change Management darf nie halbherzig wirken oder den Eindruck erwecken, dass sich die Führungskräfte nicht an die eigenen Regeln halten. Wenn im Unternehmen bereits mehrere Change-Projekte gescheitert sind, leidet die Glaubwürdigkeit und die Mitarbeiter lassen sich kaum noch motivieren.

9. Keine Erfolgserlebnisse
   

   Erfolgserlebnisse sind wichtig für die Motivation der Mitarbeiter. Oft werden zwar Zwischenerfolge erzielt, aber nicht bekanntgegeben. In diesem Fall entfällt der motivierende Effekt.

10. Unzureichende Korrektur von Zielabweichungen
    

    Der Fortschritt des Veränderungsprozesses muss anhand vorab definierter Zwischenziele überwacht werden. Wenn Zielabweichungen zu lang ignoriert werden, kann das zu schwer korrigierbaren Fehlentwicklungen führen.

Binden Sie die Suche nach solchen Schwachstellen mit in das Change Management ein, um ungünstige Entwicklungen rechtzeitig abzuwenden.

Fazit: Change Management rechtzeitig starten und gut planen

Organisationen sind einem laufenden Wandel ausgesetzt. Warten Sie nicht bis zu einer Krise, bevor Sie einen Veränderungsprozess initiieren. Denn nur wenn Sie Chancen und Risiken im Unternehmensumfeld rechtzeitig erkennen, können Sie planvoll vorgehen und die gewünschten Ergebnisse erfolgreich erzielen.

Betrachten Sie das Change Management als notwendigen Bestandteil jeder Umstrukturierung. Neben der Planung und Organisation stellt dabei die Kommunikation einen wichtigen und anspruchsvollen Aufgabenbereich dar.